Confira as 7 principais dúvidas de assinatura eletrônica e suas respostas

No cenário contemporâneo, com a transformação digital redefinindo a maneira como conduzimos negócios, a assinatura eletrônica se destaca como uma ferramenta fundamental: à medida em que vem simplificando processos, aumentando a eficiência e reduzindo a dependência do papel, sua adesão por parte da maioria das empresas não para de crescer. No entanto, a adoção dessa tecnologia também faz surgir dúvidas de assinatura eletrônica.

Portanto, neste artigo, iremos esclarecer as principais dúvidas relacionadas à assinatura eletrônica, oferecendo insights abrangentes e respostas esclarecedoras. 

Desde a validade jurídica até questões de segurança, exploraremos os aspectos mais importantes dessa inovação, proporcionando uma compreensão aprofundada para aqueles que buscam aproveitar ao máximo a assinatura eletrônica em seus empreendimentos.

A crescente relevância das assinaturas eletrônicas no mundo digital e corporativo

Conforme as dinâmicas da sociedade são gradativamente impulsionadas pela velocidade da informação, a transição para processos digitais torna-se inevitável. 

Nesse contexto, é inegável o forte protagonismo das assinaturas eletrônicas na revolução dos processos burocráticos, oferecendo eficiência e praticidade inigualáveis em nível operacional – um fenômeno que não pode ser subestimado.

Os negócios modernos têm na agilidade um de seus fatores cruciais, e, nesse sentido, a assinatura eletrônica oferece a ferramenta primordial para acelerar a conclusão de transações e contratos. 

Eliminando a necessidade de processos manuais morosos, as assinaturas eletrônicas reduzem o tempo necessário para finalizar acordos comerciais, proporcionando vantagens competitivas significativas.

Completando, em um mundo globalizado, no qual as transações ultrapassam fronteiras físicas, a assinatura eletrônica se faz essencial ao transcender as limitações geográficas, permitindo que as organizações conduzam negócios de maneira eficaz, independentemente da localização de seus parceiros comerciais.

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Quais são as 7 principais dúvidas de assinatura eletrônica?

Diante dessa inovação tecnológica, surgem inúmeras dúvidas que permeiam a validade, segurança e aplicabilidade dessa prática. A seguir, destacamos as 7 principais dúvidas sobre assinatura eletrônica, assim como suas respectivas respostas.

1. Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

A diferença entre assinatura eletrônica e digital reside na complexidade dos métodos e nas tecnologias envolvidas. A assinatura eletrônica é um termo amplo que abrange diversas formas de autenticação digital, incluindo métodos simples, como a assinatura manuscrita digitalizada.

Por outro lado, a assinatura digital é uma forma mais avançada, utilizando-se de criptografia e certificados digitais para garantir a autenticidade e integridade do documento, proporcionando um nível mais elevado de segurança em comparação às assinaturas eletrônicas mais simples.

Em outras palavras, enquanto a assinatura eletrônica trata de uma categoria abrangente, a assinatura digital representa uma modalidade específica dentro desse espectro, destacando-se pela sua robustez e validade jurídica superior em muitos contextos.

Dessa forma, é seguro afirmar que toda assinatura digital é, por definição, uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica pode ser considerada uma assinatura digital.

2. Como funciona uma assinatura eletrônica na prática?

O funcionamento prático de uma assinatura eletrônica envolve um processo digital que valida a identidade de um signatário e garante a autenticidade do documento. Geralmente, o primeiro passo é a verificação segura da identidade do signatário – o que pode envolver a utilização de métodos como senhas, códigos de verificação ou até mesmo autenticação biométrica, dependendo da plataforma utilizada.

Após a verificação da identidade, o signatário expressa seu consentimento para assinar o documento eletronicamente. Isso pode ser feito por meio da seleção de uma opção específica ou inserção de uma senha adicional para confirmar a intenção de assinar.

A seguir, a assinatura eletrônica é aplicada ao documento através de uma marcação digital única, que pode ser uma imagem, um certificado digital ou outra forma de identificador exclusivo. Essa marcação atua como uma assinatura única e intransferível.

Uma vez concluído o processo de assinatura, o documento é registrado e armazenado de forma segura. A maioria das plataformas de assinatura eletrônica oferece opções de armazenamento em nuvem criptografado, garantindo a integridade e confidencialidade dos documentos assinados.

3. Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

Basicamente, existem três tipos principais de assinatura eletrônica, cada um com diferentes níveis de segurança e complexidade. Na prática, a escolha do tipo de assinatura eletrônica dependerá do contexto da transação, do nível de segurança desejado e dos requisitos legais específicos envolvidos.

Assinatura eletrônica simples

É a forma mais básica de assinatura eletrônica, muitas vezes equivalente à assinatura manuscrita tradicional escaneada. É ideal para transações de baixo risco e documentos menos sensíveis, situações em que a simplicidade se torna prioridade.

Assinatura eletrônica avançada

Esse tipo de assinatura eletrônica envolve métodos mais seguros, como o uso de códigos de verificação, senhas adicionais ou tokens de autenticação. A assinatura eletrônica avançada é adequada para documentos mais sensíveis, oferecendo um nível intermediário de segurança e autenticidade.

Assinatura eletrônica qualificada

A assinatura eletrônica qualificada utiliza certificados digitais emitidos por Autoridades de Certificação confiáveis. Envolve criptografia avançada para garantir a máxima segurança e validade jurídica. Recomenda-se o uso desta para transações críticas e documentos de alto valor legal, oferecendo o mais alto nível de confiança e conformidade.

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4. Até onde vai a validade jurídica da assinatura eletrônica?

A validade jurídica da assinatura eletrônica é reconhecida em muitos países e regiões ao redor do mundo. O escopo e os detalhes específicos podem variar, mas, em geral, a legislação busca equiparar a validade da assinatura eletrônica à assinatura tradicional em papel. 

Entretanto, para que se garanta uma validade sólida e incontestável à assinatura eletrônica, alguns pontos gerais devem ser considerados, conforme a variação das legislações específicas, conformidade com regulamentações locais locais e a natureza específica da transação, níveis de segurança das assinaturas e a clareza das evidências de integridade e consentimento.

5. Como é feita a gestão de documentos em plataformas de assinatura eletrônica?

A gestão de documentos em plataformas de assinatura eletrônica é um processo eficiente e organizado que simplifica o ciclo de vida dos documentos. 

Tudo começa quando os usuários carregam os documentos na plataforma, seja em formato eletrônico ou por meio de digitalização. 

Os remetentes, então, configuram os campos de assinatura no documento, indicando onde os signatários devem assinar, inserir dados ou fornecer outras informações necessárias, a fim de serem identificados e autenticados de forma segura – seja por meio de senhas, códigos de verificação ou autenticação biométrica.

Após os signatários aplicarem suas assinaturas eletrônicas nos campos designados do documento, a plataforma rastreia o progresso do processo de assinatura, enviando notificações automáticas para os signatários e remetentes conforme necessário.

O documento é, então, automaticamente selado com as assinaturas eletrônicas. A plataforma armazena o documento de maneira segura, muitas vezes em servidores em nuvem com criptografia. 

Os usuários autorizados podem acessar e compartilhar os documentos assinados eletronicamente. A plataforma oferece controle de acesso para garantir a privacidade e a segurança.

Importante destacar que as plataformas de assinatura eletrônica geralmente fornecem registros de auditoria detalhados, registrando todas as atividades relacionadas aos documentos, desde o envio até a conclusão.

Essa abordagem eficaz à gestão de documentos proporciona uma transição suave para ambientes digitais, otimizando o tempo, reduzindo o uso de papel e garantindo a integridade e autenticidade dos documentos assinados eletronicamente.

6. O que garante a segurança de uma assinatura eletrônica?

A segurança de uma assinatura eletrônica é sustentada por diversas medidas e protocolos que garantem a integridade do processo e a autenticidade das partes envolvidas. 

Alguns dos principais elementos que asseguram a segurança de uma assinatura eletrônica incluem:

• criptografia;
• autenticação de dois fatores (2FA);
• certificados digitais emitidos por Autoridades de Certificação;
• registros de auditoria detalhados
• mecanismos de proteção contra alterações não autorizadas, como selos temporais e hashcodes
• conformidade com regulações específicas, como o Regulamento eIDAS na União Europeia;
• utilização de serviços de nuvem pela plataforma, como medida de garantia da segurança física e lógica de seus servidores.

7. Em quais tipos de documentos a assinatura eletrônica pode ser aplicada?

A assinatura eletrônica, marcando presença como uma solução moderna e ágil, destaca-se por sua aplicabilidade diversificada em um leque abrangente de documentos. 

Sua versatilidade proporciona uma revolução nos processos de autenticação, trazendo flexibilidade e eficiência para inúmeros setores. De fato, a versatilidade da assinatura eletrônica permite sua aplicação em praticamente qualquer documento que exija autenticação, validade jurídica e eficiência no processo de assinatura. 

Apenas a título de exemplo, entre os documentos em que a assinatura eletrônica desempenha um papel significativo, podemos citar:

• contratos comerciais, como acordos de compra e venda, contratos de prestação de serviços, acordos de parceria, entre outros;
• documentos legais, incluindo petições, procurações, contratos de locação, testamentos e outros documentos legais;
• recursos humanos, desde contratos de trabalho e acordos de confidencialidade, até formulários de admissão e outros documentos relacionados a recursos humanos;
• documentos financeiros, o que engloba contratos de empréstimos, acordos financeiros, documentos fiscais e outros relacionados a transações financeiras;
• acordos de nível de serviço (SLA), ou seja: documentos que definem os termos e condições de prestação de serviços entre fornecedores e clientes;
• propostas comerciais,o que abrange os mais diversos documentos que formalizam propostas de negócios, licitações e contratos comerciais;
• solicitações, autorizações e outros formulários que requerem assinaturas para processos governamentais;
• documentos Acadêmicos, como, por exemplo, contratos de matrícula, acordos de pesquisa, formulários de inscrição e outros documentos acadêmicos;
• documentos que exigem consentimento ou autorização, tais como formulários de consentimento médico e autorizações legais;
• documentos que formalizam acordos de confidencialidade entre partes.

Após a leitura deste artigo, com certeza você já está a par das principais questões envolvendo assinatura eletrônica. 

Contudo, se, ainda assim, restou alguma dúvida relacionada à implantação da assinatura eletrônica em empresas, não exite em clicar aqui para entrar em contato com a ZapSign. Nossos consultores terão todo o prazer em atender você!