Una plataforma de firma digital Se trata de un servicio en línea que centraliza la creación y el envío de documentos, la definición de firmantes, las autenticaciones, la recopilación de firmas y el seguimiento de procesos. Si bien el término es de uso común, técnicamente estas plataformas pueden trabajar con diferentes tipos de firmas electrónicas —simples, avanzadas y cualificadas— y no solo con firmas digitales basadas en certificados.
En Brasil, el PCI-Brasil Se estableció en 2001 mediante la Medida Provisional N.° 2.200-2, mientras que la Ley N.° 14.063/2020 clasificó las firmas electrónicas en tres niveles. Por lo tanto, al elegir una plataforma, se debe considerar no solo la facilidad de uso, sino también los métodos de autenticación, la evidencia generada, las integraciones, la seguridad y el cumplimiento legal del documento.
En este artículo, explicamos cómo funciona una plataforma de firma digital, qué criterios hay que tener en cuenta antes de elegir una solución y cómo usar ZapSign para crear y enviar documentos, incluso con su plan gratuito.
Resumen
- Las plataformas de firmas centralizan los documentos, los firmantes, las autenticaciones, el envío y el seguimiento.
- La firma electrónica es un concepto amplio; la firma digital es una modalidad basada en criptografía y un certificado.
- A la hora de elegir la plataforma, se deben tener en cuenta la seguridad, las pruebas, las integraciones, la experiencia y los requisitos legales.
- ZapSign ofrece actualmente planes Individual, Profesional, para Equipos y para Empresas.
- El plan Individual es gratuito e incluye tres documentos al mes.
- El tutorial muestra cómo enviar el archivo, configurar los firmantes, usar un certificado digital y realizar un seguimiento de las firmas.
Datos breves
- Tres opciones: a Ley nº 14.063 / 2020 Clasifica las firmas electrónicas en simples, avanzadas y cualificadas.
- Plan gratuito: a Página de planes oficiales de ZapSign Actualmente indica que el plan Individual cuesta R$ 0 e incluye un usuario y tres documentos al mes.
- ICP-Brasil: o repositorio oficial de ITI Registra la CA de segundo nivel ZAPSIGN como válida en la cadena ICP-Brasil, habilitada para los tipos A3, SE-S y SE-H.
¿Qué es una plataforma de firma digital y cómo funciona?
Una plataforma de suscripción Digital es un software que organiza la firma de documentos electrónicos. En lugar de imprimir, transportar, firmar y escanear el papel nuevamente, el usuario prepara el archivo en línea, indica quién debe firmarlo y define la evidencia necesaria para el proceso.
Es importante tener en cuenta que firma electronica Esta es la categoría más amplia. Puede utilizar diferentes formas de identificación y autenticación. Una firma digital, técnicamente hablando, utiliza criptografía y un certificado digital. Cuando este certificado pertenece al ICP-Brasil, la firma se clasifica como cualificada.
Por lo tanto, una plataforma puede ofrecer diferentes opciones para documentos digitalesToken vía correo electrónico o teléfono móvil, selfie, datos biométricos, verificación de identidad, certificado digital y otras combinaciones de pruebas.
El flujo de trabajo básico suele seguir esta lógica:
- La persona responsable crea o envía el documento;
- Registre a las personas que deberán firmar;
- Defina la autenticación proporcional al riesgo;
- Configurar campos, orden, fecha límite y recordatorios;
- comparte el acceso con los firmantes;
- Realizar un seguimiento del estado hasta su finalización;
- Conserva el documento final y las pruebas registradas.
Cuando fundamos ZapSign, teníamos dos principios muy claros: las firmas electrónicas debían ser legalmente válidas y fáciles de usar. Sigo entendiendo una buena plataforma de esta manera. Añadir seguridad es esencial, pero debe proteger el proceso sin convertir la experiencia de firmar en una sucesión innecesaria de obstáculos.
¿Qué debes buscar en una plataforma de firma digital?
La mejor solución no es necesariamente la que tiene la lista más larga de funciones. Es la que combina los controles necesarios para el riesgo operativo con un proceso comprensible tanto para el remitente como para el firmante.
Métodos de autenticación
Compruebe qué mecanismos se pueden configurar para cada firmante. Una transacción sencilla puede no requerir el mismo nivel de verificación que un contrato de mayor valor o una actividad regulada.
Evidencia y trazabilidad
Una plataforma debe registrar suficiente información para reconstruir el flujo de trabajo posteriormente. Fechas, horas, eventos, métodos de autenticación y otras evidencias pueden ser relevantes en auditorías o investigaciones sobre el proceso de contratación.
Seguridad de la Información
Los controles de acceso, la autenticación de cuentas, la gestión de usuarios, el almacenamiento y las prácticas de seguridad deben formar parte de la evaluación. En ZapSign, la página de planes actual destaca la certificación ISO 27001, la autenticación de dos factores y la gestión de usuarios y permisos.
Integraciones y automatización
Cuando aumenta el volumen de documentos, las firmas rara vez funcionan de forma aislada. Los sistemas CRM, ERP, de atención al cliente, de recursos humanos y otros pueden necesitar enviar información o recibir actualizaciones del estado de los documentos. Por lo tanto, las API y las integraciones nativas se vuelven relevantes para reducir las tareas manuales.
Experiencia informática y móvil
El firmante no debería necesitar dominar el sistema que utiliza la empresa. Es importante que la experiencia funcione en diferentes dispositivos y que le permita abrir, revisar y firmar el documento en pocos pasos.
Esta preocupación por reducir los pasos cobró aún más sentido para mí tras conocer de primera mano el proceso de digitalización de Estonia. Un proceso no se digitaliza realmente solo porque el papel se haya convertido a PDF. La ventaja reside en comprender la razón de ser de cada paso y eliminar aquello que la tecnología ya puede resolver de otra manera.
| Criterio | Qué evaluar | Por qué eso importa |
|---|---|---|
| Autenticación | Token, selfie, datos biométricos, identidad, certificado y otras opciones | Relacione la evidencia con el riesgo del documento. |
| Auditoría | Informe sobre eventos, historia y suscripciones. | Reconstruir el proceso y respaldar las verificaciones. |
| Seguridad | Autenticación de dos factores, permisos, certificaciones y almacenamiento. | Reduzca los riesgos de acceso no autorizado y exposición a riesgos. |
| Integraciones | API y conexión a los sistemas de la empresa | Reduzca las repeticiones de trabajo y automatice los flujos de trabajo. |
| Experiencia | Uso a través de ordenador y teléfono móvil. | Reducir el abandono y las dificultades para el firmante. |
| Gestión | Orden, plazos, recordatorios y estado. | Realizar un seguimiento de los problemas pendientes y documentar las etapas. |
Cómo utilizar una plataforma de firma digital paso a paso.
ZapSign tiene un plataforma de firma electrónica propietariaCreado en 2020, el servicio permite estructurar flujos de trabajo de firmas en línea, con diversos métodos de autenticación, seguimiento de documentos y recursos para operaciones individuales o empresariales.
A plataforma Puede utilizarse en ordenadores o dispositivos móviles. El objetivo es permitir que los participantes accedan al documento y completen el proceso sin necesidad de instalar la misma infraestructura que utiliza el remitente.
También hay recursos relacionados con el envío a través de canales digitales, incluyendo: WhatsAppAdemás del correo electrónico, en función del plan y la configuración, se ofrecen enlaces e integraciones.
La estructura empresarial también ha cambiado desde la publicación original. Actualmente, ZapSign ofrece cuatro modelos principales: Individual, profesional, de equipo y empresarialEl plan Individual cuesta R$ 0 e incluye un usuario y tres documentos al mes; los demás planes amplían la capacidad, los usuarios y las funciones.
Más recientemente, ZapSign también se convirtió en una Autoridad de Certificación acreditada por la ICP-Brasil (Infraestructura de Clave Pública Brasileña). Este paso añade una nueva capa a la infraestructura de la empresa para operaciones relacionadas con la identidad digital y la certificación, sin que ello implique necesariamente que todos los documentos creados en la plataforma utilicen un certificado de la ICP-Brasil.
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Cómo hacer una firma digital gratuita a través de la plataforma ZapSign
La opción gratuita le permite probar el flujo antes de contratar una estructura de mayor volumen. Nuestro tutorial sobre suscripción digital gratuita También profundiza en este proceso.
Las nueve imágenes que aparecen a continuación se han conservado de la versión original de este artículo. Dado que las capturas de pantalla son de 2023, es posible que algunos nombres, botones y elementos de la interfaz hayan cambiado. Las directrices de texto se han ajustado para reflejar el flujo de trabajo actual.
Paso 1 – Iniciar sesión en el sistema
Primero, acceda al nuestra página web e inicia sesión para abrir el panel de control de tu cuenta.
Paso 2: generar un nuevo documento
En el panel de control, utilice la opción de creación de documentos actual para iniciar un nuevo envío.
Paso 3 – Subir el documento
Seleccione el archivo correcto y verifique que sea la versión final antes de comenzar a recopilar firmas.
O (PDF) Sigue siendo un formato muy utilizado para esta transmisión. Si fuera necesario convertir otro archivo, seguiría estando disponible. este convertidor Citado en la versión original del artículo.
Paso 4 – Configure el certificado digital cuando sea necesario.
Tras añadir al firmante, abra la configuración de autenticación. Si el proceso requiere una firma cualificada, seleccione la opción para... certificado digital.
La documentación actual de ZapSign mantiene cuatro condiciones importantes para este método:
- El recurso actualmente cuesta 5 créditos, equivalentes a R$ 0,50 por suscripción. Elaborado con un certificado digital;
- Una firma realizada con un certificado digital aún no se puede posicionar ni editar en el documento.
- Los firmantes configurados para certificados digitales deben ser los últimos en el orden del documento;
- Antes del envío, es necesario comprobar la validez del certificado que se utilizará.
Es importante distinguir entre dos ideas: activar un método llamado "autenticación avanzada" dentro de una plataforma no convierte automáticamente cada firma en una [firma/firma]. firma electronica avanzada De conformidad con la Ley N° 14.063/2020. La clasificación legal depende de los requisitos que cumpla realmente el método.
Esta atención al riesgo también se refleja en las iniciativas más recientes de ZapSign. En el proyecto Open Gateway, utilizamos información de la infraestructura de la red móvil para reforzar la validación de firmantes y combatir el fraude de identidad. El aspecto que considero más importante es precisamente poder aumentar la seguridad y la gobernanza sin generar nuevas dificultades para quienes firman.
Paso 5 – Añada su firma, si es necesario.
Si usted también figura entre los firmantes, incluya su nombre en el formulario antes de continuar.
Paso 6 – Firmas y avales de la postura
En la fase de colocación, puede elegir dónde deben aparecer las firmas, las iniciales u otros campos en el documento.
Según la documentación actual de ZapSign, la ubicación es opcional: puede continuar sin mostrar una firma o inicial en el cuerpo del archivo, manteniendo los registros en el informe de firmas. Si decide incluirlas, evite cubrir cláusulas, valores y otra información relevante.
Paso 7: generar y enviar los enlaces de suscripción
Tras preparar el documento, genere los enlaces de acceso. Si la conversación con el firmante se realiza a través de... WhatsAppEl enlace se puede compartir a través de este canal. También es posible copiarlo y utilizar otro método disponible.
Las funciones de envío automático por correo electrónico, WhatsApp u otros canales varían según el plan y la configuración. Antes de enviar, revise los destinatarios y el mensaje para reducir el riesgo de enviar el documento a la persona equivocada.
Paso 8 – Ordenar los firmantes
Si el proceso debe seguir una secuencia específica, configure el orden de las firmas. Esto permite que un participante se active solo después de que se haya completado el paso anterior.
Paso 9 – Terminar el procedimiento
Revise el mensaje, los destinatarios, los recordatorios, la fecha límite y demás configuraciones antes de completar el proceso de envío.
Después, supervise el estado en el panel de control para ver qué participantes ya han abierto o firmado el documento y cuáles aún tienen algún problema pendiente.
Paso 10 – Los firmantes finalizan el documento.
El último paso depende de las personas invitadas a firmar. Reciben acceso a través del canal que hayan elegido, abren el documento y deben revisar el contenido antes de expresar su conformidad.
Los datos y las autenticaciones requeridas varían según el flujo de trabajo configurado. Si bien el dibujo realizado con el dedo, el ratón o el lápiz puede aparecer visualmente en el documento, la solidez de la prueba no depende exclusivamente de la apariencia de dicha firma: las autenticaciones, los registros, el documento final y otra información del proceso también son relevantes.
Una vez finalizado el proceso, conserve la versión electrónica final y el informe generado por la plataforma. Evite recrear el documento imprimiéndolo o modificando el archivo si esto pudiera eliminar o comprometer la información relacionada con las firmas.
¿Una plataforma de firma digital garantiza la validez legal?
No automáticamente. Una plataforma proporciona los medios tecnológicos para registrar firmas, autenticar y aportar pruebas, pero la validez de un documento también depende de la expresión de la voluntad, la integridad, la capacidad de las partes y las formalidades requeridas para dicha transacción.
La Medida Provisional N° 2.200-2/2001 establece los efectos de los documentos producidos con certificación ICP-Brasil y, en el artículo 10, § 2, admite otros medios de prueba de autoría e integridad cuando sean aceptados por las partes o por quien reciba el documento.
La Ley n.º 14.063/2020 distingue, a su vez, entre firmas simples, avanzadas y cualificadas. Por lo tanto, elegir el nivel adecuado es más importante que afirmar genéricamente que cualquier firma realizada en una plataforma tiene exactamente el mismo grado de seguridad o valor probatorio.
Esta distinción también ayuda a comprender la reciente evolución de ZapSign como Autoridad de Certificación. Su integración en ICP-Brasil no reemplaza los demás métodos de firma que ya existían en la plataforma; simplemente añade infraestructura adicional para los casos en que se requiere un certificado y una identidad dentro de esta cadena de confianza.
Al elegir una plataforma de firma digital, compare no solo el precio y la cantidad de documentos, sino también la evidencia, la autenticación, la seguridad, la integración y la experiencia de la persona que firma. Para probar ZapSign, Puedes seleccionar el plan gratuito y comenzar aquí..
Perguntas frecuentes (FAQ)
Se trata de un servicio que centraliza la creación y el envío de documentos, firmantes, autenticaciones, firmas y seguimiento. A pesar de su nombre, la plataforma puede trabajar con distintos tipos de firmas electrónicas, incluidas las firmas digitales basadas en certificados.
Una firma electrónica es una forma de expresar intenciones por vía electrónica. La plataforma es el software que organiza el flujo de trabajo, incluyendo documentos, participantes, autenticaciones, envío, seguimiento y evidencia. Puede ofrecer diferentes modalidades de firma.
Considere los métodos de autenticación, los registros de auditoría, la seguridad, los permisos, las integraciones, la experiencia móvil, la gestión del flujo de trabajo y el cumplimiento legal. La mejor solución es aquella que ofrece controles proporcionales a los riesgos y las necesidades de su operación.
ZapSign ofrece actualmente un plan individual gratuito que permite un usuario y tres documentos al mes. Los usuarios pueden crear documentos, añadir firmantes y hacer un seguimiento del proceso utilizando las funciones disponibles en este plan.
ZapSign cuenta con controles como ISO 27001, autenticación de dos factores (2FA), gestión de usuarios y auditorías. Desde 2026, también opera como Autoridad de Certificación acreditada por ICP-Brasil. La seguridad definitiva depende de las configuraciones elegidas y las prácticas de los usuarios.
Sí. El firmante puede recibir un enlace, abrir el documento en su navegador móvil, revisar la información, completar las autenticaciones configuradas y firmar. Las funciones disponibles pueden variar según la plataforma, el dispositivo y el flujo de trabajo seleccionado.
Getúlio Santos es el director ejecutivo de ZapSign, abogado, entusiasta de la tecnología y emprendedor.
