Es sabido que la promoción del diferencial competitivo de una empresa es un factor esencial para obtener mejores resultados y lograr una posición destacada en el mercado, que requiere una metodología de gestión de procesos.
Después de todo, es necesario entender que las acciones transformadoras comienzan con los procesos internos de la empresa. De ahí la importancia de utilizar las técnicas y herramientas más punteras para gestión de procesos.
Por ello, preparamos este artículo en el que describimos las principales metodologías de gestión por procesos utilizadas en el escenario corporativo. Notará que las metodologías de gestión descritas a continuación son más que simples teorías: son herramientas robustas y eficaces para la organización metódica de acciones estratégicas hacia el desempeño asertivo y optimizado de su negocio.
¿Qué es la metodología de gestión de procesos?
Las metodologías de gestión por procesos son, en definitiva, conjuntos de estrategias administrativas estructuradas metódicamente con el propósito de guiar el progreso de proyectos y procesos para aumentar la productividad de una empresa..
Estas estrategias consisten en gestionar los pasos rutinarios de la empresa a través de una visión sistémica y equilibrada de sus procesos internos de trabajo.
Por lo tanto, la gestión de los procesos organizacionales de una empresa no involucra solo las tareas realizadas por el gerente, sino por todos los miembros de la organización.
Podemos decir que las mejores metodologías de gestión buscan orientar los procesos de trabajo en todos los niveles de la empresa: desde la parte institucional (involucrando a presidentes, directores y socios), pasando por el nivel táctico (como coordinadores y gerentes), hasta el nivel institucional ( involucrando a supervisores, técnicos, asistentes, analistas, asistentes y empleados en general).
Las metodologías de gestión por procesos representan las mejores formas para que esta gestión se dé con alto desempeño, integrando los diversos departamentos de una empresa y controlando las diversas funciones y atribuciones presentes en una organización, como veremos a continuación.
¿Cuál es la importancia de implementar metodologías de gestión por procesos en las empresas?
Las metodologías de gestión por procesos tienen total importancia en absolutamente todos los niveles de las rutinas de trabajo de una empresa, ya que establecen los lineamientos estratégicos para la planificación, organización, dirección y control de los procesos internos.
Una empresa necesita ser entendida como una estructura de gran complejidad, siendo influenciada por toda una serie de factores, que van desde los contextos sociales, políticos, legales, tecnológicos y económicos en los que se inserta, hasta aspectos relacionados con el mercado, tales como proveedores, clientes, competencia y otras demandas.
Toda esta complejidad exige sólidas estrategias de gestión, y ahí es donde se aplican las metodologías. A través de ellos, definimos:
- metas y objetivos;
- asignación de recursos y delegación de responsabilidades;
- la correcta gestión de los equipos en la ejecución de las tareas;
- seguimiento y evaluación de las medidas adoptadas y de los resultados obtenidos, todo ello en consonancia con los factores ya mencionados.
Por lo tanto, es seguro decir que las metodologías de gestión de procesos constituyen herramientas esenciales para estabilizar el funcionamiento y el orden de una empresa y sus más diversos sectores.
Esta estructuración es la piedra angular para mejorar el desempeño empresarial y la efectividad de las medidas adoptadas. Sin mencionar que, en la implementación de una metodología efectiva, están los pilares de la cultura organizativo de una empresa.
Al establecer lineamientos, bases y valores de manera sólida, se genera un fuerte sentido de pertenencia y compromiso entre todos los miembros de tu equipo, los cuales, operando de manera cohesionada y eficaz, garantizan altos niveles de productividad y optimización de resultados.
En términos generales, observamos que las empresas que adoptan buenas metodologías de gestión por procesos tienden a obtener mejoras significativas en varios aspectos, tales como:
- mejor conocimiento del gerente sobre el negocio mismo;
- claridad y objetividad en la visión de los procesos;
- estandarización y automatización de procesos internos;
- rapidez en la toma de decisiones y en la obtención de resultados;
- reducción de costos y optimización de tiempos;
- altos niveles de satisfacción y lealtad del cliente;
- distribución adecuada de los recursos;
- delegación de funciones y responsabilidades;
- un mejor seguimiento del progreso de los procesos, con el fin de corregir fallas y potenciar los éxitos.
Principales modelos de metodología de gestión de procesos
Ahora que entiendes el concepto y el importancia de metodologías de gestión de procesos, podemos describir mejor los principales modelos, sus características y cómo se aplican.
PDCA
PDCA (Plan, Do, Control and Act), también conocido como ciclo de Deming, es una importante metodología de gestión de procesos establecida en la década de 50. Consiste en la implementación y seguimiento continuo de una medida, realizando sus cuatro etapas de forma cíclica:
- Plan – establecimiento de metas y plan de acción;
- Hacer (ejecutar) – llevar a cabo las actividades definidas en la fase anterior;
- Control – Verificación de los resultados obtenidos;
- Ley – Estandarización y reajuste de actividades de acuerdo a los resultados observados.
seis sigma
El sistema Six Sigma funciona como una metodología de gestión de procesos basada en la definición de objetivos y la aplicación de proyectos específicos para cada uno de ellos. Este modelo opera según la estrategia DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Incrementar y Controlar):
- Definir: aquí se describen los objetivos estratégicos de la empresa;
- La medida: una vez definidos los objetivos, es necesario obtener un entendimiento completo de cada fase de los procesos internos de la empresa, esta es una etapa de análisis, en la que se establecen métricas de seguimiento de los avances;
- Analizar: aquí se verifican datos sólidos que apuntan posibles caminos hacia las mejoras deseadas;
- Incremento: este es el paso que utiliza la capacidad de innovación para mejorar su sistema, respetando los cimientos estructurales de su negocio;
- controlar: esta es la fase en la que se asegura que los resultados obtenidos se mantengan a largo plazo.
Evaluación comparativa
La evaluación comparativa, también conocida como ingeniería inversa, es el proceso continuo de medir y comparar los productos, servicios y prácticas de una empresa con los de los competidores más destacados del mercado.
Bajo esta metodología se realiza un estudio en profundidad de las mejores prácticas utilizadas por otras organizaciones, con el fin de replicarlas y/o mejorarlas dentro de su negocio.
Lean Manufacturing
También llamada Lean Manufacturing y Slender Manufacturing, esta metodología se desarrolló en el Japón posterior a la Segunda Guerra Mundial y tiene como objetivo reducir los costos incluso en la fase inicial del proyecto, sin comprometer la seguridad y la eficiencia del proyecto.
Para minimizar el desperdicio, Lean Manufacturing sigue los siguientes principios:
- calidad total inmediata: detección y solución de problemas desde el origen;
- minimización de residuos: eliminación de actividades innecesarias y optimización de los recursos financieros, humanos y espaciales;
- melhoria continua: optimización del rendimiento y la productividad, reducción de costes e intercambio de información;
- Procesos de “atracción”: retiro de productos por parte del cliente final, para que no sean trasladados al final de la cadena productiva;
- flexibilidad: producción rápida y optimizada de lotes variados de productos, fortaleciendo la eficiencia a través de volúmenes de producción más pequeños;
- Proveedores: Cultivar una relación sólida y duradera con los proveedores.
BPM
BPM, o Business Process Management, es una metodología de gestión de procesos que tiene como objetivo mejorar el rendimiento de un negocio de forma continua, acelerada y optimizada.
BPM se basa esencialmente en no enfocarse en la segmentación de la empresa en departamentos, lanzando una perspectiva más amplia que cruza todos los procesos involucrados dentro de la organización.
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Seis pasos para una buena metodología de gestión de procesos
Independientemente del modelo adoptado, una buena metodología de gestión por procesos pasa, cada una a su manera, por seis fases esenciales que siempre deben ser consideradas:
1. Planificación
En esta etapa se definen los objetivos y metas de la empresa, así como un plan de acción para entregar valor a los clientes. Aquí se deben considerar todos los procesos, desde los principales hasta los secundarios.
2. Mapeo
Es a través del mapeo que la gerencia analiza si los procesos actuales están alineados con las metas previamente definidas. Entender los avances y las fortalezas y debilidades de lo que se está haciendo es clave para que se puedan impulsar mejoras.
3. Remodelación
Esta es la etapa donde se analizan y replantean los resultados recogidos en el mapeo. La remodelación tiene como objetivo realinear los procesos que no están de acuerdo con los objetivos establecidos.
4. implementación
Aquí, los nuevos procesos se implementan continuamente, utilizando la metodología elegida por el gerente.
5. Monitoreo
Aquí, tanto el equipo como los directivos observan y evalúan los resultados obtenidos tras la remodelación. Para este paso, es importante adoptar una buena infraestructura de TI.
6. Mejora
Al aplicar adecuadamente una metodología de gestión, la organización podrá apalancar su desempeño, optimizando sus procesos y reduciendo la ocurrencia de desperdicios y otros. problemas. Tenga en cuenta que la mejora no es una fase final, sino un proceso cíclico, que debe perseguirse continuamente.
Finalmente, destacamos que, para implementar una buena gestión de procesos en su empresa, tan importante como elegir la metodología que mejor se adapte a su caso, es utilizar las mejores herramientas disponibles en el mercado.
Por lo tanto, lo invitamos a continuar con nosotros y comprobarlo ahora. este artículo que hicimos sobre el tema!
