Se você deseja criar uma boa impressão e demonstrar profissionalismo ao enviar e-mails no seu trabalho, é aconselhável saber como criar uma assinatura de e-mail. Esse recurso transmite uma imagem mais confiável tanto dos colaboradores quanto da empresa como um todo para os clientes e parceiros comerciais.
Outra vantagem de utilizar esse método consiste em passar seus contatos para que os destinatários lhe encontrem facilmente. Além disso, é possível reforçar a identidade visual da sua marca e incluir informações que sejam relevantes para o seu negócio.
Realizar esse tipo de atividade não é muito complexo, porém requer que você seja cuidadoso para evitar causar um conceito errado. Por essa razão, neste texto estão as principais informações com dicas sobre como criar uma assinatura de e-mail de forma profissional.
Portanto, continue a leitura!
O que é uma assinatura de e-mail?
Uma assinatura de e-mail consiste numa lista de informações criada para serem inseridas automaticamente no final de uma mensagem e fornecer detalhes sobre o remetente. Normalmente, ela contém dados de contato e identificação de quem faz o envio, como nome, cargo, empresa, telefone, endereço e, muitas vezes, links de redes sociais.
As organizações, em geral, a utilizam com o intuito de demonstrar seriedade, competência, responsabilidade e fortalecer a identificação da companhia. Aliás, é comum o acréscimo de elementos visuais que lembram uma marca, alguns exemplos são os logotipos, fontes, ícones, cores e outros.
Qual a importância de ter uma assinatura de e-mail?
Tanto do ponto de vista profissional quanto pessoal, existem vários motivos pelos quais é recomendável incluir uma assinatura nos seus e-mails. Ela mostra aos destinatários que você leva com seriedade seus assuntos comerciais. Também transmite para as pessoas uma imagem de credibilidade e compromisso.
Além do mais, com o uso desse recurso se torna mais fácil para clientes, parceiros da organização ou contratantes saberem como entrar em contato com você. A comunicação ganha uma aparência mais formal e ainda fornece diversas informações úteis, sem a necessidade de ter que criar um texto extremamente longo.
Que informações precisam ter dentro de uma assinatura de e-mail?
Uma assinatura de e-mail bem organizada contém dados que facilitam o contato e apresentam certos detalhes relevantes do remetente. Então, é recomendável que ao criá-la você coloque seu nome completo. Acrescentar sua profissão ajuda a identificar sua função dentro de uma organização ou ramo de atividade.
O nome da empresa para qual trabalha ou do negócio que gerencia também é aconselhável que não falte. A partir daí, insira informações para contato, como telefone, endereço de e-mail e site. Se achar conveniente, também pode fazer a inclusão de links para redes sociais, slogan, endereço físico ou um Call to Action.
Pode usar cores e elementos gráficos na assinatura online?
Você pode criar uma assinatura colorida e incorporar alguns elementos gráficos, mas é preciso fazer isso com cautela. Primeiro, lembre-se de não sobrecarregá-la com muitas imagens que distraiam e dificultem a leitura dos dados no PC ou notebook. Mantenha coerência com a identidade visual da empresa, como logotipos e fontes.
Também não se esqueça de que nem todos os e-mails são compatíveis e há variações na exibição das mensagens por causa das diferenças entre dispositivos e navegadores. Então, ao adicionar uma imagem por meio das configurações ative a função “Alt text” e forneça um texto alternativo que será mostrado, caso elas não carreguem direito.
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Cuidados ao criar uma assinatura de e-mail
Como evitar que a criação da sua assinatura de e-mail pareça um trabalho de amador? Confira 5 estratégias para chegar a um resultado profissional.
Preste atenção com a cor das letras
Dependendo da montagem, criar assinaturas de e-mails com muitas cores faz o estilo ficar infantilizado. Então, tente limitar a coloração a, no máximo, três ou quatro tonalidades que tenham relação com seu negócio. Caso queira destacar alguma informação, como o seu nome ou da empresa, use o negrito.
Fora isso, evite utilizar cores claras que interfiram na legibilidade dos dados. Prefira tons fortes, pois pode ser lido por quem tem certos problemas na visão com mais facilidade. Observe ainda o design geral, avalie se existe um equilíbrio em toda composição e caso fique em dúvida, opte pela tradicional cor preta.
Saiba que fonte utilizar na assinatura de e-mail
Não importa quem seja o destinatário ou em qual dispositivo seu e-mail chegará, em todas as situações a sua assinatura tem que estar legível. Por esse motivo, é recomendável que escolha o tipo da letra com coerência. Lembre-se que fontes, como Arial, Helvetica, Calibri, Times New Roman e Georgia são usadas com frequência no mundo dos negócios.
Quanto ao tamanho, algo que funciona bem é colocar o seu nome em destaque com dimensões entre 13px e 14px e as demais informações com 12px ou 11px. Outro detalhe importante consiste em manter um padrão e não misturar diferentes formatos. Só use uma segunda fonte, se for acrescentar o slogan ou então, deixe-o em itálico.
Tenha ícones gráficos simples
Apesar de ser recomendável que exagere no uso de imagens na sua assinatura de e-mail, incorporar um ou dois ícones adequados não faz mal. No entanto, eles precisam ser fáceis de reconhecer e relevantes. Alguns exemplos são as pequenas figuras de telefone e envelope para endereço de e-mail.
Adicionar o logotipo ao lado do nome da empresa corresponde a outra opção. Quando criar alguma promoção ou evento também pode usar esse recurso para divulgar a novidade com um Call to Action. Caso receba alguma premiação ou certificação, considere acrescentar o símbolo antes do cargo para que todos saibam.
Tome cuidado com o espaçamento entre as frases e elementos gráficos
Alguns programas e aparelhos interpretam o espaçamento de forma diferente e faz a assinatura ficar com aparência desordenada. Pensando em prevenir esse tipo de problema, procure usar um editor de e-mail mais avançado. Mantenha um espaço único entre linhas e os ícones, isso cria um visual harmonioso e legível.
Não monte formatações complexas cheias de configurações, opte sempre por ajustes mais simples. Use quebras de linhas, como pressionar o “Enter”, no máximo apenas uma vez ao final de cada informação. Além disso, leve em consideração a possibilidade de fazer testes em dispositivos variados.
Adicione a Call To Action
Criar um Call To Action (CTA), ou seja, sugerir que o destinatário faça alguma ação é uma boa estratégia para promover vendas usando uma assinatura de e-mail. Contudo, essa tática deve ser utilizada de modo apropriado para não parecer invasiva. Comece decidindo que tipo de atitude espera que a pessoa realize.
Por exemplo, avalie se quer que ela visite seu site, baixe algo ou agende uma consulta. Depois, crie um texto curto e direto, como “Clique aqui para saber mais”, “Baixe nosso guia gratuito” ou “Agende uma demonstração”. Deixe essa mensagem visível, pode ser após os contatos ou em um local que o leitor não precise rolar a página para ver.
Crie uma assinatura amigável para versão móvel também
É verdade que muitas pessoas usam celular para trabalhar, e também muitos e-mails são respondidos e visualizados por meio destes dispositivos. Portanto, ter uma assinatura com visual amigável para versão móvel é essencial para causar uma boa impressão e gerar confiança caso você esteja falando com um cliente.
Portanto, usar logos e imagens grandes sempre acabam ficando distorcidas ou exageradas quando visualizadas no celular, então seguir as dicas de formatação que passamos é muito importante. Sempre que for salvar a assinatura criada, não esqueça de fazer um teste visualizando o e-mail no seu celular também!
Melhores geradores de assinatura de e-mail
Existem programas que permitem fazer diferentes tarefas em poucos minutos e economizar tempo. Sendo assim, veja a seguir 5 ferramentas ideais para criar uma assinatura de e-mail profissional.
WiseStamp
O WiseStamp é uma plataforma usada tanto por profissionais individuais quanto empresas que têm plano pago e gratuito. Nele, você encontra uma variedade de modelos e opções de configuração para criar uma assinatura de e-mail personalizada. É possível incluir logotipo, ajustar cores, inserir dados de contato, links e outros elementos.
Se você possui uma organização pode centralizar o controle das assinaturas da equipe e fazer a implantação de mudanças assim como a atualizar tudo de uma vez. Quando quiser destacar promoções, eventos ou novidades importantes há a possibilidade de adicionar animações e banners que chamem a atenção do destinatário.
Hubspot
O HubSpot é uma plataforma de automação de marketing que dispõe de vários recursos, inclusive a criação profissional de assinatura de e-mail. Ao fazer essa tarefa pelo programa você tem a vantagem de poder ajustar diversos aspectos incluindo cores, fontes e logotipo, bem como alterar informações do nome, cargo, número de telefone, site e mais.
As comunicações da equipe são centralizadas e atualizadas ao mesmo tempo. Esse serviço oferece ainda recursos de rastreamento e análise que permitem monitorar a eficácia das interações na empresa. Além disso, é possível realizar gerenciamentos de campanhas de marketing, vendas e atendimento ao cliente por esse sistema.
Rock Content
A Rock Content se refere a uma empresa especializada em marketing de conteúdo. No entanto, ela disponibiliza uma ferramenta chamada de rockstamp que cria assinatura de e-mail de maneira totalmente gratuita. Ela é compatível com diferentes softwares, como Gmail, Outlook, Apple Mail e muito mais.
Para utilizá-la não existe segredo, basta acessar a plataforma e adicionar os dados que considerar necessários, como nome, telefone, endereço etc. Em seguida, você seleciona o modelo que atende melhor aos seus interesses e por fim, finaliza. De forma geral, consiste numa alternativa para quem busca simplicidade.
New Old Stamp
O New Old Stamp é um serviço pago que tem plano individual e empresarial que permite criar assinaturas de e-mail profissionais. Ele aceita que você coloque logotipos, cores, fontes específicas e fotos. Outro detalhe interessante é que podem ser adicionados links para as redes sociais, site da empresa e portfólio.
Há modelos com espaço para incluir a Call to Action e banners, e dessa forma, promover seu negócio. Ele possui um sistema organizado que controla o padrão de assinatura de uma equipe inteira. Além dessas vantagens, destaca a compatibilidade com os principais serviços de e-mails, como Google Workspace, Exchange, Microsoft 365 etc.
HTML Sig
O HTML Sig cria automaticamente assinatura de e-mail com intuito de promover uma empresa em diferentes plataformas. Ele permite fazer a inclusão de links de até 30 redes sociais, como Facebook, WhatsApp, Snapchat, Instagram, Quora, Twitter, entre outras. É um serviço pago, no entanto dispõe de período de teste gratuito.
Há ainda a função de monitoramento para alterar simultaneamente as assinaturas e obter dados estatísticos das redes sociais mais utilizadas. Além disso, tem como personalizar cores e adicionar informações diversas, por exemplo, número de fax, dois endereços físicos, uma ou duas Call to Action.
Tenha uma assinatura de e-mail profissional e com a sua cara
Dominar a arte de criar uma assinatura de e-mail é uma habilidade valiosa em um mundo cada vez mais orientado pela comunicação digital. Quando bem projetada ela demonstra profissionalismo e reforça a identidade visual. Então, siga os passos informados nesse texto e procure fazer versões simples com dados relevantes.
Lembre-se de empregar cores e fontes com bom senso, se achar conveniente acrescente imagens e uma chamada para ação. No entanto, realize testes em diferentes dispositivos, confirme se a formatação é a mesma em sistemas variados. Dessa maneira, você conseguirá transmitir informações importantes e causar uma boa impressão.