Analizando el mercado actual, es evidente que, para que los procesos de un negocio se optimicen y sean fluidos, es necesario adoptar las mejores metodologías de gestión, es decir, aquellas que favorezcan un buen análisis del flujo de proyectos y del contexto de la empresa. proyecto. mercado, que requiere un software de gestión de proyectos.
En este sentido, es correcto decir que el uso competente de este programa va de la mano con estas metodologías.
Si en el pasado estas prácticas se daban a través de notas, agendas y multitud de papeles y documentos físicos, hoy en día nos damos cuenta de que estas prácticas ya están moldeadas y obsoletas -sobre todo si lanzamos una mayor perspectiva sobre el tema-, considerando grandes cadenas de procesos, que hacen que la fabricación analógica sea simplemente incompatible con tal demanda.
El valor de estas prácticas, sin embargo, también se aplica a pequeñas empresas. Después de todo, se espera de cualquier empresa que su rendimiento continúe aumentando y, ante cualquier crecimiento, es de suma importancia comenzar a implementar las estrategias correctas de inmediato.
Por eso, en ZapSign preparamos este artículo sobre el software de gestión de proyectos. A lo largo de la lectura, explicaremos todo sobre qué son estas aplicaciones, cuál es su importancia en los procesos internos de una empresa y una lista de las mejores opciones entre las disponibles en el mercado.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
En primer lugar, es necesario introducir el concepto de gestión de proyectos en sí. Como se describe en Guía de conocimientos de gestión de proyectos, es la "aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto".
Por lo tanto, podemos definir el concepto de software de gestión de proyectos como una herramienta tecnológica para la viabilidad de proyectos. Hoy en día, este tipo de solución es utilizada por una amplia gama de empresas y corporaciones como el principal instrumento para programar acciones, asignar recursos, hacer un seguimiento de los resultados y gestionar proyectos.
Es una forma eficaz y centralizada de realizar la gestión de tareas y documentación, control presupuestario e integración entre los diferentes sectores de una empresa y sus respectivos equipos.
¿Cuál es la importancia del software de gestión de proyectos dentro de una empresa?
Una vez que entendemos el concepto de software de gestión de proyectos, ahora podemos hablar sobre su importancia. Para ello, es importante entender algunos datos relevantes:
datos recientes de Colmena señalan que el 77% de los proyectos con altos niveles de desempeño ocurren mediante el uso de software de gestión de proyectos. Cifras impresionantes ya que, según investigaciones El estado de la gestión de proyectos 2018, solo el 22% de las organizaciones utilizaron la función.
Sin embargo, lamentablemente, el 58 % de las organizaciones considera que el uso de software de gestión de proyectos es una inversión sin valor, según el PMI – se muestra que este pensamiento es algo erróneo.
Después de todo, hoy en día, se estima que las empresas que utilizan prácticas modernas de gestión de proyectos gastan, en promedio, 28 veces menos dinero que aquellas que siguen apegadas a las prácticas del pasado.
Afirmamos, por tanto, que una gestión de proyectos bien conducida tiene la capacidad de encaminar un proyecto hacia una actuación clara, visionaria, objetiva y motivadora.
Por último, cabe señalar que el uso de un software adecuado en la gestión de sus proyectos permite una conducción realista de las actividades, posibilitando el establecimiento y cumplimiento de plazos, presupuestos y otros objetivos, todo ello manteniendo la debida normalización y los criterios de calidad esperados.
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¿Cuáles son los 9 mejores software de gestión de proyectos?
Después de todo lo aquí dicho, podemos, en efecto, establecer que un proyecto bien ejecutado es, por definición, aquel cuyos resultados se presentan de forma positiva, combinando la optimización de los más diversos factores financieros, humanos y materiales. recursos involucrados en su desarrollo.
En este sentido, ha quedado más que claro que el uso de software de gestión de proyectos es una parte clave de su viabilidad.
Considerando las diversas opciones de soluciones específicas disponibles en el mercado, es necesario conocer bien su empresa en todos sus aspectos, para poder determinar sus principales necesidades.
Así, será fácil filtrar todas las opciones que se presentan y seleccionar la que mejor se adapte a tu organización.
Para ayudarte en esta tarea, hemos enumerado a continuación algunas de las principales soluciones que destacan entre los software de gestión de proyectos más grandes del mercado.
1. Trello
O Trello es la sugerencia ideal para encabezar nuestra lista, esto se debe a que es una popular herramienta de gestión de proyectos, cuya interfaz simple e intuitiva, basada en la organización de proyectos en tableros.
Esto facilita la separación del proceso en etapas y su división según cada sector, además de la división de tareas y el seguimiento individual del trabajo de cada persona involucrada en el proyecto.
Otra ventaja es que la herramienta es uso libre: para usarlo, solo crea tu cuenta en Sitio web de Trello.
2. Kanbán
Otra excelente opción es Kanban, cuyo nombre proviene de la palabra japonesa que significa “cuadros”. Utilizando la metodología Lean y Six Sigma, esta herramienta de gestión visual es de gran ayuda en la gestión de proyectos.
Su facilidad de implementación y uso hacen de Kanban una de las principales herramientas para la organización de tareas y la comunicación interna.
3. Slack
O Flojo es una aplicación gratuita. Disponible tanto para Android como para iOS y escritorio, ofrece una de las mejores herramientas de soporte al usuario, siendo ampliamente utilizado por varias empresas de todos los tamaños e industrias.
Uno de sus aspectos más destacados es la función de salas virtuales, que permite a los usuarios compartir desde mensajes de texto y fotos hasta videos y audios, lo que hace que la comunicación del equipo sea versátil, dinámica y optimizada.
4. Proyecto de Microsoft
El gigante Microsoft también tiene su propia plataforma para la gestión de proyectos. O Microsoft Project, o MS Project, como se le conoce popularmente, es uno de los más implementados cuando se trata del abordaje tecnológico de las más variadas etapas de un proyecto.
Este software de gestión de proyectos utiliza la metodología PMBOK®, que le sienta como anillo al dedo dadas sus particularidades.
5. Arte
Sin duda, Artia representa una de las soluciones más completas en cuanto a software de gestión de proyectos. Extremadamente eficaz en términos de control financiero, gestión del tiempo, informes de rendimiento y muchas otras características, también ofrece una interfaz extremadamente intuitiva y práctica.
Destaca por hacer uso de la técnica Pomodoro, que permite dividir el trabajo en periodos de 25 minutos y pausas en periodos de 5 minutos, lo que favorece la productividad de todo el equipo.
Artia está disponible tanto en versión gratuita como en paquetes de pago, adaptándose a las necesidades de empresas de distintos tamaños.
6. podio
Nosotros recomendamos Podio, ya que no solo es un buen software de gestión de proyectos, sino también un completa herramienta de gestión empresarial.
La plataforma gestiona de forma centralizada plazos, tareas y varios archivos, lo que permite una visión completa del proyecto por parte de todo el equipo, al tiempo que permite el uso de filtros para verificar la información por separado.
Podio también ofrece un sistema para almacenar el historial de proyectos anteriores, lo que crea una buena colección de referencias de lo que funciona y lo que no. Al igual que Artia, está disponible en una versión gratuita, ideal para pequeñas empresas, y una versión de pago, para empresas más grandes.
7. Asana
Extremadamente versátil, el Asana reúne varias funcionalidades para la gestión de proyectos, facilitando la delegación de tareas y la visualización de estadísticas para el seguimiento.
También cuenta con un cronograma en forma de línea de tiempo, que permite al usuario navegar a través de los días de ejecución del proyecto, con el fin de saber qué, cuándo y por quién se realizó determinada tarea. Es en esta funcionalidad donde reside su principal factor diferenciador, gracias a la claridad estratégica y objetividad que aporta.
Está disponible en versión gratuita y en paquetes de pago.
8.Bitrix24
Una verdadera plataforma de colaboración colectiva para empresas, Bitrix24 ofrece 35 herramientas diferentes, incluida la gestión de proyectos, lo que lo convierte en un ERP completar.
Uno de sus grandes diferenciales es su capacidad para insertar la carga de trabajo de cada persona involucrada en el proyecto, además de una audaz funcionalidad de lista de verificación, lo que lo convierte en una poderosa herramienta de gestión de tiempo y tareas.
9. Runrun.it
El enfoque de este software de gestión de proyectos y tareas está en la gestión de personas. O Runrun.it Tiene las principales funcionalidades de gestión de proyectos, como previsión de costes, gráficos y gestión de tareas, pero con el objetivo de controlar el flujo de trabajo del equipo.
De esta forma, demuestra ser bastante eficiente a la hora de calcular las horas de los miembros del equipo, delegar funciones y generar indicadores de desempeño.
Desafortunadamente, no hay opciones gratuitas para usar Runrun.it, e incluso las opciones pagas no ofrecen muchas opciones.
Ahora que está listo para elegir el mejor software de gestión de proyectos para su negocio, podemos profundizar en este amplio tema.
Por ello, te invitamos a revisar otro artículo imprescindible que hemos preparado al respecto, detallando todo sobre la importancia de la gestión de proyectos para una empresa, y a la que puedes acceder pinchando aquí!
