En plena era digital, las transformaciones tecnológicas están presentes por doquier, incidiendo en los más diversos sectores de nuestra sociedad, entre ellos tipos de firma electronica.
En el mundo corporativo, estos efectos se sienten de manera significativa, con procesos de gestión en constante actualización. Las principales empresas del mercado ya entienden la necesidad de adquirir herramientas que mejoren la ejecución de sus servicios, optimizando la percepción del público sobre su valor y mejorando los resultados obtenidos.
Ante este escenario, se hace imposible no hablar de soluciones como firma electronica. A lo largo de la lectura de este artículo podrás resolver todas tus dudas sobre el concepto y los diferentes tipos de firma electrónica, así como su validez legal. ¡Vamos allá!
¿Qué es la firma electrónica?
En esencia, la firma electrónica es una forma objetiva y eficaz de obtener la aprobación o el consentimiento de terceros mediante el reconocimiento de su identidad a través de medios digitales. Al garantizar la validez legal, ofrece una alternativa igualmente segura y verificable a la firma manuscrita tradicional, facilitando la firma de documentos y contratos.
De esta forma, se puede prescindir de los distintos procesos que implica la firma manual de un documento, como los desplazamientos a notarías y el envío de papeles por correo, haciendo que el trámite de firma se produzca de forma ágil, simplificada y optimizada.
Este concepto se extiende a otras formas de reconocimiento, como, por ejemplo, el reconocimiento biométrico de cajeros automáticos, en los que el usuario introduce el dedo en el sensor óptico, los tokens utilizados en servicios prestados a través de Internet e incluso la ejecución de inicios de sesión en determinados sitios web desde una contraseña personal.
Concluimos que, mientras en tiempos analógicos la forma de reconocimiento personal más común era la firma, los tiempos actuales abren el abanico de opciones, facilitando tanto la formalización de acuerdos como la contratación de empleados, proveedores y clientes.
En tiempos de home office, esto representa un beneficio estratégico, ya que, con las herramientas necesarias, ya no es necesario que las personas estén en sus oficinas para firmar los documentos que acreditan la nueva sociedad o contratación.
¿Hay validez jurídica en la firma electrónica?
A Ley número 14.063 de la Legislación brasileña, en sus propias palabras, “prevé el uso de firmas electrónicas en las interacciones con entidades públicas, en los actos de las personas jurídicas y en materia de salud y en las licencias de software desarrolladas por entidades públicas, con el objetivo de proteger los derechos personales y información sensible de los ciudadanos (...), así como atribuir eficiencia y seguridad a los servicios públicos prestados principalmente en un entorno electrónico”.
De acuerdo con los términos de esa ley, hay tres diferentes tipos de suscripción electrónica: simple, avanzado y calificado. A continuación, hablaremos de cada uno de ellos.
1. Firma electrónica sencilla
Este tipo de firma electrónica permite identificar al firmante del documento sin necesidad de utilizar un certificado digital, que se realiza asociando una serie de datos electrónicos con un conjunto de otros datos asociados a él, tales como:
- IDENTIFICACIÓN;
- FPC;
- ALFILER;
- impresión digital;
- reconocimiento facial;
- versión digitalizada de la firma manual;
- contraseñas;
- simbólico;
- geolocalización;
- correo electrónico;
- y otros.
Un ejemplo práctico es el uso de un dispositivo de reconocimiento facial para que una persona obtenga la aprobación para su ingreso a un determinado lugar de acceso restringido.
En estos casos, el sistema asocia los datos ingresados (en este caso, el rostro de la persona) con datos previamente registrados en su base de datos, para otorgar el acceso.
2. Firma electrónica avanzada
Se trata de otro tipo de firma electrónica, en la que los niveles de seguridad son más robustos.. La firma electrónica avanzada utiliza otras formas de certificación de identidad además de los certificados emitidos por PCI-Brasil, como un certificado digital corporativo u otros medios que acrediten la autoría e integridad de los documentos en formato electrónico.
Precisamente por utilizar un certificado digital, la firma electrónica avanzada también puede considerarse una firma digital – al contrario de lo que sucede en el caso de una firma electrónica simple.
Aquí, la firma electrónica del usuario se crea con datos que él puede operar bajo control exclusivo, por lo que las modificaciones posteriores serán fácilmente detectables.
Como ejemplo común, podemos citar principalmente firmas de documentos en línea en plataformas que cuenten con recursos propios que acrediten que efectivamente fue la persona designada como parte quien los suscribió.
Es importante señalar que, incluso sin utilizar certificados digitales ICP-Brasil, la firma electrónica de tipo avanzado tiene validez legal, ya que su reglamento fue establecido por la MP 2.200-2/2001.
3. Firma electrónica cualificada
El tercer tipo de firma electrónica es la denominada firma electrónica cualificada.. Esta categoría concierne a todos aquellos que utilizan un certificado digital emitido por el ICP-Brasil, es decir, el sistema Brasileño de Infraestructura de Clave Pública – es decir, a este tipo de firma se le otorga el máximo nivel de calificación.
ICP-Brasil es un sistema nacional de certificación digital. El organismo fue creado por la Medida Provisional 2.200-2 de 2001, oficializada por el Decreto 3.996 de 2001 y la Ley 11.419 de 2006.
En su estructura, el ICP-Brasil cuenta con autoridades de certificación que, a partir de un sistema criptográfico basado en certificados digitales, aseguran la identidad y autenticidad de un usuario que utiliza un medio electrónico para realizar acciones como la firma de un documento en línea.
¿Cuáles son los beneficios de la firma electrónica para las empresas?
La firma electrónica aporta numerosos beneficios a su gestión. A continuación, destacamos los principales.
Reducción de costos
La adhesión de la firma electrónica representa una gran ventaja desde el punto de vista financiero, ya que se recortan inversiones en material de impresión. También se eliminan los gastos extras con Correos, mensajeros y transportistas, ya que la toma y entrega de documentos es prescindible.
organización administrativa
Si bien el almacenamiento de documentos impresos demanda espacio físico (que puede ir desde un simple armario hasta una habitación completa), ordenar el archivo en una plataforma electrónica facilita no solo el tema de la gestión del espacio, sino también el acceso a los documentos. Después de todo, las funciones de búsqueda hacen posible que se encuentren fácilmente.
Agilidad
La firma electrónica aporta agilidad a los procesos de formalización de contratos, lo que es sumamente compatible con la dinámica actual del mercado y facilita el aumento del número de contrataciones al mes.
Movilidad
Dado que la firma electrónica se puede realizar desde cualquier lugar, ya no importa si el firmante se encuentra en su oficina, en la calle o de viaje, estos factores ya no representan un impedimento para acciones que solo se podrían realizar en persona.
Seguridad
La firma electrónica da credibilidad a todas las partes involucradas, ya que existe respaldo legal en el procedimiento.
Menos burocracia
La firma tradicional implica mucha burocracia, especialmente cuando requiere una firma notariada. La firma electrónica se salta estos pasos, haciendo el proceso más fluido y objetivo.
⚠️ Consulte también estos artículos relacionados 👇
➡️ Qué es la API de Firma Electrónica y cómo beneficia a la gestión de una empresa
➡️ ¿Cuáles son las ventajas de contratar una plataforma de firma electrónica?
➡️ Por qué necesita ingresar hoy a la era de los documentos electrónicos
¿Cómo funciona la validez legal de la firma electrónica?
Hay quien piensa que los contratos sólo tienen validez legal cuando la firma la realizan todos los firmantes, de puño y letra, lo que les hace dudar de la validez de la firma electrónica. La respuesta es SIM y te explicaremos por qué.
La ley brasileña dice, en los artículos 104 e 107 del Código Civil, que cualquier tipo de contrato es válido mientras sea completo y auténtico, es decir, que no presente cambios hechos después de que las partes hayan celebrado un acuerdo.
A Medida Provisional 2.200-2/2001, otorga la garantía jurídica de la firma electrónica, ya que posibilita el uso de cualquier medio que acredite la autoría e integridad de los documentos electrónicos, independientemente de que cuenten con certificado digital.
Además, tenemos en la jurisprudencia nacional la recurso de apelación APC 20140111450486 de la 5ª Sala Civil de la Corte de Justicia del Distrito Federal y Territorios. Afirma la irrelevancia del contrato escrito con el fin de probar el vínculo, lo que refuerza la validez de la firma electrónica y desmitifica la idea de que sólo los documentos físicos son válidos ante la ley.
Como puede ver, independientemente del tipo de firma electrónica que se utilice, la herramienta no solo aporta ventajas desde el punto de vista práctico y operativo, sino también en cuanto a la seguridad de los datos y la validez legal, por lo que, si aún no lo ha hecho, haga uso de esta característica en su empresa, tal vez este sea un buen momento para considerar esta posibilidad.
Por eso te invitamos a conocer la plataforma especializada de ZapSign, para eso, simplemente haga clic aquí!
