La gestión de documentos físicos y digitales forma parte de la vertiginosa expansión de la industria 4.0, en la que las principales empresas que operan en el mercado han venido realizando constantes esfuerzos para modernizar sus procesos internos de gestión y mantenerse acordes a los diversos avances tecnológicos que hacen. no deja de aparecer.
En este contexto, no es de extrañar que el entorno digital sea cada vez más dominante: se ha adoptado cada vez más una serie de recursos digitales para la realización de procesos de gestión. Esto aporta un diferencial estratégico a las empresas de todos los tamaños y sectores de actividad y mejora los resultados obtenidos en la misma medida que refuerza la percepción de la marca por parte del público.
en el campo de Gestão de Documentos, no podía ser diferente: las modernas herramientas electrónicas han sido especialmente utilizadas por las organizaciones, aportando mejoras significativas en el proceso de acceso y compartición de su información más relevante, como registros bancarios, informes financieros, contratos, etc.
Sin embargo, muchas empresas, contrariamente a la nueva dinámica del mercado, insisten en la documentación tradicional, muchas veces porque no entienden la diferencia real entre las posibilidades que ofrece la gestión de documentos físicos y digitales.
Por eso, aquí te explicamos todo sobre la diferencia entre gestionar documentos físicos y digitales y te presentamos valiosos consejos de organización. ¿Vamos allá?
¿Qué es la gestión de documentos digitales?
Esencialmente, el concepto de gestión de documentos digitales está ligado al uso de tecnologías puntería el almacenamiento y la gestión de archivos que contienen datos e información relevantes de una empresa.
De esa forma, al acceder a un documento, basta con iniciar sesión en una plataforma en línea y realizar una búsqueda para encontrar su versión digital en unos segundos, en lugar de abrir el armario y buscarlo manualmente en medio de un montón de papeles.
La diferencia entre la gestión documental física y digital
La revolución digital introdujo todo tipo de herramientas y dispositivos tecnológicos para la rutina operativa de las empresas. El software de gestión, la inteligencia artificial, el almacenamiento en la nube, las firmas electrónicas y muchos otros recursos dominan el mercado, y los procesos documentales de las empresas deben estar alineados con estas transformaciones.
Sin embargo, incluso con el avance de la documentación digital a toda velocidad, la práctica de la gestión de documentos documentos empresariales en el ámbito físico sigue siendo bastante frecuente.
En gran parte, esto ocurre porque el proceso de documentación digital todavía representa una novedad, por lo que son raros los casos en que algunas empresas continúan realizando su gestión documental exclusivamente en un entorno físico –a pesar de todas las diferencias significativas que existen entre el dos modalidades.
A continuación, enumeramos las principales diferencias entre la gestión de documentos físicos y digitales, para que finalmente pueda tomar la decisión correcta.
Acessibilidade
Una de las principales diferencias entre la documentación física y la digital es el tema de la accesibilidad. Se puede acceder a los archivos digitales y firmarlos desde cualquier lugar, sin necesidad de que todos los que dependen de estos archivos estén en el mismo lugar; todo lo que se necesita es un dispositivo conectado a Internet, como una computadora o un teléfono celular.
Armazenamento
A diferencia de los documentos físicos, los documentos digitales se guardan en HDs, pendrives o la nube, lo que además de favorecer la citada accesibilidad, también resulta beneficioso para la vida útil del documento, ya que no se ve afectado el desgaste por la acción del tiempo. .se aplica al caso.
Sostenibilidad y reducción de costes
La gestión de documentos digitales reduce significativamente el gasto en materiales de impresión, mobiliario y posibles costes de transporte, a diferencia de la gestión de documentos físicos, que depende directamente de estos factores.
Por lo tanto, además de ser económicamente más viable, la documentación virtual también representa una solución eficiente desde el punto de vista de la sostenibilidad, algo esencial en estos tiempos en los que el mercado destaca la importancia del concepto de inversión ESG (Environmental, Social and Governance), que considera la relevancia de los más diversos aspectos ambientales, sociales y de gobierno corporativo en la gestión de sus procesos.
Optimización de procedimientos
Cuando comparamos la gestión de documentos físicos y digitales, es claro que esta última promueve mayores niveles de productividad para cualquier organización.
Esto tiene mucho sentido, ya que las ventajas mencionadas anteriormente permiten a los profesionales dedicar tiempo a otras actividades que son más relevantes a nivel estratégico, sin mencionar que, cuanto más ligero sea el trabajo, mayor será el grado de satisfacción y motivación por parte del equipo. miembros. .
Seguridad
Independientemente de cual modelo de gestión será adoptado por su negocio, es importante que sus archivos estén almacenado en un espacio seguro.
En el caso de los documentos digitales, esto no suele ser un problema, ya que existen plataformas especializadas en este tipo de soluciones.
Los documentos físicos, por otro lado, son más trabajosos: deben almacenarse con más cuidado para que se pueda acceder a ellos fácilmente cuando realmente se necesiten, mientras que las copias digitales se ponen a disposición de los miembros del equipo para su uso diario.
Beneficios de los documentos digitales frente a los físicos
Los elementos mencionados anteriormente ya nos ayudan a concluir que la gestión documental digital conlleva una serie de ventajas frente a la física.
De hecho, es cuestión de poco tiempo que los documentos digitales estén 100% extendidos en el mercado, ya que las ventajas que se obtienen con ellos son significativas desde varios puntos de vista, tales como:
- agilidad en el acceso a documentos e información;
- transparencia en la gestión de la empresa;
- ahorro de gastos;
- rapidez en el proceso de trabajo;
- controlar el flujo de documentos y archivos;
- clasificación organizada e intuitiva de documentos;
- sostenibilidad y preservación del medio ambiente.
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Consejos de buenas prácticas para la gestión de documentos físicos y digitales
En este tema, destacamos algunos consejos importantes para su gestión de documentos físicos y digitales. ¡Verificar!
Organización de documentos físicos.
El proceso de escaneo de la documentación puede llevar algún tiempo, por lo que incluso si está decidido a migrar a lo digital, vale la pena consultar algunos consejos para organizar los documentos físicos, de modo que pueda mantener sus registros en orden mientras termina de modernizar su empresa:
1. Categoriza tus archivos
Para establecer una buena organización de sus papeles, lo primero que debe hacer es dividir sus documentos en categorías. Es importante que esta categorización dibuje una lógica compatible con el modo de funcionamiento de su empresa.
Hay una serie de criterios que se pueden seguir, tales como: fecha de emisión, departamento, tipo, nombre del cliente/CPF, número de registro y muchos otros.
Vale la pena recordar que la optimización del tiempo es el objetivo principal de esta separación, por lo que es importante clasificar los documentos de la manera más objetiva posible.
2. Estandarizar la organización
Organice su archivo de acuerdo con la frecuencia con la que será necesario acceder a cada documento. Otro consejo es usar metódicamente los diferentes materiales disponibles, como cajas, carpetas y etiquetas, para identificar la ubicación de tus papeles.
3. Establece una rutina de organización
Establecer métodos de control de acceso a los documentos es una medida fundamental para mantener el orden en sus archivos. La limpieza del sitio también es de vital importancia para preservar la vida útil de tus papeles.
También es fundamental vigilar el período de almacenamiento de cada archivo. Estos plazos están definidos por la LGPD (Ley General de Protección de Datos), que regula la disposición de los documentos.
organización de documentos digitales
Si su empresa ya está correctamente digitalizada, podemos pasar directamente a esta parte. Aunque la lógica de gestión de los archivos electrónicos es similar a la de los archivos físicos, hay algunos detalles importantes a tener en cuenta:
4. Estandarice su estructura de carpetas
La organización de los documentos en carpetas virtuales es una de las mayores ventajas de la gestión digital. Aun así, debe organizar sus carpetas y archivos de forma estandarizada, o será difícil mantener la organización.
Para archivando correcto, cree una carpeta raíz y varios niveles de subcarpetas según sea necesario. Asegúrese de que todo su equipo conozca el estándar, para que pueda ser replicado cada vez que su información necesite ser actualizada.
5. Estandarice los nombres de los archivos
Nombrar archivos de forma estandarizada es esencial para su organización, especialmente cuando utiliza las funciones de búsqueda de su plataforma de gestión de documentos digitales. Piensa que los nombres de tus archivos digitales tienen la misma función e importancia que las etiquetas de los archivos físicos antiguos.
6. Mantén la copia de seguridad actualizada
La seguridad de sus datos es un factor que no puede pasarse por alto. Los documentos digitales importantes deben estar estrictamente protegidos.
Por ello, es importante que el gestor se asegure de que se mantengan copias digitales de los archivos en pendrives, discos duros externos y plataformas de almacenamiento en la nube. De esa forma, incluso ante un posible accidente, el documento nunca se perderá definitivamente.
Ahora que la diferencia entre gestionar documentos físicos y digitales está clara, estamos seguros de que estás más que dispuesto a digitalizar los procesos documentales de tu empresa, ¿verdad? Entonces, ¿qué tal conocer la plataforma de firma de documentos digitales de ZapSign? Simplemente haga clic aquí para comprobarlo!
