En el escenario empresarial moderno, la agilidad y la eficiencia son factores cruciales para el éxito. Es en este contexto que la adopción de una software para firma digital de documentos resulta ser una estrategia indispensable.
A lo largo de este artículo exploraremos las numerosas ventajas de este recurso tecnológico. Continúe leyendo para comprender la diferencia que este programa puede marcar en su organización.
Los principales motivos por los que una empresa debería adoptar la firma digital
Ante la creciente demanda de agilidad, eficiencia y seguridad en los procesos, la firma digital se vuelve imprescindible a la hora de optimizar los flujos documentales, en ahorro de recursos y mejorar la experiencia del cliente.
A continuación se detallan las razones principales por las que los grandes y pequeñas empresas deben adoptar la firma digital como estrategia clave para su éxito.
1. Reducción de tiempos y costes
Eliminar la necesidad de imprimir, enviar y archivar papel no solo ahorra dinero, sino que también aumenta exponencialmente la agilidad del flujo de trabajo.
2. Optimización de la productividad
La capacidad de firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento aumenta la productividad, transformando los procesos internos de la empresa y permitiendo a los profesionales centrarse en tareas más estratégicas.
3. Mayor seguridad
Las firmas digitales ofrecen un nivel excepcional de seguridad de la información, ya que los documentos firmados digitalmente están cifrados y protegidos por protocolos de seguridad avanzados.
4. Más movilidad
Con la firma digital, los firmantes pueden aprobar documentos desde cualquier dispositivo conectado a Internet, lo que permite una colaboración ágil y fluida, independientemente de la ubicación física.
5. Experiencia del cliente mejorada
La agilidad y comodidad de la firma digital también se reflejan directamente en la experiencia del cliente. Los procesos que alguna vez fueron lentos y burocráticos ahora se vuelven fluidos y eficientes, lo que demuestra un compromiso con el público y construye relaciones sólidas.
6. Menor consumo de papel
La conciencia medioambiental se ha convertido en un punto focal para muchas empresas. La adopción de la firma digital contribuye a una reducción significativa del consumo de papel, minimizando el impacto ambiental.
7. Sostenibilidad
La firma digital también contribuye a una operación más sostenible en otros aspectos. Menos viajes físicos y envíos por correo dan como resultado una menor huella de carbono, lo que demuestra el compromiso de la empresa con las prácticas responsables.
8. Validez Jurídica
Al contrario de lo que muchos imaginan, la firma digital equivale a la firma manuscrita en términos legales. Mediante el uso de cifrado y certificados digitales se demuestra legalmente la integridad y autenticidad de los documentos.
9. Practicidad
A través de interfaces intuitivas y plataformas fáciles de usar, el proceso de suscripción se vuelve simple y accesible para todos los involucrados, independientemente de su nivel de familiaridad con la tecnología.
10. Agilidad procesal
Con la firma digital, los documentos se pueden compartir instantáneamente, firmarse en cuestión de segundos y archivarse electrónicamente, lo que resulta en una velocidad excepcional para completar transacciones comerciales.
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¿Cómo funciona la solución de firma de documentos digitales de ZapSign?
La solución de firma digital de ZapSign es la herramienta perfecta para simplificar la Gestão de Documentos la electrónica de su empresa, garantizando menos costes y burocracia y más organización, agilidad, movilidad y seguridad.
Nuestra plataforma permite recoger firmas en menos de dos minutos, ofreciendo un proceso de firma un 90% más rápido que los medios tradicionales. Además, también es posible la personalización con los colores y marcas de su empresa.
Cómo hacer la firma digital en ZapSign
Para realizar tu firma digital a través de ZapSign no hay ningún misterio, solo debes seguir el tutorial que te presentaremos a continuación, detallando paso a paso todo lo que debes hacer.
Paso 1: Primero, debe informar su nombre de usuario y contraseña, y luego será redirigido a la página principal.
Paso 2: Haga clic en el botón "Nuevo" para ir a la siguiente pantalla y crear un nuevo documento.
Paso 3: Haga clic en “seleccionar documento” para cargar el documento a firmar, el cual debe estar en (PDF).
En esta pantalla, especifique sus firmantes. Puede agregar más firmantes buscando en su libreta de direcciones o, si desea firmar el documento, toque "Firmaré".
Paso 4: Puede hacer que los campos sean invisibles en el documento final o elegir no solicitar el correo electrónico o el número de teléfono del firmante. Si lo deseas, solicita un selfie, foto de identificación o reconocimiento facial. También puede elegir el método de autenticación del firmante y especificar su rol.
Paso 5: Coloque firmas, marcas de verificación y textos en el documento. Simplemente haga clic en la pantalla, seleccione el firmante y seleccione firma o visa.
Haga clic en el ícono "Copiar" en la firma o marque para ahorrar tiempo al copiar la ubicación al resto de las páginas de su archivo.
Incluso podrás añadir textos a tu expediente, que quedarán en el documento final tras la firma. Haga clic en "Guardar y continuar" para continuar con el siguiente paso.
Paso 6: Comparta enlaces de suscripción a través de su canal preferido. Puede habilitar el envío automático si desea que ZapSign le envíe por correo electrónico los enlaces de firma, así como habilitar recordatorios automáticos y establecer una fecha límite para la firma.
También es posible definir el orden en que sus signatarios firmarán el documento. Las notificaciones solo llegarán a un firmante determinado después de que el anterior haya firmado.
Si eres uno de los firmantes, haz clic en “Firmar ahora” para revisar el documento y firmarlo.
Paso 7: Después de verificar el contenido del documento, haga clic en "Firmar" y confirme sus datos.
Paso 8: Ahora, solo firma con el dedo o el mouse (o sube una foto). Puede guardar esta firma para volver a usarla o borrarla para rehacerla.
¡Listo! Tu firma ya ha sido realizada.
La solución ZapSign también ofrece otras funciones, como veremos a continuación.
Crear y configurar contactos
Para agregar usuarios a su organización, vaya a "Configuración". En la sección "Usuarios", ingrese un correo electrónico válido y toque "Agregar usuario".
Recibirá, por correo electrónico, instrucciones sobre cómo acceder a la cuenta y registrar su propia contraseña. Simplemente haga clic en "Acceder a mi cuenta" para configurarlo.
Firmar con certificado digital
Para firmar un documento usando certificado digital, acceda al enlace de firma y haga clic en "Firmar" para elegir el certificado que desea utilizar.
Elija el certificado y haga clic en “Firmar documento”.
Espere unos momentos y listo: ¡suscripción completada con éxito!
signo de lote
Con la firma por lotes, puede firmar todos los documentos que están pendientes de firma a la vez.
Puede ver los documentos en la lista y, si desea deshabilitar la firma por lotes en cualquier documento, haga clic en la "X".
Para suscribirse, simplemente complete sus datos personales y haga clic en "Suscribirse".
Para adquirir este servicio, comuníquese al correo electrónico [email protected].
Envío automático por correo electrónico y pedido de firmas
En la pantalla de solicitud de firma, active el botón "Activar envío automático de correo electrónico" e ingrese las direcciones de correo electrónico de sus firmantes. Si lo desea, ingrese un mensaje opcional que acompañará al enlace de suscripción en el correo electrónico.
Para ordenar las firmas, haga clic en "Ordenar firmas".
Active el botón, luego mantenga presionado y arrastre para cambiar el orden de los firmantes. Así, cada firmante sólo será notificado para firmar el documento después de que el anterior haya firmado.
Si lo desea, firme recordatorios para que los firmantes que aún no hayan firmado el documento sean notificados por correo electrónico cada X días. Luego simplemente haga clic en "Enviar y finalizar" y listo.
Crear y personalizar usuarios
Accede a la configuración. Allí, puede cambiar el nivel de acceso de cada usuario: el administrador tiene acceso a la configuración y los documentos; el miembro tiene acceso a los documentos; y el usuario únicamente a los documentos creados por él mismo.
También puede cambiar el propietario de la organización. Sin embargo, después de este procedimiento, solo el nuevo propietario puede volver a hacerlo.
Para eliminar un usuario de su organización, simplemente haga clic en la X roja.
Abajo, puedes personalizar, colocando tu logo y cambiando los botones de acción al color de tu empresa. Cuando haya terminado, simplemente haga clic en "Guardar cambios".
Crear y usar carpetas
Haga clic en "Nueva carpeta" en la pestaña "Documentos". Ingrese el nombre y confirme haciendo clic en "Agregar carpeta".
Para mover un documento a una carpeta, tóquelo y aparecerá la siguiente pantalla. Haga clic en el icono de la carpeta con la flecha, seleccione la carpeta deseada y se moverá.
También puedes crear una carpeta dentro de otra, siguiendo el mismo proceso.
Suscríbete a plantillas dinámicas
Accede al enlace de la firma, escribe tu nombre completo y haz clic en “Continuar”.
Complete la información solicitada y haga clic en "Continuar" nuevamente.
ZapSign generará el documento automáticamente. Compruébelo y haga clic en "Suscribirse".
Ingrese su correo electrónico y número de teléfono y haga clic en "Continuar" nuevamente.
Haga su firma y haga clic en "Finalizar".
¡Listo! Ahora podrás descargar tanto el documento original como el firmado.
Si desea obtener más información sobre cómo la solución de firma digital de ZapSign puede beneficiar a su empresa, Contáctenos!
