En los tiempos que vivimos, la dinámica competitiva del mercado actual es cada vez más intensa, por lo que no se puede negar que ni las empresas más destacadas y exitosas están a salvo de la necesidad flagrante de mantenerse en constante innovación. Esto los lleva a la pregunta: cual es la importancia de manejo de proyectos para una empresa?
La falta de atención a las tendencias actuales y relajarse en las zonas de confort puede ser fatal para cualquier tipo de negocio, y es a partir de este entendimiento que comenzamos a comprender cuán esencial es la gestión de proyectos.
A lo largo de este artículo que hemos preparado, se explicará todo lo que necesitas saber sobre el tema para simplificar tu vida profesional: desde los conceptos generales relacionados hasta los aspectos prácticos que hacen de la gestión de proyectos un elemento tan imprescindible para cualquier negocio, independientemente de su su puertas, campo de actividad o modelo de gestión.
Primero, ¿qué es un proyecto?
Para explicar qué es la gestión de proyectos, en primer lugar, necesitamos hablar brevemente sobre el concepto que define a un proyecto en sí mismo.
En resumen, podemos describir cómo el proyecto un ciclo de tareas y acciones temporales específicas, que, al margen de la rutina de la empresa, ocurren de manera continua para desarrollar ciertos servicios, productos o resultados únicos.
Reforzando esta idea, el PMBOK (Project Management Body of Knowledge), la guía definitiva de gestión de proyectos para empresas desarrollada por PMI (Project Management Institute), define un proyecto como algo único y progresivo.
Por ello, su gestión tiene como objetivo reducir los riesgos y planificar los gastos para asegurar la calidad de los resultados, además de optimizar la satisfacción de los empleados y aprovechar las oportunidades del mercado.
Su desarrollo se basa en etapas y también dentro de plazos bien definidos, tanto en lo que respecta al inicio como a la finalización de cada una de sus acciones.
También es interesante comparar los conceptos de diseño y proceso, diametralmente opuestos, pero estrechamente relacionados.
El primero es de carácter único, estando previamente definido con un principio, un medio y un final, todo ello estipulado siempre en estrictos plazos.
El segundo es de naturaleza cíclica, repitiéndose constantemente para producir los mismos resultados de manera constante y creciente.
En términos generales, es correcto decir que un proyecto consta de un conjunto de procesos, y no es raro que exista un proyecto con el fin de mejorar un determinado proceso.
¿Y qué es la gestión de proyectos en una empresa?
Habiendo explicado qué son los proyectos, es correcto decir que la gestión de proyectos consiste en la aplicación ordenada de diversas prácticas y técnicas estratégicas que entienden que todo el flujo de trabajo de una organización está compuesto por proyectos cerrados.
Si estos proyectos no están perfectamente alineados y construidos de manera sólida, pueden llevar a la empresa a resultados catastróficos.
Durante el proceso de gestión, los proyectos son monitoreados para producir los mejores resultados posibles dentro de los objetivos propuestos, teniendo en cuenta aspectos esenciales como costos, plazos, estándares de calidad y objetivos establecidos.
Por lo tanto, la importancia del gerente es innegable, y que una gestión de proyectos de excelencia caracteriza una parte clave en la la estrategia de una empresa que se propone operar de manera sólida y consistente, garantizando así su lugar frente a la implacable competitividad del mercado.
Los cinco pasos de la gestión de proyectos.
La implementación de la gestión de proyectos consta básicamente de cinco pasos: iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y cerrar. Corresponde al gerente conducirlos de la manera más sólida posible.
1) Inicialización
Esta primera fase es tan importante y básica que comienza a realizarse incluso antes de que se apruebe el proyecto.
Aquí se define todo el alcance del proyecto. Es una etapa que requiere una gran capacidad de análisis, ya que es el momento de recopilar todo tipo de información relevante sobre la propuesta del proyecto: se delinean los objetivos, se consideran todos los posibles errores y aciertos, se definen los presupuestos.
Todo sobre este paso puede servir como referencia más adelante, por lo que es importante documentar todo el proceso.
2) Planificación
Una vez finalizada la primera etapa y aprobado el proyecto, llega el momento de pulirlo. La fase de planificación es como una extensión de la anterior, contemplando un cronograma completo sobre absolutamente todo lo que se llevará a cabo.
Es hora de detallar todo lo que se describió anteriormente: cómo se utilizará el presupuesto; cuáles son las mejores acciones, a nivel estratégico, para lograr los objetivos determinados; en definitiva, todo lo que se refiere a cómo ejecutar el plan.
3) Ejecución
Es tiempo de acción: aquí toma forma todo lo que fue concebido, definido y detallado en las etapas anteriores.
Es hora de que el gerente se concentre en calidad de existencias y prestar especial atención a factores como plazos, fechas y presupuesto. Eventualmente, los cambios pueden ser necesarios, y este es un factor que no se puede descuidar.
4) Monitoreo
La cuarta etapa en realidad corre paralela a la tercera. Esto se debe a que, para cada acción realizada, debe haber un seguimiento riguroso, de modo que se realicen análisis constantes que faciliten la toma de decisiones futuras.
Este paso paralelo es muy importante para garantizar que las acciones improductivas en el paso de ejecución no se repitan en vano.
5) Cierre
Si el proyecto ha progresado correctamente, hemos llegado a la etapa final. En este punto, es importante reunir al equipo, recopilar comentarios y utilizar toda la información generada durante el monitoreo para discutir acciones de mejora para proyectos futuros.
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¿Por qué es importante el diseño de proyectos?
En caso afirmativo, la gestión de proyectos llega a provocar una interferencia beneficiosa en la marcha de los flujos de trabajo, fomentando la innovación constante y mejoras sustanciales en los procesos productivos.
Observando los logros obtenidos por la gestión de proyectos en las más diversas empresas, podemos concluir claramente que las principales razones para adoptarla son las que se exponen a continuación.
Reducción de costos
Una gestión de proyectos bien establecida es aquella que es capaz de estructurar un flujo de trabajo productivo. Cuando se administra bien el tiempo dedicado a cada acción, su costo-beneficio es alto, la incidencia de retrabajos disminuye y, en consecuencia, también se reducen los gastos.
Asimismo, se vuelve fácil controlar los gastos y tomar las medidas adecuadas para reducirlos cuando el gerente del proyecto supervisa el presupuesto.
Crecimiento en los niveles de satisfacción del cliente
Todas y cada una de las empresas deben tener en cuenta que la satisfacción del cliente es siempre el principal objetivo. La razón es simple: un cliente insatisfecho no solo no regresa, sino que busca las soluciones deseadas mirando a la competencia.
Consciente de este hecho, la gestión de proyectos trabaja de forma que emplea las mejores prácticas tanto en la garantía de la calidad del producto o servicio ofrecido, como en la relación y comunicación con el consumidor.
Integración entre sectores
Dentro de un proyecto, es fundamental que todos los sectores actúen de manera integrada y cooperativa. Los desacuerdos y las fallas en la comunicación pueden generar serios problemas en el desarrollo de las actividades de la empresa.
Además, todas las buenas ideas que se pueden perder, ya que la información no circula adecuadamente entre los equipos.
La buena gestión entiende lo que está haciendo cada sector en cada etapa del proceso y actúa para promover la unidad entre todos los departamentos, valorando el trabajo en equipo.
Esto hace que el ambiente de trabajo sea más ligero, aumentando la productividad e involucrando positivamente al equipo, para que el proyecto pueda avanzar hacia resultados satisfactorios.
Optimización de miembros del equipo
Reforzando el punto anterior, observamos que el compromiso de los empleados está directamente influenciado por la forma de operar de la gerencia. Al igual que el cuidado de los equipos, la comunicación directa con cada profesional implicado también mejora su rendimiento.
El buen gerente sabe que cada miembro del equipo es un individuo del que se puede esperar algo. Conocer a cada uno es importante para potenciar sus virtudes y extraer la máxima productividad y satisfacción de todos.
Mayor nivel de control de riesgos
Sabemos que es simplemente imposible anticipar todos los posibles riesgos o eventos imprevistos que pueden ocurrir durante un proyecto; sin embargo, lo que una gerencia bien calificada no puede predecir, puede controlar o combatir.
A través de un análisis continuo de procesos anteriores y actuales, es posible trazar paralelos entre todos e identificar errores pasados, para que no se repitan o se eludan fácilmente.
Claridad y transparencia
Dado que entre las principales tareas de la gestión de proyectos se encuentra precisamente el seguimiento de las etapas de trabajo, es posible extraer de forma clara toda la información relevante sobre el desempeño de cada profesional involucrado en los procesos.
Además, también evalúa la eficacia de cada práctica adoptada en la práctica. Los informes e indicadores de resultados se generan fácilmente, lo que permite mejoras continuas para la empresa.
Resultados globales más satisfactorios
La conclusión final es que, una vez que gestión del éxito proporciona clientes satisfechos, un equipo comprometido y gastos reducidos, la ganancia en productividad, fluidez y objetividad se hace más que evidente. Un entorno de trabajo ligero, organizado y eficiente es un terreno fértil para el éxito.
Ahora que comprende mejor que nunca la importancia de la gestión de proyectos para una empresa, ¿qué tal difundir el conocimiento? ¡Comparte este artículo en las redes sociales!
