Podemos definir software gestión empresarial como un programa informático inteligente, cuyo propósito es ayudar en la organización de documentos y procesos operativos de una empresa.
Estos sistemas pueden instalarse directamente en el ordenador o utilizarse online, como ocurre con muchas más opciones actuales. Independientemente de cómo se lleve a cabo esta implementación, lo cierto es que un software de gestión bien implementado es un recurso fundamental para:
- automatizar procesos;
- optimizar el tiempo;
- facilitar la interacción entre departamentos y equipos;
- aumentar la productividad;
- disminuir el margen de errores;
- garantizar altos niveles de precisión y seguridad de la información;
- consultar datos e indicadores que pueden ser cruciales en la toma de decisiones estratégicas.
¡Siga leyendo para saber cómo elegir el sistema más adecuado para la gestión de su negocio!
Diferentes tipos de software de gestión empresarial.
En tiempos de constantes avances tecnológicos, se vuelve cada vez más importante para las empresas mantenerse al día con las principales herramientas digitales para la gestión empresarial.
Existe una infinidad de opciones de software de gestión disponibles en el mercado, que varían según factores como la complejidad de la implementación, los precios y las características, y es precisamente esta diversidad la que hace de este tipo de herramientas un aliado tan importante para que un negocio logre grandes resultados. independientemente de su sector de actividad.
Entender las funciones básicas y las características que ofrece cada tipo de software de gestión es fundamental a la hora de elegir en base a cuál se adapta mejor a las necesidades de tu negocio.
Un modelo de software de gestión empresarial El que ha ido ganando cada vez más popularidad es la Planificación de Recursos Empresariales, o ERP, y es por ahí por donde partiremos.
ERP - Planificación de recursos empresariales
ERP es un acrónimo de Planeación de Recursos Empresariales, es decir, “planificación de recursos empresariales”. Este es sin duda el tipo más común de software de gestión empresarial.
A través de él, el controles financieros, impuestos y contable de la empresa, pero no sólo eso: el gran diferencial del ERP con relación a otro tipo de software de gestión empresarial es que consigue:
- centralizar toda la información y procesos de un negocio en un solo sistema;
- la integración de sus diferentes sectores y la recopilación de datos sobre los recibos de ingresos;
- gestionar el pago de los gastos e impuestos de estas operaciones;
- unir departamentos como recursos humanos, comunicación y Marketing;
- dar seguimiento a los objetivos alcanzados.
Es en este alto ámbito que el uso de ERP se convierte en un factor esencial para la gestión eficaz de un negocio.
Aunque todavía es habitual que determinadas empresas insistan en recurrir a soluciones descentralizadas para cada uno de sus sectores relevantes, utilizando software específico para cada uno de estos, cabe señalar que, en la mayoría de los casos, se trata de una estrategia muy eficaz, engañosa y un tanto engañosa. obsoletos, lo que requiere un flujo de trabajo gigantesco y, a menudo, redundante hasta que se compila toda esta información.
Esta falta de objetividad puede ser sumamente dañina a la hora de tomar determinadas decisiones estratégicas. Por no hablar de que, muchas veces, el importe invertido en la implantación de todos estos sistemas puede resultar excesiva e innecesariamente caro.
Al integrar diferentes módulos en un solo sistema, un software de gestión integrado permite el intercambio de información entre los diferentes sectores de una empresa, además de automatizar diversas actividades y procesos, ayudando así a reducir ciertos costos. De esta forma, es posible que todos los departamentos trabajen de manera interconectada, y sin pérdida de la autonomía respectiva de cada uno de estos sectores.
Dado que toda la información relevante está centralizada en un solo lugar, este tipo de sistema permite a los ejecutivos tener un control mucho mayor sobre la operación de su negocio.
El software de gestión integrado produce informes de gestión, que proporcionan tanto una visión general como detalles específicos sobre las actividades de la empresa, según sea necesario en el momento.
Por regla general, la mayoría de los ERP se dividen en 3 capas (aplicación, base de datos y marco), además de tener dos vistas. Veámoslos a continuación.
vista departamental
Permite, en una sola pantalla, monitorear, de manera práctica, sencilla y segura para el usuario, los procesos de cada uno de los departamentos de la empresa. El usuario no tendrá acceso a datos con los que no esté directamente relacionado, ya que estos no son especialmente relevantes para él.
Vista de segmento
Desde este punto de vista, el software se adapta a las particularidades y requerimientos de cada departamento de la empresa, atendiendo a las necesidades específicas de cada una de sus ramas de actividad.
Tomando como ejemplo, un consultorio médico y una cadena de tiendas necesitan que sus actividades estén organizadas de formas completamente diferentes, y es para esto que sirve la vista por segmentos. En tales casos, también existe la posibilidad de generar software de gestión vertical, que son módulos específicamente destinados a atender determinados segmentos del mercado.
Los sistemas ERP pueden ser locales (instalados en máquinas) o en línea (disponibles en la nube). Por lo general, los sistemas en línea terminan pagando más que los locales, y las razones de esto son varias.
Financieramente hablando, los costos de un sistema local tienden a ser más elevados, debido al alto costo de las licencias de uso y también a que los servicios como actualizaciones y soporte técnico suelen cobrarse por separado.
Por lo tanto, existe la necesidad de que la empresa tenga una gran infraestructura de TI. Los sistemas en línea, por su parte, suelen ser ofrecidos por un proveedor de servicios: pagas una cuota mensual, y en ese monto ya está incluido el soporte y eventuales actualizaciones.
Otra ventaja es que una solución local hace necesario que la persona esté en la empresa para utilizarla, mientras que el ERP en la nube permite acceder al sistema en cualquier momento y lugar, siempre que se disponga de conexión a Internet.
Por último, el ERP online te permite contratar nuevos recursos de forma rápida y cómoda, al migrar de un plan de servicios a otro. Por otro lado, el software de administración local tiene una funcionalidad limitada, por lo que si su negocio necesita un cambio, es posible que deba adoptar un nuevo sistema.
Aun así, algunas empresas siguen prefiriendo utilizar este tipo de software, bien porque prefieren corregir eventuales problemas por iniciativa propia, bien porque, por cuestiones de seguridad, no quieren almacenar su información más sensible en servidores de terceros. .
Es importante recordar que no todo software de gestión empresarial es un ERP, por lo que existe una enorme variedad de plataformas diseñadas para atender específicamente a los diferentes sectores de una empresa, tales como:
- facturación y gestión;
- contabilidad
- gestión de relaciones con los clientes (CRM);
- gestión del tiempo empleado por los equipos;
- control de archivos e intercambio de información;
- Inteligencia de Negocio;
- propiedad administrativa;
- gestión de estacionamiento;
- gestión de proyectos y equipos;
- procesamiento de salarios;
- gestión de personas.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un sistema de gestión?
Veamos ahora las principales ventajas que un software de gestión puede aportar a tu empresa.
Integración eficiente de sectores
El primer gran beneficio es la integración eficiente de los diferentes sectores de la empresa. Con un software de gestión la información circula de forma más fluida y organizada, eliminando duplicidades e inconsistencias.
Esto significa que, en cualquier momento, un departamento puede acceder a datos relevantes de otros departamentos sin retrasos ni barreras burocráticas. Esta interconexión garantiza que todos los departamentos estén alineados y trabajando hacia un objetivo común.
Agilidad en la comunicación interna
La velocidad de la comunicación dentro de una empresa es crucial para su éxito. El software de gestión permite que la información necesaria para tomar decisiones rápidas esté a sólo unos clics de distancia.
Esto acelera el proceso de comunicación entre los empleados y evita retrasos que podrían comprometer las oportunidades comerciales o la eficiencia operativa.
Reducción significativa de costos
La implantación de software de gestión puede suponer una notable reducción de los costes operativos. Al automatizar las tareas administrativas y rutinarias, los empleados quedan liberados para centrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor para la empresa.
Además, minimizar los errores humanos en los procesos automatizados puede ahorrar importantes recursos que de otro modo se gastarían en corregir estos errores.
Mayor productividad
La automatización de procesos no sólo ahorra tiempo sino que también aumenta la productividad general del equipo. Con las rutinas administrativas gestionadas por el software, los empleados pueden centrarse en tareas que requieren habilidades humanas únicas, como la creatividad y el pensamiento estratégico.
Esto no sólo mejora la calidad del trabajo, sino que también aumenta la satisfacción de los empleados al permitirles centrarse en tareas más significativas.
Toma de decisiones mejorada
Con acceso a datos actualizados e informes detallados proporcionados por el software, los gerentes pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas. La capacidad de analizar tendencias, monitorear el desempeño y predecir desafíos futuros ha mejorado enormemente. Esta visión integral del negocio permite una planificación más efectiva y la capacidad de responder rápidamente a los cambios del mercado.
Facilitar el seguimiento de resultados
Finalmente, el software de gestión facilita el seguimiento de objetivos y resultados. Con herramientas para definir y monitorear indicadores clave de desempeño (KPI), puede obtener una visión clara del progreso hacia los objetivos de su empresa.
Esto no sólo garantiza que la empresa va por el camino correcto, sino que también proporciona información valiosa para mejorar continuamente los procesos.
Elegir el software de gestión empresarial adecuado para su empresa
Hay una gran variedad de opciones disponibles cuando se piensa en gestión de clientes y plataformas de gestión empresarial.
Solo en Brasil, podemos mencionar numerosas empresas que ofrecen soluciones ERP, entre las que se pueden destacar: Totvs, SAP, Mega Sistemas, Sénior Sistemas, Globaltec, Cigam, Microsoft (Dynamics) y Sankhya. Entre las opciones más populares para pequeños negocios, se destacan: Jiva, Storm System y Ema Software.
Como hay muchas opciones, también hay muchos criterios que deben considerarse antes de elegir cuál se adaptará mejor a las necesidades de un negocio en particular.
En esta etapa, lo más importante es elegir un proveedor que conozca las particularidades inherentes a una empresa en su ramo. Vea si la cartera de la empresa ya tiene clientes en el mismo segmento que usted.
También hay algunas preguntas básicas que deben tenerse en cuenta al hacer esta elección. Los principales se enumerarán a continuación:
Necesidad
Es necesario identificar cuáles son los sectores de negocio que desea mejorar, así como cuáles son, respectivamente, las actividades en cada área que necesitan optimización.
Practicidad
El sistema debe ser una herramienta fácil de operar. Las mejores aplicaciones tienen interfaces de usuario receptivas e intuitivas, por lo que se requiere poca o ninguna capacitación para usarlas. Es esta facilidad de realizar el trabajo lo que ahorra tiempo y optimiza el proceso de trabajo.
Personalización y flexibilidad
Es importante que la plataforma elegida tenga en cuenta las particularidades de cada negocio, así como los cambios de escenario, para que, posteriormente, no sea necesario sustituirla por otra.
Es muy importante que el software cuente con herramientas capaces de cambiar los embudos de ventas, agregar y quitar empleados, personalizar el acceso a cierta información, datos sobre empresas y personas relacionadas con tu negocio, etc.
La plataforma también debe integrarse fácilmente con otras herramientas y aplicaciones ya utilizadas, como correo electrónico, hojas de cálculo de Excel, calendario, etc. A lo largo de su trayectoria, su empresa puede y debe crecer, y el sistema debe ser escalable para adaptarse a esta evolución.
Movilidad
Hoy en día es fundamental que se pueda acceder a la plataforma desde cualquier lugar, incluso –y por qué no decirlo, principalmente– desde un célula, ya que, cada vez más, modelos de trabajo diferentes a los tradicionales, como oficina en casa y en el hogar, son parte de una realidad.
También es necesario señalar que, incluso dentro del modelo tradicional, siempre puede haber situaciones en las que un determinado profesional esté realizando algún trabajo externo. En este sentido, las aplicaciones garantizan al usuario el control sobre datos fundamentales para una buena gestión, de forma práctica y ágil, esté donde esté.
período de prueba gratuito
Para asegurarse de que una determinada plataforma se adapte perfectamente a las necesidades del negocio, un período de uso gratuita puede llegar a ser necesario.
Control financiero
Es importante observar si operaciones como flujo de caja, facturación de venta realizadas, las operaciones bancarias, actualización de valores bursátiles, cuentas corrientes, emisión de letras de cambio y facturas, contratación de servicios y otras de esta naturaleza se realicen de forma sencilla y clara;
Seguridad
La seguridad de los datos de tu empresa debe ser una prioridad tanto para ti como para tu proveedor. Es importante conocer las medidas de seguridad empleadas: la plataforma debe tener buenas funciones de respaldo, funciones de acceso al sistema y contraseñas bien encriptadas para que sus datos permanezcan seguros.
servicio de soporte
Al verificar esta pregunta, se debe considerar lo que el proveedor tiene para ofrecer en términos de personal de soporte, configuración y mantenimiento del software de gestión. También es importante tener en cuenta si se cobran tarifas adicionales por el servicio.
costo total de uso
Para maximizar el retorno de la inversión (ROI), es importante controlar cuánto se gastará en un plan de servicio (en el caso de una plataforma en línea) o en las tarifas de licencia y actualización (en el caso de una plataforma en línea). plataforma en línea) una plataforma local).
Seguimiento de las actividades de los clientes.
CRM es un acrónimo de Customer Relationship Management, o "mantenimiento de la relación con el cliente".
Como sugiere el nombre, la práctica se centra en la base de clientes y en su interacción con la empresa, un punto crucial para garantizar que el servicio ofrecido por el primero corresponda a los intereses del segundo.
Priorizar el software de gestión empresarial que facilita el seguimiento y seguimiento de las actividades del público en sus distintas etapas, desde que un potencial comprador reacciona positivamente a una promoción o correo electrónico, hasta convertirlo en cliente.
Una mirada atenta a la evolución de esta relación entre empresa y consumidor es fundamental: al observar sucesivamente cada interacción entre ellos, es posible planificar cada uno de los próximos pasos del equipo de ventas.
Informes e indicadores
Es crucial para el buen desarrollo del negocio que el software de gestión empresarial emita informes específicos para cada sector de la empresa y señale indicadores de desempeño.
De esta manera, los resultados obtenidos pueden ser detectados y mejorados constantemente. En cuanto a los indicadores, hay tres principales:
Indicadores de calidad
Supervisan datos como la cantidad de productos y equipos defectuosos, cuánto se usa o desperdicia en recursos a lo largo de su producción, los comentarios de los consumidores sobre los productos finales y el tiempo empleado en cada proceso.
indicadores de salud
Evalúan datos sobre accidentes de trabajo, gastos con planes de salud, certificados médicos presentados, número de ausencias -justificadas o no- al trabajo, inversión en campañas de salud y seguridad en el trabajo, entre otros;
indicadores de sostenibilidad
Señalan información relacionada con cuestiones como cuánta agua y energía se gastan durante la producción, la cantidad de basura y desechos generados en este proceso, el envío de esta basura a sitios de reciclaje y recuperación, etc.
También es importante recordar que, en caso de obtener dos sistemas de software diferentes que necesiten comunicarse entre sí, es necesario que ambos estén aprobados para tal fin. Las integraciones deben ser oficiales, y es fundamental que ambos sistemas estén en la misma base de datos, para que todo funcione a la perfección.
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10 consejos de software de gestión empresarial
Teniendo en cuenta todos estos factores, ahora está mejor preparado para decidir qué plataforma cumplirá mejor con sus expectativas y su negocio. Para ayudarte más, enumeramos, a continuación, 10 de los principales software de gestión empresarial del mercado.
Gestión financiera
1- Cuenta Azul
O Cuenta Azul es uno de los principales programas disponibles para gestão financeira. Una plataforma nacional, de alta funcionalidad y fácil de usar, administra el dinero de su empresa, controla el stock, emite boletas y facturas electrónicas. Ideal para pequeñas y medianas empresas, también cuenta con una aplicación para la gestión de efectivo. Por ello, muchos lo consideran un ERP.
2- Libros rápidos
O QuickBooks También es uno de los software de gestión empresarial más populares centrado en contabilidad y finanzas. Intuitiva y sencilla de utilizar, esta plataforma está disponible en dos versiones: Quickbooks Online, que cuenta con funcionalidades más completas, y Quickbooks ZeroPaper, software de gestión gratuito, especialmente desarrollado para atender a profesionales independientes y pequeñas empresas.
3- Nibo
Sencillo y eficaz, el esos son ellos es un software de gestión financiera que permite desde el seguimiento del flujo de caja hasta la organización de cuentas y la automatización de cobros. Algo muy interesante de Nibo es que su gestión financiera está integrado en su oficina de contabilidad, por lo que su contador puede acceder a la información pertinente.
4- Granato
O Granatum se destaca por administrar las finanzas de la empresa de manera organizada e inteligente, brindando informes completos y objetivos de flujo de efectivo, inventario y ventas, además de ofrecer una aplicación para sistemas Android e IOS.
Gestión de proyectos
5- Trelo
Basado en metodología Kanban,el Trello es un software de gestión gratuito, y la principal referencia cuando se trata de gestión de proyectos.
La plataforma permite, de forma muy clara, definir y cumplir horarios y tareas, emitir notificaciones, crear listas de verificación y mucho más.
Finalmente, Trello tiene API abierto, es decir, es posible integrar la plataforma con otro software.
Gestión de la relación con el cliente
6- Programador
Otra opción de software de gestión gratuito, el Agendor es una herramienta CRM intuitiva con características muy robustas. Destaca por su asistente virtual, a través del cual es posible seguir, en célula, las interacciones más recientes entre vendedor y cliente, además de recibir orientación sobre las próximas etapas del embudo de ventas.
Planificación de recursos empresariales
7- Pequeño ERP
O Pequeño ERP es un software destinado principalmente a la planificación de recursos empresariales para pequeñas y medianas empresas de comercio electrónico.
A través de él, es posible automatizar y estandarizar procesos como la emisión de facturas y el control de inventarios. Tiny ERP tiene un período de prueba gratuito de 30 días.
8- GestiónClick
O GestiónClick es utilizado por miles de pequeños microempresarios, gracias a sus funcionalidades que integran las distintas áreas de su negocio. La función Multiempresa, que permite al usuario gestionar más de una unidad en la misma pantalla, es su principal destaque.
También cuenta con un Área de Clientes, que ofrece a los clientes un acceso exclusivo, a través del cual pueden abrir tickets, solicitar tickets y dar seguimiento a sus demandas. Aunque es de pago, ofrece un periodo de prueba gratuito de 10 días.
9- ERP Lite Gratis
ERP Lite Gratis es un software gratuito de gestión que integra a la perfección los sectores de ventas, inventario y finanzas, siendo una opción ideal para pequeñas y micro empresas.
gestión del desempeño corporativo
10- PAJAS Uno
Algunas de las empresas más grandes de Brasil utilizan el PAJAS uno. Esto se debe a que este software de gestión empresarial le permite crear, rastrear y compartir KPI, lo que facilita la identificación y resolución de problemas.
Además, fortalece el compromiso del equipo al compartir los resultados a todos los niveles de la empresa.
Ahora que has llegado al final de este artículo, ya conoces la clave para elegir el software de gestión empresarial que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio. Resaltamos que, para gestionar integralmente los procesos organizacionales, una buena plataforma es un recurso fundamental.
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