ZapSign: cómo funciona en los procesos de medianas y grandes empresas

En los últimos años, la digitalización de documentos se ha consolidado como una tendencia irreversible en el mundo corporativo, especialmente entre las medianas y grandes empresas. En este contexto, la necesidad de soluciones eficientes para firma electronica y lo digital ha ganado protagonismo, impulsado por la búsqueda de herramientas más ágiles, seguras e integradas. Uno de ellos es el ZapSign. ¿Y cómo funciona?

Al ofrecer una solución sólida y adaptable, ZapSign simplifica y mejora significativamente los procesos de firma digital, garantizando el cumplimiento legal, la seguridad de los datos y una integración perfecta con otras herramientas esenciales para el entorno corporativo.

Este artículo aborda cómo funciona ZapSign en los procesos de medianas y grandes empresas, destacando sus beneficios y aportes a la eficiencia operativa y la competitividad en el mercado actual.

Ventajas de ZapSign y cómo funciona para pequeñas y medianas empresas

ZapSign ofrece toda una serie de ventajas que lo consolidan como mucho más que una simple solución tecnológica, sino un verdadero socio estratégico, cuyo valor resulta esencial para el viaje de transformación digital de las empresas, brindando eficiencia, seguridad y soporte de alto nivel.

Especialmente para las pequeñas y medianas empresas, estas ventajas proporcionan un gran diferenciador, permitiendo que las operaciones de estas organizaciones compitan con los nombres más importantes del mercado. ¡Verificar!

Precios asequibles en reales.

ZapSign facilita la gestión financiera eliminando costos ocultos y ofreciendo transparencia en los planes de suscripción y, lo mejor de todo, en reales. El proceso de contratación es claro y sencillo, lo que garantiza una experiencia sin complicaciones desde el primer contacto. 

Este enfoque transparente es esencial para las empresas que buscan controlar sus gastos con precisión y evitar sorpresas desagradables. al ofrecer planes En moneda local, ZapSign facilita a los clientes brasileños la planificación y gestión de sus presupuestos, además de brindar una relación de confianza desde el principio.

Integración con otras plataformas.

A Integración de ZapSign con más de 2 mil herramientas., incluidos Zapier, Integromat y Pluga, crea un ecosistema empresarial integrado y optimizado, que permite a las empresas maximizar la eficiencia de sus flujos de trabajo digitales. 

Esta amplia interoperabilidad es estratégicamente valiosa para optimizar las operaciones, ya que permite que diferentes plataformas y sistemas trabajen juntos en armonía. La unificación de varias herramientas en una única interfaz intuitiva no sólo simplifica los procesos, sino que también aumenta exponencialmente la productividad de la empresa. 

Las empresas pueden automatizar tareas repetitivas, reducir los errores humanos y liberar tiempo para centrarse en actividades estratégicas. La flexibilidad que ofrece ZapSign a la hora de integrarse con diferentes plataformas hace que las empresas puedan adaptar la solución a sus necesidades específicas, independientemente del sector o tamaño de la empresa.

Atendimiento personalizado

Otra ventaja importante de implementar ZapSign es la atención al cliente personalizado, disponible vía WhatsApp. Este soporte eficiente y directo garantiza que las empresas puedan resolver problemas rápidamente y mantener sus procesos operativos sin interrupciones. 

El servicio cercano e inmediato es fundamental para garantizar que los clientes se sientan apoyados y valorados. Cuando surgen preguntas o problemas, el equipo de soporte de ZapSign está listo para brindar soluciones rápidas y efectivas, minimizando el impacto en las operaciones diarias de las empresas. 

Este enfoque proactivo del servicio al cliente fortalece la confianza en la plataforma y demuestra el compromiso de ZapSign con la excelencia en el servicio. 

Además, la comunicación vía WhatsApp es cómoda y accesible, permitiendo a las empresas obtener ayuda cuando más la necesitan, de forma práctica y eficaz.

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¿Cuáles son las características principales de ZapSign?

ZapSign ofrece varias funciones especiales, diseñadas para satisfacer las necesidades específicas de empresas medianas y grandes. Esta versatilidad convierte a la plataforma en una opción poderosa para las organizaciones que buscan optimizar sus procesos comerciales. firma digital de forma segura, eficiente y flexible. A continuación, destacamos los principales.

Firma electrónica avanzada y cualificada

Entre las principales características que ofrece ZapSign destacan las siguientes: tipos de firma electronica disponibles: la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada.

El primero utiliza métodos electrónicos para identificar al firmante y garantizar la integridad del documento firmado, ofreciendo un nivel moderado de seguridad y siendo ampliamente utilizado en las transacciones comerciales cotidianas.

El segundo sigue estándares de seguridad y validación más rigurosos establecidos por regulaciones específicas y, a menudo, se requiere para documentos que involucran transacciones financieras. contrariamente situaciones gubernamentales y otras situaciones críticas que requieren alta seguridad y cumplimiento legal.

La posibilidad de elegir entre estas dos opciones proporciona flexibilidad y cumplimiento legal en diferentes contextos, desde simples contratos hasta documentos que requieren validación. Legal más riguroso.

Almacenamiento seguro de documentos

Almacenar documentos de forma segura es esencial cuando se trata de gestión de contratos electrónicos. Con ZapSign, el acceso a los documentos está estrictamente controlado para diferentes niveles de usuario. Esto hace posible que las empresas controlen exactamente quién puede ver, editar o firmar documentos, garantizando la seguridad e integridad de la información corporativa.

Compra de documentos separados y consulta de saldo de documentos.

Otro beneficio importante es la posibilidad de comprar documentos individuales según sea necesario, lo que ofrece una opción conveniente para empresas con diferentes demandas de firmas digitales. Además, ZapSign permite a los usuarios consultar fácilmente el saldo de documentos disponibles, facilitando la planificación y gestión de los recursos de firma digital dentro de la organización.

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Historias de éxito de ZapSign

Para ilustrar la efectividad de ZapSign en contextos comerciales reales, destacamos dos historias de éxito de grandes empresas que adoptaron la plataforma. Ambos ejemplifican cómo ZapSign se ha convertido en un socio estratégico capaz de impulsar al máximo la competitividad y el cumplimiento empresarial. antigüedad de los documentos electrónicos.

Grupo Crisdu

O Grupo Crisdu es una organización brasileña que se destaca en los sectores de Industria, Comercio y Logística, guiada por valores de transparencia, calidad y compromiso. Con sede en Rio Grande do Sul y expandiéndose internacionalmente a países como Chile, Paraguay, Uruguay y Estados Unidos, el Grupo está orgulloso de sus orígenes y su impacto positivo tanto en los empleados como en los clientes.

Ante importantes desafíos en la gestión de documentos físicos en todo Brasil, especialmente en el vertical Romance, que maneja más de 100 documentos firmados mensualmente, Grupo Crisdu buscó optimizar sus procesos Comerciales, de Crédito y de Cobranza. La falta de trazabilidad, seguridad y colaboración remota entre equipos dispersos eran preocupaciones críticas.

Para resolver estos problemas, el Grupo Crisdu integró la plataforma de suscripción Electrónica ZapSign a su software a través de API. Esta integración permitió simplificar la adopción de la herramienta por parte de los franquiciados de la marca Romance, reduciendo el riesgo de fraude, incumplimiento y agilizando los procesos internos. La asociación directa con ZapSign dio como resultado una solución altamente personalizada que mejoró significativamente la eficiencia operativa y la seguridad de las transacciones.

Hoy en día, todas las transacciones se gestionan de forma centralizada y segura a través del portal ZapSign, integrado con el software propio del Grupo Crisdu. Esta medida proporciona acceso inmediato y confiable a información crítica, independientemente de su ubicación geográfica, además de acelerar el seguimiento y procesamiento de los documentos firmados.

El resultado de esta asociación no podría ser más impresionante: Grupo Crisdu redujo el tiempo de procesamiento de suscripciones en un 90%, equivalente a aproximadamente 300 millones de minutos ahorrados, lo que resultó en importantes ahorros financieros de aproximadamente el 98%.

espacio láser

A espacio láser es una reconocida cadena minorista, especializada en servicios de depilación láser, que atiende a más de 5 millones de clientes y realiza más de 80 millones de procedimientos. Con una presencia ampliada en Argentina, Chile, Paraguay, Colombia y una sólida base de 580 tiendas propias en Brasil, 220 tiendas franquiciadas y aproximadamente 4800 empleados, la marca se ha destacado como líder durante 19 años en el mercado mundial de depilación láser. .

Al enfrentar importantes desafíos operativos, especialmente en contratación y despidos, Espaçolaser reconoció la necesidad de digitalizar sus procesos de recursos humanos, legales y de TI. El proceso manual, agravado por la pandemia, generó retrasos, fallas de seguridad y dificultades en la gestión de contratos y documentación.

Para ganar agilidad y control, Espaçolaser decidió implementar una solución de firma electrónica para facilitar sus procesos de contratación. La implementación de ZapSign proporcionó una eficiencia operativa significativa en el back office de la empresa, reduciendo procesos que antes demoraban hasta 3 semanas a solo unas pocas horas, especialmente en la fase final de los contratos.

La integración con el sistema Protheus en el departamento de RRHH a través de API permitió un ahorro adicional de tiempo y la centralización de la información en un solo lugar. Se mejoró drásticamente la seguridad de los documentos y el trato con los proveedores, utilizando tecnología de firma electrónica para garantizar credibilidad, seguridad y agilidad en los procesos de la compañía, incluida la emisión y seguimiento de facturas en diversas ubicaciones.

La estrecha colaboración con ZapSign, adaptada a las necesidades específicas de Espaçolaser, dio como resultado una impresionante reducción del 88% en el tiempo de procesamiento de firmas, totalizando más de 40 mil documentos firmados en la plataforma. Esta transformación, además de mejorar la eficiencia operativa de la empresa, también representó importantes ahorros financieros de aproximadamente el 92%.

La integración continua de ZapSign, que permite firmas directas a través de la plataforma en el departamento jurídico y mediante una API integrada con Protheus en RRHH, sigue proporcionando a Espaçolaser un mejor control operativo y una velocidad optimizada en los procesos contractuales. El uso de recursos como carpetas y subcarpetas facilitó aún más la gestión y el control del flujo de documentos.

Estos cambios marcaron un nuevo estándar para Espaçolaser, demostrando la importancia estratégica de digitalizar los procesos de firma y destacándose como un diferenciador decisivo para su futuro.

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