A matriz de Eisenhower es un tema que surge ante una enorme demanda de tareas, la sensación de no saber por dónde empezar es bastante común, sobre todo cuando hablamos de gestión empresarial.
Después de todo, hay varias tareas concentradas en las manos del gerente, con gran responsabilidad para los diversos sectores de la empresa, e incluso el profesional más calificado puede tener dificultades para administrar tanto.
Por ello, es necesario establecer métodos, como la delegación de funciones y la priorización de unas tareas sobre otras, de manera que se mantenga el control sobre el proyecto y se cumplan los plazos adecuadamente.
En este sentido, es necesario adoptar herramientas eficaces que faciliten la organización de tareas y permitir que el gerente se haga cargo de la situación. Una de las más eficientes entre estas herramientas es la llamada Matriz de Eisenhower, o Matriz de Gestión del Tiempo.
Y fue precisamente con eso en mente que preparamos este artículo especial sobre el tema. A lo largo de la lectura, conocerás todo sobre la técnica de la Matriz de Eisenhower, y cómo utilizarla para que tu rutina de trabajo sea mucho más organizada y productiva.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
Básicamente, podemos definir la Matriz de Eisenhower como una poderosa herramienta para gestión del tiempo y gestión de tareas, basado en los conceptos de importancia y urgencia.
El método establece niveles de prioridad entre actividades y define cuáles de ellas deben realizarse de inmediato y cuáles pueden realizarse más tarde, del mismo modo que decide cuáles de estas tareas pueden delegarse en terceros o incluso descartarse.
La Matriz de Eisenhower fue creada en 1989 por el escritor estadounidense Stephen Covey, en su libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”. Se inspiró en una famosa frase dicha por Dwight D. Eisenhower, ex presidente de los Estados Unidos, que Covey nombró a su método:
“Tengo dos tipos de problemas, urgentes e importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.
Analizando técnicamente, el concepto de la Matriz de Eisenhower es bastante simple, pero algo esclarecedor: la matriz consiste en clasificar las tareas pendientes en cuatro categorías diferentes (aquí llamados cuadrantes), las cuales deben ordenarse visualmente, como en un gráfico o una hoja de cálculo. Esta división es muy importante, ya que guiará toda la ejecución del proyecto.
Los cuatro cuadrantes de la Matriz de Eisenhower
Tener que lidiar con una lista muy larga de tareas puede parecer desalentador o incluso preocupante, pero con un buen método efectivo como la Matriz de Eisenhower, es posible optimizar el proceso, dirigiendo correctamente su tiempo y esfuerzo para que el trabajo fluya más en una forma más pacífica, fluida y organizada.
No es casualidad que a la Matriz de Eisenhower también se le llame Matriz de Gestión del Tiempo, después de todo, su uso está totalmente basado en el uso correcto de tu tiempo disponible y el perfecto cumplimiento de tu horario. Pero, ¿cómo es esto posible?
Primero, necesitas organizar todas las tareas pendientes de tu proyecto en un gráfico dividido en cuatro cuadrantes. Tendrás que dividir tus tareas entre los cuadrantes, según el nivel de prioridad de cada uno. Te presentamos cada uno de ellos a continuación.
1. Importante y urgente
En este primer cuadrante, resalte las actividades de mayor prioridad. Debido a que son tan importantes como urgentes, completar estas tareas puede influir en sus objetivos a largo plazo de manera decisiva.
Precisamente por eso, no dejan lugar a la procrastinación, el descuido o la delegación, intenta cumplirlas tú mismo y lo antes posible.
2. Importante pero no urgente
Esta categoría incluye tareas que, si bien requieren una atención especial por su parte y no se pueden delegar, tampoco es necesario que se completen de inmediato.
En otras palabras, son actividades que se pueden realizar estratégicamente más adelante. Sin embargo, se necesita atención para que no se olviden o se descuiden, también porque, en caso de que terminen jugándose en el último minuto, es probable que terminen pasando al primer cuadrante.
3. Urgente pero no importante
Este tipo de tareas corresponden a aquellas que hay que hacer antes que los demás, pero que se pueden delegar fácilmente a otras personas. En general, las actividades operativas que no requieren la participación directa del gerente encajan en este cuadrante.
4. Ni importante ni urgente
El último cuadrante se refiere a las tareas que se pueden omitir fácilmente. Reuniones que podrían resolverse con un correo electrónico y ciertas actividades burocráticas que más paralizan que sirven los procesos son buenos ejemplos de actividades pertenecientes al cuarto cuadrante.
Como puede ver, aunque la urgencia y la importancia son conceptos que a menudo se leen como sinónimos, bajo el prisma de la Matriz de Eisenhower, ambos tienen una diferencia flagrante. Identificar esta diferencia es la gran X del problema al aplicar la herramienta.
Las acciones relacionadas con cada cuadrante de la Matriz de Eisenhower
Ahora que conoces los cuatro cuadrantes de la Matriz de Eisenhower y ya has repartido tus tareas pendientes entre ellos, hablemos de las acciones correspondientes a cada uno de estos cuadrantes.
hacer (hacer)
La actuación correspondiente al primer cuadrante no puede ser más objetiva: las tareas importantes y urgentes son vuestras máximas prioridades, y de su realización depende todo el progreso del proyecto.
Precisamente por esto es necesario que sean implementados de inmediato, ya que su incumplimiento puede tener graves consecuencias para el desarrollo de la obra, incluso impidiendo el cumplimiento de otras actividades (lo que va en detrimento del logro de las metas establecidas).
Horario (horario)
Las tareas del Cuadrante II, si bien son importantes, no tienen que hacerse de inmediato. En general, tienen más influencia en las actividades y resultados a medio y largo plazo. Por ello, lo mejor es programarlos. Sin embargo, no descuide estas tareas: prográmelas para justo después de que se completen las actividades del cuadrante anterior.
delegado (delegado)
El tercer cuadrante se refiere a tareas urgentes pero no muy importantes. Por lo general, no dependen de sus habilidades específicas y pueden ser realizados por otros miembros del equipo.
Por lo tanto, la acción correspondiente a estas tareas es delegar tareas. La delegación es reconocida como una forma objetiva y eficaz de gestionar las responsabilidades de la empresa, además de promover la participación efectiva de los miembros del equipo.
Eliminar (eliminar)
Al final del proceso de categorización de tareas en cuadrantes, se deja el grupo de actividades que no demandan ni importancia ni urgencia. Al final, estas actividades no son más que distracciones en medio del camino, es decir: obstáculos para el cumplimiento de tus metas.
Aquí, la pauta es eliminar estas tareas: descartar sin temor cualquier actividad que comprometa la productividad de tu proyecto.
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Beneficios clave al usar Eisenhower Matrix
Como puede ver, la adopción de la Matriz de Eisenhower proporciona una serie de beneficios a las organizaciones que la adoptan. Entre las principales ventajas observadas en las empresas que adhirieron al modelo de cuadrantes prioritarios, se destacan:
Organización
Una vez definidas las actividades según sus niveles de urgencia e importancia, la gerencia gana control sobre el proyecto y, en consecuencia, todos los sectores de la empresa pasan a operar de manera más eficiente y ordenada.
Transparencia
La visualización de las tareas y sus niveles de prioridad mejora la comunicación y hace más claros los procesos de la empresa, lo que es extremadamente beneficioso para aumentar la productividad y reducir los niveles de estrés y ansiedad.
Resolución de problemas
Con tareas debidamente organizadas y jerarquizadas, la tasa de resolución de cualquier problema que pueda surgir a lo largo del proyecto tiende a aumentar exponencialmente.
Productividad
Al hacer uso de un buen sistema de gestión de tareas, todo el equipo comienza a trabajar más motivado y confiado, y con un enfoque optimizado, lo que aumenta la agilidad y eficiencia del proceso.
Asertividad
La optimización y estructuración proporcionada por el uso de la Matriz de Eisenhower para organiza tus tareas laborales favorece que la toma de decisiones a nivel estratégico se realice con rapidez y precisión.
Flexibilidad
La Matriz de Eisenhower se puede utilizar junto con otros métodos de organización de tareas, como el Trello,el Kanban,el Canvas y muchos otros.
Fácil implementación
Finalmente, destacamos que la técnica de la Matriz de Eisenhower se destaca por ser una herramienta de fácil implementación, ya que, para adherirse a la práctica, no se requiere gasto alguno. financiero con software de pago, aplicaciones especializadas o materiales específicos.
El tiempo empleado en su elaboración tampoco es muy significativo, por lo que es posible organizar rápidamente la matriz e, inmediatamente después, pasar a la acción.
De hecho, es una herramienta sumamente objetiva que permite mejorar la gestión del tiempo y la definición de prioridades de forma precisa y certera, siendo indicada tanto para altos directivos como para autónomos o cualquier tipo de profesional implicado con varios proyectos y clientes simultáneos. .
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