A assinatura digital não exige, por regra geral, que cada página seja rubricada para que a integridade do arquivo possa ser verificada. A rubrica na assinatura digital funciona principalmente como um visto visual de ciência ou conferência; já a segurança técnica depende do método de assinatura, das autenticações e das evidências vinculadas ao documento.
Isso não significa que a rubrica perdeu toda a utilidade. Em determinados fluxos, empresas ainda preferem exibir vistos em páginas específicas por organização, costume contratual ou facilidade de conferência. Na ZapSign, inclusive, é possível posicionar campos de visto no documento quando esse elemento fizer sentido para o processo.
Neste artigo, explicamos a diferença entre rubrica, assinatura eletrônica e assinatura digital, quando o visto é dispensável e como configurar assinaturas e rubricas na plataforma.
Resumo
- A rubrica é um visto visual e não substitui os mecanismos técnicos de autenticação e integridade.
- Documentos eletrônicos não precisam, em regra, reproduzir a rubrica existente em todas as páginas de um contrato físico.
- Assinatura eletrônica, assinatura digital e rubrica possuem funções diferentes.
- A ZapSign permite posicionar assinatura ou visto em pontos específicos do documento.
- O certificado digital possui regras próprias dentro da plataforma, inclusive quanto a posicionamento e ordem dos signatários.
Fatos rápidos
- Visto é opcional no fluxo: a Central de Ajuda da ZapSign informa que é possível posicionar assinatura ou visto no documento, mas também prosseguir sem posicioná-los no corpo do arquivo.
- Integridade eletrônica: a MP nº 2.200-2/2001 reconhece documentos eletrônicos e trata da comprovação de autoria e integridade, inclusive por meios diferentes da ICP-Brasil nas condições previstas na norma.
- Três modalidades: a Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada, sendo esta última baseada em certificado digital nos termos da ICP-Brasil.
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica que utiliza mecanismos criptográficos e certificado digital para vincular o signatário ao documento e permitir a verificação de sua integridade.
Em uma assinatura digital, a proteção não depende do desenho visível da assinatura ou de uma rubrica em cada página. O que importa tecnicamente é o vínculo criptográfico entre assinatura, certificado e conteúdo eletrônico.
Se o arquivo for alterado de forma incompatível depois da assinatura, a validação pode indicar que a integridade original não foi preservada. Isso é diferente de dizer que um arquivo eletrônico se torna literalmente “imutável”: ele pode até ser modificado, mas a alteração pode comprometer a verificação da assinatura existente.
Quando fundamos a ZapSign, tínhamos dois princípios muito claros: validade jurídica e simplicidade. Continuo olhando para recursos como rubrica pela mesma lógica. Reproduzir uma formalidade do papel só faz sentido quando ela acrescenta algo ao processo; segurança digital precisa proteger sem criar burocracia apenas por hábito.
O que é rubrica e para que serve nas páginas do contrato?
Rubrica é uma representação gráfica curta, muitas vezes utilizada como visto em páginas de um documento. No ambiente físico, ela tradicionalmente ajuda a indicar que determinada folha fez parte do conjunto conferido ou aceito pelas partes.
É melhor, porém, não afirmar que uma rubrica “comprova” sozinha que todo o contrato foi lido. Ela funciona como um indício visual de ciência ou conferência, e seu significado jurídico deve ser analisado junto com o restante do documento e das circunstâncias.
No meio eletrônico, essa função visual pode continuar sendo utilizada, mas não é ela que protege tecnicamente o arquivo contra alterações nem que identifica o signatário.
Rubrica na assinatura digital é necessária?
Em regra, não. Um documento eletrônico não precisa reproduzir em todas as páginas a mesma lógica de rubrica utilizada no papel para que uma assinatura digital possa proteger sua integridade.
Na assinatura digital, a criptografia vincula a assinatura aos dados eletrônicos do arquivo. Qualquer modificação posterior relevante pode ser identificada durante a validação, sem depender de uma marca gráfica colocada folha por folha.
A MP 2.200-2/2001 estabelece a ICP-Brasil e reconhece os efeitos jurídicos de documentos eletrônicos, além de admitir outros meios de comprovação de autoria e integridade nas condições previstas pelo art. 10, § 2º. A norma não estabelece uma obrigação geral de rubricar todas as páginas de documentos eletrônicos.
Na própria ZapSign, a documentação atual informa que o campo de visto não é obrigatório para a validação do documento. Se um signatário não preencher o campo de visto, isso não torna automaticamente o arquivo inválido dentro do fluxo; o elemento principal é a assinatura e as evidências geradas pelo processo.
Isso não impede que uma empresa, uma parte contratual ou determinado procedimento exija vistos por uma razão específica. O ponto é outro: a rubrica visual não deve ser confundida com o mecanismo que garante autoria e integridade no meio digital.
Uma das lições que trouxe da experiência com a digitalização da Estônia foi justamente esta: transformar papel em PDF e repetir todas as etapas antigas não é, por si só, transformação digital. O ganho aparece quando entendemos por que uma etapa existia e verificamos se a tecnologia já resolve aquele problema de outra forma.
| Elemento | Função principal | Protege a integridade do arquivo? | É obrigatório em todas as páginas? |
|---|---|---|---|
| Rubrica ou visto | Sinal visual de ciência ou conferência | Não, isoladamente | Não como regra geral |
| Assinatura na tela | Representar a manifestação do signatário dentro do fluxo eletrônico | Depende das evidências e controles da plataforma | Não |
| Assinatura digital com certificado | Vincular criptograficamente signatário e documento | Permite detectar alterações incompatíveis com a assinatura | Não |
| Relatório e trilha de auditoria | Registrar eventos e dados do processo | Fornece evidências complementares | Não se aplica |
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Como colocar rubrica ou visto em um documento na ZapSign?
Mesmo não sendo uma exigência técnica geral para a assinatura digital, a ZapSign permite posicionar vistos quando você deseja que essa representação apareça em determinadas páginas.
As imagens abaixo pertencem ao tutorial original e foram preservadas por seu valor didático. Como a interface evolui continuamente, alguns nomes de botões ou elementos visuais podem aparecer diferentes na versão atual.
Passo 1: faça login no sistema
Comece acessando o nosso site e entre na sua conta para abrir o painel da plataforma.
Passo 2: gere um novo documento
No dashboard da ZapSign, utilize a opção para criar um novo documento e iniciar o fluxo de assinatura.
Passo 3: faça o upload do documento
Selecione o arquivo que será assinado. O PDF continua sendo um formato bastante utilizado para preservar a apresentação do documento durante o processo.
Antes de prosseguir, revise a versão enviada e confirme nomes, valores, cláusulas, páginas e demais informações importantes.
Passo 4: escolha o método de autenticação
Cadastre os signatários e configure as autenticações apropriadas ao risco do documento. Se precisar especificamente de uma assinatura qualificada, é possível utilizar um certificado digital.
A documentação atual da ZapSign mantém algumas condições específicas para esse método:
- o uso do certificado digital custa atualmente 5 créditos, equivalentes a R$ 0,50 por assinatura;
- a assinatura feita com certificado digital ainda não pode ser posicionada ou editada no documento;
- signatários configurados para certificado digital precisam ser os últimos na ordem de assinatura;
- antes do envio, confirme se o destinatário possui certificado A1 ou A3 válido; nosso conteúdo sobre como verificar a validade explica esse cuidado.
Essas regras também mostram por que rubrica e certificado digital não devem ser tratados como a mesma coisa. Um campo visual pode ser útil para a apresentação do contrato, enquanto a autenticação qualificada funciona por outro mecanismo técnico.
Passo 5: adicione sua própria assinatura, se necessário
Se você também estiver entre as pessoas que devem assinar, inclua seu nome no fluxo e avance para a etapa de posicionamento.
Passo 6: posicione assinaturas e vistos
Na etapa de posicionamento, clique no local desejado e escolha entre as opções de assinatura e visto disponibilizadas para aquele signatário.
A Central de Ajuda da ZapSign também informa que você pode prosseguir sem posicionar esses elementos no corpo do documento. Quando posicionados, existe ainda a possibilidade de copiar os campos para páginas seguintes, o que facilita documentos extensos.
Na prática, eu prefiro pensar no visto como uma escolha de experiência e organização, e não como uma camada de segurança fictícia. Mais recentemente, quando trabalhamos com Open Gateway para reforçar validação de identidade na ZapSign, o objetivo foi justamente adicionar segurança real sem criar uma nova fricção para quem está assinando.
Passo 7: gere e envie os links de assinatura
Depois de revisar os campos, gere os links para os participantes. Se a comunicação com cliente, parceiro ou fornecedor acontecer pelo WhatsApp, o link pode ser compartilhado por esse canal, conforme os recursos disponíveis.
Também é possível utilizar outros meios de comunicação ou configurar opções de envio automático oferecidas pela plataforma.
Passo 8: ordene os signatários
Se o documento exigir sequência de assinatura, configure a ordem dos participantes. Dessa forma, cada etapa pode ser liberada depois da conclusão da anterior.
Passo 9: finalize o procedimento
Revise os destinatários, mensagem, lembretes, prazo e demais configurações antes de finalizar o envio. Depois disso, o andamento das assinaturas pode ser acompanhado no painel.
Passo 10: os signatários assinam o documento
Ao receber o link, cada pessoa acessa o documento, confere o conteúdo e passa pelas etapas de autenticação configuradas pelo remetente.
Quando a assinatura na tela é utilizada, o signatário pode desenhar a assinatura com o dedo ou mouse, carregar uma imagem ou utilizar outras opções disponibilizadas pelo sistema. Se houver campo de visto, o fluxo também poderá solicitá-lo.
Depois da conclusão, a ZapSign mantém um relatório com evidências do processo. Assim, o valor probatório não depende apenas da aparência da assinatura ou da rubrica inserida no PDF.
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➡️ O que é contrato digital e como adotar um para a sua empresa
Portanto, a rubrica continua disponível quando ela ajuda na organização ou na leitura do documento, mas não deve ser confundida com a tecnologia que autentica e protege uma assinatura eletrônica. Se quiser conhecer melhor os recursos da plataforma, basta clicar aqui!
Perguntas frequentes (FAQ)
Na ZapSign, você pode posicionar um campo de visto na página desejada durante a preparação do documento. A rubrica funciona como elemento visual; a autenticação e a integridade dependem do método de assinatura e das evidências geradas pelo processo.
Não como regra geral. Documentos eletrônicos podem preservar autoria e integridade por mecanismos próprios de assinatura e autenticação. Uma rubrica pode ser usada por conveniência, costume ou exigência específica, mas não é requisito técnico universal para cada página.
Não necessariamente. A rubrica costuma funcionar como visto ou sinal gráfico de ciência. A assinatura eletrônica envolve manifestação de vontade e evidências de autoria e integridade. O efeito jurídico de cada elemento depende do contexto e das formalidades aplicáveis ao documento.
A rubrica é uma marca visual utilizada como visto. Já a assinatura digital utiliza certificado e criptografia para vincular o signatário ao documento e permitir a verificação de sua integridade. Portanto, os dois recursos exercem funções diferentes.
Não de forma geral. A documentação atual da ZapSign informa que o posicionamento de assinaturas e vistos é opcional e que o campo de visto não é necessário para validar o documento. Ele pode ser usado quando o processo exigir essa representação visual.
Getúlio Santos é CEO da ZapSign, advogado, entusiasta de tecnologia e empreendedor.
