A firma electronica de un contrato, en muchos casos, se convierte en motivo de celebración en las empresas. Después de todo, puede significar cumplir una meta importante, contratar a un profesional muy popular, cerrar una negociación exitosa. La integración de HubSpot con ZapSign vino para facilitar la realización de este tipo de acciones y mucho más!
Bueno, si ya usa HubSpot como CRM y ZapSign como plataforma de suscripción, podría estar pensando: ¿cuál es el punto de unir los dos?
¿Qué pasa si no sabes de lo que estamos hablando y te preguntas “¿Qué es HubSpot? ¿Qué es CRM? ¿Qué es Zap Sign? ¿Qué es una firma electrónica?”, ¡no te vayas! Este artículo también es para ti.
Entonces, sigue leyendo para saber cómo la combinación de estas dos herramientas beneficiará la gestión de tu empresa, haciendo que los procesos internos sean más ágiles, eficientes y, en consecuencia, más capaces de generar resultados satisfactorios.
¿Por qué es importante contar con una plataforma de firma electrónica a la hora de cerrar contratos?
Todas las empresas necesitan plantillas de contrato para cerrar diferentes tipos de acuerdos, tales como: contratar nuevos empleados, asociarse con proveedores, vender productos o servicios a clientes, entre otros.
Sin embargo, imagine cuánto trabajo tiene una persona para firmar (o recolectar firmas) estos contratos una vez que se firman manualmente. No es de extrañar que algunas empresas tengan armarios, habitaciones e incluso cobertizos para guardar tantos documentos.
Esto es malo porque, con el tiempo, estos papeles pueden deteriorarse y, si sus lugares no cuentan con la ventilación adecuada, termina generando la aparición de moho, comprometiendo la salud de las personas que transitan por ellos.
Por ello, varias empresas han adoptado la firma electrónica, porque además de ahorrar espacio físico (y medio ambiente), también te permite almacenar una gran cantidad de documentos en la nube.
Además, a diferencia del proceso de firma manual (que, en algunos casos, incluso requiere acudir al registro), la electrónica lo hace todo más rápido: en un clic, el contrato ya está firmado. Esta es una gran ventaja en estos días en que todos queremos soluciones ágiles que se adapten a nuestra movilidad.
nosotros desde ZapSign, lo sabemos muy bien, tanto es así que priorizamos dichas facilidades a la hora de desarrollar nuestra plataforma de firma electrónica que te permite firmar documentos de forma sencilla estés donde estés, con solo tener un ordenador o célula conectado a internet y, en dos clics, su suscripción está hecha.
¿Cómo pueden trabajar juntos una plataforma de firma electrónica y un CRM?
Con la plataforma de firma electrónica podrá gestionar todos los documentos firmados por los empleados, socios y clientes de la empresa. Pero cuando se trata de relaciones con los clientes, hay más puntos involucrados, por ejemplo:
- datos personales (nombre, correo electrónico, teléfono y similares);
- historial de compras;
- boletos de servicio;
- con qué miembros de la empresa ya ha estado en contacto;
- registro de mensajes de correo electrónico, chat y canales de atención.
Una plataforma de firma electronica no tiene estas características, ya que no pertenecen a su propuesta. Tendrás acceso a ellos cuando contrates un CRM.
También conocida como Gestión de la Relación con el Cliente (o “Gestión de la Relación con el Cliente”), la CRM está dirigido precisamente a la administración general de los clientes de un negocio.
¿Conoces esa hoja de cálculo de Excel con los nombres de todos los clientes? La historia del servicio al cliente por parte de la Whatsapp que desaparece cuando la aplicación no realiza una copia de seguridad? ¿El pequeño cuaderno en el que se anotan todas las ventas? ¿La vieja agenda de papel para agendar reuniones? CRM lo hace todo por usted de manera más segura, eficiente y rápida.
¿Qué CRM es el más recomendable?
Hay varios CRM ofrecidos por empresas brasileñas e internacionales. Para satisfacer las necesidades operativas, analíticas, colaborativas y estratégicas, se recomienda elegir una herramienta líder en el mercado, como HubSpot.
Después de todo, fue nombrado el más grande en el mercado de automatización de marketing B2B (una de las principales características de un CRM) en una encuesta de Gartner, una de las organizaciones globales más reconocidas en el campo de la tecnología.
Además de ser fácil de usar, uno de los mayores activos de su favoritismo es el hecho de que HubSpot reúne varias soluciones en un solo lugar, especialmente a través de las integraciones que tiene con otras herramientas que son igualmente esenciales para la gestión de un negocio.
Como puedes ver a lo largo de este artículo, la plataforma de firma electrónica es una de ellas y eso nos lleva a la pregunta: ¿HubSpot tiene esta funcionalidad? Bueno, ahora lo tiene!
Integración de ZapSign y HubSpot: marketing, ventas y suscripciones en un solo lugar
Este año realizamos la integración con HubSpot para que todos sus usuarios estén contemplados con el servicio de firma electrónica que ofrecemos aquí en ZapSign.
Como dijimos anteriormente, hay varios CRM en el mercado, pero tratamos de unir fuerzas con la empresa que mantiene su liderazgo en más de 113 mil empresas en todo el mundo.
Si aún no usas HubSpot para administrar a tus clientes, al igual que ZapSign, tiene un plan gratuito, ideal para quienes tienen pequeños negocios o simplemente quiere probar la herramienta antes de comprar un plan premium.
Así que, aunque tengas una microempresa individual que esté empezando a ganar dinero, esto no es impedimento para tener estas dos soluciones en tu gestión.
Paso a paso para firmar un documento en ZapSign con integración de HubSpot
Aquí hay una lista de todos los pasos que debes seguir para integrar ZapSign con tu cuenta de HubSpot una vez que seas cliente de ambos.
Son pasos muy sencillos, pero aquí los traemos detallados para que no quede ninguna duda en el aire durante su ejecución.
1. Inicie sesión en HubSpot
Una vez que tienes una cuenta creada con HubSpot, el primer paso es iniciar sesión en la plataforma al acceder este enlace para ingresar sus datos o utilizar su cuenta de Google registrada para ingresar a la plataforma.
Si habilitaste la autenticación de dos factores cuando creaste tu registro de HubSpot, es posible que la necesites para continuar.
La mayoría de los usuarios utilizan el correo electrónico o el teléfono para realizar esta autenticación. Si este es tu caso, solo sigue el procedimiento e ingresa el código que se envía a uno de ellos para completar el inicio de sesión en la plataforma.
2. Accede a ZapSign a través de HubSpot Marketplace
Como una plataforma que tiene muchas otras (cada una con diferentes funciones), HubSpot tiene un mercado de aplicaciones. Es decir, una página donde puedes encontrar todas las herramientas que conectan con HubSpot, que incluye ZapSign.
Pero para encontrarnos allí, primero debes ingrese al sitio web oficial de HubSpot App Marketplace y busque ZapSign, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Si desea más objetividad en esta etapa, basta con hacer clic en este enlace que preparamos con la búsqueda de ZapSign realizada previamente en el Marketplace.
3. Instala ZapSign dentro de HubSpot
Cuando encuentre ZapSign, el siguiente paso es instalarlo dentro del CRM. En la parte superior derecha de la pantalla, verá un botón naranja que dice "Solicitar instalación". Haz click en eso.
En el tiempo: para algunos usuarios, HubSpot aparece en inglés, mientras que para otros en portugués u otro idioma correspondiente. En este tutorial seguimos la versión en inglés, pero si no dominas el idioma, no te preocupes. Las instrucciones que aparecen en pantalla son las mismas que aquí se presentan, tanto en la explicación como en las capturas de pantalla.
4. Permitir la integración con ZapSign
Por ser un CRM que atiende a los más variados departamentos de las empresas, tiene funciones de administrador que se traspasan a los fundadores, gerentes y líderes de estos sectores.
Entonces, si no tienes permiso para ejecutar esta instalación porque no tienes poderes administrativos en HubSpot, verás la siguiente pantalla.
En este caso, se le pedirá que envíe una solicitud de permiso a la persona que administra las cuentas para liberar la instalación. Siempre sugerimos hacer una comunicación previa con el administrador de la cuenta para que la aprobación se realice lo antes posible.
5. Selecciona la cuenta a conectar
Una vez que los permisos de instalación se hayan aprobado con éxito, la siguiente pantalla presentará las cuentas presentes en HubSpot que deben estar conectadas con ZapSign como se ve en la pantalla a continuación. Seleccione el correcto.
Luego, asegúrese de tener los permisos necesarios y haga clic en el botón que dice "Conectar aplicación" (es decir, "Conectar aplicación").
Cuando todo vaya bien, aparecerá un mensaje que dice “vinculado con éxito” y la instalación estará completa.
6. Crea tu primer documento de ZapSign a través de HubSpot
¡Con la integración, firmar contratos electrónicamente usando ZapSign ahora es aún más fácil! En la sección Tratos / Tratos de un contacto específico, haga clic en "Crear documentos mediante carga" (o "Crear documento mediante carga") como se muestra a continuación.
A continuación, aparecerá una pantalla idéntica a la de la plataforma ZapSign, donde deberá cargar el documento, ingresar los firmantes y enviarlo a la firma.
Finalmente, HubSpot también puede ver el progreso de la firma de documentos. Por lo tanto, quien opera el CRM todos los días y necesita verificar si el cliente, proveedor, empleado o cualquier persona con la que está en contacto ya firmó el contrato, ya no es necesario hacerlo de forma externa, sino a través del propio HubSpot.
Ejemplos de la firma electrónica de ZapSign mediante la integración de HubSpot
Para que pueda ver la amplitud de beneficios que puede traer la integración entre ZapSign y HubSpot, en el paso final de este artículo, hemos separado tres ejemplos que observamos repetidamente en varios tipos de organizaciones.
Más agilidad en las ventas
Las empresas que ofrecen productos o servicios a sus clientes trabajan con objetivos. Para lograrlos, es necesario que el discurso comercial esté bien construido y la Marketing hacer un buen trabajo para generar más y más oportunidades. Sí, es mucho trabajo, por lo que la frustración es muy alta cuando desaparece la posibilidad de una venta.
En estos días, esto es más común de lo que piensas. Después de todo, en los medios digitales, la distancia entre una empresa y su competidor no es más que una cuadra, sino un clic de distancia.
Por ello, los procesos deben ser ligeros para no perder el momento adecuado para la venta. Cuando un cliente dice “sí”, su expectativa es pasar por la parte burocrática lo antes posible y recibir el producto o servicio.
La integración entre ZapSign y HubSpot te ayuda a ahorrar el tiempo necesario para registrar un cliente en dos plataformas diferentes. Entonces, si ya tiene sus datos en HubSpot y acaba de escuchar el "sí" durante una videollamada o Servicio en línea, el contrato se le puede enviar al mismo tiempo para su firma.
Esto garantiza el ingreso inmediato del cliente a la base y la seriedad de la empresa, que ya cuenta con las herramientas adecuadas y la agilidad. Esto hace que el cliente piense: “¡Si su servicio es tan eficiente, su producto/servicio debe ser igual de bueno! ¡Ahora voy a comprarlo!”
Mayor eficiencia en la contratación
Con los cambios del mercado provocados por factores económicos, tecnológicos y también por la pandemia, surgieron nuevas necesidades, lo que provocó que las organizaciones crearan nuevos puestos de trabajo. Para que te hagas una idea, solo en el área de tecnología e información se registraron más de 123 mil nuevos tipos de trabajo.
Esto hace que los profesionales de RRHH tengan que esforzarse mucho más en encontrar nuevos talentos que se ajusten a esta demanda. Por lo tanto, la prospección de candidatos se hace más grande, y se vuelve imprescindible tenerlos registrados en una herramienta de gestión como un CRM.
Entre tantos análisis de currículum y entrevistas, es normal que los analistas y directivos de Recursos Humanos no se acuerden de todos, pero tener tu historial de contactos almacenado en el CRM es fundamental para la oferta de las vacantes actuales o futuras.
Y cuando llega el momento de ofrecer la vacante a la persona más adecuada, es necesario actuar con rapidez para no perderla ante una empresa competidora. Así, con el envío inmediato del contrato de trabajo vía integración con ZapSign, se garantiza la firma y compromiso del nuevo empleado.
Más organización en la gestión de socios
Dependiendo del modelo que siga una empresa, necesitará socios que puedan ejecutarlo. Quienes fabrican productos físicos, por ejemplo, deben tener como socio un transportista que los lleve de manera segura y rápida a los clientes. Lo mismo ocurre con los revendedores, distribuidores y otros profesionales subcontratados que son necesarios para el funcionamiento del negocio.
No se recomienda, sin embargo, cerrar acuerdos verbales al realizar este tipo de asociaciones, aunque este tipo de contratación tiene validez legal. Por lo tanto, opte por documentos digitales con firma electrónica que muestren el acuerdo mutuo de todos los puntos establecidos en el contrato.
ZapSign se encarga de esta parte y la ventaja de tenerlo integrado con HubSpot es que el CRM registra todas las interacciones entre la empresa y los socios. Entonces, si uno de ellos envía un correo electrónico quejándose de un punto que está o no está en el acuerdo de asociación, ya no es necesario buscar el mensaje en su Gmail y el acuerdo en el cajón polvoriento. Todo se puede hacer en un canal.
Ahora que hemos llegado al final de este artículo, está claro cómo la integración de HubSpot con ZapSign puede ser beneficiosa para muchas empresas y su gestión, ¿verdad?
Si tiene alguna pregunta sobre cómo ZapSign puede ayudarlo, ¿por qué no continúa hablando con nosotros directamente? Solo haz click aquí y te enviaremos al mejor especialista para atender tu caso!
