Con la creciente digitalización de los procesos de negocio, muchas empresas han recurrido a soluciones tecnológicas que tienen como objetivo aumentar la eficiencia y reducir los costos operativos. EL firma digital, en particular, ha demostrado ser una herramienta esencial en este escenario. Pero, Cómo calcular el ROI de la firma digital?
Gracias a su capacidad de sustituir el proceso tradicional de firma de documentos en papel, esta herramienta viene promoviendo una gran optimización del tiempo, además de aportar una serie de beneficios tangibles para las empresas. Una de las formas más efectivas de medir estos beneficios es calculando el ROI (Retorno de la Inversión) de la firma digital.
Es una métrica fundamental para entender el retorno que una organización puede obtener al adoptar esta tecnología. Al calcular el ROI, las empresas pueden evaluar con mayor precisión los costos involucrados en la implementación de una solución digital y las ganancias que puede generar, como reducción de costos, mayor productividad y mejor experiencia del cliente.
Este artículo abordará el tema, brindando una guía clara paso a paso para que pueda tomar decisiones informadas sobre la adopción de esta tecnología en su empresa.
Costos ocultos de las firmas manuales
Los procesos de firma tradicionales pueden parecer sencillos a primera vista, pero implican una serie de costes ocultos que impactan directamente en la eficiencia y rentabilidad de las empresas, haciendo de la firma manual un proceso algo costoso y considerablemente menos eficiente en comparación con la firma digital, que elimina estas barreras y proporciona un mayor ahorro y agilidad.
Costos del papel
Aunque pueda parecer una solución sencilla, el proceso de firma manual conlleva una serie de costes que muchas veces no son evidentes a simple vista. El uso de papel, la impresión y el transporte de documentos son solo algunos de los costos directos asociados a este método.
La compra de papel, el mantenimiento de las impresoras, el coste de la tinta y la logística del envío físico de los documentos representan un gasto importante para las empresas.
Costos de impresión y envío
También existen costos indirectos asociados con la firma manual. El tiempo empleado en imprimir y transportar documentos puede ser significativo, especialmente cuando involucran a varias partes y en diferentes ubicaciones.
A modo de ejemplo, una empresa que necesita enviar contratos para su firma a diferentes estados o países tendrá que asumir el coste del envío, la mensajería o incluso el viaje, dependiendo de la urgencia. Sin mencionar la necesidad de notarización, un paso adicional que requiere tiempo y recursos.
Costos de escaneo y archivo
Una vez firmados los documentos, existe el costo de escanearlos y archivarlos, ya que los documentos en papel deben convertirse a formatos digitales para facilitar el acceso y el almacenamiento. El proceso de digitalización involucra mano de obra, equipos y sistemas de almacenamiento, lo que incrementa aún más los costos operativos.
Estos costos ocultos hacen que el proceso manual sea algo ineficiente y, además, extremadamente costoso a largo plazo. La firma digital, por otro lado, elimina todos estos costos, proporcionando un proceso de reconocimiento y autenticación Más ágil, económico y respetuoso con el medio ambiente.
Cómo calcular el ROI de una firma digital
Antes de adoptar cualquier solución digital, las empresas necesitan evaluar el retorno financiero de la inversión. En el caso de la firma digital, este análisis implica el cálculo del ROI, que permite comparar los costes tradicionales de la firma manual con los beneficios que se obtienen al digitalizar el proceso. Consulta a continuación cada paso necesario para realizar este cálculo correctamente:
Paso 1: Comprender el ROI de las firmas digitales
Antes de calcular el retorno de la inversión (ROI) de una solución de firma empresarial digital, es esencial comprender los factores que influyen en este cálculo, incluidos los costos de la firma manual y los beneficios de la automatización.
Paso 2: Calcular el costo total de propiedad (TCO)
El primer paso para medir el ROI es determinar el costo total de propiedad (TCO), un indicador que considera todos los costos involucrados en la implementación y el mantenimiento de un sistema digital. Para calcular el TCO anual de la firma electrónica, siga esta fórmula:
- multiplicar el número de contratos emitidos anualmente por el costo unitario de cada contrato;
- multiplicar el número de contratos por año por el número promedio de páginas de cada contrato, por el factor 0,05 (tamaño promedio de un contrato digital en megabytes) y por el costo mensual del software adoptado;
- sume los valores obtenidos en los cálculos anteriores para determinar el TCO total.
Paso 3: Identificar los costos del software
Al calcular el costo mensual del software, tenga en cuenta factores como el costo de adquisición inicial, la instalación, la integración, el mantenimiento y las posibles actualizaciones.
Paso 4: Determinar el ROI
Con los valores de TCO de los contratos manuales y digitales en mano, utilice la siguiente fórmula para calcular el ROI: reste el TCO de la firma digital del TCO de la firma manual. Luego divide el resultado por la cantidad invertida en el software y multiplica por 100 para obtener el porcentaje de retorno de la inversión.
Paso 5: Averigua el plazo de devolución
Para calcular el tiempo necesario para recuperar la inversión, reste el TCO de la firma digital del TCO de la firma manual y divida por la inversión realizada en el software.
Paso 6: Considere los beneficios sostenibles
Además de las ganancias financieras, las firmas digitales también tienen un impacto positivo en el medio ambiente. Empresas de Diversos sectores han ido adoptando soluciones tecnológicas que reducen el consumo de papel, agua y electricidad, contribuyendo a la sostenibilidad. Como referencia, imprimir 10.000 hojas A4 equivale a consumir un árbol entero, además de generar importantes emisiones de carbono.
Paso 7: Evaluar los resultados y decidir la inversión
Una vez completado el cálculo del ROI y tomados en cuenta los impactos ambientales, queda claro que las firmas digitales ofrecen, además de ahorro y eficiencia, varios beneficios desde una perspectiva de sostenibilidad. Adoptar esta solución representa un avance estratégico para las empresas que buscan la modernización y la responsabilidad ambiental.
Ejemplo práctico: cómo calcular el ROI de las firmas digitales en tu empresa
Consideremos una empresa que formaliza 240 contratos al año. En el modelo tradicional, cada contrato implica costos de papel, impresión, envío, certificación notarial, escaneo y trabajo operativo.
Estimaciones conservadoras indican que el costo promedio de Un solo contrato manual puede alcanzar R$ 67,00, basado en la composición a continuación.
| Asunto | Costo estimado por contrato |
| Papel y sobre (cuando se compran por separado en papelaria) | U$D 2,00 |
| Imprimir (5 páginas, considerando el promedio de R$ 1 por unidad) | U$D 5,00 |
| Envío (Oficina de correos con AR) | U$D 20,00 |
| Notarización (valor promedio según la la mesa de este año) | U$D 10,00 |
| Tiempo de trabajo administrativo (promedio basado en salarios promedio) | U$D 30,00 |
| total estimado | U$D 67,00 |
Costos anuales en el modelo tradicional
- Número de contratos: 240
- Costo por contrato: R$ 67,00
- Total anual: 240 x R$ 67,00 = R$ 16.080,00
Ahora, observemos el mismo escenario con el Plan Profesional de ZapSign, apto para particulares y microempresarios, que permite el envío de hasta 240 documentos al año por tan solo R$ 358,80 / año (valor correspondiente a la fecha de esta publicación).
Costos anuales con ZapSign
- Inversión anual: U$D 358,80
- Documentos incluidos: 240
Ahorro anual con suscripción digital
- Ahorro total: R$ 16.080,00 (modelo tradicional) – R$ 358,80 (ZapSign) = U$D 15.721,20
Cálculo del retorno de la inversión
ROI = (Ahorro – Inversión) ÷ Inversión × 100
ROI = (R$ 15.721,20 – R$ 358,80) ÷ R$ 358,80 × 100 ≈ 4.282%
En otras palabras, por cada real invertido en firma digital con ZapSign, la empresa obtiene un retorno de aproximadamente U$D 43,82. Además de ahorros significativos, la adopción de firmas digitales proporciona agilidad, reduce errores y contribuye a prácticas más sostenibles.
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Métricas adicionales para medir el impacto de las firmas digitales
Además del ahorro financiero, la adopción de la firma digital trae una serie de beneficios que impactan directamente en la eficiencia y seguridad de los procesos de negocio.
Ahorro de tiempo
Además de los costes directos, uno de los principales beneficios de las firmas digitales es el ahorro de tiempo. La automatización del proceso de firma reduce drásticamente el tiempo que lleva enviar, firmar y devolver documentos. Esto no sólo acelera el proceso empresarial, sino que también libera a los empleados para que se concentren en tareas de mayor valor añadido.
Por ejemplo, mientras que una firma manual puede llevar días debido al envío de documentos y su certificación notarial, una firma digital se puede completar en cuestión de minutos. La finalización rápida del proceso mejora la eficiencia operativa y la experiencia del cliente, lo que genera un retorno adicional de la inversión.
Impacto ambiental
Otro beneficio importante de la firma digital es su contribución a la sostenibilidad ambiental. Al reducir el uso de papel, tinta y el transporte de documentos físicos, las empresas pueden reducir su impacto ambiental, un factor cada vez más relevante para las organizaciones, especialmente aquellas comprometidas con prácticas ESG (ambientales, sociales y de gobernanza).
Seguridad jurídica
Las firmas digitales ofrecen un mayor nivel de seguridad jurídica que las firmas manuales, ya que están reguladas por leyes específicas, como la Ley 14.063/20 en Brasil, y cuentan con mecanismos de encriptación que garantizan la autenticidad e integridad de los documentos firmados, lo que reduce el riesgo de fraude y disputas legales, ofreciendo mayor confianza a las empresas.
Experiencia del cliente mejorada
La firma digital simplifica la experiencia del cliente eliminando burocracia y agilizando procesos. Con la posibilidad de firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, los clientes tienen mayor comodidad y rapidez, lo que contribuye a una experiencia más satisfactoria y fidelizada.
Reducción de errores operativos
Al automatizar el proceso de firma, la empresa minimiza los errores humanos, como el llenado incorrecto, la pérdida de documentos y la necesidad de retrabajo, lo que garantiza una mayor precisión y cumplimiento en los registros, reduciendo problemas administrativos y riesgos legales.
La adopción de la firma digital ofrece importantes beneficios a las empresas, desde la reducción de costes hasta el aumento de la productividad y la seguridad jurídica. Calcular el ROI de las firmas digitales es una forma efectiva de justificar la inversión en esta tecnología y medir su impacto real en los procesos de negocio.
Como hemos visto, los costes de la firma manual pueden ser considerablemente elevados, mientras que la firma digital ofrece una solución más económica, rápida y segura. Al calcular el ROI de las firmas digitales, puede comprender claramente los beneficios tangibles que pueden aportar las firmas digitales. novas tecnologias proporcionar.
Por lo tanto, queda claro que el ROI en firmas digitales ofrece un valioso indicador para medir los resultados de esta transición tecnológica, y entender cómo calcular correctamente este ROI es esencial para tomar decisiones más estratégicas y ventajosas para su negocio.
Si su empresa aún no ha implementado una solución de firma digital, tal vez sea el momento de considerar los impactos positivos que puede generar. Si desea implementar una plataforma confiable y segura, haz clic aquí y conoce ZapSign, una solución completa para la firma digital de documentos con total cumplimiento legal.
