Como fazer assinatura eletrônica em contratos?

A assinatura eletrônica em contratos tem sido um recurso cada vez mais adotado pelas mais diversas empresas ao redor do globo. São inúmeras as suas vantagens em relação à forma tradicional.

Por isso, preparamos este artigo para que você aprenda tudo sobre o assunto e como esse tipo de firma pode te ajudar a fazer acordos de forma otimizada e segura. Boa leitura!

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica consiste, essencialmente, em utilizar as ferramentas digitais como forma de substituir a assinatura manual, de modo que os mais diversos acordos possam ser firmados com facilidade, rapidez e segurança.

Vale lembrar que outras práticas podem também ser consideradas assinatura eletrônica, tais como: reconhecimento biométrico, leitura facial, token e até mesmo o login em um e-mail pessoal.

Dito isso, torna-se fácil perceber a grande utilidade desse recurso para as empresas, sobretudo nos tempos de hoje, em que a prática do home office se faz predominante.

Benefícios da assinatura eletrônica em contratos

O uso de assinatura eletrônica oferece uma vasta gama de vantagens. Citamos as principais a seguir.

Redução de material físico

Conforme as demandas de uma empresa vão aumentando, cresce também o seu volume de documentos. A digitalização é essencial para evitar que aquela pasta ou gaveta precise dar espaço a um armário todo, ou mesmo a uma sala inteira.

Mais organização

Ao organizar seus contratos em um ambiente virtual, é possível acessá-los muito mais facilmente do que com arquivos físicos, sobretudo se você utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica na sua empresa. Essas ferramentas possuem recursos próprios para armazenamento e consulta de documentos na nuvem.

Maior agilidade nos processos

O processo de assinatura tradicional, por sua própria natureza, não oferece tanta agilidade, uma vez que exige a presença de todos os envolvidos, ou que o documento seja enviado por motoboy, correio ou transportadora.

A assinatura eletrônica, entretanto, permite que o documento online seja enviado por qualquer ferramenta de comunicação, o que inclui e-mail e até mesmo WhatsApp, permitindo que os contratos sejam assinados instantaneamente, independente da distância.

Redução de custos

Ao implementar a documentação digital na sua empresa, corta-se toda uma série de gastos desnecessários aos quais, infelizmente, acabamos nos acostumando a tal ponto que, por muitas vezes, nem nos damos conta que poderiam ser evitados.

Amplitude de contratações

A assinatura eletrônica de contratos amplia potencialmente o leque de contratações da sua empresa, uma vez que dispensa a presença física dos envolvidos.

Em tempos de trabalho remoto, a ferramenta facilita bastante a contratação de profissionais pelo mundo inteiro. O mesmo vale para clientes, que, diante da possibilidade de esperar menos para o fim de uma negociação, optarão, naturalmente, pelo seu serviço.

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Como a assinatura eletrônica é aplicada em contratos online

Para a realização de contratos online, a assinatura eletrônica deve ser aplicada por meio de uma plataforma especial para esse tipo de serviço. 

Ao fazer o seu cadastro, você pode convidar os seus signatários a assinar o documento: tudo é feito com o simples clique de um botão e com a mesma segurança jurídica dos contratos feitos no papel, conforme veremos a seguir.

Qual assinatura eletrônica tem validade jurídica?

As leis brasileiras determinam que mesmo acordos verbais possuem validade jurídica, contanto que haja uma ou mais testemunhas presentes no momento. Não poderia, portanto, ser diferente para as assinaturas eletrônicas, de modo que todas têm validade jurídica.

Os artigos 104 e 107 do Código Civil brasileiro estabelecem que todo tipo de contratação é válida desde que mantenha a integridade, autenticidade e não seja modificada depois que as partes já entraram em consenso.

Além disso, a MP 2.200-2/2001 estabelece a garantia jurídica da assinatura eletrônica, pois habilita o uso de meios que comprovem a autoria e integridade dos documentos eletrônicos.

Os três tipos de assinatura eletrônica

São três os tipos de assinatura eletrônica existentes: simples, avançada e qualificada.

Assinatura eletrônica simples

Este tipo permite que o signatário do documento seja identificado, além de anexar ou associar dados em formato eletrônico.

Dispositivos de biometria e reconhecimento facial são bons exemplos.

Assinatura eletrônica avançada

Esta faz uso de certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outros meios que comprovem a autoria e integridade dos documentos em formato eletrônico.

É o caso das plataformas de assinatura online que possuem os próprios recursos comprobatórios de que a assinatura foi realmente realizada por uma determinada pessoa.

Assinatura eletrônica qualificada

Refere-se àquelas que utilizam certificado digital emitido pelo ICP-Brasil, que é o órgão por trás das das autoridades certificadoras – entidades que, a partir de um sistema criptográfico com base em certificados digitais, asseguram a identidade e autenticidade de um usuário de assinatura eletrônica.

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Como fazer assinatura eletrônica em contratos usando a ZapSign: passo a passo

Fazer assinatura eletrônica em contratos é bastante simples. A seguir, mostraremos um passo a passo de como proceder com a plataforma ZapSign.

Passo 1: Suba o documento na plataforma

Primeiramente, é preciso que o documento esteja salvo em formato .pdf. Caso você o tenha salvo em outro formato, converta o arquivo antes de iniciar o procedimento.

Se ele estiver no Google Drive, vá em “Arquivo / Fazer o download / Documento PDF”.

Se estiver salvo no seu computador, vá ao dashboard da plataforma, clique em “+NOVO” e  em “Selecionar documento” para submeter um novo documento.

Passo 2: Determine os signatários

Após inserir o nome completo dos seus signatários, clique em “continuar”, a não ser que você queira utilizar o recurso da autenticação avançada.

A plataforma exigirá o nome, o e-mail, método de autenticação, número de telefone e a função do signatário. Também é possível exigir uma selfie e documento de identidade.

A seguir, haverá a opção de posicionar o campo de assinatura de acordo com a sua preferência. Se desejar manter como está, ignore e siga adiante.

Passo 3: Envie o link de assinatura

Será gerado um link, que você deverá enviar aos seus signatários. Você também pode marcar a opção “Desejo que a ZapSign envie os links de assinatura aos signatários”, para que todos recebam o link por e-mail.

Ao clicar no link, os signatários visualizarão uma nova tela. Lá, eles deverão inserir nome, e-mail e número de telefone. Após concordar com a política de privacidade, nada mais precisará ser feito: a assinatura eletrônica foi concluída facilmente!

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