A gestión de proceso de una empresa se traduce en sinónimo de desafíos constantes para cualquier liderazgo. Después de todo, por procesos podemos entender absolutamente todas las tareas presentes en la rutina operativa de una organización, tan fundamentales para el desarrollo del negocio hacia los objetivos planteados. Esto hace que sea necesario optimización de procesos.
Al fin y al cabo, para asegurar niveles de eficiencia, productividad, organización y agilidad alineados con las expectativas de competitividad del mercado, es fundamental adoptar una modelo de gestión enfocados a procesos cada vez más eficientes.
Este artículo fue diseñado para ayudarlo a comprender el concepto de optimización de procesos y sus pasos, para que pueda ponerlo en práctica en su empresa. ¡Buena lectura!
¿Qué es la optimización de procesos?
Podemos definir a otimização como uma necessidade do processo de gestão traduzida em um conjunto de técnicas que, por meio de um minucioso mapeamento das atividades executadas, favorece a identificação de potenciais falhas, gargalos e fatores de queda de desempenho, antecipando problemas e aplicando melhorias em tiempo real.
Es, por tanto, una de las estrategias más eficientes para eliminar tareas innecesarias y trabajo redundante, ya que, con la optimización de los procesos de trabajo rutinarios, se mejoran los métodos de trabajo a un nivel más objetivo y libre de errores y desperdicios.
Con base en este entendimiento, la importancia de adoptar herramientas optimización de los procesos internos de la empresa. Después de todo, la gestión optimizada está intrínsecamente conectada a una cultura corporativa bien establecida y alineada con parámetros sólidos de comunicación interna y gestión del tiempo.
La importancia de la optimización de procesos en las empresas
Al adoptar una gestión de procesos optimizada, omite varios pasos redundantes e innecesarios, lo que proporciona un conocimiento más profundo sobre su propio negocio.
Esta depurada visión es vital para que el proceso de gestión sea conducido de tal manera que los diversos sectores de la empresa permanezcan integrados y presenten una eficiencia operativa objetiva. Después de todo, cuando las demandas y actividades de la empresa se perciben de manera homogénea, todos los profesionales involucrados pueden desempeñar sus funciones con una claridad y precisión únicas.
Y, dado que la optimización de procesos permite esta visión interna de la empresa sobre sí misma, es natural que se revelen una serie de mejoras en la rutina operativa de la empresa, como por ejemplo:
mitigación de riesgos
La optimización de procesos se basa fuertemente en un sistema de estandarización de actividades, lo que, desde el punto de vista de la gestión de riesgos, representa un valioso diferencial táctico, capaz de contribuir enormemente a reducir las posibilidades de fallas y cuellos de botella.
Reducción de costos
Una de las principales características de la optimización de procesos es la identificación y eliminación de residuos. Aquí, los recursos mal aplicados se reutilizan de forma más inteligente a nivel estratégico, favoreciendo el ahorro de la empresa y la asertividad de las tareas.
Redimensionamiento de procesos
Con procesos debidamente optimizados, se vuelve fácil identificar las habilidades y medidas necesarias para llevar a cabo cada acción propuesta, y delegar funciones de acuerdo con la aptitud de cada profesional en relación con tal o cual tarea específica, sin mencionar que la eliminación de tareas innecesarias demandas hace que los procesos sean un poco más ágiles y más objetivos.
Facilidad para lidiar con los problemas
La optimización y estandarización de procesos brinda claridad sobre lo que sucede dentro y fuera de la empresa, lo que representa un diferencial estratégico en términos de anticipación problemas, la toma de decisiones y, en definitiva, la implantación de medidas correctoras.
Resultados mejorados
Juntos, los factores mencionados anteriormente apuntan a una evolución natural del marco de resultados financieros. Después de todo, un desempeño optimizado está alineado con los estándares de planificación y productividad, que son los motores para alcanzar y superar los objetivos.
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Las etapas de la optimización de procesos.
La lógica de optimización de procesos en una empresa se basa en el concepto de mejora continua. Los pasos en los que se basa el proceso de optimización, por lo tanto, tienen un carácter cíclico, por lo que cada proceso revelará continuamente nuevos puntos a desarrollar, lo que es interesante desde el punto de vista de la mejora de la productividad, ya que los procesos de mejora se pueden aplicar de forma conjunta. , visando el crecimiento de la empresa hacia metas cada vez mayores.
Conceptualmente existen 6 etapas de optimización de procesos en una empresa, como veremos a continuación.
1. Definición de objetivos
En primer lugar, es necesario entender que, incluso antes de implementar cualquier cambio significativo, es necesario que el objetivo previsto esté claramente definido por la dirección y entendido por el resto del equipo.
Estratégicamente, este es el momento de decidir entre realizar una revisión completa de todos los procesos desarrollados en la rutina de trabajo de la empresa, o simplemente ajustar pequeños cuellos de botella en un sector específico.
Aquí, la complejidad del trabajo realizado será proporcional a las necesidades del negocio, así como al impacto de los cambios en sus operaciones y resultados.
2. Mapeo de procesos actuales
Probablemente el paso más crítico en la implementación de una política de optimización de procesos es realizar el mapeo AS IS.
AS IS es como llamamos a todo el trabajo de encuestar las actividades anuales de una organización y cómo ocurren. A partir de este análisis de extremo a extremo, es posible comprender el punto en el que se encuentra la empresa y qué mejoras se necesitan efectivamente.
Una vez identificadas las actividades, entradas y salidas del negocio, es hora de diseñar el flujo de estas actividades, algo vital para comprender la naturaleza del trabajo y para identificar las fallas presentes. Así, se vuelve fácil optimizar los procesos e implementar las mejoras necesarias.
En esta etapa es importante recalcar que más que identificar los problemas e impactos presentes en los procesos de la empresa, es de crucial importancia identificar la raíz de cada problema, así como las medidas necesarias para eliminarlo.
En este sentido, es fundamental la participación activa de cada profesional implicado, ya que tendrán un conocimiento práctico de las cuestiones cotidianas del proyecto.
3. Eliminación de tareas improductivas
Una vez que todos los procesos ya están mapeados, será más fácil identificar los pasos que, en lugar de optimizar los procesos, entorpecen el trabajo.
A menudo es posible observar pasos que tenían sentido en un período anterior, pero que ahora están obsoletos, principalmente en lo que respecta a las tareas analógicas, cuya utilidad se ha perdido frente a las recientes transformaciones digitales; oa tareas repetitivas, que podrían simplificarse o eliminarse en favor de un rendimiento más eficiente.
Este es, por tanto, el momento decisivo para eliminar tareas cuyos elevados costes en tiempo o dinero no compensan los bajos índices de productividad.
4. Reevaluación de procesos
Una vez que se han eliminado los procesos redundantes e improductivos, se debe realizar una revisión completa de los procesos restantes. Aquí, el objetivo es comprender que incluso los procesos indispensables siempre se pueden mejorar; por lo tanto, una reflexión sobre cómo se llevan a cabo estos procesos es tan importante. importante.
Evaluar si estos procesos se están realizando correctamente; si hay que tomar alguna medida para hacer evolucionar un determinado proceso; si hay algún error que pueda ocurrir, aunque sea esporádicamente, este es, por lo tanto, el momento de escudriñar en detalle cada aspecto operativo de su empresa, a fin de producir mayores impactos positivos en los resultados de su negocio.
5. Implementación de herramientas
Para garantizar que los procesos aprobados se implementen sin errores y de manera continua, es necesario invertir en automatización.
La automatización de procesos tiene como objetivo facilitar aún más la gestión de los procesos de la empresa y garantizar que el control de formularios, plazos y recopilación de datos estén centralizados, evitando aún más tiempo y desperdicio.
En esta etapa, es necesario reconsiderar cómo la empresa utiliza sus principales recursos, como materiales, tiempo y herramientas. También es el momento de reconocer los propios procesos como recursos, ya que los procedimientos obsoletos o caducos resultan en mano de obra desperdiciada.
El quinto paso es fundamental para definir las herramientas adecuadas, como planes de acción, sistemas de automatización, mejoras en el proceso de comunicación e integración y métodos de ejecución en general. Implementar las prácticas y herramientas adecuadas para su negocio ofrece ventajas estratégicas fundamentales para mejorar la productividad de su empresa.
6. Monitoreo continuo
Como se indicó anteriormente, la optimización de procesos ocurre cíclicamente; por lo tanto, el sexto paso es, de hecho, una parte inherente de todos los demás.
Esté constantemente atento a todas las acciones desarrolladas a lo largo de las demás etapas, ya que nuevos problemas, necesidades y oportunidades pueden surgir cuando menos lo espera, y es necesario estar atento a todos estos factores para mantener a la empresa en un proceso continuo de evolución y innovación.
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