La implementación efectiva de excelentes procesos administrativos es un requisito básico para impulsar la productividad de una empresa y su posicionamiento en el mercado. Para ello, es necesario adoptar toda una serie de prácticas estructurales que garanticen la eficiencia de los procesos de la empresa desde el punto de vista operativo, que incluye la diagrama de flujo de archivo de documentos.
Como siempre destacamos aquí, en ZapSign, la inversión en tecnología es un factor fundamental para optimizar los procesos internos de una determinada organización.
Esto queda muy claro cuando hablamos de Gestão de Documentos, especialmente cuando la empresa tiene que lidiar con una intensa rutina de documentos. Después de todo, se necesita un riguroso sentido del método para no perderse entre contratos, memorandos, correos electrónicos, membretes y toda la infinidad de documentos pertinentes a las actividades internas y externas de una empresa.
En este sentido, comprender la importancia de los flujos de información es fundamental para que estas medidas se tomen de manera adecuada.
Precisamente por eso, hemos preparado este contenido especial, explicando todo sobre los diagramas de flujo de archivo de documentos: qué son, su importancia y cómo establecer esta metodología de manera organizada y competente.
Vamos?
Y, después de todo, ¿qué es un diagrama de flujo de archivo de documentos?
Podemos definir el concepto de diagrama de flujo como un recurso de visualización sistemática de procesos, en el sentido de brindar al equipo mayor claridad sobre las actividades a realizar dentro de la rutina de una empresa.
La metodología fue presentada por primera vez en 1921, por la pareja de ingenieros mecánicos Frank y Lillian Gilbreth, a la ASME (Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos, o Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos) – y, desde entonces, ha estado en continua procesos de mejora y estandarización, con el fin de optimizar adecuadamente los procesos de los más diversos sectores.
Es por eso que los diagramas de flujo se pueden utilizar para los más variados departamentos de la empresa; de hecho, para la creación de este tipo de diagramas, existen más de 30 estándares que se pueden utilizar, cada uno con un formato y propósito diferente. Esta versatilidad convierte a los diagramas de flujo en herramientas verdaderamente sólidas a la hora de planificar, visualizar, documentar y optimizar los flujos de trabajo de una empresa.
Dejando a un lado las diferencias, todas las plantillas de diagramas de flujo funcionan para ilustrar y secuenciar los pasos de un flujo de trabajo y sus procesos asociados.
Incluso un diagrama de flujo básico ya representa mejoras significativas en el mapeo de procesos comerciales y, ciertamente, descuidar este factor en su estrategia de gestión de documentos puede conducir a terribles consecuencias para los resultados de su empresa.
¿Cuál es la importancia del diagrama de flujo de archivo de documentos en las empresas?
La importancia estratégica del flujo de documentos empresariales dentro de la rutina de un negocio.
Por lo tanto, establecer un diagrama de flujo de archivo de documentos es una medida fundamental para mantener las actividades corporativas en línea con las mejores prácticas de gestión de procesos del mercado.
Así, se adaptan a cada demanda operativa de la empresa y garantizan una serie de ventajas tácticas para la organización – lo que se traduce en los principales objetivos de una Gestão de Documentos sólido y bien implementado.
A continuación se muestra una lista de algunos de los principales beneficios que la implementación de un diagrama de flujo de archivo de documentos puede aportar a su empresa:
- estandarización de procedimientos: el establecimiento sistemático de estándares a seguir agiliza el trabajo y permite enfocarse en lo que realmente importa;
- margen de error reducido: la estandarización y automatización de los procedimientos hace que los procesos sean más claros y organizados, lo que en consecuencia reduce significativamente el riesgo de errores por parte de los profesionales involucrados;
- mayores niveles de accesibilidad: se puede acceder a los documentos con mucha más agilidad y practicidad, cuando están debidamente organizados, para ello es vital que cada uno de los fases de gestión de documentos, así como otros procesos de la empresa, se ordenan y definen de manera eficiente, especificando las demandas de cada departamento;
- refuerzo de las normas de seguridad: al establecer la organización de los documentos de forma estandarizada, la seguridad de la documentación de la empresa aumenta exponencialmente, por lo que los contratos electrónicos offline, el almacenamiento de archivos digitales en la nube y el uso de software de gestión los especialistas son piezas clave en este sentido;
- alta integración de datos: el uso de plataformas de gestión de documentos digitales es común, una medida que sirve perfectamente al propósito de optimizar los flujos de documentos y maximizar la integración de datos e información relevante para las actividades comerciales;
- incremento en los niveles de productividad: al establecer un sistema de archivo de documentos robusto, todo el proceso se vuelve más eficiente, lo que hace que el trabajo sea fluido, estimulando a los profesionales del equipo y mejorando significativamente la productividad y los índices de compromiso del equipo.
- gastos operativos reducidos y mayores ganancias: en conjunto, todos los beneficios mencionados anteriormente mejoran el desempeño corporativo en los más diversos niveles internos de la empresa, lo que, naturalmente, implica no solo la reducción de los costos operativos, sino también el logro de los objetivos establecidos y, en consecuencia, el aumento de las ganancias.
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Cómo crear un diagrama de flujo de archivo de documentos
Bien, ahora que ya sabe qué es un diagrama de flujo, así como su importancia para una conducción competente del proceso de archivo de documentos, el siguiente paso es implementar esta herramienta estratégica entre las prácticas de gestión de documentos digitales de tu empresa Pero, ¿por dónde empezar?
A continuación, te presentaremos un completo paso a paso, con los cinco pasos principales a los que debes prestar atención antes de implementar correctamente esta metodología en tu negocio, y que también te serán de utilidad para tus propios borradores personales.
Lea atentamente y le aseguramos que no habrá dificultades.
- Definir alcance y propósito.
El primer paso para crear un diagrama de flujo es, sin duda, determinar el alcance y el propósito del proceso y, para un proceso de archivo de documentos, esto no podría ser diferente. Lo principal aquí es preguntarse cuál es el objetivo final de su proyecto, estableciendo las fechas adecuadas de inicio y finalización para su ejecución.
- Ordenar las tareas cronológicamente
En este paso, deberá analizar todos los documentos ya creados y analizar cuidadosamente los procesos en curso. Posiblemente, también necesitará hablar con los miembros de su equipo sobre experiencias pasadas.
Como este es un proceso preliminar, un consejo valioso es escribir estos pasos en una lista antes de comenzar a redactar su diagrama de flujo.
- Organice las tareas según el tipo de diagrama de flujo y el símbolo.
Después de reunir y ordenar cronológicamente todas estas tareas, es el momento de asignar los símbolos apropiados a cada una, para que todo esté de acuerdo a la hora de comenzar a elaborar el diagrama de flujo.
- crear el diagrama de flujo
Finalmente, es hora de crear el diagrama de flujo. Si bien es perfectamente posible y productivo dibujarlo a mano, nos enfocamos en utilizar un recurso digital adecuado para el pleno aprovechamiento de la herramienta con tu equipo.
Después de todo, es necesario entender el gestión de documentos electrónicos como estrategia fundamental de cara a facilitar la labor de organizar, almacenar, mapear, compartir y acceder a la información contenida en los mismos.
Existen en el mercado varias opciones gratuitas y de pago para este fin, como Lucidchart,el Bizagi Modeler,el SmartDraw,el Descuidado,el Draw.io y muchos otros.
- Validar y mejorar el diagrama de flujo
Como todos y cada uno de los procesos internos de una empresa, el diagrama de flujo también necesita ser mapeado para promover mejoras continuas en su aplicación. Esté atento a las opiniones y comentarios de terceros sobre el rendimiento práctico de la herramienta en sus operaciones.
Esta es una medida extremadamente importante para la mejora constante de su diagrama de flujo, ya que los posibles problemas o posibles cuellos de botella son siempre un posible riesgo y deben identificarse. Y nadie mejor que los profesionales que tratan con la herramienta a diario y de forma continuada para observar estos detalles.
Vale la pena mencionar que, además de seguir los pasos básicos enumerados anteriormente, es necesario reconocer que el manejo de los flujos de información es, por naturaleza, un proceso un tanto delicado.
Al establecer estas prácticas, es fundamental que todos los niveles de la organización estén completamente alineados con las necesidades del proyecto. Desde los sectores operativos hasta la alta dirección de la empresa, es necesario que trabajen en perfecta armonía si quieren alcanzar los objetivos establecidos.
Para ello, es vital establecer estándares de actuación que faciliten la comunicación, la integración y la claridad entre los sectores de la empresa. El uso de una agenda accesible para todos en el equipo es sin duda un buen ejemplo de cómo estos estándares pueden ser beneficiosos para los resultados esperados, ya que allí se incluirán todas las reuniones, eventos y otros compromisos, así como sus respectivas actualizaciones.
Asimismo, es importante que esta comunicación se establezca con un enfoque en las personas, humanizando la relación entre directivos y empleados, a través de estrategias como la escucha activa, la lluvia de ideas y la recopilación constante de feedback.
Ahora que te das cuenta de lo esencial que es un organigrama de archivo de documentos para establecer la comunicación y la gestión documental de tu empresa, ¿qué tal si compartes este artículo con tus amigos en tus redes sociales?
