Nos dias de hoje, a assinatura de documento digital tornou-se uma prática tanto comum quanto essencial para empresas e indivíduos. Contudo, acompanhar o status de um documento digital pode ser um desafio significativo sem a devida integração tecnológica.
A falta de um sistema integrado para monitorar o progresso e a conclusão das assinaturas realizadas em âmbito virtual frequentemente resulta em atrasos, retrabalho e uma preocupante falta de controle sobre o fluxo de documentos.
Não raro, empresas enfrentam dificuldades para garantir que todos os documentos sejam assinados em tempo hábil, especialmente quando dependem de processos manuais ou de comunicação fragmentada – o que atrasa operações importantes e compromete a eficiência e a produtividade da organização.
Por esse motivo, preparamos este artigo, discutindo as principais dificuldades ao monitorar assinaturas digitais sem integração adequada e como soluções tecnológicas podem transformar essa realidade, proporcionando maior controle e agilidade ao processo.
A integração entre a ZapSign e a HubSpot
A integração de plataformas é uma estratégia fundamental para superar os desafios de monitoramento de assinaturas digitais. Um exemplo notável é a combinação das funcionalidades da ZapSign com a HubSpot, que oferece uma solução robusta e eficiente para gerenciar o status de documentos digitais.
A ZapSign é uma plataforma especializada em assinaturas digitais que proporciona uma forma simples, segura e legalmente válida de obter assinaturas em documentos digitais. Sua interface intuitiva e suas funcionalidades abrangentes permitem que empresas de todos os portes simplifiquem seus processos de assinatura, reduzindo a necessidade de papel e agilizando a formalização de contratos e acordos.
Já o HubSpot é uma plataforma amplamente reconhecida por suas capacidades de CRM (Customer Relationship Management) e automação de marketing. Ele permite que as empresas gerenciem suas interações com clientes e leads de maneira centralizada, melhorando a eficiência e a personalização das comunicações.
A integração entre a ZapSign e a HubSpot permite que documentos sejam enviados automaticamente para assinatura a partir de gatilhos configurados no HubSpot. Assim, a necessidade de ações manuais repetitivas é facilmente eliminada, reduzindo expressivamente a chance de erros operacionais.
O status das assinaturas pode ser acompanhado diretamente no HubSpot, permitindo que equipes de vendas, atendimento e operações saibam exatamente em que etapa cada documento se encontra. A integração permite configurar notificações automáticas para lembrar signatários sobre documentos pendentes e alertar as equipes internas sobre a conclusão ou atrasos nas assinaturas.
Todas as informações relacionadas a documentos e suas assinaturas ficam centralizadas em um único sistema, facilitando a consulta e o gerenciamento. Com os dados integrados, é possível gerar relatórios detalhados sobre o desempenho do processo de assinatura, identificando gargalos e oportunidades de melhoria.
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Como criar e enviar um documento para assinatura digital diretamente da HubSpot
A integração entre a ZapSign e a HubSpot facilita significativamente o processo de criação e envio de documentos para assinatura digital. Essa sinergia resultante dessa integração é capaz de simplificar o fluxo de trabalho, na mesma medida em que garante visibilidade e controle total em tempo real sobre o status das assinaturas.
A seguir, detalhamos como utilizar essa integração para otimizar seus processos.
1. Configuração da integração
Antes de criar e enviar documentos, é essencial configurar a integração entre entre a ZapSign e a HubSpot. Siga os passos abaixo.
Faça login na sua conta do HubSpot e vá até o Marketplace de integrações. Busque pela integração com a ZapSign, selecione-a e siga as instruções para conectar as duas contas, fornecendo as credenciais necessárias e autorizando o acesso.
2. Criação do documento
Com a integração configurada, você pode começar a criar documentos diretamente do HubSpot. No painel do HubSpot, navegue até a seção de documentos ou área de vendas onde deseja criar o documento.
Clique em “Criar novo documento” e selecione o tipo de documento que deseja criar (contrato, proposta, etc.). Preencha os detalhes do documento, incluindo título, conteúdo, partes envolvidas e campos para assinatura.
Utilize as ferramentas de edição do HubSpot para personalizar o documento conforme necessário. Adicione campos de texto, assinaturas e outros elementos interativos.
3. Envio do documento
Após a criação, o próximo passo é enviar o documento para assinatura. Escolha os contatos que devem assinar o documento. Graças à integração, você pode selecionar diretamente da sua base de dados no HubSpot.
Escreva a mensagem que será enviada junto com o documento. Inclua instruções claras sobre o processo de assinatura. Clique em “Enviar” para despachar o documento. A partir daqui, a ZapSign cuidará da distribuição e gestão das assinaturas digitais.
4. Monitoramento em tempo real
Uma das maiores vantagens da integração é a capacidade de monitorar o status das assinaturas em tempo real. No HubSpot, acesse o painel de controle da integração com a ZapSign. e visualize o status de cada documento enviado. Você verá quem já assinou, quem ainda precisa assinar e quaisquer documentos que estejam pendentes.
Configure notificações automáticas para lembrar os signatários sobre documentos pendentes ou para alertar sua equipe sobre a conclusão de assinaturas.
5. Relatórios e análises
A integração entre a ZapSign e a HubSpot também oferece recursos avançados de relatórios e análises. Use as ferramentas de relatórios do HubSpot para gerar análises detalhadas sobre o desempenho dos seus processos de assinatura.
Identifique onde estão os gargalos no processo de assinatura e tome medidas para resolvê-los. Utilize os insights dos relatórios para melhorar continuamente seus processos de assinatura e aumentar a eficiência operacional.
Automação de documento com assinatura digital com a ZapSign
Utilizar os modelos pré-definidos da ZapSign permite padronizar documentos, reduzir erros e acelerar significativamente o processo de assinatura. A partir do dashboard da ZapSign, você pode entrar na área de modelos de documentos, adicionar os campos necessários, personalizar conforme o tipo de documento e salvar com o nome que você quiser.
Com a integração configurada, você pode ir até a HubSpot e importar os modelos da ZapSign para usá-los diretamente. Quando precisar criar um documento no HubSpot, é só selecionar um modelo da ZapSign e preencher apenas as informações variáveis, economizando tempo e garantindo consistência
O documento pode ser enviado pela HubSpot, usando o fluxo automatizado. A integração garante que o documento siga o processo padrão da ZapSign para assinaturas. Assim, o status pode ser monitorado diretamente no HubSpot, garantindo visibilidade e controle total.
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Benefícios da integração entre a ZapSign e a HubSpot
A integração entre ZapSign e HubSpot oferece uma série de benefícios significativos para acelerar o processo de vendas e melhorar a gestão de leads, proporcionando uma solução robusta e eficiente para empresas que buscam otimizar seus processos comerciais.
Aceleração do ciclo de vendas
A principal vantagem da integração entre ambas as plataformas está na aceleração do ciclo de vendas. Com os modelos predefinidos de documentos na ZapSign, o processo de criação e envio de contratos, propostas e outros documentos é automatizado e simplificado.
Isso reduz drasticamente o tempo necessário para formalizar acordos, pois os documentos são gerados e enviados com apenas alguns cliques, sem a necessidade de preenchimento manual ou correção de erros.
Consistência e precisão
O uso de modelos pré-configurados garante consistência e precisão, eliminando a possibilidade de erros humanos e garantindo que todos os documentos estejam em conformidade com os padrões da empresa.
Monitoramento em tempo real
A integração entre ZapSign e HubSpot permite também o monitoramento em tempo real do status das assinaturas. As equipes de vendas podem acompanhar facilmente quem já assinou, quem ainda está pendente e o andamento geral dos documentos.
Gestão ágil de contratos e propostas
Esse nível de visibilidade e controle acelera a tomada de decisões e permite uma gestão mais ágil dos contratos e propostas, reduzindo o tempo de fechamento e aumentando a eficiência do processo de vendas.
Aprimoramento da gestão de leads
A gestão de leads é aprimorada de forma significativa com a integração entre ZapSign e HubSpot. Ao centralizar todas as interações e documentos relacionados em um único sistema, a integração facilita o acompanhamento e a personalização do atendimento.
Organização e acessibilidade das informações
As informações dos leads são mantidas organizadas e acessíveis, o que permite uma abordagem mais direcionada e eficiente. As equipes de vendas podem visualizar rapidamente o histórico de interações, o status dos documentos e as atualizações recentes, permitindo um atendimento mais rápido e informado.
Sincronização fluida de dados
Outra vantagem oferecida pela integração entre as duas ferramentas está na sincronização fluida entre os dados de vendas e as informações de cada documento assinado em âmbito digital. Quando um lead avança para a fase de formalização, os documentos necessários podem ser gerados e enviados automaticamente, e o status de cada documento é atualizado em tempo real no HubSpot.
Economia de tempo e registro das etapas
Essa funcionalidade é um instrumento vital para a economia de tempo, além de contribuir para que todas as etapas do processo de vendas estejam devidamente registradas e acessíveis para análise e relatórios.
Como pôde ver ao longo deste artigo, a integração entre ZapSign e HubSpot representa uma solução poderosa para empresas que buscam otimizar seus processos de assinatura digital e gestão de documentos. Com monitoramento em tempo real, automatização de tarefas e centralização de informações, as empresas ganham eficiência, precisão e controle.
Essa combinação reduz a burocracia, melhora a gestão de leads e acelera o ciclo de vendas, proporcionando uma vantagem competitiva significativa no mercado. Quer aplicá-la na sua empresa? Então, clique aqui para começar agora!