A organização de documentos é um processo-chave para o bom funcionamento de qualquer empresa, escritório ou instituição. À medida que os fluxos de informações aumentam — tanto no meio físico quanto no digital —, cresce também a necessidade de estabelecer critérios técnicos para a categorização e o armazenamento desses arquivos. E é nesse ponto que a escolha dos tipos de pastas se torna estratégica.
Uma pasta não é apenas um recipiente físico ou um diretório digital. Ela representa uma estrutura funcional que determina como a informação será acessada, preservada, protegida e compartilhada ao longo do tempo. Em tempos de LGPD, auditorias constantes e transformação digital acelerada, negligenciar esse aspecto pode resultar em perda de produtividade, riscos legais e aumento de custos operacionais.
A importância da padronização também se conecta à transparência e à capacidade de rastreamento. Quando a documentação está corretamente organizada desde a origem — seja ela uma pasta física sanfonada ou um diretório digital em nuvem —, os processos fluem melhor, os erros diminuem e os custos com retrabalho são reduzidos. E a digitalização segura reforça ainda mais esse cenário, como explicamos neste artigo.
Tipos de pastas físicas mais utilizados em empresas
As pastas físicas seguem padrões específicos de armazenamento, categorização e acesso. A seguir, destacamos os modelos mais comuns, suas aplicações práticas e recomendações de uso.
1. Pasta sanfonada
Ideal para organizar vários documentos separados por abas. Ela possui divisórias internas que facilitam o arquivamento por tema, data ou categoria. Muito usada por profissionais autônomos e departamentos que lidam com múltiplos projetos simultâneos, como o jurídico e o fiscal.
Recomendação de uso: armazenar notas fiscais, contratos de clientes, comprovantes mensais e documentos de viagens. A estrutura da sanfonada evita que papéis se misturem ou sejam extraviados, sendo ideal para fluxos contínuos de arquivamento. Em processos de assinatura em papel, é comum que documentos assinados manualmente sejam armazenados aqui antes de passarem por etapas de digitalização. Para entender por que isso pode ser evitado, confira nosso conteúdo sobre como funciona a assinatura digital.
2. Pasta catálogo
Com divisórias plásticas e espaços para inserção de etiquetas, a pasta catálogo é eficiente para arquivos de consulta rápida. Tem ampla aplicação em ambientes corporativos onde é necessário manter materiais de referência acessíveis.
Recomendação de uso: fichas cadastrais, currículos, catálogos de produtos e procedimentos operacionais. A padronização das divisórias é útil para auditorias, pois permite acessar rapidamente documentos separados por tema. Empresas que ainda não utilizam um processo digital padronizado para exibição e distribuição de arquivos impressos costumam usar a pasta catálogo como base física de consulta.
3. Pasta com grampo trilho (ou pasta polionda)
Bastante usada para documentos que não podem ser perfurados, pois mantém os papéis presos de forma segura sem danificá-los. O grampo central permite arquivamento sequencial.
Recomendação de uso: dossiês de funcionários, processos judiciais, históricos acadêmicos ou contratos assinados. Como esses documentos exigem autenticação ou conferência de páginas, manter a sequência física correta é vital. Em ambientes que adotam assinatura eletrônica com validade jurídica, esse tipo de pasta tende a ser menos utilizado — o que contribui para a redução de papel.
4. Pasta suspensa
Projetada para ser usada em arquivos deslizantes ou gavetas verticais, permite rápida localização e fácil remoção de documentos. Utiliza hastes de metal para manter a estabilidade.
Recomendação de uso: fichas de clientes, contas a pagar e receber, protocolos e registros internos. Ela oferece praticidade para manuseio e organização frequente, especialmente quando há atualização constante dos arquivos físicos. Quando há migração para ambientes digitais, esses documentos costumam ser transformados em PDF, seguindo normas como as do Decreto nº 10.278/2020.
5. Pasta L (plástica)
Modelo simples, em formato de envelope com abertura lateral, que protege o conteúdo contra poeira e manuseio excessivo. É econômica e muito comum em rotinas de escritório.
Recomendação de uso: apresentações, propostas comerciais, comunicados internos e ofícios. Esse modelo é indicado para documentos temporários que não exigem guarda por longos períodos. Para os documentos que serão armazenados digitalmente, o ideal é utilizar a digitalização com valor jurídico e incluir metadados para rastreamento.
6. Pasta com elástico
Semelhante à pasta L, mas com sistema de fechamento que permite maior segurança no transporte e na guarda de documentos soltos.
Recomendação de uso: contratos, certidões, propostas assinadas e documentos que precisam circular entre departamentos. Ideal para empresas que ainda mantêm processos híbridos e precisam garantir que os papéis não se percam ou sejam extraviados.
7. Pasta registradora (com alavanca)
Oferece excelente capacidade de armazenamento e é ideal para arquivos fixos e periódicos. O mecanismo de alavanca facilita a inserção e retirada de folhas.
Recomendação de uso: contabilidade, pastas de clientes, atas de reuniões e processos administrativos. Muito usada em arquivos permanentes. Empresas que usam modelos de contratos digitais tendem a reduzir significativamente a quantidade de documentos físicos armazenados nesse formato.
8. Arquivo morto
Não é uma pasta, mas um sistema de caixa usado para guardar pastas antigas e documentos inativos. É essencial em qualquer estrutura que precisa cumprir prazos legais de guarda documental.
Recomendação de uso: documentos fiscais, prontuários, processos encerrados e registros com prazo de retenção definido. Com o uso de carimbo de tempo em documentos digitais, a transição para o armazenamento eletrônico se torna ainda mais segura.
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Tipos de pastas digitais e boas práticas de organização
Com a digitalização dos processos, a estruturação adequada das pastas digitais tornou-se parte da governança documental. Mais do que uma organização estética, trata-se de uma necessidade operacional que garante rastreabilidade, segurança e produtividade. A automação e a adesão à assinatura digital em PDF são caminhos eficazes para isso.
9. Pastas por área ou setor
Dividir as pastas digitais por setor (financeiro, jurídico, RH, marketing etc.) é uma das práticas mais eficientes. Facilita a delegação de acessos e permite que cada time organize seus arquivos com autonomia.
Boas práticas:
- estabelecer nomenclaturas padrão: Ex: FIN_Contratos_2024;
- definir responsáveis por cada diretório;
- utilizar soluções que permitem assinaturas por setor, como a assinatura eletrônica por departamento.
10. Pastas por ano e mês
Muito comum em contabilidade, esse modelo prioriza a cronologia dos registros, facilitando consultas e auditorias. Permite arquivamento por datas e proporciona consistência ao longo do tempo.
Boas práticas:
- utilizar padrão ISO de datas (AAAA-MM);
- arquivar apenas versões finais (evitar duplicidades);
- implementar rotinas com assinatura digital em massa para contratos repetitivos
11. Pastas por cliente ou projeto
Em empresas que lidam com múltiplos clientes ou projetos simultâneos, esse formato garante que toda a documentação relevante fique agrupada em um só local.
Boas práticas:
- usar siglas padronizadas para nomear clientes;
- incluir subpastas: “propostas”, “contratos”, “reuniões”;
- organizar arquivos assinados usando um gerenciador de documentos digitais.
12. Pastas por tipo de documento
Modelo complementar aos anteriores, agrupa arquivos conforme sua natureza: contratos, apresentações, certidões, relatórios, etc.
Boas práticas:
- evitar misturar arquivos pessoais e profissionais;
- estabelecer periodicidade de revisão (mensal ou trimestral).
13. Pastas automatizadas via software
Soluções como Google Drive, Microsoft SharePoint e Dropbox Business permitem automação na criação e organização de pastas a partir de templates, otimizando o trabalho em equipe e a segurança da informação.
Boas práticas:
- utilizar permissões de acesso;
- integrar com sistemas de assinatura eletrônica como a ZapSign.
Quais são os melhores tipos de pastas para a sua empresa?
A escolha entre os diversos tipos de pastas — físicas ou digitais — depende do volume de documentos, da frequência de uso, do nível de confidencialidade e dos fluxos internos da sua organização. O importante é que, independentemente do modelo escolhido, exista um padrão claro, um responsável por sua manutenção e uma tecnologia que complemente a organização com segurança e agilidade.
Se a sua empresa ainda enfrenta desafios com arquivos dispersos, contratos impressos e desorganização digital, vale repensar os processos e investir em soluções completas como a ZapSign.
Afinal, a gestão documental é um ativo estratégico que protege dados, garante eficiência e melhora a performance da sua operação como um todo. Portanto, continue conosco e clique aqui para ver como a nossa plataforma beneficia a organização dos seus documentos eletrônicos!
