O jargão do mundo corporativo e do mercado financeiro abrange uma série de termos específicos. Um dos mais recorrentes tem sido a sigla do software KYC, ou Know Your Client (Conheça Seu Cliente). Isso não é à toa, visto que trata-se de uma das principais estratégias em qualquer gestão focada na prevenção de riscos e na melhoria de seus resultados.
Sobretudo após o lançamento do PIX, em Novembro de 2020, as empresas têm se concentrado cada vez mais em aprimorar as suas ações na área de KYC, adotando softwares de gestão especializados neste segmento.
Afinal de contas, o novo sistema de pagamento rapidamente tornou-se o mais popular entre o público, e sua implementação nas transações realizadas no âmbito dos negócios demandou uma série de cuidados, a fim de mitigar riscos as operações financeiras e contábeis.
Neste artigo, reunimos os principais pontos acerca do tema, explicando em detalhes do que se trata esse tipo de estratégia, sua importância e como você pode implementar um software KYC na sua empresa. Vamos lá?
O que, afinal, é um KYC?
O conceito de KYC consiste em um conjunto de regras cujo fim é possibilitar que uma determinada organização conheça a fundo seus clientes – sobretudo no setor financeiro.
O KYC surge da necessidade de mitigar riscos relacionados a fraudes, segurança, lavagem de dinheiro e atividades ilícitas em geral, infelizmente tão comuns na área. Sendo assim, trata-se de uma prática essencial na rotina gerencial de bancos, fintechs, empresas de créditos e demais empresas dessa natureza.
De um modo geral, as práticas de KYC abrangem ações que fornecem à empresa um conhecimento profundo do perfil do cliente.
Por meio da análise de dados referentes a cadastros, reputações e condições financeiras, a companhia torna-se apta a realizar uma avaliação contínua da convergência entre o perfil do cliente e sua rotina financeira – e, desta forma, oferecer as soluções mais apropriadas às necessidades de cada um, com segurança e transparência.
Na prática, qual a importância do KYC?
É extremamente necessário ter em mente que toda e qualquer empresa, independente do seu porte ou setor de atuação, está sujeita a riscos envolvendo atos ilícitos que ponham em risco sua segurança financeira e contábil. Justamente por isso, o KYC tem sido adotado de forma crescente por todo tipo de organização, sobretudo as de capital aberto.
Logo, não se torna difícil compreender o motivo pelo qual as estratégias de KYC se tornam tão importantes para as empresas: primeiramente, por ajudar a garantir a segurança e a integridade dos negócios, permitindo que as organizações identifiquem e verifiquem de maneira competente a identidade dos seus clientes antes mesmo de realizar transações ou fornecer serviços – o que garante um alto diferencial estratégico em todos os níveis operacionais.
Mas, para além disso, o uso de um software de KYC é capaz de centralizar os dados e fornecer um alto nível de automação e otimização para a gestão financeira da companhia, reduzindo expressivamente os riscos de fraudes e lavagem de dinheiro, em total alinhamento às regulamentações e leis aplicáveis.
Por último, mas não menos importante, não se pode deixar de observar que a solidez operacional proporcionada por um software de KYC estrategicamente implementado se reflete na relação entre o cliente e a marca, proporcionando a construção de um relacionamento robusto e duradouro, fundamentado em conceitos de transparência e confiança mútua.
Quais são os objetivos de um software de KYC?
Uma vez compreendendo os pontos acima destacados, podemos facilmente concluir que os objetivos principais envolvidos na implementação de um software KYC se dão em três esferas.
Segurança financeira
Primeiramente, essa solução objetiva assegurar que os processos financeiros de uma instituição operem com segurança, transparência e confiabilidade.
Para tal, essa aplicação apresenta funcionalidades tecnológicas que visam automatizar e simplificar o processo de verificação e validação da identidade dos clientes da companhia, como reconhecimento facial, leitura de documentos, dentre outras. Assim, a empresa pode realizar a verificação de forma rápida, precisa e segura.
Alinhamento à legislação vigente
Outro objetivo fundamental do software KYC é promover a garantia do cumprimento das regulamentações e leis aplicáveis, de modo a evitar que a empresa venha a enfrentar não apenas problemas financeiros, como complicações legais.
Fortalecimento da experiência do cliente
Por fim, um software KYC visa melhorar a experiência do consumidor, ao reduzir o tempo e o esforço necessário para realizar as devidas verificações. Assim, a ferramenta contribui com a fidelização e retenção de clientes e ajuda a construir boas relações com o público e a posicionar a marca favoravelmente no mercado.
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Como o KYC funciona
Um processo eficiente de KYC tem início ainda em nível interno, antes mesmo de se estabelecer o relacionamento entre a organização e seus parceiros. Logo após essa verificação, é chegado o momento dos potenciais clientes também serem submetidos a esse processo – processo esse que se inicia já no onboarding, ou seja: no estágio inicial do processo de abertura de conta do cliente final.
Vale destacar que, idealmente, o processo de abertura de conta é dividido em três etapas principais que apresentamos abaixo.
Coleta das informações e dos documentos de identificação
Para assegurar que todo o processo se dê de maneira segura, é essencial realizar a confirmação de que o seu cliente é, de fato, quem diz ser – por isso, a importância desta primeira etapa.
Este é o momento de realizar uma detalhada verificação da identidade do cliente. Certifique-se de exigir quantos documentos julgar necessário, sobretudo o CPF e algum documento de identidade nacional, como RG ou CNH.
Atualmente, a grande maioria dos bancos realiza esse processo por vias digitais: até mesmo as instituições que não operam exclusivamente em ambiente virtual já estão, em sua maioria, adequadas a essa tendência.
Nesse sentido, a biometria representa uma ferramenta poderosa, pois o reconhecimento facial ou por impressão digital são recursos de altíssima eficiência para a autenticação da identidade do usuário.
Durante esse processo de verificação da identidade do usuário, seus dados demográficos relevantes são todos coletados automaticamente pelo banco e armazenados em um CRM. Desta forma, a instituição é capaz de realizar uma integração otimizada de seus clientes, favorecendo os processos posteriores.
Análise de risco
Neste segundo momento, é vital realizar a análise de risco do cliente, a fim de certificar-se de sua confiabilidade e proteger-se de eventuais prejuízos à rentabilidade e à imagem da sua empresa. Estratégias de due diligence (CDD) são boas ferramentas para esta etapa, em que a compreensão sobre a identidade, a localização e as atividades comerciais do cliente se fazem essenciais.
Não deixe de examinar informações valiosas, como a localização do cliente; suas principais ocupações e fontes de recursos; os tipos de transações que ele costuma realizar; padrões de suas atividades financeiras; e métodos de pagamento. Com efeito, este é o momento de classificar o cliente de acordo com a sua categoria de risco.
Monitoramento contínuo
A boa política de KYC compreende que o sucesso da prática está atrelado a uma monitoração contínua da evolução dos riscos que cada cliente pode representar, e essa é a chave da terceira etapa.
Um bom software de KYC é capaz de manter um ritmo de constância nesse monitoramento, pois qualquer cliente pode, potencialmente, migrar de categoria de risco ao longo do tempo – afinal, quando falamos em finanças, falamos em uma forte dinâmica de situações, sujeita a todo tipo de desdobramento.
Lembre-se que o monitoramento possui a importante função de supervisionar as contas e as transações dos seus clientes, e que, para que esse processo se dê de maneira adequada, é necessário que o perfil de risco esteja bem traçado.
Não deixe de considerar os inúmeros fatores que podem exercer influência sobre a precisão das suas práticas de KYC, como: picos em atividades; inclusão de pessoas em listas de sanções; revisões periódicas da conta; e atividades suspeitas, incomuns ou incoerentes como um todo.
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Lembrando que conhecer bem o seu cliente é um fator indispensável para que a empresa realize um atendimento de excelência, livre de erros que podem trazer péssimas consequências para os seus resultados.
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