Sabemos que toda e qualquer empresa funcional acaba, invariavelmente, precisando lidar com uma série de documentos, sobretudo contratos – afinal, eles são imprescindíveis para que se mantenha a devida transparência nos constantes acordos firmados, o que requer um software de gestão de contratos.
Com a tecnologia cada vez mais presente em todas as rotinas internas das mais variadas organizações pelo mundo, é natural que, ao longo dos últimos anos, tenham surgido toda sorte de softwares voltados para a otimização do processo de gerência de documentos e contratos nas empresas.
Entretanto, com tantas opções diferentes disponíveis no mercado, pode ser um tanto difícil decidir sobre qual é a mais adequada para administrar os contratos da sua companhia.
É justamente por esse motivo que preparamos esse artigo completo, apontando as melhores soluções existentes em software de gestão de contratos.
E, afinal, o que é gestão de contratos?
Antes de começarmos, podemos definir como gestão de contratos todo o conjunto de práticas estabelecidas com a finalidade de gerenciar e manter controle sobre o fluxo de informações contratuais de uma empresa, centralizando todos os tipos de contratos que a empresa trabalha e tornando o processo otimizado e ordenado.
Considerando que um mau desempenho nesse sentido pode causar inúmeros transtornos, tais quais:
- retrabalho;
- acúmulo desnecessário de papel;
- burocracia excessiva;
- lentidão na comunicação;
- sobrecarga dos departamentos administrativos;
- falta de rastreabilidade;
- perda na credibilidade e reputação do negócio;
- complicações jurídicas;
- prejuízo financeiro.
A excelência na gestão de contratos e outros documentos se faz uma prática vital e totalmente imprescindível em qualquer empresa.
Embora, por muito tempo, muitas empresas, reféns das práticas mais antigas, redundantes e obsoletas do passado, insistissem no hábito de manter tudo em documentos físicos, podemos perceber que, com a implementação de soluções tecnológicas cada vez mais presente no mundo corporativo, mesmo as organizações mais tradicionais vêm, gradativamente, se rendendo ao uso de softwares de gestão de contratos.
Entre opções pagas e gratuitas, esses softwares já são parte da rotina laboral de grande parte das maiores e mais destacadas empresas atuantes no mercado.
Afinal de contas, não há mais necessidade de se ocupar armários e mais armários com inúmeras pilhas de papéis, visto que arquivos organizados em formato virtual são evidentemente mais acessíveis do que aqueles presentes nas vias tradicionais.
Considerando tudo o que já foi dito, fica mais do que óbvia a importância e a urgência do uso de um bom software de gestão de contratos nas atividades da sua empresa.
Porém, vale ressaltar que, mesmo quando o material se encontra na nuvem, ainda é preciso haver muita ordem e método no processo de gestão. Daí, a importância de se utilizar um bom software especializado.
O que levar em conta ao escolher um software de gestão de contrato
Os critérios durante a escolha do software de gestão de documentos a ser adotado por uma empresa variam bastante, de acordo com a natureza da organização. Porém, existem alguns pontos comuns que devem ser levados em consideração durante essa etapa. Basicamente, eles são quatro:
Credibilidade da companhia fornecedora
Antes de mais nada, é preciso analisar cuidadosamente a experiência e a reputação do fornecedor dentro do mercado.
Aqui, você é o cliente: uma empresa cujo serviço não goze de bom reconhecimento diante de seu público, muito provavelmente, não valerá o seu investimento.
Feedback dos clientes
A opinião dos clientes é a palavra final sobre as virtudes e as falhas de uma empresa.
Esteja atento ao que dizem as organizações que já fizeram uso dos serviços do fornecedor que você está cogitando contratar. Se um determinado erro ou acerto se mostrar recorrente, é provável que também aconteça com você.
Funcionalidades do sistema
Tenha certeza sobre quais são as funções disponibilizadas pelo software de gestão de documentos em questão, a fim de não contratar um serviço incompatível com as suas necessidades.
Afinal, um determinado serviço pode representar uma solução particularmente boa para um caso que não se aplica à sua realidade;
Segurança
Não deixe de conferir, meticulosamente, os níveis de segurança oferecidos pelo software pretendido, para garantir que seus arquivos e documentos sejam mantidos em total segurança. Estamos falando das informações mais valiosas referentes à sua empresa.
As 7 melhores soluções em software de gestão de contrato
É chegada a hora de escolher a ferramenta ideal para gerir os contratos do seu negócio.
Listamos sete excelentes soluções em software de gestão de contratos encontradas no mercado – algumas mais abrangentes, outras mais específicas – e que poderão fazer total diferença na otimização dos seus processos contratuais.
ZapSign
A plataforma da ZapSign é uma poderosa ferramenta de gestão de contratos e assinatura eletrônica. Por meio dela, é possível firmar os documentos da sua empresa com rapidez, simplicidade e eficiência, e garantindo total segurança e validade jurídica.
Você pode acessá-la tanto de casa ou do escritório, tanto por meio de um computador, quanto de qualquer outro lugar, a partir de um dispositivo móvel, como um telefone celular, contanto que ele esteja conectado à internet.
Com a ZapSign, é possível subir para a plataforma o arquivo PDF contendo o seu contrato, e, então, convidar os respectivos signatários através dos mais diversos canais online, como e-mail, WhatsApp ou outros, conforme a sua preferência.
E, uma vez feito esse procedimento, as assinaturas eletrônicas são feitas de forma fácil, segura e legal, ao simples clicar de um botão – recurso extremamente necessário, sobretudo nestes tempos em que a pandemia modificou as relações laborais e as atividades presenciais foram significativamente reduzidas.
Depois de devidamente assinado, o contrato é armazenado por, no mínimo, cinco anos, na plataforma da ZapSign, o que facilita enormemente sua localização e permite que o documento seja acessado de qualquer lugar, caso, em algum momento, seja preciso mostrá-lo.
Docnix
O Docnix é mais um excelente programa voltado à gestão de documentos, destacando-se pelo seu módulo MaxDoc, pelo qual é possível conduzir os processos de elaboração, revisão, aprovação, publicação e notificação dos documentos gerados.
O módulo MaxDoc também atende a diversas normas e regulamentações de mercado, tanto em nível nacional quanto internacional.
Doo
Voltado principalmente à gestão de qualidade, o Doo é uma ferramenta competente, e que também possibilita a gestão de documentos.
Com ele, é possível elaborar e revisar os seus contratos, além de especificar as pessoas responsáveis por cada documento.
Essa plataforma conta também com um eficiente sistema de busca a partir de filtros dinâmicos, tornando seu uso otimizado, rápido e prático.
ContractWorks CLM
Priorizando segurança, o software ContractWorks oferece várias opções de backup e utiliza tecnologia de criptografia de 256 bits para armazenar e compartilhar documentos.
Também é possível criar relatórios personalizados e rastrear contratos e ações facilmente, graças a uma funcionalidade que permite converter imagens e documentos PDF em dados de texto pesquisáveis.
Em contrapartida, sua principal desvantagem é não possibilitar revisões, tornando necessário, nesses casos, que se reinicie todo o processo – o que pode significar um grande inconveniente, sobretudo em grandes empresas.
ContractSafe
Destacando-se pela simplicidade, a ContractSafe oferece suporte a um número ilimitado de usuários, não exigindo permissões de usuário complexas e comuns a outras plataformas. Com ele, é possível armazenar, rastrear e pesquisar documentos com grande rapidez e segurança.
A simplicidade desta aplicação tem o seu porém: embora o ContractSafe possa ser integrado a outros softwares de gestão de contratos, ele, por si só, funciona mais como uma planilha – portanto, sozinho, ele não oferece muitas funções além da listagem e busca dos contratos já existentes.
Google Drive
Certamente, o Google Drive apresenta-se como uma das ferramentas mais conhecidas, tanto por empresas, quanto por pessoas físicas – afinal de contas, ela integra completamente todas as funcionalidades pertencentes ao Google, tais como: documentos, planilhas, apresentações, formulário, entre outras.
Justamente por esse motivo, é comum entre muitas empresas usar a nuvem do Google Drive para armazenar e gerenciar seus contratos e outros documentos.
Outras duas grandes vantagens que o Google Drive apresenta é que ele permite organizar seus arquivos por pastas, e também proporciona ao gestor controle sobre permissões de acesso e edição do conteúdo armazenado.
Dropbox
Por fim, fechamos a nossa lista com o Dropbox. Semelhante ao Google Drive, e tão popular quanto, esta plataforma também se destina ao armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem.
Em sua versão gratuita, oferece um espaço limitado de armazenamento que totaliza 2 GB. Porém, é possível contratar planos pagos e expandir esse espaço para até 1TB – um investimento válido para quem trabalha com um grande fluxo de arquivos digitais.
Outra vantagem do Dropbox é que usuários que já tenham utilizado o serviço anteriormente não precisam criar contas novas – a plataforma mantém as versões anteriores ativas, permitindo que dados gerados anteriormente sejam recuperados.
Por fim, se você quiser saber mais sobre a nossa ferramenta de software de gestão de contratos pode te ajudar, entre em contato conosco e fale com um de nossos especialistas – basta clicar aqui e teremos muito prazer em te atender!
