No mundo digital de hoje, a assinatura eletrônica oferece uma maneira eficiente e segura de formalizar acordos, contratos e outros documentos importantes, eliminando a necessidade de impressões e assinaturas manuscritas e simplificando o processo de assinatura e acelerando a conclusão de documentos. Nesse contexto, a assinatura em PDF se revela uma opção prática para a garantia da autenticidade e integridade dos documentos eletrônicos.
Sobretudo no contexto empresarial, a validade jurídica das assinaturas em PDF possui grande relevância para a conformidade legal e a confiança nas transações, tornando essa tecnologia indispensável para a gestão moderna de documentos.
Neste artigo, explicaremos tudo sobre como realizar uma assinatura em PDF com validade jurídica, destacando a importância dessa prática para a integridade dos processos empresariais e a proteção dos interesses das partes envolvidas.
Como realizar assinatura em PDF pela ZapSign
A seguir, apresentamos um passo a passo para ajudá-lo a entender o processo de criação e envio de documentos para assinatura eletrônica utilizando a plataforma da ZapSign.
Estas etapas visam tornar o processo de assinatura eletrônica com a ZapSign o mais claro e eficiente possível. Ao seguí-las, você poderá gerenciar suas assinaturas de maneira prática e segura, aproveitando ao máximo os benefícios da plataforma:
Passo 1: criação do documento
A primeira coisa a se fazer é acessar a sua conta na plataforma da ZapSign. No topo da tela, você encontrará um botão azul rotulado “Criar documento”. Clique nesse botão para iniciar o processo. Selecione o documento que deseja que seja assinado. Após escolher o arquivo, clique em “continuar” para prosseguir para a próxima etapa.
Caso o seu documento não esteja em formato PDF, você precisará convertê-lo, a fim de garantir a compatibilidade e integridade das informações ao longo do tempo. Unificar documentos de diferentes formatos, como Word, Excel e imagens, em PDF facilita o compartilhamento e a preservação de dados importantes.
Existem várias formas simples de converter seus documentos para PDF. Você pode fazê-lo por meio de ferramentas online, como esta aqui; pelas funcionalidades de plataformas de texto, como o Microsoft Word, Google Docs; ou por softwares específicos, como o Adobe Acrobat e o PDFCreator, que oferecem opções avançadas para conversão.
Escolha o método que melhor se adapta às suas necessidades para otimizar a gestão dos seus documentos digitais e garantir a compatibilidade em diversas plataformas.
Passo 2: adição de signatários
Na segunda etapa, você precisará adicionar os signatários. Insira o nome da pessoa que irá assinar o documento. Se houver mais de um signatário, clique no botão “+ Signatário” para adicionar os demais envolvidos.
Se desejar aumentar a segurança, você pode ativar a opção de “autenticação avançada”. Para isso, forneça o e-mail e o telefone dos signatários. A plataforma permitirá que você escolha entre diversos métodos de autenticação, como a realização de uma selfie, o envio de uma foto do documento de identidade ou o uso de um código enviado por SMS.
Todas essas opções de autenticação possuem validade jurídica, então escolha as que melhor atendem às suas necessidades e às dos signatários, garantindo que todos se sintam confortáveis e seguros com o processo.
Passo 3: continuar com o processo
Após configurar os detalhes iniciais do documento, clique em “Continuar” para avançar para a próxima etapa do processo.
Passo 4: posicionamento das assinaturas e envio
Na terceira etapa, você terá a oportunidade de posicionar as assinaturas e os vistos nos locais apropriados do documento. Clique nos pontos exatos onde cada signatário deve assinar ou adicionar um visto e, quando terminar, clique em “salvar” para registrar essas posições.
Com os pontos de assinatura definidos, você agora pode copiar os links de assinatura gerados pela plataforma. Envie esses links aos signatários por e-mail, WhatsApp ou qualquer outro canal de comunicação de sua preferência.
Se preferir automatizar o envio, marque a opção “ativar envio automático dos links”. Essa ação permitirá que a ZapSign envie os links diretamente para os signatários em seu nome, simplificando ainda mais o processo.
Aproveite a oportunidade para personalizar a comunicação: adicione uma mensagem que será incluída no corpo do e-mail, e ajuste detalhes como a ordem das assinaturas e o prazo para a conclusão da assinatura.
A ZapSign manterá você informado sobre o progresso do documento, enviando notificações por e-mail sempre que um signatário completar o processo de assinatura.
Lembre-se de que os signatários não precisam ter uma conta na ZapSign; eles apenas precisam acessar o link de assinatura enviado por você para completar a assinatura.
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Enviando vários documentos em um único link
Com a funcionalidade de envelope, você pode enviar vários documentos simultaneamente em um único link, incluindo tabelas, relatórios e anexos.
Após adicionar um documento à plataforma, localize e clique no botão redondo com o símbolo de “+”. Em seguida, selecione os documentos adicionais do seu dispositivo que também precisam ser assinados. Na etapa “Posicionar assinaturas”, você poderá colocar as assinaturas nos locais desejados em cada página dos documentos, como de costume.
Cada documento no mesmo envio conta separadamente, consumindo uma unidade do seu saldo para cada um. Os signatários farão uma única assinatura que se aplicará a todos os documentos, que poderão ser baixados individualmente.
É importante notar que essa função não permite a segmentação dos documentos dentro do envelope, ou seja, não é possível determinar quais documentos serão assinados por cada signatário.
Todos os signatários irão assinar todos os documentos enviados. Para segmentar os signatários, será necessário realizar envios separados.
Os benefícios da assinatura digital pela ZapSign
A assinatura digital tem transformado a forma como gerenciamos e formalizamos documentos, oferecendo vantagens significativas em termos de praticidade, segurança e validade jurídica.
A solução da ZapSign, líder no ramo da assinatura eletrônica, se destaca sob todos esses aspectos, proporcionando uma experiência eficiente e confiável para seus usuários por meio de sua plataforma.
Praticidade
A praticidade é um dos grandes atrativos da assinatura digital com a ZapSign. A plataforma oferece a conveniência de assinar documentos e contratos de qualquer local e a qualquer momento, sem a necessidade de deslocamentos físicos ou impressões. Basta que você possua um dispositivo conectado à Internet – seja um computador, um tablet ou até mesmo um smartphone.
Sua interface intuitiva torna o processo de assinatura expressivamente mais ágil, e significativamente descomplicado. Com poucos cliques, você pode gerenciar e concluir a assinatura de documentos, economizando tempo e simplificando a administração de tarefas importantes.
Segurança
A segurança é um pilar fundamental da solução de assinatura digital da ZapSign. A plataforma emprega avançados protocolos de segurança para garantir a integridade e a confidencialidade dos documentos.
A ZapSign utiliza criptografia avançada e autenticação robusta para proteger suas assinaturas digitais e garantir que os documentos permaneçam inalterados após a assinatura – fator este que oferece uma camada extra de segurança e confiança para todos os envolvidos nas transações.
Validade jurídica
A validade jurídica é um aspecto elementar para qualquer solução de assinatura digital e eletrônica, e a ZapSign não é exceção. A plataforma garante que suas assinaturas digitais cumpram todas as exigências legais, conferindo-lhes a mesma validade jurídica das assinaturas manuscritas.
Em outras palavras, seus documentos assinados digitalmente são aceitos por órgãos governamentais, instituições financeiras e outras entidades regulatórias, assegurando a conformidade legal e a aceitação universal. Por isso, com a ZapSign, você pode ter a certeza de que seus documentos são válidos e eficazes em qualquer contexto jurídico.
Economia de recursos
Adotar a assinatura digital com a ZapSign proporciona uma redução significativa no uso de papel e nos recursos necessários para a impressão e envio físico de documentos – o que reduz os custos operacionais relacionados à produção e manipulação de documentos em papel e contribui com a sustentabilidade ambiental.
Vale ressaltar que, ao assumir um compromisso com práticas empresariais sustentáveis, sua empresa pode melhorar sua imagem corporativa e atrair clientes e parceiros que valorizam a responsabilidade ambiental e uma atitude positiva em relação ao meio ambiente e a uma economia mais verde e eficiente.
Facilidade de integração
A ZapSign oferece uma integração fluida com uma ampla gama de plataformas e sistemas empresariais, permitindo que você incorpore a assinatura digital diretamente em seus processos e sistemas já existentes. Em outras palavras, você pode implementar a assinatura digital sem a necessidade de grandes alterações nos fluxos de trabalho que sua empresa já utiliza.
Com essa capacidade de integração, a ZapSign facilita a adaptação à nova tecnologia de forma gradual e sem interrupções. Em vez de ter que reformular completamente seus processos, você pode integrar a assinatura digital de maneira a complementar e aprimorar seus sistemas atuais – tornando a transição mais simples e menos disruptiva, livre de complicações desnecessárias.
A combinação desses benefícios faz da ZapSign uma escolha excepcional para quem busca otimizar a assinatura de documentos. Se você ainda não experimentou a plataforma, aproveite para conhecer a solução de assinatura eletrônica da ZapSign e descubra como ela pode transformar a forma como você gerencia e formaliza seus documentos.
Com a nossa plataforma, pode pode elevar a um novo patamar as suas operações documentais, incluindo assinatura em PDF. Clique aqui para experimentar toda a eficiência, segurança e validade jurídica de uma solução especializada em assinatura digital.