Como bien sabemos, la gestión de proceso de una empresa representa un desafío constante, cuya adecuada gestión exige los mejores métodos y prácticas disponibles, tales como la PMBOK.
Ante la alta competitividad del mercado, los constantes cambios en las dinámicas de trabajo del mundo empresarial y el alto nivel de exigencia del público, la planificación y control de los procesos de la empresa debe estar siempre un paso por delante, ya que cualquier descuido puede llevar a enormes consecuencias pérdidas.
En este sentido, podemos señalar al PMBOK como una herramienta esencial para estructurar proyectos, definiendo estrategias empresariales y estandarizando procedimientos, convirtiéndolo en un elemento imprescindible para cualquier directivo.
Por eso elaboramos este artículo, explicando todo sobre qué es el PMBOK, sus objetivos y beneficios. ¡Sigue leyendo para saber más!
¿Qué es PMBOK?
PMBOK es el acrónimo de Project Management Body of Knowledge, es decir, un herramienta de gestión proyectos estandarizados. En otras palabras, estamos hablando de una guía completa que recopila las principales prácticas, pautas, terminologías y métodos relevantes para el sector de la gestión.
Su historia comienza en 1969, con la fundación del PMI (Project Management Institute), institución inicialmente concebida como un foro de estudios y debates para el desarrollo del área de gestión de proyectos.
Desde su fundación, PMI lanza, en 1984, el PMP (Project Management Professional, una especie de embrión del PMBOK). A partir de ahí, la idea se fue desarrollando y tomando forma a lo largo de los años, hasta que, en 1996, se publicó finalmente la primera guía del PMBOK.
Es importante señalar que el final de la década de 90 fue un período marcado por la introducción de la tecnología en el entorno empresarial; fue, de hecho, el comienzo de una serie de transformaciones que apuntaron a las tendencias que observamos hoy.
Este fenómeno creó una necesidad urgente de reestructuración en varios sectores de empresas y, en este sentido, el sector de gestión de proyectos fue probablemente el más importante.
Desde entonces, se han publicado varias actualizaciones de la guía del PMBOK, que no podía ser diferente, ya que el mercado está en constante transformación, y la evolución del sector de la gestión sigue este proceso de constante mutación.
A PMI, hoy una asociación global sin fines de lucro, sigue siendo en gran parte responsable de actualizar el PMBOK, permitiendo incorporar nuevos conocimientos, prácticas y métodos a los proyectos de las más variadas empresas alrededor del mundo.
Vale la pena mencionar que, aunque el PMBOK es muy comúnmente confundido con metodologías como cascada y ágil (y esto no es casualidad, ya que estamos hablando de conceptos muy relacionados), no sería correcto describirlo así, sino más bien como una estructura sólida para guiar el proceso de gestión, a partir del cual varias metodologías diferentes puede ser aplicado.
Precisamente por eso, podemos considerar al PMBOK como la base más sólida de metodologías, ya que los procesos y lineamientos que en él se describen son sumamente flexibles, pudiendo adaptarse a todo tipo de empresas, situaciones y contextos específicos – no es necesario que el gerente sigue un plan único al pie de la letra, independientemente de los desarrollos que surjan.
Los objetivos del PMBOK
De hecho, podemos definir que el objetivo principal del PMBOK es funcionar como un libro de instrucciones para la gestión eficiente de proyectos.
Concentrando los más diversos y sólidos estándares, permite al gestor comprender y controlar cabalmente el ciclo de vida de un proyecto, posibilitando la adopción de prácticas correctas para una conducción optimizada capaz de generar los mejores resultados a través de la generación de conocimiento y la innovación en procesos.
La importancia del PMBOK en la gestión de proyectos
La importancia del PMBOK en la gestión de proyectos está directamente ligada a la seguridad en el control, seguimiento y análisis. Esto sucede precisamente a través de la estandarización de los procesos, independientemente de los sectores, es decir, cada departamento de la empresa utiliza el mismo enfoque que los demás, lo que proporciona un desempeño integrado y sólido dentro de la organización.
Por lo tanto, es seguro decir que el PMBOK universaliza el enfoque de gestión, optimizando la curva de aprendizaje que necesitan los nuevos proyectos y potenciando el poder de previsibilidad y la anticipación de cambios y contratiempos.
Los cinco pasos del PMBOK
PMBOK entiende que el conocimiento administrativo, herramientas y procesos de un negocio se desarrolla en cinco fases principales que describimos a continuación.
1. Iniciación
La primera etapa es donde el gerente deberá tener una visión general de lo que se hará: el análisis de riesgos, la definición de objetivos y la identificación de las necesidades del proyecto son algunos de los puntos a destacar aquí.
Esta es una fase vital para definir y alinear las expectativas de todos los involucrados, tanto profesionales como público y posibles inversores o patrocinadores. A continuación, se redacta el Plazo de Apertura del Proyecto.
2. Planificación
El segundo paso también es el más importante: es el momento de poner todo por escrito, definiendo el alcance, el cronograma, el presupuesto y las actividades del proyecto. Aquí se definen los recursos y planes de comunicación, gestión y control, y el PMBOK especifica 10 puntos esenciales a considerar durante esta fase:
- integración;
- alcance;
- línea de tiempo;
- costos;
- calidad;
- recursos;
- Comunicación;
- arañazos;
- adquisiciones;
- partes interesadas.
Por lo tanto, es correcto decir que la etapa de planificación es el momento en que se debe definir el alcance y cronograma de actividades; establecer los recursos y hacia dónde van; establecer estándares de comunicación y calidad en las actividades; calcular costos y riesgos; y desarrollar un plan de manejo sólido.
3. Ejecución
En esta etapa, es necesario poner en práctica todo lo que se planeó previamente. Aquí, el diálogo y el contacto constante con el equipo son fundamentales, ya que puede haber diferentes desarrollos en el camino, y uno siempre debe estar preparado.
4. Seguimiento y control
Paralelamente a la ejecución, es necesario un seguimiento constante para evitar cualquier problemas de gestión – no descuide lo que está haciendo el equipo, ya que el control y el seguimiento son extremadamente necesarios para garantizar el buen desarrollo de las actividades propuestas.
Este es el momento de evaluar los indicadores del proyecto, si el flujo de trabajo está alineado con las metas y si los riesgos están bajo control.
5. Cierre
El proceso finaliza con la entrega formal del resultado del proyecto al cliente. Aproveche la oportunidad de recopilar todos los comentarios posibles y generar un informe final con información general importante para el equipo.
Después de todo, la gestión de proyectos es un proceso continuo, en el que el final de un ciclo marca el comienzo de uno nuevo, por lo que es necesario que todo el equipo se mantenga en constante actualización, para que el conocimiento generado al final de un proyecto se puede aplicar a los siguientes.
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Los beneficios del PMBOK para la gestión de proyectos empresariales
Podemos observar varios beneficios que promueve el PMBOK en una empresa, tales como:
- estandarización del proceso de gestión;
- optimización de la comunicación;
- reducción de la negligencia de las actividades;
- mejor uso de los recursos;
- alto nivel de seguimiento;
- tratamiento de riesgos;
- potencialización de resultados exitosos.
Dicho esto, destacamos que todos los factores mencionados anteriormente favorecen mejoras más significativas en varios aspectos más complejos. Vea a continuación algunos ejemplos.
control de alcance
El alcance es una especie de planificación, en la que se definen el concepto, objetivos, etapas y responsabilidades de un proyecto. A raíz del PMBOK, el alcance gana más eficacia y funcionalidad, favoreciendo la gestión y el control de los proyectos.
Apoyo de la gerencia
El PMBOK ayuda a dirigir la gestión, favoreciendo el buen uso de los recursos y mejorando la planificación y ejecución de las actividades del proyecto, además de facilitar la delegación de funciones y el seguimiento de los procesos.
Mayor previsibilidad
El PMBOK funciona como un mapa de gestión, con él es posible visualizar lo que sucede y así tomar decisiones con anticipación, reduciendo riesgos y posibilitando una actuación inteligente y económicamente favorable.
Más productividad
Una vez potenciada la generación de resultados, el PMBOK se convierte en una herramienta fundamental para aumentar la productividad. Esto se debe a que es capaz de reducir la incidencia de errores y retrabajos, además de favorecer la integración del equipo y sus niveles de motivación.
Entrega en el momento adecuado
La planificación es fundamental para el buen cumplimiento del cronograma. En este sentido, el PMBOK representa un poderoso factor para potenciar la capacidad de entrega en los plazos establecidos, ya que actúa directamente sobre la planificación, la comunicación y la gestión del tiempo.
Aumento de la satisfacción del cliente
El uso de PMBOK también es beneficioso para los clientes, después de todo, con la mejora en el desempeño del proyecto, la percepción de la marca por parte del público se refuerza positivamente y la empresa gana credibilidad con respecto al cumplimiento de las expectativas del consumidor.
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