Tanto como la aplicación de inteligencia artificial en la gestión documental Si bien es un tema reciente, no es nuevo que vivamos en una era de transformaciones digitales significativas en los más variados estratos de nuestra sociedad.
Sin embargo, fue a partir de 2021 que este proceso se intensificó significativamente, absorbiendo la vida de las personas en los más diversos niveles, en gran parte debido a las nuevas demandas que trajo a la sociedad la crisis de la pandemia del Covid-19.
Incluso ahora, dos años después de este fenómeno, lo que asoma en el horizonte es que esta tendencia sigue creciendo exponencialmente, influyendo incluso en los aspectos más simples de la experiencia humana y transformando radicalmente nuestra cultura, nuestra comunicación y nuestra vida en general.
Y por supuesto esto no podría ser diferente en cuanto a nuestra forma de trabajar.
Esto es exactamente lo que sucede, por ejemplo, en el campo de Gestão de Documentos. Antes atravesábamos un período de transición entre la era en la que predominaban los documentos físicos y un nuevo período, tomado por las plataformas electrónicas y documentos digitales.
Ahora, más que nunca, vemos que este proceso alcanza un nuevo nivel de modernidad, con la llegada de la inteligencia artificial ocurriendo de manera robusta en los procesos de gestión, y aquellos que no sigan esta tendencia seguramente se quedarán atrás.
A medida que lea este artículo, comprenderá todo lo que necesita saber sobre la gestión de documentos electrónicos y la inteligencia artificial, y cómo ambos están estrechamente relacionados en la actualidad. ¿Vamos allá?
¿Qué es la gestión de documentos electrónicos?
Gestión de documentos electrónicos, o GED, es una técnica moderna de gestión documental que, a través de una serie de herramientas tecnológicas, permite la almacenamiento y la administración de archivos que traen datos e información referentes a una determinada empresa.
De esa manera, cuando el gerente o un miembro de su equipo necesita acceder a un documento, solo necesita iniciar sesión en una plataforma en línea y realizar una búsqueda para encontrar su versión digital en unos segundos, lo que resulta mucho más práctico que abrir un armario de documentos y buscar manualmente entre muchos otros papeles.
La gestión documental electrónica funciona bajo dos módulos, denominados captura y gestión documental.
Capturar
El módulo de captura acelera los procesos mediante el uso de formularios y documentos. Es lo que se utiliza, por ejemplo, cuando es necesario registrar a una determinada persona, natural o jurídica, en el sistema de la empresa, utilizando un formulario para registrar la respectiva información de forma segura.
Gestión de documentos
Este módulo se utiliza para administrar de manera eficiente los documentos reales. Haciendo uso de las funcionalidades de una plataforma especializada, es posible crear y mantener almacenó los documentos y archivos más importantes de la empresa.
Estas plataformas cuentan con varias funcionalidades, entre las que destacamos: flujo de trabajo, COLD, procesamiento de formularios y RIM.
Flujo de trabajo
Esta es la funcionalidad responsable del flujo de trabajo, es decir, asegura que todas las tareas sean realizadas por las personas a las que fueron delegadas, y dentro de los plazos estipulados. Esto ocurre a través de recordatorios y otras herramientas.
FRÍO
También llamada ERM, esta es la tecnología responsable del almacenamiento de documentos y la recuperación de datos. Es precisamente esta funcionalidad la que hace que la gestión sea más segura y eficiente que la tradicional, en la que toneladas de papeles se guardan en el armario, sujetos al desgaste ya la acción del tiempo.
procesamiento de formularios
Como su nombre ya lo indica, esta funcionalidad corresponde al procesamiento de formularios de todas las personas involucradas en las actividades de la empresa. Ideal para registrar proveedores, clientes y empleados en el sistema, lo que garantiza el almacenamiento detallado y seguro de toda la información relevante.
RIM
RIM es el acrónimo de Gestión de Registros e Información. En otras palabras, se trata de administrar el ciclo de vida de un documento, una herramienta a través de la cual es posible acceder a todos los documentación de la empresa y organizarlos por categoría.
¿Y qué es la inteligencia artificial?
Podemos definir la Inteligencia Artificial, también llamada IA o IA, como un campo de la ciencia que tiene como finalidad el estudio y desarrollo de máquinas con el fin de realizar actividades humanas con eficiencia y autonomía.
Esta área científica está directamente ligada a los conceptos de robótica, aprendizaje automático y reconocimiento de imagen y sonido, entre muchas otras tecnologías.
Dicho esto, podemos decir que una solución de IA abarca todo un conjunto de tecnologías, como algoritmos, sistemas de aprendizaje, redes neuronales artificiales y muchas otras capaces de emular facultades humanas relacionadas con lo que consideramos inteligencia.
Estos puntos permiten que la máquina tenga independencia para obtener diversas percepciones que le permitan realizar análisis racionales y tomar decisiones adecuadas.
Asimismo, el sistema de análisis de datos de una inteligencia artificial también debe hacerla capaz de aprender por sí misma, para ampliar su rango de conocimiento.
¿Cómo se pueden aplicar juntos la gestión de documentos electrónicos y la inteligencia artificial?
Es un hecho innegable que las soluciones de inteligencia artificial representan un potencial de mejora sin precedentes en el sector de la gestión de documentos electrónicos.
Al integrar ambas herramientas, el análisis de datos es mucho más ágil, completo y seguro que con un analista documental.
De hecho, es solo cuestión de tiempo que este cuadro se complete, pues, aunque la integración de robots en los procesos de GED aún no está completamente establecida, las bases tecnológicas que apuntan a este futuro cercano ya son evidentes.
A medida que los procesos se vuelven cada vez más robóticos, las estrategias de planificación, crecimiento y competitividad adquieren condiciones cada vez más prometedoras.
Sistemas de lectura inteligente, gestión documental automatizada (mediante tecnología OCR, o Reconocimiento Óptico de Caracteres) y algoritmos predictivos son solo algunas de las herramientas utilizadas.
Así, los nuevos sistemas computacionales son capaces no solo de reconocer, analizar, interpretar y extraer los datos más relevantes de los documentos, sino también de dar instrucciones al usuario para que tome decisiones rápidas y acertadas.
Es así como la tecnología de inteligencia artificial, aplicada a la gestión de documentos electrónicos, promete facilitarnos enormemente nuestros procesos de envío, recepción y almacenamiento de documentos, tan habituales en nuestro día a día.
⚠️ Consulta también estos artículos relacionados 👇
➡️ 13 consejos sobre cómo gestionar bien los documentos digitales
➡️ ¿Qué es el archivo actual, intermedio y permanente en el ciclo de vida del documento?
➡️ Conoce las consecuencias de una mala gestión documental
¿Cuáles son los beneficios de la inteligencia artificial en la gestión documental para las empresas?
A estas alturas, te habrás dado cuenta de que el despliegue de inteligencia artificial en la gestión de documentos electrónicos puede traer innumerables beneficios a las empresas. Pero, ¿qué son en realidad? A continuación enumeramos los principales:
Seguridad de la Información
Dado que la tecnología de IA se basa en el análisis de datos, el aprendizaje de conocimientos y la ejecución de acciones estandarizadas, naturalmente, este tipo de solución demuestra ser ejemplar para predecir tendencias y optimizar la ciberseguridad.
Considerando que la mayoría de las brechas de seguridad de datos son causadas por errores humanos, el entrenamiento de máquinas permite reducir la incidencia de errores fatales para la seguridad de la información, a través del análisis de la más diversa información, detección de amenazas y acciones seguras para responder a este tipo de incidentes. .
Automatización y aceleración de procesos
La automatización de procesos y el conocimiento cognitivo hace posible que las empresas operen de forma extremadamente optimizada, lo que favorece la eficiencia y los resultados.
Si bien la inteligencia artificial hace la mayor parte del trabajo de gestión, el equipo gana tiempo para dedicarse a otras actividades, especialmente a nivel estratégico.
Estructuración de datos y organización de documentos.
La estructuración de datos es uno de los pilares fundamentales de la tecnología de inteligencia artificial.
Como esta rama de la informática se encarga de estudiar los más variados mecanismos de organización de datos, el uso de una solución inteligente como la IA favorece métodos precisos de ordenación, acceso y procesamiento de toda la información documental de la empresa, facilitando la vida del gerente y su equipo.
Generación de insights y toma de decisiones
Al estar basada en conceptos innovadores como Machine Learning y Deep Learning, la inteligencia artificial tiene una formidable capacidad de procesamiento e interpretación de datos, ya que la información es filtrada y trabajada de manera imposible de ser replicada por humanos.
Este es sin duda un factor determinante para la generación de importantes conocimientos y insights que permitan aprovechar oportunidades únicas que, en otras circunstancias, podrían pasar desapercibidas.
El potencial de la inteligencia artificial como facilitador en la toma de decisiones radica precisamente en que puede generar esta enorme cantidad de conocimiento calificado, con el fin de brindar las bases necesarias para que las personas decidan las acciones correctas a nivel estratégico.
Como puedes ver, la inteligencia artificial es una herramienta tecnológica que llegó para quedarse en el escenario corporativo, y desconocer su relevancia ya no es una opción. Y como hablamos de herramientas tecnológicas, finalizamos este artículo invitándote a descubrir la solución de firma electrónica de ZapSign. Para comprobarlo, sólo haga clic aquí!
