A assinatura eletrônica tornou-se essencial para a validação de documentos, oferecendo conveniência e conformidade legal, sem a necessidade de deslocamentos ou impressões. Logo, a prática de assinar documentos no Google Docs vem se mostrando cada vez mais comum, especialmente com a crescente demanda por processos digitais ágeis e seguros.
Neste artigo, revelaremos como o Google Docs facilita esse processo ao permitir que os usuários assinem documentos de forma prática e eficiente, diretamente na plataforma.
Com uma interface intuitiva e integração com diversas ferramentas de assinatura, o Google Docs garante rapidez e simplicidade, tornando a gestão de documentos ainda mais acessível. Boa leitura!
Como configurar e assinar documento no Google Docs
A assinatura eletrônica permite que você crie documentos para assinatura e envie solicitações diretamente, tanto pelo Google Docs quanto Google Drive. Os signatários podem completar facilmente as informações requeridas para finalizar o processo de assinatura eletrônica. Para utilizar este recurso, é importante se atentar aos devidos termos e condições.
O recurso de assinatura eletrônica no Google Docs está disponível para usuários do Google Workspace. Contas do plano Workspace Individual já têm acesso, assim como contas dos planos Business Standard, Plus, e Enterprise (quando ativado pelo administrador).
Usuários do Workspace Individual também podem participar do acesso Beta para assinar PDFs. Caso não tenha um plano, você pode adquirir o Workspace Individual para acessar a funcionalidade e assinar seus documentos online.
Configurando signatários e campos de assinatura
Assinar documentos e contratos com o Google Docs é um processo intuitivo e acessível, ideal para quem busca praticidade no dia-a-dia – afinal de contas, essa ferramenta é pensada para facilitar o fluxo de trabalho, garantindo que mesmo quem não tem familiaridade com tecnologia consiga utilizá-la com eficiência.
Seguindo as etapas descritas abaixo, você conseguirá completar a assinatura de forma rápida e sem complicações. Acompanhe os passos e veja como é fácil gerenciar assinaturas eletrônicas diretamente no Google Docs.
Passo 1
Para acessar o painel de assinatura eletrônica no Google Docs, o primeiro passo é entrar em http://drive.google.com a partir do seu navegador. Em seguida, você pode criar um novo documento ou abrir um arquivo existente que precise de assinatura. No menu superior, clique em “Ferramentas” e selecione a opção “Assinatura eletrônica”.
Vale lembrar que essa funcionalidade está disponível apenas para usuários que possuem determinados tipos de conta no Google Workspace. Se sua conta for qualificada, você terá acesso a esse recurso de forma rápida e eficiente, agilizando o processo de coleta de assinaturas diretamente pelo Google Docs.
Passo 2
Se houver vários signatários, escolha o signatário desejado em “Inserir campos para”. Para atualizar a lista, clique em “Gerenciar signatários”, onde você pode adicionar até 10 signatários e atribuir rótulos para identificá-los no documento.
Não é necessário usar endereços de e-mail para rótulos até a etapa de envio, quando eles são associados a e-mails reais. Para facilitar a identificação, cada signatário é atribuído uma cor exclusiva, e todos os campos associados a um mesmo signatário são exibidos na mesma cor.
Passo 3
Para adicionar os campos ao documento, escolha entre as opções: assinatura, iniciais, nome, campo de texto ou data da assinatura. Basta arrastar os campos para o local desejado no documento.
É possível incluir até 200 campos por solicitação. Note que campos inseridos diretamente em PDFs não serão salvos, mas, se a solicitação for iniciada em um documento Google, você poderá reutilizá-lo como modelo para futuras assinaturas.
Passo 4
Após inserir o campo no documento, clique sobre ele para abrir um pop-up. Nele, você poderá visualizar e atualizar o signatário atribuído através do menu suspenso “Atribuído a”. Caso precise adicionar ou modificar signatários, basta clicar em “Gerenciar signatários” para ajustar a lista conforme necessário.
Ao utilizar o “Campo de texto”, você também pode incluir descrições adicionais, como “Cargo” ou “E-mail”, proporcionando maior clareza para os signatários ao preencherem suas informações. É possível também ajustar o tamanho da fonte, garantindo que o texto se adapte corretamente ao layout do documento.
Repita esse processo para inserir todos os signatários e seus respectivos campos de assinatura no documento, assegurando que cada campo esteja devidamente configurado e personalizado conforme as necessidades de cada signatário.
Passo 5
Depois de inserir todos os campos de assinatura no documento, localize o botão “Solicitar assinatura” que aparece no lado direito da tela. Esse botão estará disponível apenas para usuários que têm permissão de proprietário ou acesso de edição no documento, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam realizar essa ação.
Se você não possuir essas permissões, o botão não será exibido, mas, caso tenha, é só clicar para iniciar o processo de coleta de assinaturas. Esse simples passo ajuda a garantir a segurança e o controle do documento, enquanto facilita o fluxo de trabalho ao delegar assinaturas rapidamente.
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Passo 6
Ao gerar o arquivo PDF para assinatura, é importante adicionar um título que identifique claramente o documento. Esse título será utilizado tanto para organização interna quanto para facilitar o reconhecimento pelos signatários. Em seguida, insira o endereço de e-mail de cada signatário, garantindo que os destinatários corretos receberão a solicitação.
Para tornar a comunicação ainda mais personalizada e profissional, você tem a opção de adicionar uma mensagem personalizada ao e-mail de solicitação de assinatura. Esse texto pode servir para esclarecer o objetivo do documento, reforçar prazos ou incluir orientações adicionais, proporcionando uma experiência mais direta e eficiente para os signatários.
Passo 7
Na caixa de diálogo da solicitação de assinatura eletrônica, você tem a opção de definir a localização onde a trilha de auditoria será gerada e armazenada ao final do processo. A trilha de auditoria é um registro detalhado que documenta todas as etapas do processo de assinatura, incluindo quem assinou, quando e em que ordem, o que garante maior segurança e transparência.
Caso os termos de serviço sejam exibidos durante a solicitação, leia-os e aceite-os para seguir adiante com o processo. Essa etapa garante que você esteja de acordo com as condições de uso e políticas aplicáveis à solicitação de assinatura eletrônica, reforçando a conformidade legal e regulatória do procedimento.
Passo 8
Clique em “Pedir assinatura” para gerar um arquivo PDF do documento, que ficará disponível em “Meu Drive”. Os signatários receberão um e-mail com um link para acessar o documento. Após a solicitação, o PDF será bloqueado para edições até a conclusão das assinaturas, mas o arquivo original permanecerá desbloqueado.
Você pode reutilizar o documento para futuras solicitações, gerando novos PDFs. Para acompanhar o progresso, abra o PDF no Drive ou pelo link do e-mail e clique em “Ver detalhes”. Se precisar alterar ou cancelar a solicitação, selecione “Cancelar” e envie uma nova após modificar o documento original.
Passo 9
Acesse sua conta de e-mail e procure pela notificação relacionada à solicitação de assinatura eletrônica. No corpo do e-mail, você encontrará um link direto que leva ao documento que requer sua assinatura. Ao clicar nesse link, você será redirecionado automaticamente para a plataforma onde o documento está hospedado.
Lá, você poderá visualizar o documento completo e seguir as instruções para assinar de maneira rápida e segura. Este processo simplifica a assinatura ao garantir que você possa completar a tarefa sem precisar de passos adicionais ou login extra.
Passo 10
Preencha os campos de texto do documento, como “Cargo” e “E-mail”, clicando diretamente neles e inserindo as informações necessárias. Preencha também os campos coloridos que indicam onde você deve assinar. Uma caixa de diálogo será exibida, solicitando que você informe seu nome completo e iniciais para gerar a assinatura. Preencha essas informações e clique em “Adotar e assinar”.
Se o documento contiver múltiplos campos, você pode reutilizar as mesmas informações em diferentes seções para maior eficiência. Note que os campos designados para signatários que ainda não completaram a assinatura aparecerão esmaecidos, enquanto as assinaturas já concluídas serão visíveis no PDF, facilitando a visualização do progresso da assinatura.
Passo 11
Depois de preencher todos os campos obrigatórios no documento, clique em “Marcar como concluído” localizado no topo da página. Em seguida, você receberá uma notificação que informa o e-mail registrado, que ficará visível para qualquer pessoa com acesso ao PDF assinado.
Se você possui múltiplos endereços de e-mail associados à sua Conta do Google, o e-mail utilizado será aquele inserido pelo solicitante na solicitação. É importante revisar e aceitar os termos de serviço apresentados. Após isso, clique em “Concordar e continuar” para finalizar o processo e concluir sua assinatura eletrônica.
Como você pode perceber, o processo de assinar documentos com Google Docs demonstra simplicidade e eficiência, tornando-se uma solução prática para empresas e profissionais que desejam otimizar a assinatura de documentos, por eliminar a necessidade de processos físicos e agilizar as operações, melhorar a produtividade e reduzir custos.
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