Método GTD: o que é, quais são as etapas para começar a usar

As rotinas laborais modernas estão imersas em um ritmo frenético. Com tantas demandas a cumprir, é grande o risco de deixar passar algum detalhe e acabar não entregando os resultados da forma esperada. Por isso, criou-se um consenso geral sobre a importância da gestão de tarefas que deu origem ao método GTD.

Afinal, um dos principais desafios enfrentados em uma companhia é justamente adotar uma ferramenta de organização de tarefas eficiente. Porém, de nada adianta adotar as melhores ferramentas, se não houver base em uma metodologia sólida e bem estabelecida.

Ao longo deste artigo, você saberá tudo sobre o conceito, os benefícios e a aplicação correta desta reconhecida metodologia. Vamos lá?

O que, afinal, é o método GTD?

GTD é a sigla para Getting Things Done, ou Fazendo as Coisas – uma metodologia desenvolvida pelo consultor David Allen, em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer”. 

Poderíamos resumir seu conceito como uma ferramenta metodológica criada para que as pessoas aprendam a ser mais produtivas, conseguindo realizar mais tarefas em um período reduzido de tempo. Porém, na prática, observamos mais do que isso.

O GTD proporciona controle total do indivíduo sobre as demandas apresentadas, o que inclui a diminuição dos níveis de estresse e ansiedade que são normalmente comuns a quem precisa lidar com um alto número de tarefas. 

Dessa forma, o método GTD constitui uma prática de excelência em vários níveis, tanto no que se refere à produtividade, quanto à qualidade de vida do profissional.

Na prática, o método GTD se baseia na premissa de que o cotidiano das pessoas engloba três tipos de atividade diferentes:

• atividades não planejadas: aquelas que surgem espontaneamente ao longo do dia – muitas vezes, exigindo um certo senso de urgência para suas realizações;
• atividades predefinidas: atividades que já foram previamente incluídas na agenda, como reuniões, ítens de uma determinada lista e tarefas cotidianas específicas;
• atividades a serem definidas: todas as atividades que, embora não tenham sido planejadas ainda, já podem ser consideradas parte de uma demanda em andamento.

Segundo Allen, essa classificação das atividades serve para organizar todas as demandas da sua. Assim, caso novas tarefas apareçam, é possível reorganizar o planejamento sem prejuízos ou sobrecargas, mesmo que uma determinada tarefa precise ser remanejada para depois. 

Vale lembrar que, embora o foco aqui seja a organização das tarefas de trabalho, o método GTD também se mostra proveitoso para gerir as suas demandas pessoais.

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Os benefícios do método GTD

A aplicação do método GTD é capaz de oferecer incontáveis benefícios a aqueles que o adotam. A seguir, destacamos alguns dos mais importantes.

Gestão otimizada do tempo

Nos dias de hoje, se existe uma questão particularmente problemática para a esmagadora maioria das pessoas, é a falta de tempo para se fazer tudo o que precisamos e desejamos fazer. 

Administrar simultaneamente a imensa quantidade de projetos e tarefas que nos propusemos a realizar é um desafio constante, e diante do qual constantemente terminamos frustrados.

O que o método GTD nos ensina em relação a isso? Basicamente, a gerir o nosso tempo de maneira otimizada, respeitando nossos horários e separando nossas vidas pessoais e profissionais, de maneira que uma não engula a outra.

Equilíbrio e bem-estar

Uma das principais premissas do método GTD é que o estresse é inimigo do sucesso. 

Uma vez que não há uma produtividade real sem qualidade de vida, a metodologia de Allen foca em manter a saúde mental do indivíduo em dia. Portanto, ela dispensa preocupações inúteis e valoriza o descanso e o lazer tanto quanto o trabalho – afinal, uma mente tranquila e equilibrada é capaz de realizar as maiores proezas.

Foco no presente

O método GTD determina que suas ações são definidas de acordo com a situação atual, portanto é inútil querer dar cabo de todas as pendências de uma só vez. 

Aqui, o foco deve ser mantido na realização do que é possível realizar no momento presente, enquanto o depois fica para depois. Isso não significa, de forma alguma, procrastinação – apenas se refere ao uso de registros de tarefas com foco na atividade que está sendo realizada agora.

Liberdade de escolha

O método GTD preza fortemente pela liberdade de escolha ao longo do processo de cumprimento das tarefas. 

O método em si não impõe o que você deve fazer, tampouco quando – você é livre para determinar tudo, gerenciando seu tempo e seus afazeres conforme suas próprias regras, definindo suas prioridades de forma intuitiva e fluida.

Criatividade

O método GTD considera a criatividade um fator primordial para o desenvolvimento de todo e qualquer projeto. 

Ao implementá-lo, tanto você quanto sua equipe terão liberdade para dar a cada tarefa sua devida prioridade, dando espaço para novas possibilidades. Como diz o próprio David Allen, “a mente deve ser usada para ter idéias, e não para armazená-las”.

Adaptabilidade

Todos pontos acima elencados revelam que o método GTD se mostra superior a outras metodologias por apresentar um alto nível de adaptabilidade diante das eventuais mudanças que se apresentam ao longo do caminho. 

Afinal de contas, são inúmeras e constantes as transformações radicais pelas quais o mundo vêm passando – assim sempre foi e assim sempre será. A flexibilidade e adaptabilidade proporcionadas por este método são parte importante do que o torna verdadeiramente revolucionário.

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O método GTD em cinco etapas

A esta altura, você deve estar se perguntando sobre como, afinal, aplicar o método GTD na sua rotina, não é mesmo? Pois chegou a hora de explicarmos, detalhadamente, sobre as cinco etapas que compõem essa fantástica metodologia. Vamos lá!

Passo 1: coletar

O primeiro passo para a aplicação do método GTD consiste em compilar todas as idéias que estão ocupando a sua mente. Embora isso se refira principalmente às tarefas, vale também para todo e qualquer pensamento que esteja tomando sua atenção durante aquele momento.

Para isso, você pode usar desde um caderno até algum aplicativo de organização. O que importa é colocar tudo ali.

Passo 2: processar

Uma vez reunidas todas essas informações, é chegado o momento de analisá-las com bastante calma e foco, separando os ítens entre os que requerem e os que não requerem atenção. Dividimos, então, esses ítens em 3 grupos:

• lixeira: tudo o que você sabe que, no fim das contas, não vai fazer pode ser descartado;
• talvez: nesta categoria, inclua as idéias que você pretende realizar, porém ainda não possuem um prazo definido;
• referências: aqui, você guarda os ítens que irá querer consultar futuramente.

Finalmente, observe quais atividades requerem ação. Separe as que podem ser realizadas em menos de dois minutos e resolva-as imediatamente, sem deixar para depois. 

Divida as restantes entre as que podem ser delegadas a terceiros; as que precisam ser agendadas para um dia e horário específico; e as que precisarão ser transformadas em um projeto.

Passo 3: organizar

Classifique suas tarefas conforme o devido contexto. Por exemplo, “trabalho”, “estudos”, “viagem”, “pessoal”, e por aí vai. Essa separação será extremamente útil conforme novas demandas forem surgindo.

Passo 4: revisar

Aqui, você deverá estabelecer uma revisão periódica de todas as suas listas, a fim de analisar os seus resultados, reavaliar suas prioridades e incluir novas ações. O ideal é que essa revisão ocorra, pelo menos, uma vez a cada semana.

Passo 5: fazer

Finalmente, a quinta etapa consiste em executar, de fato, todas as ações propostas. Aqui, é importante manter o foco em cada atividade, para que questões externas não representem nenhum impedimento.

Algumas ferramentas usadas para aplicar o GTD

Há muitas ferramentas de gestão de tarefas por aí que podem ser utilizadas para aprimorar a sua experiência utilizando o método GTD. Segue algumas dicas:

Evernote

Uma boa pedida para captar os pequenos insights que se apresentam de forma inusitada no dia-a-dia; o Evernote criar projetos e listas; salvar links para consultas posteriores e digitalizar documentos, colaborando diretamente com o seu fluxo de idéias.

Todoist

O Todoist é uma das ferramentas favoritas para aplicação do método GTD, graças à sua estrutura extremamente compatível com esse modelo de organização.

Google Tarefas

O organizador de tarefas do Google é uma excelente alternativa de aplicativo de produtividade. O fato da maioria das pessoas já estar familiarizada com as soluções do Google já representa uma vantagem em termos práticos, o que é fundamental dentro do contexto do método GTD.

Kanban

Kanban é uma ferramenta de gestão visual, que funciona com cartões coloridos (como post-its) em murais ou quadros de tarefas, descrevendo as atividades que precisam ser feitas, as que estão sendo feitas e as que estão concluídas. Largamente utilizado ao redor do mundo, o Kanban se mostra particularmente eficaz no método GTD.

Trello

Inspirado no Kanban, o Trello é uma consagrada ferramenta de organização de tarefas baseada em quadros personalizáveis, e com um template especial baseado no método GTD.

E, já que mencionamos o Trello, o que acha de conferir o nosso artigo exclusivo sobre essa que é uma das melhores ferramentas para colocar o GTD em prática? É só clicar aqui!