Sabemos que todas y cada una de las empresas funcionales invariablemente terminan teniendo que lidiar con una serie de documentos, especialmente contratos - después de todo, son esenciales para mantener la debida transparencia en los acuerdos constantes que se firman, lo que requiere una software de gestión de contratos.
Con la tecnología cada vez más presente en todas las rutinas internas de las más variadas organizaciones alrededor del mundo, es natural que en los últimos años, todo tipo de software destinado a optimizar el proceso de gestión de documentos y contratos en las empresas.
Sin embargo, con tantas opciones diferentes disponibles en el mercado, puede ser bastante difícil decidir cuál es la mejor para administrar los contratos de su empresa.
Precisamente por eso hemos preparado este completo artículo, señalando las mejores soluciones existentes en software de gestión de contratos.
Y, al fin y al cabo, ¿qué es la gestión de contratos?
Antes de comenzar, podemos definir cómo la gestión de contratos todo el conjunto de prácticas establecidas con el fin de administrar y mantener el control sobre el flujo de información contractual en una empresa, centralizando todo tipo de contratos en los que trabaja la empresa y optimizando y ordenando el proceso.
Considerando que un mal desempeño en este sentido puede ocasionar numerosos inconvenientes, tales como:
- rehacer;
- acumulación innecesaria de papel;
- burocracia excesiva;
- comunicación lenta;
- sobrecarga de los departamentos administrativos;
- falta de trazabilidad;
- pérdida de credibilidad y reputación empresarial;
- complicaciones legales;
- prejuicio financiero.
La excelencia en la gestión de contratos y otros documentos es una práctica vital y absolutamente imprescindible en cualquier empresa.
Si bien, durante mucho tiempo, muchas empresas, rehenes de las prácticas más antiguas, redundantes y obsoletas del pasado, insistieron en la costumbre de guardar todo en documentos físicos, podemos ver que, con la implementación de soluciones tecnológicas cada vez más presentes en el mundo empresarial, incluso las organizaciones más tradicionales se están rindiendo poco a poco al uso de software de gestión de contratos.
Entre opciones pagas y Gratuitas, estos software ya forman parte de la rutina de trabajo de la mayoría de las empresas más grandes y destacadas que operan en el mercado.
Después de todo, ya no hay necesidad de ocupar armarios y armarios con innumerables montones de papeles, ya que los archivos organizados en formato virtual son evidentemente más accesibles que los presentes de forma tradicional.
Teniendo en cuenta todo lo que ya se ha dicho, la importancia y la urgencia de utilizar un buen software de gestión de contratos en las actividades de su empresa es más que evidente.
Sin embargo, vale la pena mencionar que, incluso cuando el material está en la nube, todavía se necesita mucho orden y método en el proceso de gestión. De ahí la importancia de utilizar un buen software especializado.
Qué considerar al elegir un software de gestión de contratos
Los criterios a la hora de elegir el software de gestión de documentos que debe adoptar una empresa varían mucho, dependiendo de la naturaleza de la organización. Sin embargo, hay algunos puntos comunes que se deben tener en cuenta durante esta etapa. Básicamente son cuatro:
Credibilidad de la empresa proveedora
En primer lugar, debe analizar cuidadosamente la experiencia y la reputación del proveedor en el mercado.
Aquí el cliente eres tú: una empresa cuyo servicio no goza de un buen reconocimiento entre su público probablemente no valga la pena tu inversión.
Comentarios de los clientes
Los comentarios de los clientes son la última palabra sobre las fortalezas y deficiencias de una empresa.
Esté al tanto de lo que dicen las organizaciones que ya han utilizado los servicios del proveedor que está considerando contratar. Si un determinado error o acierto parece ser recurrente, es probable que también te suceda a ti.
Características del sistema
Asegúrate de las funciones que te brinda el software de gestión documental en cuestión, para no contratar un servicio incompatible con tus necesidades.
Después de todo, un servicio en particular puede representar una solución particularmente buena para un caso que no se aplica a su realidad;
Seguridad
Asegúrese de verificar meticulosamente los niveles de seguridad que ofrece el software previsto, para garantizar que sus archivos y documentos se mantengan en total seguridad. Estamos hablando de la información más valiosa sobre su empresa.
Las 7 mejores soluciones de software de gestión de contratos
Es hora de elegir la herramienta ideal para administrar sus contratos comerciales.
Enumeramos siete excelentes soluciones de software de gestión de contratos que se encuentran en el mercado, algunas más completas, otras más específicas, y que pueden marcar una diferencia total en la optimización de sus procesos de contratación.
ZapSign
La plataforma de ZapSign es una potente herramienta de gestión de contratos y firma electrónica. A través de él, podrá firmar los documentos de su empresa de forma rápida, sencilla y eficaz, garantizando total seguridad y validez legal.
Puede acceder desde su casa o la oficina, ya sea a través de una computadora, o desde cualquier otro lugar, desde un dispositivo móvil como un teléfono celular, siempre que esté conectado a Internet.
Con ZapSign, es posible cargar el archivo .PDF o .Docx que contiene su contrato en la plataforma y luego invitar a los respectivos firmantes a través de los más diversos canales en línea, como correo electrónico, WhatsApp u otros, según su preferencia.
Y, una vez realizado este trámite, las firmas electrónicas se realizan de manera fácil, segura y legal, con el simple clic de un botón, una característica sumamente necesaria, especialmente en estos tiempos en que la pandemia ha cambiado las relaciones laborales y las actividades presenciales han disminuido. se ha reducido significativamente. .
Una vez debidamente firmado, el contrato se almacena durante al menos cinco años en la plataforma ZapSign, lo que facilita enormemente su localización y permite acceder al documento desde cualquier lugar, por si en algún momento es necesario mostrarlo.
Dirigido principalmente a gestión de calidad,el es una herramienta competente, que también permite Gestão de Documentos.
Contrato de trabajo CLM
Priorizando la seguridad, el software Contrato de trabajo ofrece múltiples opciones de copia de seguridad y utiliza tecnología de encriptación de 256 bits para almacenar y compartir documentos.
También puede crear informes personalizados y realizar un seguimiento de contratos y acciones fácilmente, gracias a una funcionalidad que le permite convertir imágenes y documentos PDF en datos de búsqueda de texto.
Por otro lado, su principal desventaja es que no permite revisiones, por lo que es necesario, en estos casos, reiniciar todo el proceso, lo que puede ser un gran inconveniente, especialmente en las grandes empresas.
ContractSafe
Destacando por su sencillez, el ContractSafe admite un número ilimitado de usuarios y no requiere permisos de usuario complejos comunes a otras plataformas. Con él, es posible almacenar, rastrear y buscar documentos con gran rapidez y seguridad.
La simplicidad de esta aplicación tiene su inconveniente: aunque ContractSafe se puede integrar con otro software de gestión de contratos, por sí solo funciona más como una hoja de cálculo, por lo que, por sí solo, no ofrece muchas funciones además de listar y buscar los existentes. contratos
Google Drive
Por supuesto, el Google Drive se presenta como una de las herramientas más populares, tanto por empresas como por particulares; al fin y al cabo, integra completamente todas las funcionalidades pertenecientes a Google, tales como: documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, entre otras.
Precisamente por eso, es habitual que muchas empresas utilicen la nube de Google Drive para almacenar y gestionar sus contratos y otros documentos.
Otras dos grandes ventajas que presenta Google Drive es que te permite organizar tus archivos por carpetas, y también le da al administrador control sobre los permisos de acceso y edición del contenido almacenado.
Dropbox
Finalmente, cerramos nuestra lista con el Dropbox. Similar a Google Drive, e igual de popular, esta plataforma también está diseñada para almacenar y compartir archivos en la nube.
En su versión gratuita, ofrece un espacio de almacenamiento limitado que totaliza 2 GB. No obstante, es posible contratar planes de pago y ampliar este espacio hasta 1 TB, una inversión válida para quienes trabajan con un gran flujo de archivos digitales.
Otra ventaja de Dropbox es que los usuarios que han usado el servicio anteriormente no necesitan crear nuevas cuentas: la plataforma mantiene activas las versiones anteriores, lo que permite recuperar los datos generados anteriormente.
Finalmente, si desea saber más sobre nuestra herramienta de software de gestión de contratos que puede ayudarlo, contáctenos y hable con uno de nuestros expertos: solo haz clic aquí y estaremos encantados de atenderte!
