Se sabe que el gestión de tareas contables tiende a ser extremadamente tirado, por decir lo menos. En medio de tantos clientes, procesos, reuniones, documentos, llamadas, correos y tareas que se acumulan, se necesita un gran control para que nada se olvide ni se pierda.
Para mantener este control, es común que se utilicen ampliamente notas, recordatorios y listados, generando una enorme e innecesaria acumulación de papel que fácilmente puede causar serios problemas a la empresa, como desorganización y falta de claridad en la información, desperdicio del tiempo y mal uso del espacio.
Por tanto, la unión entre una buena gestión de procesos y una buena sistema de gestión de tareas es extremadamente importante asegurarse de que su oficina de contabilidad ofrecer un servicio de calidad que supere las expectativas del cliente.
Con eso en mente, preparamos este artículo, trayendo diez valiosos consejos para promover una buena practica organizativa en las rutinas contables de su oficina, optimizando sus procesos internos y potenciando su productividad.
¿Qué es la Gestión de Tareas Contables?
La gestión de las tareas contables consiste básicamente en la realización y seguimiento de todo el ciclo de actividades relacionadas con contabilidad de una empresa.
Combinando las prácticas de gestión empresarial con la tecnología de la información, cada paso de los procesos contables se mapea, supervisa y mejora sistemáticamente para optimizar la practicidad y el rendimiento dentro de la rutina contable de una organización.
En otras palabras, podemos definir la Gestión de Tareas Contables como el concepto ya consolidado de BPM (Business Process Management) aplicado a la contabilidad.
La importancia de una gestión eficiente de las tareas contables
Como ya se mencionó, una gestión eficiente de las tareas contables es fundamental para el buen funcionamiento de una organización, independientemente de la modelo de gestión empresarial.
Las actividades contables actualizadas brindan a los responsables una mayor claridad sobre lo que se debe hacer: se evita el retrabajo y el equipo tiene más tiempo para concentrarse en otras demandas, como desarrollar un servicio satisfactorio, además de producir un conteúdo Calidad: ambos aspectos que acercan al cliente a la empresa.
La contabilidad automatizada e inteligente también facilita que el personal se comprometa a cumplir los plazos y los objetivos sin demoras.
Diez consejos para una buena gestión de las tareas contables
A estas alturas, te habrás dado cuenta de que la rutina de una oficina de contabilidad (o sector contable de una empresa en particular) involucra una multitud de números e información.
Para operar de manera eficiente es necesario evaluar una serie de factores variables, tales como los diferentes requerimientos de cada cliente, el tamaño de las empresas y sus respectivas demandas.
De todos modos, también se deben seguir ciertas normas, independientemente de las particularidades de cada organización. A continuación, enumeramos diez consejos de oro para implementar una gestión satisfactoria de las tareas contables en su empresa:
1. Organización básica
El primer paso para que la gestión de tus tareas contables funcione de manera eficiente es estructurar tu despacho de forma clara y objetiva: por obvio que parezca, muchos directivos pecan en este aspecto básico.
Al organizar su Servicio al Cliente, considere factores como el marco fiscal, el tamaño de la empresa y el nivel de complejidad de las tareas que le traerán. En el mismo sentido, un sólido servicio y soporte al cliente es esencial.
Es en esta comunicación donde reside una de las formas más importantes de evaluar el propio desempeño.
Tenga en cuenta que los más diversos segmentos del mercado están en constante cambio, y la contabilidad no podría ser diferente.
Por eso es importante estar al tanto de diferentes fuentes de contenido relacionado: observar lo que han hecho otras empresas en el campo, seguir a personas influyentes en el área. Hay que estar atento a las tendencias. Conocimiento es poder.
2. Mapeo interno
Los procesos internos son elementos rutinarios, por lo que precisamente monitorearlos representa la mejor manera para que el gerente identifique las actividades más importantes de la oficina, así como las falencias que necesitan ser mejor abordadas.
Todas las entradas, salidas y acciones que componen el flujo de trabajo deben ser cuidadosamente observadas. Cada proceso debe clasificarse de acuerdo con su complejidad y la forma en que ocurre.
Junto con este trabajo de mapeo, un diagrama de flujo puede ser una herramienta importante para tratar las operaciones de cada proceso de una manera más individual y detallada, lo que puede ser útil especialmente para el caso de procesos más complejos.
3. Departamentalización
Es una medida valiosa para establecer una división clara de tareas y asegurar una rutina contable sólida, especialmente en oficinas pequeñas, que generalmente no tienen esta forma de organización intrínseca a su estructura.
Con una distribución adecuada, se evita la confusión en la asignación de tareas y se vuelve más fácil evaluar la productividad y el desempeño de todos.
4. Limpieza de documentos
Con el enorme flujo de documentos y papeles que maneja el sector contable, es natural que los documentos que ya han perdido su utilidad se acumulen rápidamente, provocando una verdadera confusión en el entorno laboral.
De vez en cuando, es bueno desechar todos los documentos que ya no se necesitan o que han caducado.
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5. Presta atención al calendario
Considerando el enorme flujo de información y tareas que implica una extenuante rutina de trabajo, es fundamental mantener un calendario rigurosamente organizado.
Los sistemas de gestión de la productividad son muy útiles para automatizar los recordatorios, pero incluso una agenda virtual común puede marcar una gran diferencia.
6. Relación con el cliente
En estos días, la importancia de mantener buenas relaciones con los clientes se ha vuelto más evidente que nunca. Esto se debe principalmente a que estamos insertos en una era digital.
La comunicación con el cliente debe darse de la forma más directa, rápida, eficaz y empática posible. Si tu presencia digital es débil, la audiencia se olvidará rápidamente de ti y buscará a tu competidor.
7. Plataformas de gestión
Hay una infinidad de plataformas de gestion empresarial en el mercado, ofreciendo casi todas buenas prestaciones de gestión contable.
Conociendo las particularidades de tu oficina, podrás determinar cuál se adapta mejor a tus necesidades. Solo por nombrar algunos de los principales:
Trello
O Trello es uno de los software de gestión de proyectos más utilizados en el mercado. A través de él, todas las ideas y tareas de una empresa pueden ser mapeadas, monitoreadas y gestionadas.
Se fortalece el trabajo en equipo, ya que su interfaz, compuesta por tableros, permite compartir información entre los miembros del equipo.
A través de los tableros de Trello, los usuarios pueden insertar archivos adjuntos, comentarios, listas y más de manera muy intuitiva. Y lo mejor: completamente gratis.
runrun.it
Ampliamente utilizado por las grandes empresas, el runrun.it ofrece excelentes características técnicas y operativas, que pueden ser de gran utilidad para el contador.
A diferencia de Trello, Runrun.It solo es gratuito durante un breve período de prueba, lo que requiere que el usuario pague por él cuando expire el período de prueba.
TeamWork
O TeamWork es otra herramienta de gestión de proyectos. A diferencia de las anteriores, es totalmente de pago, no disponiendo ni siquiera de una versión de prueba. No es gratis, y no tiene días de prueba.
Tiene buenas características para la integración entre los involucrados en el proyecto y es de gran ayuda en la gestión del trabajo en general.
Asana
O Asana es una plataforma de gestión de hojas de tiempo. Sin embargo, funciona de manera muy similar a Trello, utilizando líneas de tiempo en lugar de marcos.
8. Documentos digitales
En pleno 2022, vivimos el apogeo de la revolución digital. Dicho esto, es inconcebible que sus documentos no estén correctamente digitalizados. Así, sus procesos solo ganan en organización y, en consecuencia, en rapidez y eficiencia.
Sin embargo, es necesario considerar que los datos virtuales también se pueden perder, especialmente si se daña un disco duro.
Por lo tanto, considere almacenar sus datos en la nube, ya sea a través de una forma tradicional, como Google Drive, o a través de los sistemas de contabilidad de software de gestión de documentos.
9. Certificados de Identidad
Los certificados de identidad permiten al contador acceder a los portales y recursos del cliente, agilizando mucho los procesos, ya que no es necesario llamar al cliente cada vez que se necesita recolectar una firma o se necesita acceder a algún portal.
10. Procesos automatizados
Lo hemos dicho y lo hemos vuelto a decir: es la era de la tecnología. No hay motivo para insistir en una forma de trabajar lenta, engorrosa y redundante, y seguir haciéndolo todo de forma manual, sobre todo teniendo en cuenta que muchos clientes esperan en el último minuto para entregar los documentos necesarios.
Al automatizar los procesos contables y reducir el trabajo manual repetitivo, usted y su equipo están listos para ocuparse de otros asuntos importantes de la rutina de la oficina, y los recursos humanos se dirigen a donde realmente se necesitan.
Como puede ver, administrar las tareas contables es un aspecto importante de cualquier negocio y, siguiendo nuestros consejos, estará listo para mejorar aún más su rutina contable. Y, si te ha gustado este contenido, ¡compártelo en tus redes sociales!
