A digitalização dos processos empresariais tem sido um marco da transformação digital, especialmente no contexto documental. A busca por operações que usem menos papel tem levado organizações a repensarem seus fluxos internos e seus investimentos em tecnologia. Dentro desse cenário, ganha relevância o conceito de desmaterialização de documentos.
Esse processo se conecta diretamente ao avanço de práticas sustentáveis, pois ao eliminar o uso excessivo de papel e reduzir a dependência de arquivos físicos, contribuímos para a responsabilidade ambiental corporativa. Além do mais, com a crescente adoção de soluções digitais em todos os setores, optar por um modelo paperless se tornou um diferencial competitivo importante.
No contexto brasileiro, o avanço da digitalização de serviços públicos e o fortalecimento da infraestrutura tecnológica facilitaram a transição. Empresas que iniciaram o processo de digitalização perceberam que a verdadeira otimização vem com a eliminação total do papel desde a origem. Dessa forma, a transformação digital se consolida não apenas como tendência, mas como realidade operacional que exige planejamento, tecnologia confiável e conhecimento legal.
Neste artigo, apresentamos as diferenças entre desmaterialização e digitalização, também explicamos como o processo ocorre em cartórios e de que maneira as empresas podem implementar essa prática de forma segura e eficiente.
O que é desmaterialização de documentos?
A desmaterialização de documentos é o processo de conversão de documentos originalmente produzidos em papel em arquivos eletrônicos com validade jurídica plena.
Esse procedimento é realizado sob supervisão notarial ou por cartórios de Registro de Títulos e Documentos (RTD), e exige o uso de certificado digital no padrão ICP-Brasil. A prática difere da simples digitalização, pois confere ao novo documento digital atributos de autenticidade, integridade e validade legal reconhecida.
Trata-se de uma solução que permite a eliminação do suporte físico sem perder a força probatória dos documentos. Uma vez digitalizado com base nos padrões legais, o arquivo pode ser armazenado, compartilhado e gerenciado com mais agilidade e segurança. Em setores como o jurídico, a desmaterialização oferece robustez documental para contratos e registros obrigatórios. Já em empresas de tecnologia, garante escalabilidade de processos administrativos com maior controle sobre as informações.
Além disso, o processo de desmaterialização favorece a centralização documental em repositórios digitais com controle de acesso e versionamento. Isso facilita auditorias, revisões de compliance e resposta rápida a incidentes jurídicos. A redução de riscos operacionais e a rastreabilidade integral dos documentos criam um ecossistema digital mais confiável para a empresa e seus stakeholders.
Diferença entre desmaterialização e digitalização
A distinção entre desmaterialização e digitalização é essencial para garantir a segurança jurídica dos processos documentais. Enquanto a digitalização apenas converte uma imagem de um documento físico para um formato digital, como PDF ou JPEG, a desmaterialização vai além: ela transforma esse conteúdo em um documento digital com validade jurídica assegurada por certificações reconhecidas.
Essa transformação envolve o uso de tecnologias como assinatura digital e o registro em plataformas autorizadas. Dessa forma, o documento deixa de depender do papel como suporte probatório, oferecendo maior segurança, integridade, rastreabilidade e aceitação legal nas esferas pública e privada.
A distinção entre os dois conceitos também impacta diretamente a tomada de decisão no contexto corporativo. Investir apenas em digitalização pode representar economia momentânea, mas não garante segurança jurídica. Por isso, empresas com processos estruturados e compliance avançado têm optado pela desmaterialização como estratégia definitiva. A escolha da abordagem correta é determinante para mitigar riscos e garantir continuidade operacional com respaldo legal.
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Como desmaterializar documentos com a ZapSign
Considerando que desmaterializar documentos significa iniciar o processo no meio digital, sem a necessidade de imprimir ou converter documentos físicos posteriormente, com a ZapSign, essa prática se torna acessível, prática e juridicamente segura, mesmo para equipes com pouca familiaridade técnica.
A seguir, explicamos como criar e assinar documentos digitalmente desde o início, utilizando as funcionalidades da plataforma.
Etapa 1: criação e upload do documento
Tudo começa com a elaboração de um documento digital em formato editável, como DOCX. Após finalizá-lo, o ideal é exportá-lo em PDF — formato mais seguro e amplamente aceito pela ZapSign. Usuários que trabalham com Google Docs, por exemplo, podem ir em “Arquivo > Fazer download > Documento PDF”. Se o arquivo estiver salvo localmente em .doc, basta usar um conversor gratuito de PDF.
O processo começa ao clicar em “+NOVO” dentro do dashboard. Nessa etapa, o documento em PDF será carregado por meio do botão “Selecionar documento”. Esse é o primeiro passo para iniciar um fluxo totalmente digital, sem nenhuma etapa em papel.
Etapa 2: definição dos signatários e validações
Com o arquivo carregado, a próxima etapa é informar quem deverá assiná-lo. Você pode adicionar os nomes e e-mails dos signatários e definir o tipo de papel que cada um terá (testemunha, signatário, aprovador etc.). Para garantir segurança adicional, é possível acionar o recurso de autenticação avançada, exigindo, por exemplo, validação por SMS, e-mail ou até selfie com documento de identidade.
Essa etapa é essencial para garantir que os documentos tenham validade jurídica, conforme previsto na legislação brasileira. A ZapSign permite configurações que reforçam a autenticidade do fluxo de assinaturas, como logs de auditoria e rastreamento por IP.
Etapa 3: posicionamento das assinaturas no documento
Outro diferencial da ZapSign é a possibilidade de posicionar visualmente onde a assinatura de cada parte será inserida. Isso é útil para quem prefere manter o layout tradicional dos contratos físicos, com campos de assinatura em locais pré-definidos. No entanto, essa etapa é opcional: também é possível deixar que a assinatura seja inserida automaticamente pela plataforma, sem necessidade de marcar posições específicas.
O processo é intuitivo e adaptado tanto para computadores quanto para dispositivos móveis. O editor de posicionamento é baseado em cliques, sem necessidade de conhecimento técnico.
Etapa 4: envio e coleta das assinaturas
Após configurar os signatários, a ZapSign gera automaticamente um link exclusivo para cada pessoa envolvida. O responsável pode copiar o link e enviar manualmente por WhatsApp, Telegram ou e-mail, ou ainda optar para que a própria plataforma faça esse envio com uma mensagem personalizada.
Ao clicar no link, os signatários acessam uma interface simplificada. Basta preencher nome, e-mail e número de telefone — a plataforma armazena todos esses dados junto ao hash do documento e ao registro do momento da assinatura. Isso garante conformidade com normas como LGPD e reforça a segurança jurídica do documento.
A experiência do usuário é fluida: o documento pode ser assinado com o dedo no celular, mouse ou touchscreen. Todo o processo pode ser concluído em menos de cinco minutos.
Etapa 5: armazenamento, integração e automação
Após o último signatário concluir a assinatura, o documento finalizado é armazenado com metadados e logs completos. O emissor pode fazer o download do arquivo e compartilhar com terceiros.
Para empresas com alto volume de documentos, a ZapSign disponibiliza integração via API. Com ela, é possível acionar automaticamente fluxos de assinatura a partir de CRMs, ERPs ou plataformas próprias. Isso reduz tarefas manuais, elimina falhas e acelera operações críticas como contratos de vendas, aditivos, termos de uso e aprovações internas.
Benefícios jurídicos e operacionais da desmaterialização
Adotar a desmaterialização traz ganhos que vão além da economia com papel. Vejamos agora as principais.
Validade jurídica
A validade jurídica está ancorada na utilização de tecnologias previstas pela legislação brasileira, especialmente na Medida Provisória 2.200-2/2001. Isso significa que um documento convertido de papel para digital por cartório ou assinado digitalmente com ICP-Brasil tem o mesmo valor legal de um original físico.
Para garantir essa equivalência, o processo inclui mecanismos como carimbo do tempo, função hash, assinatura criptografada e registro eletrônico. Esses elementos asseguram que o conteúdo não foi alterado após a assinatura e permitem a verificação pública da autenticidade. Assim, a empresa reduz riscos legais e protege sua documentação em disputas judiciais e auditorias regulatórias.
O respaldo legal obtido por meio da desmaterialização protege a empresa em eventuais disputas contratuais ou auditorias regulatórias. Isso reduz passivos jurídicos, assegura transparência na documentação e fortalece a reputação corporativa diante de parceiros e autoridades fiscalizadoras.
Redução de custos
A desmaterialização tem impacto direto na estrutura de custos operacionais. Ao eliminar etapas como impressão, transporte, autenticação física e armazenamento de papel, empresas economizam significativamente.
De acordo com a Gartner, 3% do faturamento médio das organizações é gasto apenas com gestão de documentos físicos. O Escritório Baptista Luz, por exemplo, reduziu o seu custo em 3x mais. Além disso, há ganhos indiretos: economia de tempo da equipe, menor espaço necessário para arquivos, eliminação de extravios e agilidade na assinatura de contratos. O retorno sobre o investimento pode ser sentido em poucos meses, com benefícios contínuos.
Se você deseja acelerar sua transformação digital com tecnologia prática, segura e acessível, conheça o gerador de documentos da ZapSign. Com ele, você cria contratos e documentos jurídicos com inteligência artificial e otimiza tempo, reduz riscos e profissionaliza a rotina da sua empresa.
