Um erro em assinatura digital pode ocorrer quando o arquivo está corrompido, foi modificado após a assinatura, apresenta problemas no certificado ou na cadeia de confiança, não contém uma assinatura eletrônica reconhecida ou não fornece elementos técnicos suficientes para uma conclusão. O primeiro passo é validar o arquivo eletrônico original e consultar o relatório técnico antes de presumir que o documento perdeu sua validade.
No Brasil, o VALIDAR, serviço gratuito mantido pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), pode conferir assinaturas eletrônicas qualificadas ICP-Brasil e avançadas GOV.BR, apresentando os resultados Aprovada, Indeterminada ou Reprovada.
Neste artigo, mostramos 10 situações que costumam provocar erros, dúvidas ou perda de evidências em documentos assinados e explicamos o que fazer em cada caso.
Resumo
- Quais são as principais causas de erro em assinatura digital.
- Como interpretar Aprovada, Indeterminada e Reprovada no VALIDAR.
- Por que impressão, digitalização e alteração de arquivos exigem cuidados diferentes.
- Como lidar com certificados expirados ou cadeias não reconhecidas.
- Por que imagem de assinatura não equivale a uma assinatura digital criptográfica.
- Como preservar o arquivo original e as evidências do processo.
O que pode causar erro em assinatura digital?
Uma assinatura digital utiliza criptografia para relacionar uma assinatura a determinado conteúdo e permitir sua verificação posterior. No contexto da ICP-Brasil, ela utiliza certificado digital e uma cadeia de confiança regulamentada.
A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira e estabeleceu efeitos jurídicos para documentos eletrônicos assinados no âmbito da ICP-Brasil, sem excluir outros meios de comprovação de autoria e integridade admitidos pelas partes ou pelo destinatário.
A Lei nº 14.063/2020 também diferencia assinaturas eletrônicas simples, avançadas e qualificadas. A qualificada utiliza certificado ICP-Brasil, enquanto as demais podem empregar outros meios de identificação e produção de evidências.
Por isso, nem todo “erro em assinatura digital” significa a mesma coisa. Pode existir uma falha criptográfica real, uma limitação do software de validação, uma incompatibilidade de formato, ausência de dados suficientes ou simplesmente uma confusão entre assinatura digital e uma representação visual de assinatura.
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10 erros em assinatura digital e como corrigir
Os exemplos a seguir misturam erros técnicos, práticas que causam perda de evidências e equívocos comuns sobre o funcionamento das assinaturas digitais. Nem todos tornam automaticamente um negócio jurídico inválido, mas podem dificultar a comprovação, a validação ou o tratamento correto do documento.
1. Confundir rubrica ou imagem com assinatura digital
Muitas pessoas transportam para o ambiente eletrônico o hábito de rubricar cada página e inserem uma imagem de rubrica ou assinatura manuscrita no PDF.
Uma imagem pode servir como elemento visual ou integrar um conjunto mais amplo de evidências, dependendo do contexto, mas ela não constitui, sozinha, uma assinatura digital criptográfica verificável.
Isso significa que um validador como o VALIDAR não reconhecerá uma simples imagem como assinatura eletrônica ICP-Brasil ou GOV.BR.
Como evitar: utilize um processo de assinatura que registre efetivamente a manifestação do signatário e produza as evidências exigidas pelo nível de risco da operação. Quando for necessária assinatura qualificada, use certificado ICP-Brasil.
2. Repetir assinaturas sem necessidade
Assinar várias vezes o mesmo documento não torna a assinatura inválida por si só. Existem inclusive documentos legitimamente assinados diversas vezes por uma ou várias pessoas.
O problema surge quando novas assinaturas são adicionadas sem um fluxo claro, principalmente se versões diferentes do arquivo começam a circular entre os participantes.
Como evitar: configure previamente quem precisa assinar, em qual ordem e sobre qual versão do documento. Se uma única assinatura é suficiente para aquele fluxo, não há necessidade de reproduzir no meio digital o hábito de rubricar todas as páginas.
3. Imprimir ou gerar outro PDF e perder a assinatura verificável
Imprimir um documento assinado digitalmente não invalida o arquivo eletrônico original. O problema é que o papel não carrega automaticamente a estrutura criptográfica incorporada ao arquivo.
O mesmo pode acontecer quando alguém abre um documento assinado e utiliza “Imprimir como PDF” para criar um novo arquivo. Esse novo PDF normalmente é outra representação e pode não conter as assinaturas eletrônicas do original.
Como evitar: preserve e compartilhe o arquivo eletrônico original. Quando for necessário utilizar uma representação física, mantenha também a versão digital verificável ou use mecanismos próprios, como QR Code compatível, quando existentes.
4. Criar uma nova versão do documento para coletar outras assinaturas
Gerar uma segunda versão não invalida retroativamente a assinatura existente no primeiro arquivo. Entretanto, a assinatura anterior continua vinculada ao conteúdo sobre o qual foi originalmente produzida.
Se uma nova versão apresenta conteúdo diferente, ela não deve ser tratada como se carregasse automaticamente as assinaturas existentes na versão anterior.
Como evitar: sempre que possível, inclua todos os participantes necessários no mesmo fluxo e preserve a versão assinada. Se o conteúdo precisar mudar, avalie a necessidade de um novo processo de assinatura.
5. Ignorar a ordem definida para as assinaturas
A sequência dos signatários não é uma exigência universal para a validade de todos os documentos. Entretanto, pode ser uma regra importante do próprio processo de negócio.
Em uma aprovação interna, por exemplo, a empresa pode exigir que um gestor aprove antes de o documento chegar ao cliente. Se o software não respeitar essa regra, o problema é de governança do fluxo — e pode gerar efeitos jurídicos ou operacionais conforme o caso.
Como evitar: utilize controle de ordem quando o procedimento exigir uma sequência e teste o comportamento do fluxo antes de colocá-lo em produção.
6. Escolher uma plataforma sem evidências suficientes
Não é correto afirmar que toda plataforma precisa obrigatoriamente usar ICP-Brasil para produzir uma assinatura juridicamente utilizável. A legislação brasileira também admite assinaturas eletrônicas simples e avançadas.
O problema é utilizar um processo que não produz evidências compatíveis com o risco, as exigências legais ou as necessidades do destinatário.
Como evitar: avalie se a solução registra identidade, manifestação de vontade, integridade, eventos e outros elementos importantes para sua operação. Se a legislação exigir assinatura qualificada, confirme o uso de certificado ICP-Brasil.
Desde o início da ZapSign, eu tenho uma preocupação recorrente com esse equilíbrio: assinatura eletrônica precisa ser juridicamente sólida, mas não deveria se tornar difícil só para parecer mais segura. A camada de confiança tem que ser proporcional ao risco do processo.
7. Tratar uma imagem de assinatura como prova criptográfica
A inserção manual de uma imagem de assinatura manuscrita é facilmente copiável e não contém, por si só, os mecanismos técnicos de uma assinatura digital.
Isso não significa que uma imagem seja juridicamente inexistente em todo e qualquer contexto: ela pode compor um conjunto probatório. O ponto é que não deve ser confundida com uma autenticação digital ou com uma assinatura criptográfica verificável.
Como evitar: prefira fluxos eletrônicos que permitam identificar o signatário e preservar evidências do processo em vez de simplesmente colar uma imagem no arquivo.
8. Compartilhar ou usar incorretamente o certificado digital
A chave privada associada ao certificado é um elemento crítico da assinatura digital. Compartilhar senhas, tokens, arquivos de certificado ou outros meios de uso indevido pode comprometer a confiabilidade das assinaturas produzidas.
Também é inadequado manter credenciais sem proteção em computadores compartilhados ou permitir que terceiros assinem indiscriminadamente utilizando o certificado de outra pessoa.
Como evitar: mantenha a chave privada e suas credenciais protegidas, siga as políticas da Autoridade Certificadora e revogue o certificado rapidamente caso exista suspeita de comprometimento.
9. Não validar o arquivo quando a assinatura precisa ser conferida
Em documentos relevantes recebidos de terceiros, confiar apenas na aparência da assinatura pode ser insuficiente.
Uma assinatura criptográfica pode existir sem um desenho visível no documento, enquanto um selo visual pode existir sem uma assinatura válida por trás dele.
Como evitar: utilize o VALIDAR ou outra ferramenta compatível com a modalidade de assinatura. O serviço oficial do ITI analisa assinaturas eletrônicas qualificadas ICP-Brasil e avançadas GOV.BR.
10. Descartar o histórico e as demais evidências do processo
Uma assinatura digital baseada em certificado pode ser verificada criptograficamente mesmo sem um relatório de atividades produzido por uma plataforma. Ainda assim, em muitos fluxos empresariais, informações complementares reforçam a capacidade de reconstruir o processo.
Eventos de envio, visualização, autenticação, aceite, IP, data, hora e ordem de signatários podem ser importantes, principalmente nas assinaturas eletrônicas simples e avançadas.
Como evitar: preserve o documento final e os registros pertinentes ao processo conforme as necessidades jurídicas, operacionais e de privacidade da organização.
O que significa erro no VALIDAR do ITI?
O VALIDAR não apresenta somente uma resposta binária de “válida” ou “inválida”. Uma assinatura submetida ao serviço pode aparecer como Aprovada, Indeterminada ou Reprovada.
| Resultado ou mensagem | O que pode significar | O que fazer |
|---|---|---|
| Aprovada | A assinatura analisada está em conformidade com a regulamentação aplicável | Conferir os dados do relatório e do signatário |
| Indeterminada | Não existem informações suficientes para concluir pela conformidade ou inconformidade | Abrir o Relatório de Conformidade e identificar o componente problemático |
| Reprovada | A assinatura não mantém conformidade com os requisitos analisados | Consultar as inconformidades indicadas antes de aceitar o arquivo |
| Documento sem assinatura ou assinatura corrompida | O serviço não localizou uma assinatura compatível ou a estrutura está danificada | Solicitar o arquivo eletrônico original ao emissor |
| Formato não suportado | O arquivo submetido não pôde ser processado no formato apresentado | Utilizar o documento original em formato compatível |
| QR Code com erro | O código não segue o fluxo esperado pelo serviço | Verificar a origem ou solicitar novo documento ao emissor |
| API fora do ar | Indisponibilidade temporária do serviço | Tentar novamente e, se persistir, utilizar o atendimento oficial |
O resultado do VALIDAR deve ser interpretado junto com o Relatório de Conformidade. Ele reúne informações mais detalhadas sobre o arquivo, suas assinaturas e os componentes que apresentaram falha ou inconformidade.
Também é importante lembrar que o VALIDAR confere a assinatura e sua conformidade técnica. Ele não comprova que todas as declarações escritas no documento são verdadeiras nem decide, sozinho, a validade de todo o negócio jurídico.
Por que uma assinatura aparece como Indeterminada?
“Indeterminada” não é sinônimo de fraude nem significa necessariamente que a assinatura tenha sido falsificada.
Segundo o ITI, esse resultado indica que não existem informações suficientes para afirmar se a assinatura está ou não em conformidade com a regulamentação aplicável.
Em documentos PDF, um motivo conhecido é a ausência dos mecanismos DocMDP ou FieldMDP, usados pelo VALIDAR para analisar determinadas modificações incrementais.
Se o software utilizado na assinatura não implementar adequadamente esses mecanismos, o serviço pode não conseguir concluir se o PDF sofreu modificações posteriores e classificá-lo como Indeterminado.
Nesses casos, consulte o Relatório de Conformidade e, quando a mensagem indicar especificamente ausência de DocMDP ou FieldMDP, o próprio ITI recomenda que o responsável pelo processo volte a assinar o documento com software adequado e faça nova submissão.
Certificado expirado gera erro na assinatura digital?
Não necessariamente. A data de expiração observada hoje não deve ser usada isoladamente para decidir se uma assinatura feita anteriormente era válida.
Na validação de assinaturas digitais, é relevante determinar a situação do certificado na referência temporal aplicável à assinatura.
Um carimbo do tempo emitido por uma Autoridade de Carimbo do Tempo confiável pode produzir uma evidência temporal de que a assinatura ou determinada informação já existia naquele instante.
Isso é particularmente útil quando o certificado já expirou no momento em que alguém tenta validar o documento meses ou anos depois.
Não significa, porém, que o carimbo do tempo seja obrigatório para toda assinatura ICP-Brasil. A regulamentação prevê assinaturas válidas com ou sem ele, embora a referência temporal possa facilitar determinadas verificações posteriores.
Eu vejo esse tipo de situação como um bom exemplo de por que confiança digital não pode depender apenas de um elemento isolado. Certificado, integridade, identidade, referência temporal e histórico são peças diferentes que, quando necessárias, ajudam a reconstruir o que realmente aconteceu no processo.
Documento alterado depois da assinatura fica inválido?
A assinatura digital está matematicamente associada ao conteúdo protegido. Alterações incompatíveis com a assinatura podem, portanto, ser identificadas na validação e comprometer sua conformidade.
Isso não significa que todo PDF fique tecnicamente impossível de editar depois de assinado. Alguns formatos e políticas permitem determinadas modificações incrementais, e é justamente por isso que mecanismos como DocMDP e FieldMDP são relevantes para a análise.
Se uma alteração for detectada, consulte o relatório para entender se ela comprometeu a assinatura e, quando necessário, recupere a versão original ou faça um novo processo de assinatura.
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Como corrigir erro em assinatura digital passo a passo?
- Recupere o arquivo eletrônico original. Evite validar fotografia, digitalização ou PDF criado a partir da impressão do documento assinado.
- Acesse o VALIDAR do ITI quando a assinatura for de modalidade compatível.
- Envie o documento. O serviço aceita upload, URL e QR Code conforme o tipo de documento e assinatura.
- Observe o status: Aprovada, Reprovada ou Indeterminada.
- Abra o Relatório de Conformidade e identifique exatamente qual componente gerou o alerta.
- Verifique o certificado e a cadeia de confiança, incluindo eventuais alertas de expiração, revogação ou ausência de informações.
- Analise a integridade do documento e os avisos relacionados a modificações.
- Procure o emissor ou fornecedor se a correção depender da geração de novo arquivo ou de nova assinatura.
Como evitar erro em assinatura digital?
A prevenção começa com uma distinção simples: nem todo documento exige a mesma modalidade de assinatura.
Uma assinatura eletrônica simples pode ser suficiente para alguns processos, enquanto outros exigem evidências adicionais, assinatura avançada ou certificado ICP-Brasil.
Algumas boas práticas são:
- escolher a modalidade de assinatura de acordo com o risco e a exigência jurídica;
- proteger chaves privadas, tokens e credenciais;
- preservar o arquivo eletrônico original;
- evitar alterações no documento depois de concluído o processo;
- guardar relatórios e evidências importantes do fluxo;
- validar documentos recebidos quando o contexto exigir conferência adicional;
- utilizar ferramentas capazes de produzir evidências adequadas e exportáveis.
A validade jurídica também não depende apenas de “ter um certificado”. Um negócio pode estar sujeito a requisitos relacionados à capacidade das partes, ao conteúdo, à forma exigida em lei e a outras circunstâncias que não são resolvidas pela tecnologia de assinatura.
Plataformas como a ZapSign permitem estruturar fluxos de assinatura, registrar eventos e trabalhar com diferentes recursos de autenticação conforme a necessidade da operação.
A melhor configuração é aquela que produz evidências suficientes para o risco envolvido sem criar etapas desnecessárias para o signatário.
Se você busca uma solução para criar e acompanhar esses processos, conheça a ZapSign e veja como assinar documentos eletronicamente.
Perguntas frequentes sobre erro em assinatura digital
As causas incluem arquivo corrompido ou alterado, problemas no certificado ou cadeia de confiança, assinatura não reconhecida, formato inadequado ou ausência de informações suficientes para a validação.
Valide o arquivo eletrônico original, consulte o Relatório de Conformidade e identifique a falha. Dependendo do resultado, pode ser necessário solicitar nova assinatura ou novo arquivo.
Significa que os elementos disponíveis não permitem concluir se a assinatura está ou não em conformidade. O Relatório de Conformidade ajuda a identificar a causa.
Não automaticamente. É necessário analisar a situação do certificado na referência temporal relevante e as evidências existentes, como eventual carimbo do tempo.
Não invalida o arquivo eletrônico original. Porém, a impressão não preserva por si só os componentes criptográficos necessários para validar a assinatura existente no arquivo digital.
Não. Uma imagem pode servir como representação visual ou evidência contextual, mas não contém, sozinha, os elementos criptográficos de uma assinatura digital verificável.
Getúlio Santos é CEO da ZapSign, advogado, entusiasta de tecnologia e empreendedor.
