Toda empresa precisa, em maior ou menor medida, organizar as tarefas, compromissos, reuniões e contratos. Conseguir sistematizar tudo isso pode ser bem desafiador a princípio, mas nada como usar a própria rotina a seu favor.
Estruturar uma gestão de rotina bem detalhada para a sua empresa pode, por exemplo, reduzir custos e até mesmo aumentar a produtividade de toda equipe.
Além dos benefícios acima, um bom gerenciamento de rotinas empresariais promove:
- processos padronizados;
- definição de responsabilidades;
- qualidade na entrega;
- resultados monitorados;
- otimização do tempo e
- otimização de custos.
Na prática, você pode otimizar vários processos da sua empresa, desde a prospecção de novos clientes até os contratos assinados por eles.
Confira neste artigo como a gestão de rotina pode ajudar na organização de processos empresariais, especialmente a gestão de contratos.
O que é gestão de rotina?
Antes de você saber como otimizar os processos da sua empresa, cabe entender um pouco mais sobre o que exatamente é a gestão de rotina. Vamos lá?
Você já reparou que o conceito de gestão está presente em diversas áreas da vida? Só para citar alguns exemplos, no ambiente profissional podemos mencionar:
- gestão de projetos;
- gestão financeira;
- gestão de pessoas;
- gestão de logística e
- gestão de marketing.
Gestão significa gerir, administrar e isso não se limita apenas a processos empresariais, mas também a tudo que precisa ser administrado — até mesmo o tempo. Mas, por que dedicar então um artigo a gestão de rotina?
A resposta é simples: porque através da rotina que se realizam todas as atividades do dia (ou da semana, ou do mês) se pensarmos no sentido mais amplo.
Uma rotina bem gerenciada visa alinhar ações cotidianas realizadas no ambiente empresarial. Essas ações guiam os processos operacionais para que ocorram da melhor forma possível e alcancem resultados satisfatórios.
Todos os setores da empresa precisam de um planejamento das suas ações: enquanto os processos de marketing focam em elaborar ações para divulgar o produto ou serviço, o administrativo financeiro precisa cuidar das finanças e contratos.
Nesse contexto, a falta de padronização nos processos operacionais pode acarretar em muitos danos ao longo do tempo.
Para ficar mais fácil de entender, quer ver um exemplo? Vamos supor que você precise verificar semanalmente a quantidade de documentos que precisam ser assinados e validados. Sem a padronização de um fluxo de trabalho para essa finalidade, ficará um pouco complicado organizar esses documentos.
Para essa tarefa é preciso definir: onde ficarão armazenados os documentos e quem será a pessoa responsável por verificá-los e analisá-los. Sem um planejamento e organização os documentos se perderão e a empresa ficará sem o resguardo legal do contrato.
Ou seja, organização e planejamento são a chave para uma boa gestão de rotina administrativa – e para isso é preciso, por exemplo:
- diferenciar e separar os processos operacionais;
- distribuir tarefas e
- acompanhar e avaliar o desempenho.
Os três pilares da gestão de rotina
A gestão de rotina se sustenta em 3 pontos que são imprescindíveis para o seu sucesso e que devem estar alinhados e em harmonia no dia a dia da empresa.
Tempo
O tempo é o recurso mais precioso que temos atualmente, e como já sabemos, o é uma moeda de troca na sociedade em que vivemos. Por isso, não deve ser desperdiçado. Ou ainda, melhor que isso, devemos usá-lo de forma totalmente consciente.
O tempo é quem determina a rotina, sem tempo não conseguimos realizar tudo que precisamos.
Tarefas
Pensando na gestão de rotina e no conceito de gestão propriamente dito, fica fácil visualizar que as tarefas são o “elo” que unem o tempo e as pessoas.
Quais tarefas precisam ser realizadas e por quê? No dia a dia, ou seja, na rotina, é muito importante saber como priorizar tarefas.
Pessoas
As pessoas executam as tarefas e administram o tempo, porém para que tudo ocorra de forma satisfatória nesse processo é necessário a administração das tarefas e do próprio tempo.
Na realidade de uma empresa, seja ela pequena, média ou grande, as pessoas sempre estarão no centro da cadeia produtiva através do desenvolvimento de estratégia e soluções para os processos operacionais, como por exemplo a gestão de contratos.
Como implementar uma boa gestão de rotinas administrativas?
Agora que você já sabe o que é gestão de rotina, sua importância e os 3 pilares que a sustentam, é hora de pôr a mão na massa e partir para a ação.
Para implementar uma boa gestão de rotina administrativa, você precisa:
- mapear os processos na sua empresa;
- entender a complexidade de cada tarefa;
- traçar metas e
- avaliar resultados.
Vamos detalhar cada um desses pontos?
Mapear os processos da sua empresa
Para entender como funcionam os processos operacionais na sua empresa, você precisa mapear o fluxo que cada atividade percorre.
Vamos usar os contratos como exemplo? Desde a elaboração até a assinatura, por quais as áreas que ele passa? Quem são as pessoas responsáveis pela elaboração e encaminhamento? Onde ficam arquivados?
Seja qual for a tarefa que você precise administrar, desde a demanda até a concretização, será sempre necessário entender esse fluxo.
Com o detalhamento do fluxo das tarefas — seja qual for a complexidade — aos poucos você vai se inteirando sobre os processos gerais da sua empresa.
Ah, cabe ressaltar que os processos mudam e o aprendizado é contínuo, por isso não se desespere e comece a entender o funcionamento do seu setor.
Entender a complexidade de cada tarefa
Os prazos servem para serem cumpridos, porém, para que a entrega seja feita no período estipulado, é necessário entender a complexidade da tarefa.
Algumas tarefas são relativamente “simples” e de fácil execução, outras podem demandar semanas.
Para a elaboração de um contrato, por exemplo, é necessário negociação, escrita e finalmente a assinatura – e cada um desse processo tem um tempo diferente de execução.
Ou seja: compreender as demandas de cada uma das atividades presentes no dia a dia da sua empresa é essencial para que você consiga realizar uma boa gestão dessas rotinas.
Traçar metas
O óbvio também precisa ser dito: trace metas a curto, médio e longo prazo. As metas norteiam o caminho a ser percorrido e definem quais ações devem ser implementadas.
Mas atenção: planeje metas realistas e elabore estratégias para alcançá-las. Afinal, você deseja que sua empresa prospere.
Avaliar resultados
Sejam as metas alcançadas ou não, é necessário avaliar os resultados do período. Muito provavelmente você poderá encontrar “furos” de gestão quando os resultados não forem satisfatórios.
Mais que analisar os resultados ao final de um período, é importante analisar e refletir diariamente sobre o quão satisfatório foi o dia em questão para você e para o seu negócio. O dia foi produtivo? Poderia ser melhor? Foi gerado algum aprendizado sobre a rotina? Algo novo poderia ser implementado ou ajustado?
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Como otimizar a gestão da rotina da sua empresa?
Como vimos acima, a estruturação de uma boa gestão de rotinas dentro da empresa passa por diversos processos que vão desde a identificação de ineficiências em procedimentos regulares até a correção dos mesmos para melhorar a eficiência. Tudo isso pode levar algum tempo (e dinheiro) para ser implementado.
É por isso que a otimização dos processos existentes é essencial, seja agilizando os procedimentos de RH, economizando dinheiro ou automatizando a geração e assinatura de contratos.
É aí que entram em cena os software de otimização de processos, que visam tornar a gestão da rotina mais fácil de implementar.
Com a ZapSign, por exemplo, é possível colher assinaturas digitalmente e com validade jurídica. Muito bom né? Imagine o quanto de tempo e recursos sua empresa pode economizar utilizando essa ferramenta?
Seguindo o mesmo exemplo, imagine se você pudesse automatizar a criação de documentos para serem assinados? Ou ainda, se pudesse criar um arquivo de documentos já assinados automaticamente?
Com a Pluga é possível integrar as ferramentas que você mais usa ai na sua empresa de forma rápida e simples sem a necessidade de saber programar.
Para facilitar, confira algumas integrações possíveis através da Pluga:
Taí um ótimo exemplo de otimização da gestão de rotinas contratuais, não é mesmo?
Agora que você já sabe a importância de realizar a gestão de rotina aí na sua empresa, que tal começar hoje mesmo a implementar essas melhorias?