Qual a diferença entre autenticar e reconhecer firma?

Frequentemente, ao nos deparamos com a necessidade de validar um documento legalmente, ouvimos falar em “autenticar” ou “reconhecer firma”. No entanto, muitas pessoas acabam confundindo esses termos e não compreendem completamente as diferenças entre eles.

Por isso, nós, da ZapSign, preparamos este artigo especial: hoje, vamos desmistificar esses conceitos e explicar de forma clara e simples a diferença fundamental entre autenticar e reconhecer firma. 

Além disso, também explicaremos o porquê de documentos celebrados por meio de assinatura eletrônica não precisarem de reconhecimento de firma, revelando como essa inovação está simplificando processos legais e empresariais.

Ao compreender as distinções entre esses procedimentos, você estará mais bem preparado para lidar com questões documentais importantes, tanto em sua vida pessoal quanto profissional. Boa leitura!

Qual a diferença entre reconhecimento de firma e autenticação?

O reconhecimento de firma e a autenticação são processos distintos realizados em cartórios. No reconhecimento de firma, basta ao tabelião comparar a assinatura de um documento com a ficha de firma do signatário para confirmar sua autenticidade, atestando que a firma corresponde à da pessoa que a lançou, sem considerar o conteúdo do documento.

Este procedimento é fundamental para a fé pública e garante a autenticidade da assinatura, evitando negações posteriores. Já a autenticação envolve a verificação de uma fotocópia, assegurando que ela é fiel ao documento original, validando sua autenticidade.

Vejamos agora os detalhes de cada um.

Autenticação de firma

A autenticação de firma consiste em um procedimento no qual um tabelião (ou algum outro oficial autorizado) atesta que a assinatura que consta em um determinado documento corresponde à identidade da pessoa de forma genuína. Isso ocorre quando a pessoa que assinou o documento se apresenta pessoalmente ao oficial responsável e assina o documento na sua presença.

O procedimento de autenticação de firma é geralmente realizado na assinatura de documentos como contratos, procurações, escrituras e testamentos – e em demais situações nas quais a identidade do signatário é de suma importância.

Via de regra, a autenticação da firma é realizada por meio das três seguintes etapas:

• comparecimento pessoal: primeiramente, a pessoa que está assinando o documento deve comparecer pessoalmente perante o tabelião ou o oficial autorizado, para dar início ao procedimento;
• exibição de documento de identificação: o signatário deve, então, apresentar ao oficial um documento de identificação com foto válido – sendo, normalmente, o RG ou o CNH os mais comumente utilizados;
• assinatura na frente do oficial: a assinatura do documento deve ser feita na presença do oficial, para que este possa autenticar a firma, carimbando o documento com seu selo oficial e atestando sua  genuinidade.

Reconhecimento de firma

O reconhecimento de firma, por outro lado, não está relacionado à autenticação da identidade do signatário. Diferente do caso anterior, este procedimento ocorre em situações nas quais um oficial (geralmente um tabelião) precisa confirmar que a assinatura presente no documento corresponde a uma assinatura do signatário registrada previamente em seu arquivo.

Diferente da autenticação de firma, o reconhecimento de firma é frequentemente utilizado em situações em que a autenticidade da assinatura é mais importante do que a identidade do signatário em si. 

Alguns exemplos mais comuns de casos em que há a necessidade de fazer o reconhecimento de firma são a realização de contratos comerciais e o envio de documentos pelo correio.

As etapas para se realizar o procedimento de reconhecimento de firma também são três, conforme veremos a seguir:

• assinatura previamente registrada: em primeiro lugar, o signatário deve ter sua assinatura registrada com um tabelião ou outra autoridade competente, antes mesmo de precisar realizar o reconhecimento de firma;
• assinatura no documento: somente após ter sua assinatura registrada, o signatário deve assinar o documento em questão;
• comparação e reconhecimento: o procedimento de reconhecimento de firma prossegue quando o oficial compara a assinatura no documento com a assinatura registrada em seu arquivo. Caso ambas sejam consistentes entre si, ele reconhecerá, então, a firma – geralmente, carimbando o documento com seu selo oficial.

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Como a assinatura eletrônica vem sendo utilizada como um substituto para o reconhecimento de firma

Em tempos marcados pela digitalização dos processos de gestão, as empresas vêm buscando adotar as mais diversas ferramentas tecnológicas, a fim de modernizar suas operações e garantir um nível maior de otimização e eficiência às suas práticas internas. Entre softwares de gerenciamento, chatbots e outras soluções modernas, um processo intenso de renovação se descortina sob os nossos olhos.

Neste sentido, a assinatura eletrônica se destaca como um dos recursos mais adotados por organizações de todos os portes e segmentos, devido aos inúmeros benefícios que apresenta sobre a assinatura tradicional, sobretudo no que se refere a fatores estratégicos, como agilidade, praticidade e redução de custos.

Dentre tantos benefícios obtidos pela implementação desse tipo de solução, um dos principais reside no fato de que a assinatura eletrônica serve como um perfeito substituto do reconhecimento de firma. 

Isso se deve à sua capacidade de fornecer autenticidade, rastreabilidade, integridade e conveniência semelhantes, ao mesmo tempo em que atende aos requisitos legais na maioria dos países.

Na verdade, o recurso de assinatura eletrônica de documentos e contratos foi idealizado justamente com o objetivo de apresentar uma alternativa mais ágil, otimizada, segura e verificável à tradicional assinatura no papel, feita a próprio punho. 

Naturalmente, isso envolve a simplificação da maioria dos processos envolvidos na assinatura manual de um documento que incluem idas a cartórios ou envios dos papéis por correio.

Por ora, as únicas exceções à regra estão nos processos de transferência de proprietário para automóveis usados e nas transações de compra e venda de imóveis, nas quais ainda são exigidas a escritura pública – mas estima-se que seja apenas uma questão de tempo até que o papel seja abolido de vez das nossas práticas contratuais.

De fato, a assinatura eletrônica, quando implementada com segurança, é capaz de proporcionar um alto grau de autenticidade. Isso ocorre porque sistemas de assinatura eletrônica costumam exigir que os signatários verifiquem suas identidades de maneira robusta antes de criar uma assinatura digital.

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Isso é possível graças a um processo que pode envolver a verificação de senhas, códigos de segurança, informações biométricas (como impressões digitais ou reconhecimento facial) ou até mesmo o uso de tokens de autenticação – medidas essas que, por si só, já se bastam para garantir que a pessoa que está assinando o documento é de fato quem alega ser.

Além disso, ao contrário do reconhecimento de firma tradicional, a assinatura eletrônica frequentemente inclui recursos de rastreabilidade e integridade. Dessa forma, os sistemas de assinatura eletrônica são capazes de registrar cada passo do processo de assinatura, incluindo quem assinou, quando e onde. 

Além disso, eles frequentemente protegem o documento contra qualquer modificação após a assinatura, garantindo que o conteúdo permaneça inalterado.

Esses níveis reforçados de segurança e confiabilidade se mostram robustos e virtualmente infalíveis, uma vez que a assinatura eletrônica, por se dar em âmbito digital, está naturalmente vinculada a uma identificação única, podendo assim ser verificada de forma rápida e eficiente, sem que haja a necessidade de recorrer a um tabelião ou notário. 

Dessa maneira, o tempo e os recursos são otimizados em direção a um o processo de validação de assinaturas mais ágil e prático.

À medida que cada vez mais países ao redor do mundo vêm adequando suas legislações, de modo a reconhecer a validade legal da assinatura eletrônica (desde que, é claro, ela cumpra os devidos requisitos específicos de segurança e autenticidade), o recurso vem ganhando força de maneira exponencial, sendo tão legalmente vinculativo, e tão confiável ao reconhecimento de firma, quanto os processos tradicionais, feitos a papel, caneta e carimbo.

Outro ponto importante sobre a substituição do reconhecimento de firma pela assinatura eletrônica é que a redução de deslocamentos físicos e de custos associados a cartórios torna esse tipo de celebração de contrato uma opção muito mais econômica e conveniente, permitindo que as partes envolvidas possam assinar seus documentos remotamente, economizando tempo e dinheiro de maneiro expressiva.

Por fim, e não menos importante, destacamos que, ao diminuir o consumo de papel e outros materiais, a assinatura eletrônica promove uma significativa economia de recursos naturais – cumprindo, assim, um importante papel para a mitigação do impacto ambiental. Se considerarmos que, no atual cenário, as pautas de sustentabilidade e do meio ambiente se fazem fortemente presentes no cenário empresarial, este também se torna um diferencial especialmente válido.

Percebe-se, portanto, que, nos dias de hoje, em que o senso de urgência dita o ritmo das relações corporativas, a crescente utilização de plataformas de assinatura eletrônica se consolidou como uma solução eficaz para simplificar e modernizar os processos de assinatura de documentos legais.

Assim, se tornam desnecessários os gastos significativos de tempo e recursos com reconhecimento de firma com os quais nos acostumados por tanto tempo – e o mais importante: mantendo intactas a segurança e a validade jurídica.

E, já que tocamos no assunto, finalizamos o artigo deixando aqui o nosso convite para baixar o nosso e-book totalmente gratuito com um guia completo sobre a questão da validade jurídica na assinatura eletrônica. Clique aqui para tirar todas as suas dúvidas acerca desse tema tão importante!