Toda empresa necesita, en mayor o menor medida, organizar tareas, citas, reuniones y contratos. Ser capaz de sistematizar todo esto puede ser muy desafiante al principio, pero nada como usar tu rutina a tu favor.
Estructurar una gestión de rutinas muy detallada para su empresa puede, por ejemplo, reducir costos e incluso aumentar la productividad de todo el equipo.
Además de los beneficios anteriores, una buena gestión de las rutinas empresariales promueve:
- procesos estandarizados;
- definición de responsabilidades;
- calidad de entrega;
- resultados monitoreados;
- optimización del tiempo y
- optimización de costes.
En la práctica, puede optimizar varios procesos en su empresa, desde la prospección de nuevos clientes hasta la firma de contratos con ellos.
Consulte en este artículo cómo la gestión de rutinas puede ayudar en la organización de los procesos de negocio, especialmente en la gestión de contratos.
¿Qué es la gestión de rutinas?
Antes de saber cómo optimizar los procesos de su empresa, vale la pena entender un poco más sobre qué es exactamente la gestión de rutinas. ¿Vamos allá?
¿Ha notado que el concepto de gestión está presente en diferentes áreas de la vida? Solo por citar algunos ejemplos, en el ámbito profesional podemos mencionar:
- gestión de proyectos;
- gestão financeira;
- gestión de personas;
- gestión logística y
- Gestión de la comercialización.
Administrar significa administrar, administrar, y esto no se limita solo a los procesos comerciales, sino a todo lo que debe administrarse, incluso el tiempo. Pero, ¿por qué dedicar un artículo a la gestión rutinaria?
La respuesta es sencilla: porque a través de la rutina que se realizan todas las actividades del día (o de la semana, o del mes) si pensamos en el sentido más amplio.
Una rutina bien gestionada tiene como objetivo alinear las acciones diarias realizadas en el ambiente empresarial. Estas acciones guían los procesos operativos para que se desarrollen de la mejor manera posible y alcancen resultados satisfactorios.
Todos los sectores de la empresa necesitan un plan de actuación: mientras el procesos de comercialización centrarse en desarrollar acciones para promocionar el producto o servicio, la administración financiera necesita cuidar las finanzas y los contratos.
En este contexto, la falta de estandarización en los procesos operativos puede causar mucho daño con el tiempo.
Para que sea más fácil de entender, ¿quieres ver un ejemplo? Supongamos que necesita verificar semanalmente la cantidad de documentos que deben firmarse y validarse. Sin estandarizar un flujo de trabajo para este propósito, la organización de estos documentos será un poco complicada.
Para esta tarea, es necesario definir: dónde se almacenarán los documentos y quién será el responsable de verificarlos y analizarlos. Sin planificación y organización, los documentos se perderán y la empresa quedará sin la protección legal del contrato.
Es decir, organización e planificación son la clave para una buena gestión de la rutina administrativa – y para ello es necesario, por ejemplo:
- diferenciar y separar los procesos operativos;
- distribuir tareas y
- monitorear y evaluar el desempeño.
Los tres pilares de la gestión rutinaria
La gestión rutinaria se basa en 3 puntos que son fundamentales para su éxito y que deben estar alineados y en armonía en el día a día de la empresa.
Tiempo
El tiempo es el recurso más preciado que tenemos actualmente, y como ya sabemos, el tiempo es una moneda de cambio en la sociedad en la que vivimos. Por lo tanto, no debe desperdiciarse. O incluso mejor que eso, debemos usarlo de manera totalmente consciente.
El tiempo es lo que determina la rutina, sin tiempo no podemos lograr todo lo que necesitamos.
Tareas
Pensando en la gestión rutinaria y en el concepto mismo de gestión, es fácil ver que las tareas son el “vínculo” que une el tiempo y las personas.
¿Qué tareas hay que hacer y por qué? En la vida cotidiana, es decir, en la rutina, es muy importante saber como priorizar tareas.
Personas
Las personas realizan tareas y administran el tiempo, pero para que todo ocurra satisfactoriamente en este proceso, es necesario administrar las tareas y el tiempo mismo.
En la realidad de una empresa, ya sea pequeña, mediana o grande, las personas siempre estarán en el centro de la cadena productiva a través del desarrollo de la estrategia y soluciones para los procesos operativos, como la gestión de contratos.
¿Cómo implementar una buena gestión de las rutinas administrativas?
Ahora que sabes qué es la gestión de rutinas, su importancia y los 3 pilares que la sustentan, es momento de poner manos a la obra y pasar a la acción.
Para implementar una buena gestión de la rutina administrativa, es necesario:
- mapear los procesos en su empresa;
- comprender la complejidad de cada tarea;
- establecer metas y
- evaluar resultados.
¿Detallamos cada uno de estos puntos?
Mapea los procesos de tu empresa
Para comprender cómo funcionan los procesos operativos en su empresa, debe mapear el flujo por el que pasa cada actividad.
¿Usamos los contratos como ejemplo? Desde la redacción hasta la firma, ¿por qué áreas pasa? ¿Quiénes son las personas responsables de redactar y reenviar? ¿Dónde están archivados?
Cualquiera que sea la tarea que necesite administrar, desde la demanda hasta el cumplimiento, siempre será necesario comprender este flujo.
Con el detalle del flujo de tareas —sea cual sea la complejidad— poco a poco irás conociendo los procesos generales de tu empresa.
Ah, cabe señalar que los procesos cambian y el aprendizaje es continuo, así que no te desesperes y empieza a entender cómo funciona tu sector.
Comprender la complejidad de cada tarea.
Los plazos están destinados a ser cumplidos, sin embargo, para que la entrega se realice dentro del plazo estipulado, es necesario comprender la complejidad de la tarea.
Algunas tareas son relativamente “simples” y fáciles de realizar, otras pueden llevar semanas.
Para la elaboración de un contrato, por ejemplo, es necesaria la negociación, la escritura y finalmente la firma – y cada uno de estos procesos tiene un tiempo de ejecución diferente.
En otras palabras: entender las demandas de cada una de las actividades presentes en el día a día de tu empresa es fundamental para que puedas gestionar bien estas rutinas.
Fijar metas
También hay que decir lo obvio: establecer metas a corto, mediano y largo plazo. Las metas orientan el camino a seguir y definen qué acciones se deben implementar.
Pero cuidado: planifique objetivos realistas e idee estrategias para alcanzarlos. Después de todo, usted quiere que su negocio prospere.
Evaluar resultados
Se alcancen o no las metas, es necesario evaluar los resultados del período. Lo más probable es que pueda encontrar “agujeros” de gestión cuando los resultados no son satisfactorios.
Más que analizar los resultados al final de un período, es importante analizar y reflexionar diariamente qué tan satisfactoria fue la jornada para ti y tu negocio. ¿Fue productivo el día? ¿Podría ser mejor? ¿Hubo algún aprendizaje sobre la rutina? ¿Se podría implementar o modificar algo nuevo?
¿Cómo optimizar la gestión rutinaria de su empresa?
Como vimos anteriormente, la estructuración de una buena gestión de rutinas dentro de la empresa pasa por varios procesos que van desde la identificación de ineficiencias en los procedimientos regulares hasta su corrección para mejorar la eficiencia. Todo esto puede tomar algo de tiempo (y dinero) para implementar.
Por eso es esencial optimizar los procesos existentes, ya sea agilizando los procedimientos de recursos humanos, ahorrando dinero o automatizando la generación y firma de contratos.
Aquí es donde entra en juego el software de optimización de procesos, cuyo objetivo es facilitar la implementación de la gestión de rutinas.
A ZapSign, por ejemplo, es posible recolectar firmas de forma digital y con validez legal. ¿Muy bueno cierto? ¿Imagina cuánto tiempo y recursos puede ahorrar su empresa usando esta herramienta?
Siguiendo el mismo ejemplo, ¿imagínate si pudieras automatizar la creación de documentos para firmar? O incluso, ¿si pudieras crear un archivo de documentos ya firmados automáticamente?
Con Pluga es posible integrar las herramientas que más utilizas en tu empresa de forma rápida y sencilla sin necesidad de saber programar.
Para hacerlo más fácil, consulte algunas integraciones posibles a través de enchufe:
Ese es un gran ejemplo de optimización de la gestión de rutinas contractuales, ¿no es así?
Ahora que conoces la importancia de realizar la gestión rutinaria en tu empresa, ¿qué tal empezar hoy mismo a implementar estas mejoras?
