Gestión de documentos de las empresas: este ya no es un término desconocido, después de todo, es un aspecto primordial, y muchas veces descuidado, del proceso de gestión de una empresa. Esto lleva a algunas personas a preguntarse cuáles son los objetivos de la gestión de documentos.
El caso es que, dada su importancia en la rutina administrativa de cualquier empresa, cada vez se escucha más hablar de él en el ámbito empresarial, aunque no siempre se produce con la claridad necesaria. Con este artículo, estamos aquí para arrojar algo de luz sobre el asunto.
Normalmente, cuando pensamos en la gestión documental, asimilamos fácilmente la idea al uso de determinados gestión electrónica. Sin embargo, aunque la tecnología es, de hecho, un factor de gran utilidad en este proceso, no es más que una herramienta, y como tal, de muy poco sirve si no es bien gestionada por los usuarios.
Y es precisamente por ello que la perfecta ejecución de la gestión de los documentos de una empresa requiere un conocimiento pleno de todo tu proceso.
Para que esto suceda, el punto de partida ideal es, en primer lugar, saber exactamente a dónde quieres ir. Y es precisamente por eso que, a lo largo de este artículo, abordaremos específicamente este tema: cuáles son los objetivos de la gestión documental. ¡Vamos allá!
¿Qué es la gestión documental?
En primer lugar, debemos definir el concepto de gestión documental. Después de todo, ¿de qué se trata?
Podemos decir que el La gestión documental consiste en un conjunto de prácticas adoptadas de manera sistemática, con el propósito de optimizar la conducción del proceso documental de una determinada empresa..
Esto es sumamente necesario cuando consideramos que la producción continua de un gran volumen de documentos e información es un elemento recurrente en la rutina de cualquier negocio, independientemente de su tamaño, tiempo de vida o campo de actividad.
No sería exagerado decir que toda la producción documental de una empresa puede considerarse fácilmente como su principal activo. Al fin y al cabo, estamos hablando de toda una serie de datos sobre los más diversos aspectos fundamentales de una organización, como son:
- registros;
- Estadísticas;
- Finanzas;
- procedimientos internos;
- contactos externos;
- y muchos otros.
Por lo tanto, no es de extrañar que incluso un solo documento perdido o extraviado pueda ser más que suficiente para causar daños graves a la empresa.
Por ello, como cualquier propiedad, este material necesita ser cuidadosamente protegido, por lo que es fundamental tomar una serie de medidas afirmativas para que todo el proceso de gestión se realice de forma transparente e impecable.
Estas medidas pretenden alcanzar niveles satisfactorios y crecientes de practicidad, seguridad y eficiencia tanto en el almacenamiento como en la organización y manipulación de los documentos relacionados con el negocio de que se trate.
⚠️ Consulta también estos artículos relacionados 👇
➡️ Consulta 7 consejos sobre cómo realizar una buena gestión documental
➡️ ¿Necesita frases preparadas para el servicio al cliente? ¡Mira 65 ejemplos!
➡️ Conozca los principales errores de servicio al cliente que debe evitar
Objetivos de la gestión documental
Como se mencionó anteriormente, conocer bien los objetivos de la gestión documental es un factor extremadamente importante para su correcta implementación. Por ello, para que sepas exactamente adónde quieres llegar, te destacamos a continuación cuáles son los principales objetivos de gestión documental bien aplicada.
Organización del proceso documental
Este es el primer y más elemental objetivo de una excelente gestión documental.
Todo proceso documental, desde la producción, clasificación y archivo, hasta la consulta, mantenimiento, destino y disposición de sus archivos, debe organizarse de manera eficiente y objetiva, de acuerdo con los protocolos de clasificación adecuados.
Es este cuidado riguroso el que hace que los procesos sean más fluidos, evitando no solo la lentitud, el retrabajo y la confusión interna, sino que su documentación sufra cualquier tipo de pérdida o exposición no deseada.
Aunque esta cuestión de la organización, en un principio, pueda parecer un poco obvia, lo cierto es que, en muchas empresas, los procesos de gestión documental ya empiezan a fallar por negligencia en este aspecto.
Es necesario entender que sólo después de establecer este objetivo principal será posible pasar a los siguientes.
Ubicación optimizada
Es indiscutible que, para que el proceso documental de una determinada organización funcione a pleno rendimiento, toda la información almacenada debe ser plenamente accesible a todos aquellos cuyo trabajo depende de ella.
Desafortunadamente, sin embargo, todavía es muy común que los profesionales de muchas empresas dediquen mucho tiempo a buscar datos y documentos ordenados de manera confusa y/o dispersa.
Este defecto elemental es sumamente perjudicial para la productividad, tanto de las empresas, a nivel más general, como de sus empleados, a nivel más individual.
Desde un punto de vista gerencial, entender este problema para combatir esta pérdida de tiempo innecesaria y contraproducente debe ser considerada como la más urgente de las prioridades.
Para ello, es necesario acometer una metodología inteligente y precisa que promueva, tanto en el ámbito físico como en el digital, y de la forma más objetiva posible, la localización rápida y eficiente de la información y la jerarquización de su relevancia, según los valores aspectos administrativos, fiscales, legales, históricos y/o científicos de cada documento del archivo.
preservación de la memoria
Generalmente se acepta que quien no conoce su propia historia no se conoce a sí mismo. Dicho esto, es necesario entender que una empresa, como cualquier institución, también puede ser considerada una gran organización con su propia historia que contar.
Para que en el futuro se pueda contemplar esta historia y se pueda evaluar su desarrollo desde un punto de vista cronológico, no se debe, en ningún caso, dejar de conservar actas, fotografías, protocolos, peritajes y demás registros que conduzcan a una amplia observación y crítica de la memoria histórica de la organización.
En efecto, podemos decir que garantizar la preservación y el acceso a los documentos permanentes de una empresa es también garantizar la preservación del legado de la empresa en el tiempo.
Reducción de costo
Por mucho que en la actualidad la tecnología juegue un papel fundamental en los procesos de gestión documental, y que el almacenamiento digital esté cada vez más presente en las rutinas administrativas de la inmensa mayoría de las empresas, sigue existiendo una importante necesidad de que determinados documentos estén impresos y físicamente accesibles. a los empleados
Si bien esta necesidad aún está lejos de ser eliminada, una buena gestión documental prevé comprender el problema y actuar de forma que se evite la acumulación de papel y, en consecuencia, se puedan recortar algunos gastos innecesarios de recursos financieros, operativos y de espacio.
Seguridad jurídica
Una gestión documental que no tenga como objetivo proteger a la empresa de la ley es, invariablemente, una gestión defectuosa. Los documentos deben operar dentro de los términos de la legalidad y, en muchos casos, existen como evidencia de la legitimidad legal de las actividades realizadas entre la empresa y otras partes involucradas.
Contratos celebrados entre la empresa y sus empleados, o entre la empresa y sus clientes, o entre empresas. Por ejemplo, especifican los términos bajo los cuales funcionarán estas relaciones y exigen una gran responsabilidad por parte del gerente.
También vale la pena recordar que no importa si estamos hablando de documentos firmados a mano o digital – ambas son igualmente válidas, conforme a nuestra legislación.
mejora de la información
Una vez entendido que todos los puntos enumerados anteriormente tienen su propia importancia dentro del proceso de gestión documental dentro de una empresa, es fundamental que el gerente dedique igual atención a cada uno de ellos, sin permitir que el cuidado con uno implique descuido en relación con el mismo. otro.
Al fin y al cabo, todos los objetivos de gestión deben perseguirse de forma paralela, hacia el fin mayor que es conseguir que el uso de la información documental se haga de la forma más práctica, ágil y optimizada posible. Es correcto decir que cuando se descuida un objetivo, eventualmente habrá dificultad para lograr los demás.
Por tanto, como ya se ha señalado aquí, una gestión documental competente requiere más que buenas prácticas de organización, clasificación, conservación y ubicación de los archivos: es necesario que, además, se produzca una perfecta y precisa integración entre todas estas prácticas.
Especialmente en las grandes empresas, con un flujo muy intenso de datos generados, gestionar toda esta demanda puede ser una misión bastante compleja, aunque, de hecho, esto también es un problema para las pequeñas y medianas empresas.
Al fin y al cabo, invariablemente, estamos hablando de un volumen extenso y continuo de documentos fiscales, laborales y relacionales del que es imposible sustraerse.
En tales casos, se recomienda encarecidamente la externalización de este servicio de gestión.
Existen muchas empresas en el mercado que ofrecen soluciones en este sentido, ocupándose de la gestión documental tanto para pequeñas, medianas y grandes empresas, y garantizando seguridad y eficiencia en cuanto a la custodia y mantenimiento de su información.
Como puede ver, la gestión de documentos es un tema tan importante como extenso. Con este artículo, esperamos que comprendas mejor la importancia de conocer cuáles son tus objetivos de gestión documental y qué resultados debes perseguir al respecto, para evitar que tu negocio sufra malas consecuencias.
Hablando del mal manejo de documentos, hemos preparado contenido sobre el tema para que sepas cómo evitarlo. Haga clic aquí y compruébelo!
