Cómo utilizar Zapsign y API para integrar firma electrónica y otras herramientas

En los tiempos actuales, el firma electronica se encuentra entre las principales soluciones para simplificar procesos y aumentar la productividad, ofreciendo comodidad, seguridad y eficiencia en la formalización de documentos. Al eliminar la necesidad de imprimir, escanear y enviar físicamente papel, las firmas electrónicas reducen el tiempo necesario para completar las transacciones y reducen significativamente los costos operativos. especialmente cuando se utiliza ZapSign y API.

Al fin y al cabo, el uso de APIs (Application Programming Interfaces) ha sido fundamental para implementar la firma electrónica de forma integrada y eficaz. Al permitir la comunicación entre diferentes sistemas de software, estas interfaces facilitan la automatización de procesos, garantizando una experiencia fluida y fluida para los usuarios finales.

En este artículo, explicaremos todo sobre cómo utilizar Zapsign y las API para integrar firmas electrónicas en diversas herramientas y plataformas, ofreciendo información práctica y ejemplos de implementación. ¡Buena lectura!

¿Qué es una API?

Una API, o interfaz de programación de aplicaciones, es un conjunto de reglas y protocolos que permiten que diferentes software se comuniquen entre sí. En términos simples, define cómo deben interactuar los componentes del software. Esta interacción puede implicar el intercambio de datos, comandos y solicitudes entre diferentes sistemas, permitiendo una integración e interoperabilidad eficientes.

Hay dos tipos principales de API: abiertas y cerradas. Una API abierta es accesible al público y puede ser utilizada por desarrolladores externos para crear nuevas funciones o integrar servicios adicionales sin restricciones significativas. Promueve la innovación colaborativa y permite que una comunidad de desarrolladores amplíe las capacidades de un software o plataforma.

Por otro lado, una API cerrada es más restrictiva y está controlada por el propietario del software o de la plataforma. Puede imponer limitaciones de uso, acceso y modificación, y a menudo está disponible sólo para socios seleccionados o para uso interno de la organización propietaria. 

A pesar de ofrecer un mayor control sobre la seguridad y la calidad, una API cerrada puede limitar la flexibilidad y la adopción por parte de desarrolladores externos.

La elección entre una API abierta o cerrada depende de los objetivos estratégicos de la empresa y de las necesidades específicas de desarrollo e integración de software. Ambos tipos juegan un papel fundamental en la capacidad de las organizaciones para conectar sistemas, ampliar la funcionalidad y ofrecer soluciones integradas a los usuarios finales.

Cómo las API facilitan la integración de diferentes sistemas

Las API desempeñan un papel importante a la hora de facilitar la integración de diferentes sistemas de software. 

Al definir métodos estandarizados para la comunicación y la interacción entre aplicaciones, permiten a las empresas combinar diferentes funcionalidades de una manera eficiente y armoniosa, lo que reduce el tiempo y los costos asociados con el desarrollo de nuevas funcionalidades y también proporciona una experiencia más fluida para los usuarios.

Un ejemplo práctico de aplicación de APIs es la integración entre sistemas CRM (Customer Relationship Management) y herramientas de firma electrónica. A través de una API bien diseñada, las empresas pueden automatizar el proceso de generación, envío y firma de documentos en línea, directamente dentro del entorno CRM. 

De esta manera, los representantes de ventas pueden prepararse contrariamente, propuestas o acuerdos directamente en el CRM, enviarlos a clientes actuales o potenciales y recoger firmas electrónicas de forma integrada y segura.

Esta integración elimina la necesidad de cambiar entre múltiples plataformas, lo que mejora la eficiencia del flujo de trabajo y garantiza que todos los datos relevantes se registren y actualicen automáticamente en el sistema CRM. Esto proporciona una visión unificada del cliente, lo que simplifica el seguimiento de las negociaciones y transacciones.

Además del sector de ventas, la integración API también se utiliza ampliamente en áreas como la gestión de recursos humanos, finanzas, logística y muchas otras, donde la automatización y la interoperabilidad son esenciales para mejorar la eficiencia operativa y la experiencia del cliente.

En el contexto específico de las firmas electrónicas, las API ofrecen flexibilidad para personalizar y adaptar los procesos según las necesidades específicas de cada organización, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las normas de seguridad y privacidad de los datos.

Comprender cómo las API como Zapsign facilitan esta integración es clave para simplificar las tareas administrativas e impulsar la transformación digital, haciendo que las empresas sean más ágiles, eficientes y competitivas en el mercado actual.

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Firma electrónica e integración con la API ZapSign

La firma electrónica es una forma eficiente y legalmente reconocido de firmar documentos digitalmente, ofreciendo comodidad, eficiencia, reducción de costos y seguridad.

A API de ZapSign facilita la integración de estas suscripciones con diversas herramientas, como CRM y sistemas de gestión de documentos. Automatiza el flujo de trabajo, desde la creación hasta el archivado seguro de documentos firmados, proporcionando una experiencia integrada y segura para empresas y usuarios finales.

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Cómo integrar ZapSign vía API en 19 pasos

La integración con otras herramientas es una demanda constante por parte de los usuarios que necesitan aumentar su productividad y eliminar tareas repetitivas. En el caso de las plataformas de firma electrónica, añadir una línea a una hoja de cálculo de Google o crear una tarjeta en Trello son sólo ejemplos de necesidades constantes.

La API de ZapSign permite estas integraciones, pero como no todos los usuarios tienen los medios para crear integraciones personalizadas, desarrollamos esta guía paso a paso sobre cómo integrar ZapSign con más de 2 mil herramientas, sin que tengas que escribir una línea de código. código.

En primer lugar, debes elegir una aplicación de integración de herramientas. En ZapSign utilizamos Zapier, Integromat y Pluga, siendo este último una empresa brasileña.

En ZapSign, cuando se contrata un plan con una factura y se liquida el pago, nuestra hoja de cálculo de Google Sheets se actualiza y recibimos notificaciones vía correo electrónico y Slack, todo sin tener que escribir una sola línea de código. La comunicación entre las herramientas se realiza a través de una aplicación de integración. 

En este tutorial, le mostraremos cómo usar Zapier para insertar automáticamente información de un documento ZapSign completo en una hoja de cálculo de Google Sheets. Cabe mencionar que Zapier tiene integración con más de 2 mil herramientas (ver aquí). 

Por tanto, Google Sheets es sólo uno de los ejemplos de herramientas que se pueden integrar con ZapSign. Si desea integrar otra herramienta, los primeros 10 pasos del siguiente tutorial siguen siendo idénticos.

Por último, te recordamos que, a partir de cierto volumen, estas herramientas tienen su propio precio, que no está incluido en el plan ZapSign. Así que vayamos paso a paso:

Paso 1

Inicie sesión en Zapier y cree una cuenta.

Paso 2

Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en “HACER UN ZAP”.

Paso 3

En “Cuando esto suceda…”, busca la aplicación “Webhooks by Zapier”.

Paso 4

Seleccione "Webhooks by Zapier", luego "Catch Hook" y haga clic en "CONTINUAR".

Paso 5 

Copie el enlace que aparece en "URL de webhook personalizado" y péguelo en algún lugar para usarlo más adelante.

Paso 6

Verá una pantalla similar a esta, escrita "Pruebe su activador", lo que significa que Zapier está esperando que se activen los primeros eventos desde ZapSign para comprenderlos. Deje esta pestaña abierta y guardada, continuando con el siguiente paso.

Paso 7 

En otra pestaña del navegador (sin cerrar la pestaña del paso 6), inicie sesión en su cuenta ZapSign, vaya a "Configuración" y haga clic en la pestaña "Integración".

Paso 8

Haga clic en "Habilitar webhooks", inserte el enlace personalizado durante el paso 5 y haga clic en el botón Agregar.

Paso 9 

Inserta un nuevo documento en ZapSign, ponte como firmante y firma el documento. Por lo tanto, los primeros eventos de ZapSign se activarán en el webhook de Zapier.

Paso 10

Regrese a la pestaña Zapier que se abrió en el paso 6 y haga clic en "Probar activador". El resultado debería ser similar a este. Haga clic en “CONTINUAR”:

Paso 11

¡Listo! Tu ZapSign ya está integrado con Zapier. Ahora, en la sección “Haz esto…”, puedes elegir más de 2 mil herramientas para realizar cualquier comportamiento cuando ocurre un evento en ZapSign.

En este tutorial continuaremos con Google Sheets, pero puede ser cualquier otra herramienta.

Paso 12 

Elija "Crear fila de hoja de cálculo" y haga clic en "CONTINUAR".

Paso 13

Conecte su cuenta de Gmail en el paso "Elegir cuenta" y haga clic en "CONTINUAR".

Paso 14 

Seleccione una unidad (en el ejemplo, "Mi Google Drive") y una hoja de cálculo de su elección (en el ejemplo, utilizamos la hoja de cálculo "Teste ZapSign <> Zapier", que ya había creado antes).

Paso 15 

Seleccione una hoja de trabajo (es decir, la página de su hoja de cálculo). Sugerimos que contenga los encabezados "Evento", "Número de documento", "Estado del documento", "Nombre del documento", "Archivo original", "Archivo firmado", "Cuándo" y "Firmantes", como en el siguiente ejemplo.

Paso 16

En Zapier, relaciona las columnas de la hoja de cálculo con la información enviada por ZapSign y haz clic en “CONTINUAR”. Debería verse así como se muestra a continuación.

Paso 17

Haga clic en “PROBAR Y CONTINUAR” y luego en “ACTIVAR ZAP”.

Paso 18 

Verifique que los datos se ingresaron correctamente en su hoja de cálculo. Si todo se ve bien, se ha insertado al menos una fila en su hoja de cálculo. Y cada vez que ocurre un evento en ZapSign, se insertará otra línea debajo de él.

Paso 19

¡La integración se completó con éxito! Si desea realizar una nueva integración con otra herramienta, simplemente regrese al paso 11 y elija una herramienta diferente.

Como puede ver, utilizar ZapSign y API para integrar firmas electrónicas con otras herramientas que ya utiliza es un proceso extremadamente sencillo y beneficioso. Para obtener más información sobre cómo nuestras soluciones pueden aprovechar sus procesos organizacionales, habla con uno de nuestros consultores ahora mismo!