Si quieres dar una buena impresión y demostrar profesionalismo a la hora de enviar correos electrónicos en el trabajo, es recomendable saber cómo crear una firma de correo electrónico. Esta característica transmite una imagen más confiable tanto de los empleados como de la empresa en su conjunto ante los clientes y socios comerciales.
Otra ventaja de utilizar este método es proporcionar tus contactos para que los destinatarios puedan encontrarte fácilmente. Además, es posible reforzar la identidad visual de tu marca e incluir información relevante para tu negocio.
Realizar este tipo de actividad no es muy complejo, pero requiere que tengas cuidado para no provocar un concepto erróneo. Por ello, este texto contiene la información principal con consejos sobre cómo crear una firma de correo electrónico de forma profesional.
Entonces, ¡sigue leyendo!
¿Qué es una firma de correo electrónico?
Una firma de correo electrónico consiste en una lista de información diseñada para insertarse automáticamente al final de un mensaje y proporcionar detalles sobre el remitente. Por lo general, contiene datos de contacto e identificación de la persona que envía el mensaje, como nombre, cargo, empresa, número de teléfono, dirección y, a menudo, enlaces a redes sociales.
Las organizaciones, en general, lo utilizan con el objetivo de demostrar seriedad, competencia, responsabilidad y fortalecer la identificación de la empresa. De hecho, es común agregar elementos visuales que se asemejen a una marca, algunos ejemplos son logotipos, fuentes, íconos, colores y otros.
¿Qué importancia tiene tener una firma de correo electrónico?
Tanto desde el punto de vista profesional como personal, existen varios motivos por los que se recomienda incluir una firma en tus correos electrónicos. Muestra a los destinatarios que usted se toma en serio sus asuntos comerciales. También transmite a las personas una imagen de credibilidad y compromiso.
Además, el uso de esta función facilita que los clientes, socios de organizaciones o contratistas sepan cómo comunicarse con usted. La comunicación adquiere un aspecto más formal y sigue proporcionando mucha información útil, sin necesidad de crear un texto extremadamente largo.
¿Qué información debe contener una firma de correo electrónico?
Una firma de correo electrónico bien organizada contiene datos que facilitan el contacto y presenta ciertos detalles relevantes del remitente. Por lo que es recomendable que al crearlo introduzcas tu nombre completo. Agregar su profesión ayuda a identificar su rol dentro de una organización o industria.
También es recomendable el nombre de la empresa para la que trabaja o del negocio que gestiona. Desde allí, ingrese información de contacto como número de teléfono, dirección de correo electrónico y página web. Si lo crees conveniente, también puedes incluir enlaces a redes sociales, un eslogan, una dirección física o un Call to Action.
¿Puedes utilizar colores y elementos gráficos en tu firma online?
Puedes crear una firma colorida e incorporar algunos elementos gráficos, pero debes hacerlo con precaución. Primero, recuerde no sobrecargarlo con demasiadas imágenes que distraigan y dificulten la lectura de los datos en la PC o cuaderno. Mantener la coherencia con la identidad visual de la empresa, como logotipos y fuentes.
Recuerde también que no todos los correos electrónicos son compatibles y que existen variaciones en la forma en que se muestran los mensajes debido a las diferencias entre dispositivos y navegadores. Entonces, al agregar una imagen a través de la configuración, active la función “Texto alternativo” y proporcione texto alternativo que se mostrará si no se cargan correctamente.
Precauciones al crear una firma de correo electrónico
¿Cómo evitar que la creación de su firma de correo electrónico parezca un trabajo amateur? Consulta 5 estrategias para lograr resultados profesionales.
Presta atención al color de las letras.
Dependiendo de la configuración, crear firmas de correo electrónico con muchos colores hace que el estilo parezca infantil. Por lo tanto, trate de limitar la coloración a un máximo de tres o cuatro tonos que estén relacionados con su negocio. Si desea resaltar alguna información, como su nombre o el nombre de su empresa, utilice negrita.
Aparte de eso, evite el uso de colores claros que interfieran con la legibilidad de los datos. Prefiere tonos fuertes, ya que pueden leerlo más fácilmente aquellas personas con ciertos problemas de visión. Fíjate también en el diseño general, valora si hay equilibrio en toda la composición y ante la duda opta por el tradicional color negro.
Sepa qué fuente usar en su firma de correo electrónico
No importa quién sea el destinatario o en qué dispositivo llegará tu correo electrónico, en todas las situaciones tu firma debe ser legible. Por este motivo, se recomienda elegir la fuente de forma coherente. Recuerda que fuentes como Arial, Helvetica, Calibri, Times New Roman y Georgia se utilizan frecuentemente en el mundo empresarial.
En cuanto al tamaño, algo que funciona bien es colocar tu nombre en un lugar destacado con dimensiones entre 13px y 14px y otra información con 12px o 11px. Otro detalle importante es mantener un estándar y no mezclar distintos formatos. Utilice sólo una segunda fuente si va a agregar el eslogan o dejarlo en cursiva.
Tener íconos gráficos simples
Aunque se recomienda exagerar el uso de imágenes en tu firma de correo electrónico, incorporar uno o dos iconos adecuados no está de más. Sin embargo, deben ser fáciles de reconocer y relevantes. Algunos ejemplos son los pequeños números de teléfono y el sobre para la dirección de correo electrónico.
Añadir el logo junto al nombre de la empresa corresponde a otra opción. Al crear una promoción o evento, también puedes utilizar esta función para dar a conocer la noticia con un Call to Action. Si recibe un premio o una certificación, considere agregar el símbolo antes del título para que todos lo sepan.
Cuidado con el espaciado entre frases y elementos gráficos
Algunos programas y dispositivos interpretan el espaciado de manera diferente y hacen que la firma parezca desordenada. Para evitar este tipo de problemas, intente utilizar un editor de correo electrónico más avanzado. Mantenga un espacio único entre líneas e íconos, esto crea una apariencia armoniosa y legible.
No crees formatos complejos llenos de configuraciones, opta siempre por ajustes más simples. Utilice saltos de línea, como presionar “Entrar”, como máximo solo una vez al final de cada información. Además, tenga en cuenta la posibilidad de realizar pruebas en diferentes dispositivos.
Agregue el llamado a la acción
Crear un Call To Action (CTA), es decir, sugerir que el destinatario realice alguna acción, es una buena estrategia para promocionar las ventas mediante una firma de correo electrónico. Sin embargo, esta táctica debe utilizarse de forma adecuada para no parecer invasiva. Empiece por decidir qué tipo de acción espera que realice la persona.
Por ejemplo, considere si desea que visite su sitio web, descargue algo o programe una cita. Luego, cree un texto breve y directo, como "Haga clic aquí para obtener más información", "Descargue nuestra guía gratuita" o "Programe una demostración". Deja este mensaje visible, puede ser después de los contactos o en un lugar que el lector no necesite desplazarse hacia abajo en la página para verlo.
Cree también una firma compatible con dispositivos móviles
Es cierto que mucha gente usa celular para trabajar, y además muchos correos electrónicos se responden y visualizan a través de estos dispositivos. Por lo tanto, tener una firma compatible con dispositivos móviles es esencial para causar una buena impresión y generar confianza si habla con un cliente.
Por lo tanto, el uso de logotipos e imágenes de gran tamaño siempre terminan viéndose distorsionados o exagerados cuando se ven en un teléfono celular, por lo que seguir los consejos de formato que brindamos es muy importante. Siempre que guardes la firma creada, ¡no olvides probarla viendo el correo electrónico también en tu teléfono celular!
Los mejores generadores de firmas de correo electrónico
Existen programas que te permiten realizar diferentes tareas en pocos minutos y ahorrar tiempo. Por eso, mira a continuación 5 herramientas ideales para crear una firma de correo electrónico profesional.
WiseStamp
WiseStamp es una plataforma utilizada tanto por profesionales individuales como por empresas que cuentan con un plan pago y gratuito. Allí encontrará una variedad de plantillas y opciones de configuración para crear una firma de correo electrónico personalizada. Puedes incluir un logo, ajustar colores, insertar datos de contacto, enlaces y otros elementos.
Si tienes una organización, puedes centralizar el control de las suscripciones del equipo e implementar cambios, así como actualizar todo a la vez. Cuando quieras resaltar promociones, eventos o noticias importantes, puedes agregar animaciones y banners que llamen la atención del destinatario.
Hubspot
HubSpot es una plataforma de automatización de marketing que tiene varias funciones, incluida la creación de firmas de correo electrónico profesionales. Al realizar esta tarea a través del programa, tienes la ventaja de poder ajustar varios aspectos incluyendo colores, fuentes y logotipo, así como cambiar información sobre el nombre, cargo, número de teléfono, sitio web y más.
Las comunicaciones del equipo están centralizadas y actualizadas al mismo tiempo. Este servicio también ofrece funciones de seguimiento y análisis que le permiten monitorear la efectividad de las interacciones dentro de la empresa. Además, es posible gestionar campañas de marketing, ventas y atención al cliente a través de este sistema.
Contenido de rock
Rock Content se refiere a una empresa especializada en marketing de contenidos. Sin embargo, ofrece una herramienta llamada rockstamp que crea una firma de correo electrónico de forma totalmente gratuita. Es compatible con diferentes software, como Gmail, Outlook, Apple Mail y más.
No hay ningún secreto para utilizarlo, solo accede a la plataforma y agrega los datos que consideres necesarios, como nombre, número de teléfono, dirección, etc. Luego, seleccionas el modelo que mejor se adapta a tus intereses y finalmente, terminas. En general, es una alternativa para quienes buscan sencillez.
Nuevo sello antiguo
New Old Stamp es un servicio pago que cuenta con un plan individual y empresarial que permite crear firmas de correo electrónico profesionales. Le acepta colocar logotipos, colores, fuentes y fotografías específicas. Otro detalle interesante es que se pueden añadir enlaces a las redes sociales, a la web de la empresa y al portfolio.
Existen modelos con espacio para incluir Call to Action y banners, y así promocionar tu negocio. Tiene un sistema organizado que controla el patrón de suscripción de todo un equipo. Además de estas ventajas, destaca la compatibilidad con los principales servicios de correo electrónico, como Google Workspace, Exchange, Microsoft 365, etc.
Firma HTML
HTML Sig crea automáticamente firmas de correo electrónico para promocionar una empresa en diferentes plataformas. Permite incluir enlaces de hasta 30 redes sociales, como Facebook, WhatsApp, Snapchat, Instagram, Quora, Twitter, entre otras. Es un servicio pago, sin embargo tiene un periodo de prueba gratuito.
También existe una función de seguimiento para cambiar de suscripción simultáneamente y obtener datos estadísticos de las redes sociales más utilizadas. Además, puedes personalizar los colores y agregar información diversa, por ejemplo, número de fax, dos direcciones físicas, uno o dos llamados a la acción.
Tener una firma de correo electrónico profesional y personal
Dominar el arte de crear una firma de correo electrónico es una habilidad valiosa en un mundo cada vez más impulsado por la comunicación digital. Cuando está bien diseñado, demuestra profesionalismo y refuerza la identidad visual. Entonces, sigue los pasos proporcionados en este texto e intenta crear versiones simples con datos relevantes.
Recuerda utilizar colores y tipografías con sentido común, si lo crees conveniente añade imágenes y un llamado a la acción. Sin embargo, realice pruebas en diferentes dispositivos y confirme que el formato sea el mismo en diferentes sistemas. De esta manera podrás transmitir información importante y causar una buena impresión.
