Desburocratizar la relación entre el empleador y sus empleados utilizando un software de gestión de vacaciones puede eliminar el papeleo, minimizar los errores humanos, mejorar la comunicación, garantizar el cumplimiento legal y optimizar los procesos críticos pero que consumen mucho tiempo.
Considerada uno de los elementos clave de la organización empresarial moderna, esta tecnología automatiza el flujo de trabajo interno, evita cuellos de botella y aumenta la productividad de su equipo. ¿Quieres saber cómo conseguir que las vacaciones de un empleado también sean positivas para la empresa? Solo sigue leyendo este artículo.
¿Qué es el software de gestión de vacaciones?
Piense en una herramienta tecnológica capaz de otorgar mayor control, precisión, rapidez y practicidad en los procesos diarios del Planificación de recursos empresariales sobre los descansos obligatorios y los pagos correspondientes.
Aliados al sector administrativo de cualquier empresa organizada, estos software ayudan en la planificación, gestión y seguimiento de las ausencias de los empleados por descanso prolongado y obligatorio.
De esta forma, se vuelve más práctico visualizar la disponibilidad del equipo para cualquier nuevo proyecto, después de todo, este sistema suele recopilar datos que aclaran, por ejemplo, quién está por irse de vacaciones, quién ya está aprovechando este beneficio. , así como quién tiene vacaciones para ganar.
operación de software
la aplicación de software es sencillo, tanto para quien lo gestionará como para el equipo que utilizará este recurso a la hora de reclamar el derecho a vacaciones. Flexible y simplificada, esta solución permite al empleado definir el período de vacaciones y enviarlo como una solicitud a Recursos Humanos. Este sector, a su vez, podrá aprobar, rechazar o realizar modificaciones; todo en línea.
De esta manera, los gerentes tendrán acceso a la disponibilidad de los empleados en los calendarios del equipo. Un buen sistema permitirá calcular automáticamente los saldos de vacaciones y otras licencias y usar análisis para identificar tendencias en el ausentismo.
Por qué las empresas necesitan un gestor de vacaciones
Las empresas necesitan un sistema que ayude a coordinar las licencias pagadas o no pagadas, y procesos simples y transparentes. Entre las ventajas de esta automatización, está la anticipación de cuellos de botella que deben ser resueltos de forma que no impacten en el servicio que se brinda al cliente de una empresa.
Imagine que cuando un empleado se va de vacaciones, necesita asignar a otra persona para que lo cubra durante el período. La percepción previa facilita el paso del testigo e incluso la conducción con el cliente, en los casos en que sea necesario avisar de la sustitución temporal.
Además, el software automatiza el control del descanso del equipo y, con ello, la empresa evita juicios laborales por no otorgar o retrasar el beneficio, además de mejorar la calidad de vida de los colaboradores. Enumeramos a continuación otras ventajas de implementar una buena software manejo de vacaciones.
Automatización de tareas
El calendario de vacaciones individual se actualizará de forma constante y automática, de modo que el gestor podrá comprobar rápidamente, y en tiempo real, la disponibilidad de todos.
Ahorro de tiempo
El proceso de solicitud y respuesta de vacaciones en línea reduce la cantidad de correos electrónicos, la entrada manual de datos y el tiempo que lleva esta función.
optimización de la programación
El sector responsable de la programación de vacaciones podrá visualizar el calendario unificado de todos los empleados que están trabajando y ausentes. Con esto, puedes asegurarte de que no haya desfases en los sectores ni overbooking.
Accesibilidad y trabajo en equipo.
Todos los miembros del equipo pueden acceder a la plataforma online y consultar los datos disponibles desde cualquier lugar.
Seguridad de la Información
Los datos almacenados en la nube están protegidos por un cifrado específico y las copias de seguridad periódicas garantizan que sus datos estén siempre seguros.
Valiosos datos medibles
Estas herramientas brindan información valiosa para su negocio, como tasas de ausencia, rotación de empleados, costos de nómina y más.
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Descubre 6 software de gestión de vacaciones
La definición del mejor software para ayudar a administrar las vacaciones y otras ausencias de su empresa varía de un negocio a otro. Echa un vistazo a 6 de las mejores plataformas para la actividad disponibles en la actualidad:
1. Ausencia
O Ausencia ayuda a ahorrar tiempo y energía a su personal administrativo y evita el exceso de reservas con este software eficaz y fácil de usar. Además, es posible monitorear cuántos días faltan para que lleguen las vacaciones programadas y cuánto falta para el final de cualquier licencia en curso.
Como el sistema es intuitivo, cada empleado puede elegir el período de vacaciones deseado en un calendario individual. Posteriormente, el profesional responsable de la demanda será notificado y podrá aprobar (o no) en un clic. El calendario del equipo, por su parte, permite tener un conocimiento general de las ausencias en una fecha determinada, optimizando la comunicación y la agenda interna.
2. Pipetear
Al igual que la mayoría de los software de gestión de vacaciones,el Pipipy atiende una variedad de áreas, desde recursos humanos hasta marketing. Con la propuesta de acelerar la transformación digital en tu negocio, esta plataforma low-code y no-code cuenta con una plantilla gratuita para recopilar la información necesaria para las reservas de vacaciones.
Adecuado incluso para aquellos que no tienen conocimientos de programación, este sistema sugiere campos que facilitan la recopilación de datos de contacto, fechas límite y tiempo de ausencia. Además, el formulario es personalizable, por lo que es posible adaptarlo según la particularidad de cada negocio.
3. Flujo de trabajo de Kissflow
Asimismo, el Flujo de trabajo de Kissflow simplifica la gestión de licencias en tiempo real. Registre, supervise y gestione todas las solicitudes mediante validaciones automatizadas e información inteligente.
Con él, puede crear políticas de vacaciones, personalizar campos en el formulario digital y establecer reglas de días libres para satisfacer las necesidades particulares de su negocio. Además, puede solicitar, aprobar, rechazar y administrar solicitudes de licencia desde cualquier lugar y en cualquier momento.
También puede integrar el software con los sistemas de nómina existentes y otras soluciones (como un ERP) para hacerlo aún más robusto.
4. Calamares
O calamares se integra con Google Apps, Slack, Jira y más para realizar un seguimiento de las vacaciones o el trabajo remoto en el calendario compartido de Calamari, un popular sistema de gestión empresarial.
Ampliamente utilizada en cientos de países, la tecnología realiza cálculos de asignación de ausencias según lo previsto en la política interna de vacaciones y licencias, incluidas las licencias médicas y de maternidad.
Otra ventaja es su proceso de aprobación flexible de varios niveles, incluso para los casos en los que se requiere una aprobación adicional.
5. Bizneo RRHH
Otra solución que puede ayudarte en manejo de vacaciones y otras licencias es el bizneo. Apta incluso para empresas con políticas muy específicas, esta tecnología ofrece acceso al saldo de días libres utilizados y disponibles, además de la gestión del calendario por empleado y equipo para cualquier proyecto, evento o formación.
Además, gestiona el tiempo y la asistencia, gestiona los horarios y turnos de trabajo, la asistencia y el acceso, las horas extras y complementarias, y evita la superposición de vacaciones para que no haya afectación en el servicio a sus clientes.
Sus funciones te permiten controlar el ausentismo con reportes rápidos, precisos y fáciles de leer como: historial de ausencias, índice de ausentismo, ausentismo por género, edad, equipo, duración promedio por tipo de ausencia y mucho más.
6. Rastreador de vacaciones
Completo con 3 integraciones (Slack, Microsoft Teams y Google Workspace), el Rastreador de vacaciones Se compone de una interfaz personalizable y numerosas funciones útiles, como la opción de personalizar las políticas de vacaciones y programar notificaciones diarias o semanales para avisar a su equipo sobre próximas ausencias o incluso vacaciones.
En el panel de control de vacaciones de esta tecnología que se usa en todo el mundo, los administradores pueden aprobar o denegar solicitudes fácilmente, definir tipos de vacaciones, ver el historial de vacaciones de cada miembro del equipo, administrar notificaciones y seleccionar todas las configuraciones.
Diseñado para adaptarse al rendimiento de su empresa, Vacation Tracker es ideal para pequeños negocios, grandes corporaciones y multinacionales.
Cómo elegir el gerente más adecuado para su empresa
Para ayudarlo a encontrar la mejor solución para su negocio, hemos enumerado algunos criterios que deben tenerse en cuenta al elegir:
- asegúrese de que el software envíe notificaciones por correo electrónico de que se ha recibido una solicitud y le recuerde que debe aceptarla;
- buscar una tecnología que impida automáticamente la reserva de vacaciones en períodos que excedan el número de días disponibles;
- si tu equipo opera en más de un país, busca un sistema que permita la gestión automática en función de los días festivos correspondientes a cada región;
- elija un sistema que se integre fácilmente con otras herramientas de gestión del trabajo;
- elija una herramienta que le permita a sus empleados definir el motivo de la ausencia al realizar la solicitud: vacaciones, licencia de maternidad, enfermedad u otros.
No planificar adecuadamente la preparación de las vacaciones de los empleados puede generar una serie de problemas para la empresa, como registros inexactos, pérdida de tiempo y dinero, e incluso una posible culpabilidad legal.
Por ello, es fundamental gestionar adecuadamente esta información, con una software de gestión de vacaciones, este control se automatiza, trabajando con el máximo rendimiento y evitando un desgaste considerable para su departamento de recursos humanos y la empresa en su conjunto.
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