Las rutinas de trabajo modernas están inmersas en un ritmo frenético. Con tantas exigencias por cumplir, existe un gran riesgo de pasar por alto algún detalle y terminar no entregando los resultados esperados. Por lo tanto, se creó un consenso general sobre la importancia de la gestión de tareas que dio origen a la método GTD.
Al fin y al cabo, uno de los principales retos a los que se enfrenta una empresa es precisamente adoptar una herramienta de organización de tareas eficiente. Sin embargo, de nada sirve adoptar las mejores herramientas si no se tiene como base una metodología sólida y bien establecida.
A lo largo de este artículo aprenderás todo sobre el concepto, beneficios y correcta aplicación de esta reconocida metodología. ¿Vamos allá?
¿Qué es, después de todo, el método GTD?
GTD es el acrónimo de Getting Things Done, o Making Things Done, una metodología desarrollada por el consultor David Allen, en su libro “The Art of Making It Happen”.
Podríamos resumir su concepto como una herramienta metodológica creada para que las personas aprendan a ser más productivas, logrando realizar más tareas en un tiempo reducido. Sin embargo, en la práctica, observamos más que eso.
El GTD proporciona al individuo un control total sobre las demandas presentadas, lo que incluye la reducción de los niveles de estrés y ansiedad que normalmente son comunes a quienes necesitan hacer frente a una gran cantidad de tareas.
Así, el método GTD constituye una práctica de excelencia en varios niveles, tanto en términos de productividad como de calidad de vida del profesional.
En la práctica, el método GTD se basa en la premisa de que la vida cotidiana de las personas abarca tres tipos diferentes de actividad:
- actividades no planificadas: aquellas que surgen espontáneamente a lo largo del día, a menudo requiriendo un cierto sentido de urgencia para su realización;
- actividades predefinidas: actividades que se incluyeron previamente en la agenda, como reuniones, elementos de una lista determinada y tareas diarias específicas;
- actividades por definir: todas las actividades que, aunque aún no están planificadas, ya pueden considerarse parte de una demanda en curso.
Según Allen, esta clasificación de actividades sirve para organizar todas sus demandas. Así, si aparecen nuevas tareas, es posible reorganizar la planificación sin pérdidas ni sobrecargas, incluso si es necesario reprogramar una determinada tarea para más adelante.
Vale la pena recordar que, aunque el enfoque aquí es el organizacion de tareas laborales, el método GTD también es útil para gestionar sus demandas personales.
Los beneficios del método GTD
La aplicación del método GTD es capaz de ofrecer innumerables beneficios a quienes lo adoptan. A continuación destacamos algunos de los más importantes.
Gestión del tiempo optimizada
Hoy en día, si hay un tema especialmente problemático para la inmensa mayoría de las personas, es la falta de tiempo para hacer todo lo que necesitamos y queremos hacer.
Gestionar simultáneamente la inmensa cantidad de proyectos y tareas que nos proponemos realizar es un desafío constante, y ante el cual terminamos constantemente frustrados.
¿Qué nos enseña el método GTD al respecto? Básicamente, el administrar nuestro tiempo de manera óptima, respetando nuestros horarios y separando nuestra vida personal y profesional, para que una no se trague a la otra.
Equilibrio y bienestar
Una de las principales premisas del método GTD es que el estrés es enemigo del éxito.
Como no hay productividad real sin calidad de vida, la metodología de Allen se centra en mantener al día la salud mental del individuo. Por lo tanto, prescinde de preocupaciones inútiles y valora el descanso y el ocio tanto como el trabajo; después de todo, una mente tranquila y equilibrada es capaz de realizar las mayores hazañas.
No hay fuego presente
El método GTD determina que tus acciones se definen de acuerdo a la situación actual, por lo que de nada sirve querer terminar todos los asuntos pendientes de golpe.
Aquí, el enfoque debe mantenerse en darse cuenta de lo que es posible lograr en el momento presente, mientras que el después es para más tarde. Esto de ninguna manera significa procrastinación, solo se refiere al uso de registros de tareas con un enfoque en la actividad que se está realizando ahora.
Libertad de elección
El método GTD valora mucho la libertad de elección en todo el proceso de cumplimiento de tareas.
El método en sí no impone lo que debe hacer, ni cuándo: es libre de determinar todo, administrar su tiempo y tareas de acuerdo con sus propias reglas, definiendo sus prioridades de manera intuitiva y fluida.
Creatividad
El método GTD considera la creatividad un factor clave para el desarrollo de todos y cada uno de los proyectos.
Al implementarlo, tanto usted como su equipo tendrán la libertad de dar a cada tarea la debida prioridad, dejando espacio para nuevas posibilidades. Como dice el propio David Allen, “la mente debe usarse para tener ideas, no para almacenarlas”.
Adaptabilidad
Todos los puntos enumerados anteriormente revelan que el método GTD es superior a otras metodologías porque presenta un alto nivel de adaptabilidad ante cualquier cambio que se presente en el camino.
Después de todo, las transformaciones radicales por las que ha venido pasando el mundo son innumerables y constantes, así ha sido y será siempre. La flexibilidad y adaptabilidad proporcionada por este método es una parte importante de lo que lo hace verdaderamente revolucionario.
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El método GTD en cinco pasos
Llegados a este punto, te debes estar preguntando cómo aplicar el método GTD en tu rutina después de todo, ¿verdad? Pues bien, ha llegado el momento de explicar, en detalle, los cinco pasos que componen esta fantástica metodología. ¡Vamos allá!
Paso 1: recoger
El primer paso para aplicar el método GTD es recopilar todas las ideas que ocupan tu mente. Si bien esto se aplica principalmente a las tareas, también se aplica a todos y cada uno de los pensamientos que ocupan su atención durante ese momento.
Para ello, puedes utilizar desde una libreta hasta alguna aplicación de organización. Lo que importa es poner todo ahí.
Paso 2: proceso
Una vez recopilada toda esta información, ha llegado el momento de analizarla con calma y atención, separando los ítems en los que requieren atención y los que no. Luego dividimos estos artículos en 3 grupos:
- bote de basura: todo lo que sabes que finalmente no harás se puede descartar;
- tal vez: en esta categoría, incluye las ideas que pretendes llevar a cabo, pero que aún no tienen un plazo definido;
- referencias: aquí guardas los artículos que querrás consultar en el futuro.
Finalmente, tenga en cuenta qué actividades requieren acción. Separa aquellas que se puedan hacer en menos de dos minutos y resuélvelas de inmediato, sin dejarlo para después.
Divida el resto entre aquellos que pueden ser delegados a terceros; aquellos que necesitan ser programados para un día y hora específicos; y aquellos que necesitarán ser convertidos en un proyecto.
Paso 3: organizar
Clasifica tus tareas según el contexto adecuado. Por ejemplo, “trabajo”, “estudios”, “viajes”, “personal”, etc. Esta separación será de gran utilidad a medida que surjan nuevas demandas.
Paso 4: revisión
Aquí, debes establecer una revisión periódica de todas tus listas, con el fin de analizar tus resultados, reevaluar tus prioridades e incluir nuevas acciones. Idealmente, esta revisión debe realizarse al menos una vez por semana.
Paso 5: hacer
Finalmente, el quinto paso consiste en ejecutar realmente todas las acciones propuestas. Aquí, es importante mantener el foco en cada actividad, para que las cuestiones externas no representen ningún impedimento.
Algunas herramientas utilizadas para aplicar GTD
Existen muchas herramientas de administración de tareas que se pueden usar para mejorar su experiencia con el método GTD. Aquí hay algunos consejos:
Evernote
Un buen pedido para captar los pequeños insights que aparecen de manera inusual en la vida cotidiana; O Evernote crear proyectos y listas; guarde enlaces para referencia posterior y digitalice documentos, colaborando directamente con su flujo de ideas.
Todoist
O Todoist es una de las herramientas preferidas para aplicar el método GTD, gracias a su estructura extremadamente compatible con este modelo de organización.
Tareas de Google
O organizador de tareas de google Es una gran alternativa de aplicación de productividad. El hecho de que la mayoría de la gente ya esté familiarizada con las soluciones de Google ya representa una ventaja en términos prácticos, lo cual es fundamental dentro del contexto del método GTD.
Kanban
Kanban es una herramienta de gestión visual, que funciona con tarjetas de colores (como notas adhesivas) en tablones de anuncios o tableros de tareas, que describen las actividades que deben realizarse, las que se están realizando y las que se completan. Ampliamente utilizado en todo el mundo, Kanban demuestra ser particularmente efectivo en el método GTD.
Trello
Inspirado en Kanban, el Trello es una reconocida herramienta de organización de tareas basada en marcos personalizables, y con una plantilla especial basada en el método GTD.
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