técnicas agudas de gestión de procesos - como el Melé – son esenciales para el éxito operativo de cualquier empresa, especialmente cuando se trata de una organización involucrada con proyectos muy complejos.
Por lo tanto, una metodología ágil que apunte tanto a reducir el tiempo de entrega de los plazos como a brindar una mayor adaptabilidad a eventuales cambios e imprevistos a lo largo de sus etapas de producción se convierte en una herramienta elemental.
En este sentido, destacamos la metodología Scrum como una de las principales y más eficientes alternativas existentes.
Precisamente por eso, hemos preparado este contenido exclusivo, explicando detalladamente cómo utilizar esta forma de trabajo, que, aunque a primera vista pueda parecer complicada, en la práctica resulta mucho más sencilla, cuando se aplica correctamente.
A lo largo del artículo encontrarás una completa guía sobre la metodología Scrum: su concepto, origen, principales características y ventajas, así como cómo implementarla en tu empresa de forma ágil y eficaz. ¿Vamos allá?
¿Qué es y cómo surgió la metodología Scrum?
Podemos definir el concepto de Scrum como un marco de gestión de proyectos. Ligero y fácil de aplicar, este herramienta de gestión de procesos tiene como objetivo ayudar a los equipos a desarrollar soluciones flexibles y eficientes para procesos complejos, desde las etapas iniciales de organización desde los proyectos hasta su desarrollo ágil.
No se trata, por tanto, de una metodología prescriptiva, de un conjunto de prácticas de ingeniería de software (al contrario de lo que todavía muchos piensan) ni siquiera de un proceso de creación de productos.
Scrum es una metodología no lineal capaz de englobar numerosos procesos y técnicas de distinta naturaleza, que pueden mejorarse continuamente, según las especificidades que se presenten en cada situación.
Teniendo esto en cuenta, sería más correcto decir que Scrum es un conjunto de valores y prácticas por los cuales la empresa debe guiarse al implementar sus propias acciones de gestión y ejecución, siempre en cumplimiento de las necesidades impuestas por el contexto específico en el que se encuentra. opera. Por lo tanto, cada empresa que adopta Scrum tiene su propia metodología única.
Aquí, el enfoque está en los mecanismos de control de procesos empíricos, es decir, establecer los llamados bucles de retroalimentación como alternativas a la gestión tradicional de comando y control.
Essa estratégia permite que o planejamento e a gerência dos projetos se dê de forma a favorecer que as tomadas de decisão ocorram com propriedade e certeza, e, na mesma proporção, com flexibilidade e versatilidade – mesmo quando o planejamento em médio e longo prazo se mostra más difícil.
Curiosamente, el origen del término Scrum proviene de un deporte popular: el rugby. El término se usa para describir cuando los equipos se ponen en formación estratégica para disputar la posesión del balón.
Dos profesores de la Universidad de Harvard, Nonaka y Takeuchi, utilizaron esta metáfora en 1986, al describir las metodologías de grandes empresas, como Canon, Honda y Fuji-Xerox, para obtener resultados afirmativos.
Al igual que en el Rugby, destacaron el valor de un equipo unido y cohesionado, autónomo y autoorganizado, del mismo modo que establecieron responsabilidades claras entre las personas involucradas para la consecución de un bien común.
¿Cuál es el propósito de la metodología Scrum?
Como parte de las llamadas metodologías ágiles, Scrum propone desarrollar un método de trabajo innovador, pudiendo aumentar la productividad del equipo y propiciar la consecución de más calidad en los resultados de empresas de los más diversos tamaños y campos de actividad, incluso ante una menor disposición de personas, tiempo y recursos.
Esto se debe a que la metodología consiste en “aprovechar la forma en que realmente trabajan los equipos, brindando herramientas para autoorganizarse y optimizar la velocidad y calidad del trabajo en poco tiempo”, según Jeff Sutherland, autor del libro. Scrum: el arte de hacer el doble de trabajo en la mitad del tiempo.
En otras palabras, esto significa dar cabida a la incertidumbre y la creatividad, impulsar el aprendizaje del equipo y promover la mejora continua a través del seguimiento en tiempo real de las necesidades y la retroalimentación del proyecto, eliminando el desperdicio de esfuerzo evidente y optimizando la producción.
¿Cuáles son los principales beneficios de la metodología Scrum?
Adoptar la metodología Scrum como una herramienta para aumentar la productividad de una empresa puede traer una serie de beneficios prácticos, que incluyen:
- la creación de un ambiente de trabajo agradable y colaborativo;
- valorando a cada miembro del equipo, así como el potencial individual de cada uno;
- la simplificación de procesos que normalmente serían complejos;
- el aumento del ROI, o Retorno de la Inversión;
- fortalecer la agilidad y eficacia de los procesos;
- la promoción efectiva de la mejora continua;
- elevar los niveles de satisfacción del cliente;
- la reducción de costos operativos y tiempos de entrega;
- estimular la creatividad y la innovación;
- la reducción de los riesgos comunes y problemas de gestion de procesos;
- logrando altos niveles de comunicación, integración y compromiso entre los miembros del equipo.
¿Cómo funciona la metodología Scrum?
Para comenzar a explicar la metodología Scrum, es necesario resaltar que su funcionamiento se basa en iteraciones, o sprints. Los sprints son ciclos de producción y evaluación establecidos incluso en las etapas iniciales de producción, con el propósito de mejorar los artículos.
Al incorporar el concepto de (Minimum Viable Product, o Producto Mínimo Viable), Scrum y sus sprints funcionan de forma dinámica y espontánea, organizando el equipo el proyecto a través de pequeñas reuniones con propósitos específicos, listas y gráficos, como explicaremos más adelante. en el siguiente tema.
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La metodología Scrum en la práctica
Esta es una breve explicación de cómo funciona la metodología Scrum. Sin embargo, en la práctica, hay muchos elementos clave que componen este proceso de gestión y organización de los flujos de trabajo de una empresa. Hablaremos más sobre cada uno de ellos a continuación.
Personas
Podemos decir que, para la correcta ejecución de un sprint, es necesaria la participación de al menos tres elementos: el Product Owner, el Scrum Master y el Scrum Team.
- Dueño del Producto
El Product Owner no es más que el representante oficial del cliente y, por lo tanto, le corresponde guiar al equipo, así como controlar la lista de tareas (también conocida como Product Backlog).
Como su nombre ya indica, el Product Owner actúa como propietario del producto, es decir: es el profesional que, conociendo las necesidades del cliente, ya conoce sus expectativas sobre el resultado final.
Por lo tanto, el Product Owner es el responsable de definir los recursos y pasos para lograr el objetivo final con éxito.
- Scrum Master
El papel de este profesional es el papel de un facilitador dentro del equipo. Al estar orientado a la metodología ágil, el Scrum Master es informado sobre todas las dificultades enfrentadas y emprende acciones estratégicas con el objetivo de sortearlas.
Nótese cuán diferente es este enfoque del liderazgo tradicional, basado únicamente en cargos, órdenes y demandas a cualquier costo, aquí el rol del líder es conocer el proyecto y promover las buenas prácticas entre el equipo, siempre con flexibilidad, creatividad e innovación.
Se puede decir, sin pestañear, que un Scrum Master debidamente calificado es la piedra angular para que cualquier Sprint se produzca con cohesión y eficiencia, principalmente (pero nunca solo) en organizaciones cuyas prácticas que involucran las llamadas metodologías ágiles aún son nuevas. .
- Equipo Scrum
Finalmente llegamos al último de los 3 elementos imprescindibles para realizar un Sprint. El nombre Scrum Team se refiere nada más que al equipo que será responsable de desarrollar el proyecto.
Una vez definidos los valores básicos, cada miembro del equipo tiene su respectiva autonomía para definir o redefinir las actividades necesarias para llevar a cabo el proyecto, ya que esta autonomía es fundamental para evitar o corregir posibles fallas.
Sin embargo, cabe mencionar que, para que haya transparencia en este proceso, es fundamental que el Daily Scrum se actualice diariamente, registrándose rigurosamente el estado de trabajo de cada uno – y aquí, manteniendo los canales de diálogo con los otros compañeros de equipo es esencial hace mucho más importante que simplemente ser responsable de lo que se está haciendo.
Procesos y ritos
Ya hemos mencionado brevemente algunos de los ritos que pasan por usar Scrum. Sin embargo, ahora vamos a explicarlos todos con más detalle. Existen siete ritos para la correcta implementación de Scrum, y siguiéndolos, no tendrás dificultades para seguir las rutinas propuestas por la metodología.
- Sprints
Como ya hemos explicado, los Sprints son los ciclos de iteración de Scrum, cuyo objetivo principal es promover, de una manera más rápida y eficiente, el desarrollo de productos complejos.
Por lo general, los Sprints duran de dos semanas a un mes; esto se debe a que su objetivo es completar el proceso con la menor cantidad de tiempo, recursos y esfuerzo prescindibles.
De todos modos, vale la pena recordar que esto es solo un promedio, y no una regla absoluta, ya que el equipo puede definir períodos más largos o más cortos, según las necesidades específicas del proyecto en cuestión.
- Reunión de planificación de Sprint
En esta reunión se define de forma muy objetiva la planificación del Sprint: el equipo, sus roles y tareas.
Esta reunión no debe, bajo ningún concepto, alargarse demasiado, ya que la clave para una buena implementación de la metodología Scrum radica en la agilidad y la objetividad. El siguiente paso es evaluar y ajustar este plan según sea necesario.
- Scrum diario
Daily Scrum (Scrum Diário), o Stand Up Meeting (Encontro De Pé, en una traducción libre), es como llamamos a las reuniones diarias que son uno de los principales pilares de la metodología Scrum. Estas reuniones sirven para garantizar que todos los miembros del equipo estén siempre informados sobre el progreso del proyecto, solo así avanzará con agilidad y eficiencia.
Estas pequeñas reuniones generalmente no duran más de 15 minutos y generalmente ocurren con los miembros del equipo de pie. Cada uno de los involucrados debe responder 3 preguntas con el fin de mantener informados a los demás compañeros:
- ¿Qué tareas se hicieron ayer?
- ¿Qué tareas se deben hacer hoy?
- ¿Cuáles son las barreras para llevar a cabo estas tareas?
Es ante las respuestas a estas preguntas que el equipo se vuelve capaz de saber dónde está el avance del sprint y qué debe hacer cada uno para cumplir el plan.
- Pila de Producto o Pila de Sprint
Aquí tenemos la principal herramienta para organizar tareas a lo largo del proceso Sprint. Esta es una lista interactiva, que contiene todas las acciones previstas para la realización del ciclo.
Normalmente, el Product Backlog lo prepara el Product Owner, pero después de eso, cualquier miembro del equipo puede actualizarlo, a medida que avanza el proyecto.
- Reunión de revisión de sprint
Sprint Review Meeting es una reunión de revisión final, cuyo propósito es cerrar cada Sprint. A lo largo de esta etapa, todo el equipo se une para verificar si el objetivo del ciclo fue efectivamente alcanzado y el producto desarrollado es debidamente presentado al cliente y sometido a su retroalimentación.
Si los comentarios son positivos y se aprueba el producto, el trabajo está completo. Si el cliente solicita nuevos cambios y mejoras, comenzará un nuevo Sprint.
- Retrospectiva de Sprint
Tras la finalización del Sprint, se lleva a cabo una reunión de revisión con el fin de evaluar el aprendizaje del equipo a lo largo del proceso. La Retrospectiva Sprint es un paso de gran importancia estratégica, especialmente para promover la mejora continua en los procesos internos de la empresa.
- Sprint Burndown o Release Burndown
Herramienta esencial para el funcionamiento de Scrum, el Sprint Burndown se presenta como un gráfico, cuyo propósito es orientar las acciones del equipo y hacer que la comunicación interna sea lo más clara y visual posible.
El gráfico está formado básicamente por una línea horizontal, que representa la línea de tiempo, y una vertical, que ilustra la cantidad de trabajo a realizar.
Ahora que ya sabes todo sobre la metodología Scrum, te invitamos a conocer otra técnica de gestión muy eficiente y muy utilizada por empresas de todo el mundo: Kanban. Haz click aquí para leer el artículo que preparamos al respecto!
