Na era digital, onde a eficiência e a praticidade são premissas essenciais, saber como enviar documentos em PDF se destaca como a espinha dorsal da gestão de documentos.
Afinal, a versatilidade, segurança e habilidade em preservar a formatação original o elevam à posição de escolha preferencial para o compartilhamento de informações cruciais em diversos setores. Contudo, quando se trata da formalização de acordos e contratos, a assinatura continua a desempenhar um papel crucial.
É nesse contexto dinâmico que as plataformas de assinatura digital ganham destaque, simplificando e agilizando integralmente o processo de assinatura de documentos em PDF. Se você já se questionou sobre como tornar esse procedimento mais eficiente, este artigo serve como guia definitivo.
Ao longo desta leitura, será possível adquirir insights valiosos sobre a importância do PDF, desmistificar o processo de assinatura digital e desvendar os passos simples para enviar documentos para assinatura por meio da plataforma ZapSign.
Como converter documentos para PDF, caso eles estejam em outro formato
A conversão de documentos para o formato PDF evoluiu para se tornar um requisito fundamental no âmbito do compartilhamento e preservação de informações. A necessidade de unificar documentos provenientes de formatos diversos, como Word, Excel ou imagens, em um arquivo PDF é uma demanda comum, e, felizmente, o processo para atingir esse objetivo é mais simples do que inicialmente se pode imaginar.
A centralização em um formato universal como o PDF não só assegura praticidade, mas também promove a compatibilidade e a integridade do conteúdo ao longo do tempo. Uma boa gestão de documentos, iniciada pela conversão para o formato PDF, é vital para a organização e preservação eficaz de dados importantes.
A seguir, apresentaremos passos simples para realizar a conversão de documentos para o formato PDF. Vale ressaltar que essa prática não apenas simplifica a manipulação de documentos digitais, mas também desempenha um papel crucial no gerenciamento eficiente de informações – evitando, assim, complicações desnecessárias decorrentes de uma gestão documental mal conduzida.
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Utilizando ferramentas online
Existem várias ferramentas online gratuitas que simplificam a conversão de documentos para PDF. Uma das opções mais populares é o SmallPDF. Basta acessar o site, escolher a opção “Word para PDF” ou a categoria correspondente ao tipo de documento que você possui, fazer o upload do arquivo e aguardar a conversão. Após o processo, você poderá baixar o novo arquivo PDF.
Microsoft Word
Ao utilizar o Microsoft Word, o caminho para a conversão é ainda mais descomplicado.
Inicie abrindo o documento no Word e dirija-se à aba “Arquivo”. A seguir, selecione a opção “Salvar Como” e opte por “PDF” no menu suspenso apresentado.
De maneira automática, o Word realizará a conversão do documento para o formato PDF, proporcionando a facilidade de salvar o arquivo final no local de sua escolha. Esse procedimento simplificado no Word destaca-se como uma solução eficaz e intuitiva para transformar seus documentos em PDF, garantindo praticidade e acessibilidade.
Google Docs
Para aqueles que utilizam o Google Docs, o processo de conversão é igualmente simples.
Basta abrir o documento no Google Docs, acessar o menu “Arquivo”, escolher a opção “Download” e, em seguida, selecionar “PDF Document (.pdf)”. De maneira rápida e eficiente, o arquivo será baixado no formato PDF, pronto para ser compartilhado ou armazenado.
Essa abordagem simples no Google Docs exemplifica a acessibilidade e a praticidade oferecidas por essa plataforma, permitindo que usuários convertam facilmente seus documentos para o formato universal PDF, facilitando a comunicação e compartilhamento de informações.
Softwares específicos
Para aqueles que têm preferência por softwares dedicados, existem várias opções que proporcionam a funcionalidade de conversão para o formato PDF. Destacam-se ferramentas como o Adobe Acrobat e o PDFCreator.
O processo é direto: após instalar o software escolhido, basta abrir o documento na aplicação e utilizar a opção de salvar ou exportar como PDF. Esses aplicativos oferecem um controle mais refinado sobre o processo de conversão, permitindo ajustes adicionais, se desejado, e garantindo uma transformação precisa e personalizada do documento para o formato PDF.
Essa flexibilidade torna essas ferramentas uma escolha valiosa para usuários que buscam uma abordagem mais especializada na conversão de documentos.
Ao seguir esses passos simples, você poderá converter seus documentos para o formato PDF com facilidade, garantindo assim a compatibilidade e a facilidade de compartilhamento em diversas plataformas e otimizando a gestão dos seus documentos digitais.
Experimente diferentes métodos e escolha o que melhor se adequa às suas necessidades e preferências.
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Como criar e enviar documento para assinatura na ZapSign
A seguir, apresentaremos um passo a passo detalhado para que você não tenha quaisquer dúvidas sobre o processo de criação e envio de documento para assinatura eletrônica pela plataforma da ZapSign.
1. Uma vez dentro de sua conta, toque no botão azul “Criar documento” no topo da tela e selecione o documento a ser assinado. Avance clicando em “continuar“.
2. Na etapa 2 do fluxo, preencha o nome de quem vai assinar e, se houver mais de uma pessoa, clique em “+ Signatário”.
Se desejar, ative o botão de “autenticação avançada” para completar com e-mail e telefone dos envolvidos:
Você também pode escolher quais autenticações serão aplicadas a eles no momento da assinatura, como selfie, foto do documento de identidade e código por SMS, por exemplo. Todas as formas de autenticação tem o mesmo valor legal, escolha aquelas que você e seu signatário se sentirem mais à vontade.
Dica: Saiba mais sobre cada uma das autenticações clicando aqui.
3. Toque em “Continuar“.
4. Na etapa 3 do fluxo, clique nos locais do documento que deseja posicionar os vistos e assinaturas de cada signatário (se necessário) e clique em “salvar“.
Agora é só copiar os links de assinatura e compartilhar com cada signatário por e-mail, WhatsApp ou algum outro canal de mensagens de sua preferência:
Se achar mais cômodo, a ZapSign pode enviar o documento por você, é só marcar o botão “ativar envio automático dos links” antes de finalizar.
Aproveite para inserir uma mensagem que será enviada no corpo do e-mail e definir outros ajustes como ordem das assinaturas e data limite de assinatura:
A ZapSign te avisará por e-mail sempre que alguém assinar o documento.
Lembrando também que os signatários não precisam ter uma conta na ZapSign: basta apenas que eles acessem o link de assinatura que você enviou.
Enviando vários documentos em um único link
Com a função envelope é possível enviar diversos documentos em lote. Tabelas, relatórios, anexos, tudo contido em um único link!
Veja como é fácil utilizá-lo:
1) Após inserir um documento na plataforma, você verá um botão redondo com símbolo de “+”.
2) Clique sobre ele e busque do seu dispositivo os documentos restantes que serão assinados em conjunto. Na etapa “Posicionar assinaturas“, será possível posicionar as assinaturas, como de costume, em qualquer uma das folhas dos documentos.
Os documentos dentro de um mesmo envio são contabilizados individualmente. Por exemplo, 3 documentos no mesmo envio consumirão 3 documentos do seu saldo (se possui plano limitado).
Ao acessar o link de assinatura, os signatários farão uma única assinatura que se aplicarão a todos os documentos. Cada documento poderá ser baixado separadamente.
Vale lembrar que esta função não permite segmentar o envelope, isto é, definir quais documentos deste envio cada signatário irá assinar. Uma vez adicionados os signatários, todos assinarão estes documentos. Para separar os signatários, portanto, é necessário realizar um novo envio.
Como alterar o documento sem precisar enviar um novo?
Se, por acaso, você já encaminhou o contrato para assinatura, mas houve alterações nas cláusulas ou o documento foi preenchido de maneira incorreta, é viável realizar a substituição do arquivo sem comprometer o envio original.
Importante ressaltar que essa possibilidade se restringe a documentos nos quais ainda não houve a assinatura de qualquer das partes. Caso contrário, será necessário realizar um novo envio, garantindo a integridade e validade do processo.
1. Faça login em sua conta e entre no documento em questão.
2. Toque sobre ícone de engrenagem do documento e escolha a opção “editar envelope“.
3. Toque no botão de X para remover o arquivo originalmente escolhido, depois toque em “Subir outro arquivo” e importe do computador a nova versão dele.
Você pode adicionar outros documentos, inclusive, para ser assinado junto com este.
4. Clique em “continuar” para posicionar as assinaturas e finalize na etapa 4 de envio, e pronto!
Lembrando que os links de assinatura se mantém os mesmos, você pode reenviá-los ou só pedir que o signatário atualize a página de assinatura dele.
Se você se interessou por todas essas facilidades que a plataforma da ZapSign oferece, te convidamos a clicar aqui e conhecer mais sobre como podemos te ajudar a organizar os seus documentos assinados digitalmente!
