Conheça os 13 tipos de pastas para documentos físicos e digitais

As pastas para documentos podem ser físicas, como os modelos sanfonado, catálogo, suspenso e registrador, ou digitais, organizadas por setor, cliente, projeto, data ou tipo de arquivo. A melhor opção depende do volume de documentos, da frequência de consulta, do prazo de guarda e do nível de acesso ou confidencialidade exigido.

Resumo

• Quais são os principais tipos de pastas para documentos.
• Diferenças entre pastas físicas e digitais.
• Quando usar pasta sanfonada, catálogo, suspensa ou registradora.
• Como organizar pastas por setor, cliente, data ou projeto.
• Cuidados com acesso, preservação e prazo de guarda.
• Como escolher o modelo adequado para a empresa.

Fatos rápidos

1. Gestão documental: organizar documentos envolve procedimentos relacionados à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação final, não apenas a escolha de uma pasta.
2. Documentos digitais: sistemas de gestão devem preservar características como identidade, integridade, confidencialidade, disponibilidade e acesso aos arquivos.
3. Prazo de guarda: documentos não devem ser mantidos ou eliminados apenas com base no espaço disponível. A destinação deve considerar sua temporalidade, finalidade e eventuais obrigações aplicáveis.

Quais são os principais tipos de pastas para documentos?

As pastas físicas seguem padrões específicos de armazenamento, categorização e acesso. A seguir, destacamos os modelos mais comuns, suas aplicações práticas e recomendações de uso.

1. Pasta sanfonada

Ideal para organizar vários documentos separados por abas. Ela possui divisórias internas que facilitam o arquivamento por tema, data ou categoria. Muito usada por profissionais autônomos e departamentos que lidam com múltiplos projetos simultâneos, como o jurídico e o fiscal.

Recomendação de uso: armazenar notas fiscais, contratos de clientes, comprovantes mensais e documentos de viagens. A estrutura da sanfonada evita que papéis se misturem ou sejam extraviados, sendo ideal para fluxos contínuos de arquivamento. Em processos de assinatura em papel, é comum que documentos assinados manualmente sejam armazenados aqui antes de passarem por etapas de digitalização. Para entender por que isso pode ser evitado, confira nosso conteúdo sobre como funciona a assinatura digital.

2. Pasta catálogo

Com divisórias plásticas e espaços para inserção de etiquetas, a pasta catálogo é eficiente para arquivos de consulta rápida. Tem ampla aplicação em ambientes corporativos onde é necessário manter materiais de referência acessíveis.

Recomendação de uso: fichas cadastrais, currículos, catálogos de produtos e procedimentos operacionais. A padronização das divisórias é útil para auditorias, pois permite acessar rapidamente documentos separados por tema. Empresas que ainda não utilizam um processo digital padronizado para exibição e distribuição de arquivos impressos costumam usar a pasta catálogo como base física de consulta.

3. Pasta com grampo trilho (ou pasta polionda)

Bastante usada para documentos que não podem ser perfurados, pois mantém os papéis presos de forma segura sem danificá-los. O grampo central permite arquivamento sequencial.

Recomendação de uso: dossiês de funcionários, processos judiciais, históricos acadêmicos ou contratos assinados. Como esses documentos exigem autenticação ou conferência de páginas, manter a sequência física correta é vital. Em ambientes que adotam assinatura eletrônica com validade jurídica, esse tipo de pasta tende a ser menos utilizado — o que contribui para a redução de papel.

4. Pasta suspensa

Projetada para ser usada em arquivos deslizantes ou gavetas verticais, permite rápida localização e fácil remoção de documentos. Utiliza hastes de metal para manter a estabilidade.

Recomendação de uso: fichas de clientes, contas a pagar e receber, protocolos e registros internos. Ela oferece praticidade para manuseio e organização frequente, especialmente quando há atualização constante dos arquivos físicos. Quando há migração para ambientes digitais, esses documentos costumam ser transformados em PDF, seguindo normas como as do Decreto nº 10.278/2020.

5. Pasta L (plástica)

Modelo simples, em formato de envelope com abertura lateral, que protege o conteúdo contra poeira e manuseio excessivo. É econômica e muito comum em rotinas de escritório.

Recomendação de uso: apresentações, propostas comerciais, comunicados internos e ofícios. Esse modelo é indicado para documentos temporários que não exigem guarda por longos períodos. Para os documentos que serão armazenados digitalmente, o ideal é utilizar a digitalização com valor jurídico e incluir metadados para rastreamento.

6. Pasta com elástico

Semelhante à pasta L, mas com sistema de fechamento que permite maior segurança no transporte e na guarda de documentos soltos.

Recomendação de uso: contratos, certidões, propostas assinadas e documentos que precisam circular entre departamentos. Ideal para empresas que ainda mantêm processos híbridos e precisam garantir que os papéis não se percam ou sejam extraviados.

7. Pasta registradora (com alavanca)

Oferece excelente capacidade de armazenamento e é ideal para arquivos fixos e periódicos. O mecanismo de alavanca facilita a inserção e retirada de folhas.

Recomendação de uso: contabilidade, pastas de clientes, atas de reuniões e processos administrativos. Muito usada em arquivos permanentes. Empresas que usam modelos de contratos digitais tendem a reduzir significativamente a quantidade de documentos físicos armazenados nesse formato.

8. Arquivo morto

Não é uma pasta, mas um sistema de caixa usado para guardar pastas antigas e documentos inativos. É essencial em qualquer estrutura que precisa cumprir prazos legais de guarda documental.

Recomendação de uso: documentos fiscais, prontuários, processos encerrados e registros com prazo de retenção definido. Com o uso de carimbo de tempo em documentos digitais, a transição para o armazenamento eletrônico se torna ainda mais segura.

Tipo de pasta	Uso recomendado	Principal cuidado
Sanfonada	Separar documentos por tema, mês ou categoria	Não exceder a capacidade das divisórias
Catálogo	Materiais consultados com frequência	Substituir plásticos danificados
Com grampo trilho	Processos e documentos em sequência	Os papéis normalmente precisam ser perfurados
Suspensa	Arquivos atualizados ou consultados com frequência	Padronizar etiquetas e categorias
Pasta L	Propostas e documentos temporários	Evitar guarda prolongada de materiais importantes
Com elástico	Transportar documentos soltos	Não armazenar volume excessivo
Registradora	Documentos periódicos e arquivos volumosos	Controlar peso, ordem e identificação
Caixa-arquivo	Documentos inativos ou pouco consultados	Identificar conteúdo e prazo de guarda
Pasta digital	Documentos eletrônicos organizados por critérios definidos	Controlar permissões, versões e cópias de segurança

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Como organizar pastas para documentos digitais?

Com a digitalização dos processos, a estruturação adequada das pastas digitais tornou-se parte da governança documental. Mais do que uma organização estética, trata-se de uma necessidade operacional que garante rastreabilidade, segurança e produtividade. A automação e a adesão à assinatura digital em PDF são caminhos eficazes para isso.

9. Pastas por área ou setor

Dividir as pastas digitais por setor (financeiro, jurídico, RH, marketing etc.) é uma das práticas mais eficientes. Facilita a delegação de acessos e permite que cada time organize seus arquivos com autonomia.

Boas práticas:

• estabelecer nomenclaturas padrão: Ex: FIN_Contratos_2024;
• definir responsáveis por cada diretório;
• utilizar soluções que permitem assinaturas por setor, como a assinatura eletrônica por departamento.

10. Pastas por ano e mês

Muito comum em contabilidade, esse modelo prioriza a cronologia dos registros, facilitando consultas e auditorias. Permite arquivamento por datas e proporciona consistência ao longo do tempo.

Boas práticas:

• utilizar padrão ISO de datas (AAAA-MM);
• arquivar apenas versões finais (evitar duplicidades);
• implementar rotinas com assinatura digital em massa para contratos repetitivos

11. Pastas por cliente ou projeto

Em empresas que lidam com múltiplos clientes ou projetos simultâneos, esse formato garante que toda a documentação relevante fique agrupada em um só local.

Boas práticas:

• usar siglas padronizadas para nomear clientes;
• incluir subpastas: “propostas”, “contratos”, “reuniões”;
• organizar arquivos assinados usando um gerenciador de documentos digitais.

12. Pastas por tipo de documento

Modelo complementar aos anteriores, agrupa arquivos conforme sua natureza: contratos, apresentações, certidões, relatórios, etc.

Boas práticas:

• evitar misturar arquivos pessoais e profissionais;
• estabelecer periodicidade de revisão (mensal ou trimestral).

13. Pastas automatizadas via software

Soluções como Google Drive, Microsoft SharePoint e Dropbox Business permitem automação na criação e organização de pastas a partir de templates, otimizando o trabalho em equipe e a segurança da informação.

Boas práticas:

• utilizar permissões de acesso;
• integrar com sistemas de assinatura eletrônica como a ZapSign.

Como escolher pastas para documentos da empresa?

A escolha entre os diversos tipos de pastas — físicas ou digitais — depende do volume de documentos, da frequência de uso, do nível de confidencialidade e dos fluxos internos da sua organização. O importante é que, independentemente do modelo escolhido, exista um padrão claro, um responsável por sua manutenção e uma tecnologia que complemente a organização com segurança e agilidade.

Se a sua empresa ainda enfrenta desafios com arquivos dispersos, contratos impressos e desorganização digital, vale repensar os processos e investir em soluções completas como a ZapSign.

Afinal, a gestão documental é um ativo estratégico que protege dados, garante eficiência e melhora a performance da sua operação como um todo. Portanto, continue conosco e clique aqui para ver como a nossa plataforma beneficia a organização dos seus documentos eletrônicos!