Vivimos en una época en la que las tecnologías digitales, como plataforma firma digital – dictar las reglas del mercado. En consecuencia, empresas de todos los tamaños y sectores de actividad se encuentran ante la necesidad de transformar sus prácticas laborales para adaptarse a esta nueva realidad.
La firma digital es una de las principales soluciones implementadas por las organizaciones en este escenario. Presente en Brasil desde 2001, con la creación de PCI-Brasil (Infraestructura de Claves Públicas Brasileñas), la práctica comenzó a tener mayor adherencia a partir de 2019, en vista de la obligación legal para las empresas con más de 5 empleados y el crecimiento exponencial de la prestación de servicios en un entorno virtual.
El impulso al uso de este tipo de tecnología en el mercado ha generado demanda de plataformas de firma digital, un recurso fundamental para simplificar las rutinas de gestión de las empresas.
En este artículo te explicaremos todo sobre el funcionamiento de una plataforma de firma digital, además de traer una completa enseñanza paso a paso de cómo utilizar la plataforma ZapSign para realizar tu firma digital de forma gratuita. ¿Vamos allá?
¿Qué es una plataforma de firma digital?
Podemos definir la firma electrónica como el método más sencillo y eficaz de autenticar un documento digital, sin necesidad de una firma tradicional, firmada a mano y notariada.
El recurso funciona, por lo tanto, como una contraseña requerida para completar varias transacciones, como, por ejemplo, movimientos seguros, firmar contratos o autorizar pagos – jugando, en la práctica, un papel fundamental en la reducción segura de la burocracia en las relaciones contractuales a todos los niveles.
Por tanto, una plataforma de firma electrónica no es más que un software específico, cuyo objetivo es permitir que sus documentos se firmen de forma rápida, fácil y legal, además de ofrecer algunas otras funciones útiles para la gestión de estos documentos.
La plataforma de firma electrónica hace posible que los firmantes estén de acuerdo o en desacuerdo con los términos establecidos en un documento, garantizando la misma validez legal que un documento firmado de forma tradicional.
Qué es la plataforma de firma digital ZapSign
ZapSign tiene un plataforma de firma electrónica propietaria. Creada en 2020, esta solución vino a facilitar el proceso de firma de documentos a distancia, lo cual fue fundamental, considerando que el mundo enfrentaba el ápice de la pandemia de Covid-19.
Con una interfaz amigable y funcional, la herramienta ofrece una solución capaz de simplificar todo el proceso, para recolectar firmas en menos de dos minutos, garantizando completamente la seguridad y validez legal de los documentos firmados. También es posible la personalización con los colores de su marca.
Otro gran diferencial de la plataforma de firma digital ZapSign es el alto nivel de compatibilidad e integración multimedia, que puede ser utilizada tanto por una computadora personal como por un dispositivo móvil.
La herramienta también se integra con diversos medios de comunicación digital, desde el tradicional correo electrónico y SMS hasta las principales aplicaciones de mensajería, como WhatsApp y Telegram, que le permite suscribirse desde cualquier lugar.
ZapSign tiene tres planes de suscripción diferentes: uno gratuito y dos de pago.
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Cómo hacer una firma digital gratuita a través de la plataforma ZapSign
Nuestra herramienta tiene un proceso extremadamente fácil y rápido, especialmente si sigues nuestro tutorial sobre cómo hacerlo. suscripción digital gratuita.
Paso 1 – Iniciar sesión en el sistema
En primer lugar, debe acceder a la nuestra página web, e informe su nombre de usuario y contraseña, para luego ser redirigido a la página principal.
Paso 2: generar un nuevo documento
Una vez que haya iniciado sesión y dentro del panel de control de ZapSign, haga clic en el botón "NUEVO" para ir a la siguiente pantalla y generar un nuevo documento.
Paso 3: sube el archivo .PDF
Al hacer clic en "seleccionar documento", podrá cargar el documento a firmar.
Este documento debe estar en el formato (PDF) – por lo tanto, si está en otro formato, debe convertir el archivo.
La conversión se puede realizar de forma gratuita en varios sitios, como, por ejemplo, Este aqui.
Paso 4 – Firma con certificado digital
Para firmar con un certificado digital, es simple: después de iniciar sesión en ZapSign y cargar el archivo, debe seleccionar la opción "Autenticación avanzada".
Ingrese los nombres de los firmantes en el campo debajo de "Quién firmará". Si los firmantes ya están agregados a su lista de contactos, haga clic en la opción "Contactos" para seleccionarlos e insertarlos. Esta opción se encuentra debajo del área para ingresar los nombres de los firmantes.
Después de definir el firmante, debe hacer clic en la opción "Método de autenticación" y hacer clic en la última opción, "Certificado digital".
Sobre esta funcionalidad, es importante recordar algunos puntos:
- el uso de este recurso tiene un costo de R$ 0,50 por firma con certificado digital;
- aún no es posible posicionar o editar la firma del firmante que firmará el documento con un certificado digital;
- los firmantes con certificado digital deben ser necesariamente los últimos en firmar el documento;
- antes de solicitar una firma mediante certificado digital por ZapSign, no puede dejar de comprobar la validez del certificado digital del destinatario del documento, o no será posible utilizar este método de autenticación en el contrato.
Paso 5: agregue su propia firma al documento
Si también se requiere su propia firma para la validación del documento, haga clic en la opción "Firmaré", ingrese su nombre allí y toque el botón "Continuar" para pasar a la siguiente pantalla.
Paso 6 – Ordenar entre suscripciones y visas
En esta pantalla debe posicionar en qué lugares del documento se deben insertar las firmas y visas.
Para ello, sólo es necesario hacer clic en el espacio elegido, justo después del nombre del firmante, y elegir entre firma o visado.
A partir de ese momento, las firmas y los visados se mostrarán en los lugares indicados, tal y como suelen estar en un documento físico. Luego haga clic en "Guardar y continuar" para continuar.
Paso 7: generar y enviar los enlaces de suscripción
Ha llegado el momento de generar los enlaces de suscripción. Si el contacto con su firmante –independientemente de si es cliente, socio o distribuidor– lo realiza mediante WhatsApp, debes hacer clic en el botón con el logo de la aplicación y enviar el enlace directamente a la persona.
Si el medio escogido es otro, no hay problema: solo tienes que ir al icono azul junto al enlace para copiarlo y luego pegarlo donde prefieras.
También existe la opción de enviar su documento por correo electrónico; después de todo, como es una forma tradicional de comunicación digital, la mayoría de las empresas adoptan el correo electrónico como procedimiento estándar.
En este caso, toque la opción "Habilitar el envío automático por correo electrónico" e ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas que firmarán.
Paso 8 – Ordenar los firmantes
Si es necesario establecer un orden específico para las firmas, esto se puede hacer fácilmente a través del botón “Pedir firmas”. De esta forma, el orden se definirá arrastrando los nombres de los firmantes en la pantalla a las posiciones adecuadas.
Una vez hecho esto, cada firmante solo recibirá su correo electrónico de notificación, aconsejándole que firme el documento, cuando el firmante anterior ya lo haya firmado.
Paso 9 – Terminar el procedimiento
Por último, también puedes crear un mensaje personalizado para enviarlo junto con el email de notificación, además de activar notificaciones con recordatorios para aquellos que aún no se han suscrito.
Cuando haya completado todos los pasos, haga clic en "Enviar y finalizar" y ¡listo! El documento fue debidamente generado y enviado a los respectivos firmantes.
Desde allí, podrá seguir el progreso de las firmas, a medida que sus firmantes abren el enlace y firman el archivo.
Paso 10: sus firmantes firman el documento
Ahora que has hecho todo lo necesario, el último paso a dar para firmar el contrato ya no depende de ti, sino de tus firmantes.
Una vez que han recibido el enlace para firmar el documento -ya sea por WhatsApp, correo electrónico o cualquier otro medio-, solo necesitan hacer clic en el enlace para abrir el documento, leerlo con mucha atención y luego, estar de acuerdo con los términos. establecido en el mismo, haga clic en la opción "Suscribirse".
En la siguiente pantalla, se solicitarán algunos datos básicos del firmante con el fin de verificar su identidad: nombre completo, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
Luego, el firmante debe hacer clic en "Continuar" y firmar normalmente, como si fuera en papel, pero utilizando el dedo, el mouse, la pluma capacitiva o de la forma que mejor se adapte al dispositivo utilizado.
Luego, simplemente haga clic en "Finalizar" para que se firme el documento. La firma aparecerá al final del documento, en el informe de firmas, y también en otros lugares donde la hayas colocado.
Siguiendo los pasos de esta guía, no tendrá ninguna dificultad para utilizar perfectamente nuestra plataforma de firma digital. Para conocer mejor la herramienta, puede seleccionar el plan gratuito y probarlo haciendo clic aquí!
