Distribuição de tarefas: como fazer e por que ela é importante

Por mais que você tenha o devido conhecimento sobre todas as ações envolvidas na distribuição de tarefas da sua empresa, e competência para realizá-las, é fato que lembrar de todas e executá-las sozinho é simplesmente impossível.

Sobretudo nos dias de hoje, em que todos nos vemos cada vez mais atarefados, é essencial adotar as melhores práticas de gestão e distribuição de tarefas. Neste cenário, ferramentas como um organizador de tarefas se mostram imprescindíveis para que todas as demandas de uma empresa sejam cumpridas.

Portanto, continue a leitura deste conteúdo para conferir tudo o que você precisa saber sobre como distribuir tarefas na sua empresa. 

O que é gestão de tarefas?

Podemos definir o conceito de gestão de tarefas (ou gerenciamento de tarefas) como as práticas de monitoramento das atividades da empresa. Essas ações, que compreendem todas as etapas do ciclo de vida de cada tarefa são estrategicamente essenciais para o controle dos fluxos de trabalho e para que as tomadas de decisões ocorram apropriadamente.

Em outras palavras, a gestão de tarefas reflete a forma como a sua rotina de trabalho é identificada, monitorada e aprimorada em prol de uma maior produtividade no seu negócio. 

Logo, não seria nem um pouco equivocado concluir que o conceito de gestão de tarefas se relaciona intimamente com o de gestão do tempo – sendo o casamento entre ambas um agente efetivo de favorecimento da cooperação entre os profissionais envolvidos nos projetos da empresa, assim como do planejamento estratégico e da melhoria nos resultados obtidos.

Dito isso, uma gestão de tarefas eficaz precisa focar no gerenciamento responsável das demandas da equipe, o que se dá por meio do planejamento e da organização e da distribuição de tarefas, assim como do acompanhamento constante do andamento das atividades propostas. 

Nada pode escapar aos olhos do gestor: se a equipe está profundamente sobrecarregada ou ociosa demais; se as atividades estão sendo conduzidas de acordo com o planejamento, e respeitando os prazos nele determinados.

Tudo isso é estrategicamente fundamental para estabelecer uma divisão justa das obrigações, de maneira que menos tempo seja perdido com burocracias e trabalhos operacionais e o projeto se destaque pela eficiência e pela produtividade.

Há, no mercado, inúmeras soluções disponíveis no sentido de facilitar esse processo gerencial e estimular uma produção otimizada dentro do ambiente laboral. 

Por isso mesmo, cabe a todo e qualquer gestor se atentar às principais ferramentas especializadas.

Por que a gestão de tarefas é importante e quais são os seus principais benefícios?

Poderíamos resumir a importância da gestão de tarefas afirmando que esta consiste em uma prática fundamental para garantir que as demandas sejam lembradas, organizadas e cumpridas eficientemente. 

Porém, mais do que isso, trata-se também de uma estratégia vital para promover o alinhamento dos membros da equipe com suas obrigações e com as necessidades da organização.

De fato, uma gestão competente, baseada em uma boa distribuição das tarefas, é o que impede a ocorrência de uma série de problemas – problemas que, sobretudo em tempos atribulados, com profissionais acumulando diversas funções além das suas primárias, se mostram comuns.

Uma vez que as tarefas sejam bem distribuídas, dificilmente o gestor, ou mesmo algum funcionário, terá seu trabalho interrompido para cuidar de outras demandas que não deveriam caber a si, mas que poderiam ser perfeitamente cumpridas por outro membro da equipe.

Ao se utilizar da gestão de tarefas para gerenciar e distribuir as atividades, os responsáveis pelas mesmas e o tempo empregado em cada uma, o projeto se conduz de forma extremamente ordenada, otimizada e produtiva, evitando que tudo se torne uma bagunça e as metas não sejam cumpridas como deveriam.

Em outras palavras, uma gestão de tarefas eficaz é capaz de apresentar claramente os deadlines das atividades, definir prioridades, calcular o tempo necessário para as mesmas e distribuí-las entre os membros do time.

Dessa forma, a empresa que conta com uma gestão de tarefas de excelência irá, invariavelmente, desfrutar de uma série de vantagens, tais como:

• planejamento equilibrado das atividades de trabalho;
• visualização clara das tarefas correntes;
• facilidade na definição de prioridades e na tomada de decisões;
• clareza na definição do tempo necessário para a execução de cada tarefa;
• compreensão da natureza de cada tarefa, para que sejam respectivamente delegadas às pessoas mais habilitadas;
• possibilidade de agrupar certas tarefas conforme suas similaridades, otimizando o processo;
• diminuição da sobrecarga de trabalho dos membros da equipe, favorecendo a produtividade como um todo.

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6 dicas para você realizar uma boa gestão e distribuição de tarefas na sua empresa

Agora que você reconhece o valor estratégico da gestão de tarefas na rotina da sua empresa, destacamos 6 dicas valiosas para você organizar as suas tarefas de trabalho corretamente.

1. Delegar tarefas

Sem dúvida alguma, essa é a dica fundamental para uma boa gestão de tarefas. Não adianta querer fazer tudo sozinho: para que todas as demandas sejam bem gerenciadas, é essencial que você confie na sua equipe e distribua atividades específicas entre profissionais específicos.

Realizar a distribuição das tarefas entre os profissionais do seu negócio é uma ação que deve ser tomada com base na função e nas competências de cada um. 

Dessa forma, você garante eficiência e confiabilidade na execução dessas atividades, e evita que alguém saia desnecessariamente sobrecarregado, o que compromete a produtividade e aumenta os níveis de estresse na empresa.

Sem contar que, quando o profissional recebe tarefas compatíveis com suas competências, ele tende a encontrar maior motivação e autonomia no desempenho do seu trabalho.

2. Conhecer a equipe

Estabelecida a importância da delegação de funções, é preciso agora destacar a importância de se conhecer a própria equipe para que esse processo se dê corretamente. Afinal, não há como dividir as tarefas entre os funcionários sem compreender quem está mais apto a realizar o quê.

Conhecer as aptidões e as habilidades de cada profissional do qual você dispõe é a chave para delegar as tarefas corretamente, agilizando os processos da empresa, diminuindo a ocorrência de falhas e evitando ajustes e retrabalho em geral.

Nesse sentido, a participação do departamento de RH é essencial, pois trata-se do setor mais familiarizado com as competências de cada profissional, o que é extremamente necessário ao se realizar um mapeamento desta natureza.

3. Conhecer o seu projeto

Conhecer o projeto é essencial para que o trabalho se desenvolva perfeitamente. Se você, gestor, não compreender a fundo sobre no que consiste o trabalho e o que é necessário para sua realização, ninguém mais compreenderá.

Esteja familiarizado com os mínimos detalhes sobre cada etapa do projeto, a fim de obter clareza sobre as necessidades e demandas por ele estabelecidas – e não apenas isso, mas também para transmitir essa clareza aos membros do seu time.

Afinal, não existe processo otimizado se não há um bom entendimento do trabalho.

4. Cuidar estrategicamente de cada tarefa

Prazos e tarefas precisam ser definidos para o desenvolvimento de qualquer trabalho. Entretanto, isso é algo que não pode ser feito a esmo, e, portanto, pede uma abordagem estratégica e alinhada com a realidade.

Como gestor, é importante que você seja honesto consigo mesmo sobre suas dificuldades em relação a determinadas tarefas. Assuma apenas as demandas cuja conclusão dependem unicamente de você e deixe o resto com a equipe, confiando nas capacidades e habilidades de cada um.

Nesse sentido, é essencial realizar planejamentos, tanto diários quanto semanais, das suas atividades, a fim de determinar quais tarefas realmente precisam de você.

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5. Acompanhar o desempenho das pessoas envolvidas

O acompanhamento constante do desenvolvimento do projeto pelas mãos da sua equipe é uma medida importantíssima para reforçar a sua confiança no seu pessoal.

Esteja sempre atento, observando de perto as atividades realizadas, a fim de evitar frustrações ou desorganização, e, sobretudo, a fim de identificar os fatores que podem representar algum comprometimento em relação à entrega do projeto.

Todos podem cometer erros, e, como gestor, você deve supervisionar todo o processo, identificando esses problemas e apontando soluções viáveis para prevení-los e/ou remediá-los, assim como providenciando os meios para que a sua equipe possa contornar as dificuldades.

6. Softwares de gestão 

Como sempre ressaltamos aqui na ZapSign, estamos na era tecnológica, e as recentes ferramentas digitais chegaram com tudo para revolucionar o mercado. Por isso mesmo, é imprescindível que a empresa adote uma ferramenta especializada em gestão de tarefas.

Tratam-se de aplicativos e softwares que permitem a divisão e a visualização das tarefas, assim como do tempo exigido de cada uma – além de facilitar a comunicação entre todos os profissionais envolvidos.

Os softwares de gestão representam ferramentas modernas, robustas e funcionais que possibilitam uma ampla compreensão das dinâmicas do trabalho, além de possibilitar um nível ímpar de otimização dos processos.

Por fim, vale destacar que os softwares de gestão também apresentam vantagens no que diz respeito à segurança dos dados da sua empresa.

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