A assinatura digital revolucionou a forma como lidamos com documentos e contratos, tornando o processo de assinatura mais eficiente, seguro e ecológico. O tema, contudo, ainda evoca algumas dúvidas. Uma das mais frequentes é em relação a como funciona a rubrica na assinatura digital.
Por esse motivo, nós da ZapSign, elaboramos este artigo especial, explorando em detalhes tudo sobre o que é a rubrica em assinatura digital, se é realmente necessário e como funciona, a fim de ajudar você a otimizar os seus fluxos de trabalho e reduzir a dependência de papel.
Vamos lá?
Resumo
- O que é assinatura digital e por que ela garante autenticidade e integridade do documento
- O que é rubrica e qual o papel dela como “visto” em páginas de contratos
- Se a rubrica é necessária em documentos digitais e por qual motivo técnico ela se torna dispensável
- Como a criptografia e a rastreabilidade impedem adulterações após a assinatura
- Passo a passo do fluxo de assinatura em ambiente online, incluindo upload em PDF, definição de signatários e envio de links
Fatos rápidos
- A legislação brasileira define três níveis de assinatura eletrônica (simples, avançada e qualificada), todos com validade jurídica, o que ajuda a diferenciar função visual de autenticação formal.
- A validade jurídica da assinatura digital no Brasil é respaldada por normas como a MP 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020, reforçando segurança legal em documentos eletrônicos.
- A assinatura eletrônica qualificada é tratada como a forma mais segura, com presunção de autenticidade, o que é diferente de rubrica isolada (que não cumpre o papel de integridade/autoria do arquivo).
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é um método eletrônico de autenticação de documentos e contratos, que substitui a tinta no papel por uma representação digital única e criptografada.
Nessa modalidade, ao invés de depender de canetas e papel, são utilizados algoritmos matemáticos para garantir a autenticidade e integridade do documento.
Essa tecnologia surge como uma resposta à flagrante necessidade de modernização dos processos de gestão documental que se impõe na era digital, tendo sido adotada cada vez mais por empresas de todos os portes e ramos de atuação.
Com efeito, a implementação deste recurso vem oferecendo inúmeros benefícios às empresas, sobretudo no que tange a critérios de segurança de dados, rapidez, eficiência, sustentabilidade, rastreabilidade e validade jurídica – de modo a consolidar a assinatura digital como uma ferramenta essencial para empresas e profissionais em todo o mundo.
O que é rubrica e para que serve nas páginas do contrato
Rubrica é um visto visual que pode aparecer em páginas do documento, mas não é requisito técnico para autenticação. Em documentos eletrônicos, a assinatura digital usa criptografia para proteger integridade e detectar qualquer alteração, tornando a rubrica uma escolha de aparência e conferência, não de segurança.
Com efeito, a rubrica tem o objetivo principal de funcionar como uma espécie de visto, sendo marcada em todas as páginas de um contrato antes que ele seja, de fato, assinado. Assim, a rubrica comprova que o documento foi lido integralmente pelo signatário, dificultando a inclusão de novas páginas no contrato.
Rubrica na assinatura digital: é necessária?
A assinatura digital, diferentemente da física, não requer rubrica devido à sua natureza única.
Afinal, com a evolução tecnológica, os processos tradicionais são adaptados para um ambiente cada vez mais digital. Essa mudança afeta também como autenticamos documentos. Por isso, é importante destacar que a rubrica, essencial em documentos físicos, torna-se obsoleta nos documentos digitais.
A rubrica em documentos físicos serve como uma confirmação em cada página do contrato, prevenindo a adição ou substituição de páginas após a assinatura. No entanto, na assinatura digital, esse papel é desempenhado pela criptografia.
Utilizando algoritmos criptográficos, a assinatura digital cria uma representação exclusiva e imutável do documento e da identidade do signatário, protegendo o documento contra adulterações e autenticando o signatário de forma legítima e inconfundível.
Conforme estabelecido pela MP 2.200-2/2001, documentos assinados digitalmente têm a mesma validade jurídica que os assinados e rubricados manualmente. Isso se dá porque um documento eletrônico é um arquivo único, não um conjunto de páginas, como nos documentos físicos.
A rastreabilidade fornecida pela assinatura digital é muito superior à rubrica. A assinatura digital não só registra quem assinou o documento, mas também quando e como foi feito, oferecendo informações detalhadas sobre o processo de assinatura. Esse registro claro e incontestável de transações garante que qualquer alteração no documento após a assinatura digital seja facilmente detectada, invalidando-o.
Além disso, tecnologias como blockchain e certificado digital reforçam ainda mais a segurança e autenticidade das assinaturas digitais, tornando-as ferramentas confiáveis e essenciais na era digital.
| Item | Finalidade no documento | O que protege tecnicamente |
|---|---|---|
| Rubrica (visto) | Indicar ciência em páginas | Não garante integridade do arquivo |
| Assinatura digital | Autenticar signatário e vincular ao documento | Integridade e detecção de alterações por criptografia |
| Rastreabilidade da assinatura | Registrar quem assinou, quando e como | Evidência do fluxo e invalidação em caso de mudança |
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Como assinar online: etapas do fluxo com PDF, vistos e links
Assinar documentos digitalmente traz um novo nível de praticidade e rapidez para os seus processos. A seguir, ensinaremos como realizar o procedimento, usando a plataforma da ZapSign como exemplo.
Passo 1 – Faça login no sistema
Comece acessando o nosso site. Informe o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.
Passo 2 – Gere um novo documento
Após logar no dashboard da ZapSign, clique no botão “NOVO” para ir para a próxima tela e gerar um novo documento.
Passo 3 – Faça o upload do arquivo .PDF
Clique em “selecionar documento” para subir o documento a ser assinado.
É preciso que esse documento esteja em formato PDF – portanto, caso ele esteja em outro formato, você deverá converter o arquivo.
Passo 4 – Assine com certificado digital
Para assinar com um certificado digital, é simples: após se logar na ZapSign e realizar o upload do arquivo, você deverá selecionar a opção “Autenticação Avançada”.
Insira os nomes dos signatários no campo que se encontra abaixo de “Quem irá assinar”. Caso os signatários já estejam adicionados à sua lista de contatos, clique na opção “Contatos” para selecioná-los e inseri-los. Essa opção encontra-se localizada abaixo da área de inserção dos nomes dos signatários.
Após definir o signatário, você deve clicar na opção “Método de Autenticação” e clicar na última opção, “Certificado Digital”.
Sobre esta funcionalidade, é importante lembrar alguns pontos:
- o uso deste recurso tem um custo de R$ 0,50 por assinatura com certificado digital;
- ainda não é possível posicionar ou editar a assinatura do signatário que assinará o documento com certificado digital;
- os signatários com certificado digital devem, necessariamente, ser os últimos a assinar o documento;
- antes de solicitar uma assinatura via certificado digital pela ZapSign, você não pode deixar de verificar a validade do certificado digital do destinatário do documento, ou não será possível a utilização deste método de autenticação no contrato.
Passo 5 – Adicione a sua própria assinatura ao documento
Caso a sua própria assinatura também seja necessária para a validação do documento, clique na opção “Eu vou assinar”, insira nela o seu nome e toque no botão “Continuar” para seguir para a próxima tela.
Passo 6 – Classifique entre assinaturas e vistos
Nesta tela, você deverá posicionar em quais locais do documento as assinaturas e vistos devem ser inseridos.
Para tal, é preciso apenas clicar no espaço escolhido,logo após o nome do signatário, e escolher entre assinatura ou visto.
A partir de então, as assinaturas e vistos serão visualizados nos locais que você indicou, da mesma forma que costuma ser em um documento físico. Em seguida, clique em “Salvar e continuar” para prosseguir.
Passo 7 – Gere e envie os links de assinatura
Chegou o momento de gerar os links de assinatura. Caso o contato com o seu signatário – independente de ser cliente, parceiro ou distribuidor – seja feito por WhatsApp, você deverá clicar no botão com o logo do app e enviar o link diretamente para a pessoa.
Se o meio escolhido for outro, não tem problema: basta ir até o ícone azul ao lado do link para copiá-lo e, posteriormente, colá-lo onde preferir.
Também há disponível a opção de enviar o seu documento por e-mail – afinal de contas, por se tratar de uma modalidade tradicional de comunicação digital, a maioria das empresas adota o correio eletrônico como um procedimento padrão.
Neste caso, toque na opção “Ativar envio automático por e-mail” e insira os endereços de e-mail das pessoas que irão assinar.
Passo 8 – Ordene os signatários
Caso seja necessário estabelecer uma ordem específica para as assinaturas, isso pode ser feito facilmente por meio do botão “Ordenar assinaturas”. Desta maneira, a ordem será definida ao arrastar os nomes dos signatários na tela para as devidas posições.
Feito isso, cada signatário só receberá seu e-mail de notificação, avisando para assinar o documento, quando o signatário anterior já o tiver assinado.
Passo 9 – Finalize o procedimento
Por fim, você ainda pode elaborar uma mensagem personalizada para ser enviada juntamente ao e-mail de notificação, além de ativar notificações com lembretes para aqueles que ainda não tiverem assinado.
Quando todos os passos forem concluídos, clique em “Enviar e finalizar” e pronto! O documento foi devidamente gerado e enviado aos respectivos signatários.
A partir daí, você poderá acompanhar o andamento das assinaturas, conforme seus signatários forem abrindo o link e firmando o arquivo.
Passo 10 – Seus signatários assinam o documento
Agora que você já fez tudo o que precisava, o último passo a ser realizado para firmar o contrato já não cabe mais a você, mas aos seus signatários.
Uma vez que eles tenham recebido o link de assinatura do documento – seja por WhatsApp, e-mail ou qualquer outro meio -, basta que cada um clique no link para abrir o documento, lê-lo com bastante atenção e, então, estando de acordo com os termos nele dispostos, clicar na opção “Assinar”.
Na tela seguinte, algumas informações básicas do signatário serão solicitadas para fins de verificação de sua identidade: nome completo, endereço de e-mail e número de telefone.
Em seguida, o signatário deverá clicar em “Continuar” e fazer a assinatura normalmente, como se fosse no papel – porém, utilizando o dedo, mouse, caneta capacitiva ou da forma que melhor se adequar ao dispositivo utilizado.
Em seguida, basta clicar em “Finalizar” para o documento ser assinado. A assinatura constará ao final do documento, no relatório de assinaturas, e também nos demais lugares onde você tiver posicionado.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Como rubricar com assinatura digital?
Você pode inserir vistos (rubricas) nos pontos desejados do documento e manter a assinatura ao final. No digital, a segurança vem da assinatura com criptografia, e a rubrica atua como elemento visual.
A rubrica vale como assinatura?
A rubrica funciona como visto de ciência em páginas, mas não cumpre o papel técnico de integridade e autoria do documento eletrônico que a assinatura digital garante.
Como criar uma rubrica para uma assinatura?
A rubrica pode ser uma representação gráfica usada como visto. Em fluxos online, ela aparece como marcação visual inserida no documento conforme os campos definidos.
Qual a diferença entre rubrica e assinatura?
Rubrica é um visto em páginas para indicar leitura/ciência. Assinatura digital autentica o signatário e protege o arquivo contra adulterações, invalidando o documento se houver alteração.
Seguindo estes passos, você não encontrará problemas ao utilizar a nossa plataforma. Se quiser saber mais sobre a nossa ferramenta, basta clicar aqui!
Getúlio Santos é CEO da ZapSign, advogado, entusiasta de tecnologia e empreendedor.
