Saber como assinar documentos com certificado digital se torna cada vez mais comum no ambiente corporativo e entre pessoas físicas. O certificado digital é um arquivo eletrônico que funciona como uma espécie de identidade virtual, vinculando o titular a uma chave pública e privada, garantindo a autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos assinados digitalmente.
Essa comprovação da autenticidade de um dispositivo, servidor ou usuário é possível por meio do uso de criptografia e da infraestrutura de chave pública (PKI).
A autenticação de certificado digital ajuda as organizações a garantir que apenas dispositivos e usuários confiáveis possam se conectar às suas redes, sobretudo por conter informações identificáveis, como o nome de um usuário, empresa ou departamento e o endereço de protocolo da Internet (IP) ou número de série de um dispositivo.
Para empresas, o uso do certificado digital facilita processos como a emissão de notas fiscais, assinatura de contratos e envio de documentos para órgãos governamentais, otimizando tempo e reduzindo custos operacionais. Para pessoas físicas, ele oferece segurança e praticidade em transações eletrônicas, como a assinatura de contratos e a declaração de impostos.
Neste artigo, você aprenderá, passo a passo, como utilizar o certificado digital para assinar documentos de forma segura e eficiente.
Como assinar documento com certificado digital
Assinar um documento com certificado digital é uma maneira prática e segura de garantir a autenticidade e a validade jurídica de suas transações. A seguir, detalhamos passo-a-passo para o processo de assinatura com certificado digital em três plataformas diferentes: Microsoft Word, Adobe Reader (PDF) e ZapSign.
Como assinar um documento com certificado digital no em PDF (Adobe Reader)
Utilizando-se do Acrobat Reader, é possível criar uma assinatura com certificado digital em arquivos em formato PDF. A seguir, explicaremos como se dá esse procedimento:
Passo 1
Primeiramente, você deve abrir o documento que você deseja assinar no Adobe Reader DC.
Passo 2
Depois de revisar o arquivo e confirmar as informações, o próximo passo é assiná-lo. Para tal, vá até a aba superior do Adobe Reader e selecione a opção “Ferramentas” (localizada ao lado da aba onde o documento aberto está sendo exibido).
Passo 3
Em seguida, será preciso encontrar e clicar para abrir a opção “Certificados”;
Passo 4
Depois, você encontrará abaixo da aba de “Ferramentas” a opção “Assinar digitalmente”, que também está listada na barra superior do Adobe Reader;
Passo 5
O próximo passo é selecionar o espaço no qual sua assinatura com certificado digital será exibida. Recomenda-se o uso do espaço inferior, após o texto contido no documento;
Passo 6
Na sequência, o Adobe Reader abrirá uma janela para que você possa selecionar o certificado que quer utilizar. Selecione e clique em “Continuar”;
Passo 7
Por fim, clique em “Assinar“, insira sua senha, clique em “Salvar” e pronto, seu documento foi assinado digitalmente.
Como assinar um documento com certificado digital no Microsoft Word
Além de poder criar uma assinatura com certificado digital em PDFs, sua empresa também se beneficia da assinatura com certificado digital no Microsoft Word. Veja abaixo como funciona esse processo:
Passo 1
Antes de mais nada, é muito importante ler e reler o documento que será assinado. Depois, clique em “Arquivo“;
Passo 2
Depois, selecione a opção “Proteger documento“;
Passo 3
O terceiro passo será clicar em “Adicionar uma assinatura digital“;
Passo 4
Quando realizar essa seleção, o Word abrirá uma janela na qual você precisará preencher algumas informações como, por exemplo, o “Tipo de compromisso“. Leia com atenção e escolha a opção mais adequada para o documento em questão;
Passo 5
O “Objetivo da assinatura” também deverá ser selecionado;
Passo 6
Após avançar, será preciso selecionar o certificado digital e, por fim, clique em assinar, digite sua senha, clique em salvar e pronto.
Como assinar um documento com certificado digital pela ZapSign
Assinar documentos com certificado digital pela ZapSign oferece uma praticidade e segurança superiores em comparação com plataformas como Word ou Adobe Acrobat Reader. A ZapSign simplifica o processo ao automatizar várias etapas, desde o upload do documento até a autenticação do signatário, tudo em uma interface intuitiva e acessível.
Ademais, a segurança é reforçada pela obrigatoriedade de uso do certificado digital para os últimos signatários, garantindo a integridade final do documento. Todas essas vantagens fazem da ZapSign uma opção mais eficiente para quem busca rapidez e confiabilidade na assinatura digital.
Observe como a plataforma torna possível assinar um documento com certificado digital mais rapidamente do que das formas anteriores:
Passo 1
Após clicar no botão +Novo para carregar o documento que irá assinar, avance até a etapa “Adicionar signatário”
Passo 2
Acione o botão de “autenticação avançada” e marque a opção “Certificado digital” na autenticação padrão.
Passo 3
Quando terminar de preencher os dados do signatário, clique em “Continuar” e conclua o restante do fluxo até a etapa 4 de Enviar documento.
Atente-se às condições para uso de certificado digital em nossa plataforma!
- O uso de certificado digital tem um custo de 5 créditos (o que equivale a R$0,50) por assinatura feita usando esta forma de autenticação.
- Ainda não é possível posicionar ou editar a assinatura feita com certificado digital.
- Os signatários com certificado digital precisam ser os últimos a assinarem o documento.
- Antes de solicitar uma assinatura via certificado digital pela ZapSign, verifique se o destinatário do documento possui um certificado digital válido, isto é, um certificado A1 ou A3, conhecidos como e-CPF ou e-CNPJ.
Para saber como obter um certificado digital, é necessário procurar por uma Autoridade Certificadora autorizada a emiti-lo.
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Como assinar documento com certificado digital pode beneficiar a sua empresa
O uso de certificados digitais na assinatura de documentos traz uma série de benefícios que vão além da praticidade e agilidade nos processos. Abaixo seguem os principais destaques.
Redução de custos operacionais
A utilização de certificados digitais elimina a necessidade de impressão, transporte e armazenamento físico de documentos, resultando em uma significativa redução de custos. Isso se traduz em economia de recursos financeiros e humanos, uma vez que não é mais necessário gastar com papel, tinta, correios ou espaço para arquivamento.
Adicionalmente, o processo eletrônico simplifica a gestão documental, reduzindo o tempo de processamento e minimizando a necessidade de atividades manuais repetitivas, como a organização e o envio de documentos.
Sustentabilidade ambiental
A diminuição do uso de papel promovida pela implementação da assinatura com certificado digital contribui diretamente para a sustentabilidade ambiental. A transição para um ambiente de trabalho mais digital, para além de economizar recursos naturais, também reduz a pegada de carbono associada à produção e transporte de papel.
Empresas que adotam práticas sustentáveis ganham em responsabilidade social, melhorando sua imagem corporativa e cumprindo com as expectativas de consumidores e parceiros que valorizam iniciativas verdes.
Aumento da produtividade
A automatização dos fluxos de trabalho por meio da assinatura digital aumenta a eficiência operacional.
Ao eliminar etapas manuais e burocráticas, os colaboradores podem focar em atividades estratégicas que realmente agregam valor ao negócio – o que acelera a conclusão de contratos e processos, gerando melhora na capacidade de resposta da empresa e tornando-a mais competitiva para os padrões do mercado.
Maior segurança jurídica
Assinar um documento com certificado digital oferece segurança jurídica elevada ao garantir a autenticidade e a integridade dos documentos. Cada assinatura digital é vinculada de forma única ao signatário e ao documento, protegendo contra fraudes e adulterações.
Essa validade legal é reconhecida em diversos contextos, assegurando que os documentos assinados digitalmente sejam juridicamente válidos e aceitos em tribunais e órgãos reguladores. Dessa forma, as empresas evitam litígios e minimizam riscos legais associados a contratos e acordos.
Transparência e controle
A rastreabilidade é outro benefício importante da assinatura digital. Com o uso de certificados digitais, todas as etapas do processo de assinatura são registradas, permitindo que as partes envolvidas acompanhem o progresso em tempo real.
Assim, a gestão e o monitoramento dos documentos tornam-se mais otimizados, e a transparência nas transações torna-se virtualmente incontestável. A capacidade de visualizar todo o histórico de assinaturas melhora a comunicação entre as partes e reforça a confiança mútua, reduzindo a possibilidade de mal-entendidos ou disputas.
Conformidade com regulamentações
O uso de certificados digitais ajuda as empresas a cumprirem regulamentações exigidas por diferentes setores e autoridades. A conformidade com normas legais e padrões de segurança é essencial para operar em mercados altamente regulados, como os setores financeiro e de saúde.
Com a segurança jurídica oferecida pelos certificados digitais, as empresas garantem que suas operações estejam em conformidade com as exigências legais, evitando penalidades e outras consequências legais.
Por isso, converse agora mesmo com um dos nossos especialistas da ZapSign para descobrir como podemos transformar a forma como você gerencia e assina documentos digitais. Estamos à disposição para esclarecer suas dúvidas e oferecer o suporte necessário para otimizar seus processos com a melhor tecnologia disponível no mercado.