Para toda e qualquer empresa, fechar a maior quantidade possível de negócios é um objetivo também um grande desafio. A assinatura de contratos é uma ação decisiva para que esses negócios sejam fechados com clareza, segurança e rapidez. Por isso, é importante decidir entre fazer assinatura digital ou manual.
A Indústria 4.0, que hoje se encontra em processo de vertiginosa expansão, implica que as principais empresas atuantes no mercado movam diversos esforços no sentido de seguir os avanços tecnológicos e a modernizar os seus processos de gestão interna.
Tal fenômeno não surpreende tanto, uma vez que tanto a qualidade dos serviços prestados quanto a percepção de uma marca por parte do público são extremamente beneficiados pela aquisição de ferramentas diferenciadas e estratégicas de gestão e execução das atividades pertinentes a um determinado negócio.
Dentro do atual contexto, em que o âmbito digital se faz cada vez mais relevante, destaca-se a adoção de uma série de novos recursos para a condução dos processos de gestão de documentos das organizações das mais diversas áreas.
Frequentemente, a internet vem sendo usada como o principal meio de acesso e compartilhamento de informações relevantes para as organizações, como, por exemplo, registros bancários, relatórios financeiros, contratos contendo dados sigilosos do cliente, dentre muitas outras.
E, neste ritmo, em que os documentos digitais se tornam cada vez mais presentes, afinal, é flagrante a necessidade das empresas de manter a sintonia com essas novas dinâmicas de mercado.
Nesse sentido, a assinatura digital se faz uma ferramenta indispensável para que o processo de gestão documental ocorra em sintonia com esta nova realidade que se descortina.
Entretanto, mesmo entre empresas consolidadas e já em processo de digitalização, as assinaturas manuais não foram totalmente substituídas.
Por isso, preparamos este artigo sobre o assunto. Ao longo da leitura, você poderá compreender as principais diferenças entre assinatura manual e digital, de forma a decidir sobre qual das duas utilizar. Vamos lá?
O que é assinatura (manual ou digital)?
Para definir o conceito de assinatura, é preciso olhar para trás e compreender que a relação entre a sociedade e os documentos tem sido um fator constante desde os tempos mais antigos.
Independente do formato ser físico ou digital, a sociedade lida com documentos o tempo todo. Sua presença pelo momento em que nascemos, quando é emitida a certidão de nascimento, e chegando ao momento em que morremos, quando se emite a certidão de óbito.
No fim das contas, a verdade é que todos os fatos e eventos de maior relevância em nossas vidas precisam ser devidamente registrados, a fim de se tornarem virtualmente incontestáveis.
Posto isso, podemos afirmar que, assim como documentos são mecanismos de registro formal da ocorrência de um determinado evento, as assinaturas são o principal dispositivo de validação de um documento, uma vez que a subscrição das partes envolvidas atesta seu assentimento para com os termos nele dispostos.
No cenário corporativo, os documentos são elementos especialmente recorrentes, visto que o dia a dia de qualquer companhia apresenta uma série de atividades, o que exige uma total atenção a dados de suma importância, como:
- processos correntes;
- feedbacks dos clientes;
- tendências do mercado;
- comportamento da concorrência;
- dados importantes, como CPFs e CNPJs.
Sendo assim, para que a ordem e a funcionalidade dessas atividades seja mantida, é necessário que tudo seja devidamente documentado.
Por muito tempo, a regra foi lidar com documentos físicos, ou seja, arquivos em papel que atestam a legitimidade de seu próprio conteúdo.
Com as recentes e crescentes evoluções tecnológicas, documentos digitais vêm sendo cada vez mais adotados nos mais diversos processos ao redor do planeta, impactando fortemente o cenário administrativo mundial.
Logo, se pode concluir que, no mundo corporativo, a revolução tecnológica chega para influenciar positivamente as posturas e as mentalidades das empresas, no sentido de atualizar e modernizar suas práticas em prol de um desempenho aprimorado.
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Quais são as principais diferenças entre assinatura digital e manual?
A era digital introduziu uma ampla gama de ferramentas e tecnologias no ambiente corporativo, revolucionando a forma como as empresas operam.
Exemplos notáveis incluem softwares de gestão avançada, inteligência artificial e soluções de armazenamento em nuvem. Esses recursos eletrônicos, hoje amplamente disponíveis, têm um impacto significativo no processo de gestão documental das empresas.
Com a implementação de legislações como a Medida Provisória da Assinatura Digital e a Lei 12.682/2012 no Brasil, que regulam a digitalização e o armazenamento de documentos públicos e privados, uma grande quantidade de documentos importantes, como notas fiscais eletrônicas, processos judiciais e declarações de Imposto de Renda, agora circula predominantemente em meios digitais.
Apesar desse avanço na documentação digital, muitas empresas ainda mantêm a prática de gerenciar documentos em formato físico e utilizam a assinatura manual. Isso ocorre mesmo com a crescente familiaridade com documentos e assinaturas digitais, que ainda são novidades para algumas organizações.
Para esclarecer dúvidas e ajudar na escolha entre assinaturas digitais e manuais, destacamos as principais diferenças entre elas a seguir.
Acessibilidade
Uma das principais diferenças entre assinatura e manual a se observar diz respeito ao acesso à documentação.
Enquanto a documentação tradicional requer que todas as partes se encontrem no mesmo lugar, documentos assinados em âmbito digital levam vantagem por permitir que os signatários realizem a assinatura de qualquer lugar em que estejam localizados.
Assim, a firma ocorre a partir de algum dispositivo conectado à internet, como um computador ou telefone celular – o que representa uma enorme praticidade, podendo ser feita até mesmo por meio de recursos simples e populares, como o Microsoft Word.
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Armazenamento
Em consonância com o ítem anterior, vale a pena destacar a questão do armazenamento dos arquivos. Aqueles que são assinados manualmente requerem espaço físico para serem armazenados.
Documentos e contratos digitais, por outro lado, são salvos em HDs, pendrives e nuvem, o que, além de favorecer a já citada acessibilidade, também ajuda a preservar a vida útil do documento, uma vez que documentos físicos estão sujeitos a sofrer desgaste, devido à ação do tempo.
Esse ponto é extremamente vantajoso, principalmente se considerarmos que a redução de gastos com materiais de impressão, mobília e eventuais despesas com transporte não apenas favorece as contas da empresa, como também representa uma solução eficiente sob o ponto de vista da sustentabilidade.
Trata-se de um fator essencial, e que vem sendo cada vez mais considerado por grande parte das empresas à frente do mercado, visto que a questão ambiental exerce um impacto cada vez mais relevante nos mais diversos setores da sociedade.
Por esse motivo, hoje, as principais companhias do mercado buscam atentamente se manter em sintonia com os conceitos de investimento ESG (Environmental, Social and Governance), que consideram a relevância dos mais diversos aspectos ambientais, sociais e de governança corporativa na gestão de seus processos.
Otimização dos procedimentos
As diferenças entre assinatura digital e manual não param por aí: considerá-las também é extremamente relevante sob o ponto de vista da otimização dos processos.
É um fato constatado que a assinatura digital de documentos promove maiores níveis de produtividade a qualquer organização.
Afinal, as já citadas facilidades de acesso, redução de gastos financeiros e de tempo permitem que os profissionais possam dedicar seu tempo a outras atividades mais relevantes dentro da empresa, como atendimento, marketing e outras – sem contar que, quanto mais leve o trabalho, maior o grau de satisfação e motivação por parte dos integrantes da equipe.
Por esse motivo, podemos afirmar categoricamente que a automação da documentação torna todos os processos mais rápidos e flexíveis, enquanto assinaturas digitais demandam um longo, moroso e atravancado processo.
Após analisar todos esses pormenores, podemos facilmente concluir que a assinatura digital carrega consigo uma série de vantagens sobre a assinatura manual, e que é uma questão de pouco tempo até que todas as empresas se adaptem a essa nova tendência, e que sua prática esteja 100% difundida no mercado.
Vale destacar que, independente de qual modelo de assinatura será adotado pelo seu negócio, o importante é se certificar de sempre manter os seus arquivos armazenados em um espaço seguro – quer falemos do âmbito físico, quer falemos do âmbito digital.
No caso dos documentos com assinatura digital, isso não costuma ser um problema, já que há diversas empresas especializadas em fornecer esse serviço de solução em gestão de documentos.
Uma vez que os documentos físicos sejam arquivados corretamente, eles podem ser facilmente acessados quando realmente necessário, enquanto as cópias digitais são disponibilizadas entre os membros da equipe, para serem utilizados durante suas rotinas de trabalho.
Agora que você conhece a fundo a diferença entre assinatura digital e manual, não haverá grandes dificuldades para implementar a solução mais adequada para o seu negócio.
Como destacamos a importância da segurança da sua documentação, aproveitamos a oportunidade e lhe convidamos a aprimorar os seus conhecimentos nos assunto ao conferir nosso artigo sobre como validar uma assinatura digital!