Los documentos son, en esencia, elementos presentes en todos y cada uno de los negocios, ya que sus presentaciones pueden acreditar la existencia de su empresa, así como todas las actividades que ésta realiza desde un punto de vista flujo óptimo de gestión de documentos.
Por lo tanto, podemos decir con seguridad que el Gestão de Documentos configura una de las rutinas más importantes entre los procesos internos de una empresa, ya que pasa por todos los eventos importantes, como la admisión y el despido de empleados, la rutina contable y firma de contratos con nuevos clientes o proveedores.
La forma en que maneja la gestión de documentos puede llevar a su negocio al caos total o al éxito que espera que sea. Por ello, es fundamental establecer un flujo de gestión documental ideal en su empresa. ¡Mira cómo funciona a continuación!
Después de todo, ¿qué es la gestión documental?
Independientemente de si una empresa es pequeña o grande, la certeza que rige en todos los negocios es que necesitan manejar una variedad de documentos para las más variadas funciones, que incluyen desde registros de la empresa hasta contratos con clientes, archivos de empleados, entre otros.
Para no perderte entre tantos papeles (o archivos digitales), es fundamental gestionarlos muy bien. Por lo tanto, la gestión documental consiste precisamente en presentar procesos para guardarlos ordenadamente para que estén siempre accesibles para usted y su equipo.
Para algunos gerentes, esto puede parecer una tarea fácil, ya que se reduce a mantener todos los documentos en carpetas, cajones o gabinetes y eso es todo, ¿no? Equivocado. Si fuera así de simple, no habríamos escrito este enorme y completo contenido que estás leyendo, ¿verdad?
Uno de los primeros pasos en la gestión de documentos es hacer que los archivos necesarios para su rutina administrativa sean más accesibles.
Esto es cierto tanto para usted que necesita tenerlos a mano en caso de que haya una auditoría en la empresa o tenga que separar los necesarios para declarar el impuesto sobre la renta como para sus empleados que pueden necesitar acceder al borrador de un contrato al cierre. negocios con nuevos clientes.
Este escenario deja claro que realizar una buena gestión documental Es un trabajo complejo y requiere algunas prácticas específicas.
¿Y cuál es la importancia de la gestión documental en las empresas?
La mayor parte propósito de la gestión de documentos es la correcta ejecución de las actividades administrativas, de suma importancia para la toma de decisiones empresariales, luego de un adecuado análisis de la gestión documental.
De hecho, este proceso hace que la gestión de la empresa en su conjunto sea más rápida y segura, ya que proporciona una mayor agilidad en el trabajo, aumenta la productividad y ayuda a evitar que los miembros de la empresa se comprometan. fallas durante el ejercicio de sus funciones.
Esto también contribuye a cómo la empresa es vista por su público. Cuando la emisión de documentos se lleva a cabo de manera efectiva, se ve como una forma moderna que brinda bien sus servicios.
Después de todo, cualquiera se siente más cómodo haciendo negocios con una organización moderna que con una que todavía sigue modelos de gestión viejo y lento.
Por último, la gestión documental es importante para optimizar la comunicación interna. Si el equipo o la persona a cargo del servicio, por ejemplo, necesita acceder al documento firmado por un cliente, en lugar de buscar al vendedor responsable para saber cómo localizar este archivo, simplemente acceda al sistema para encontrarlo.
Por tanto, observamos que la gestión documental engloba una serie de beneficios para las empresas, entre los que podemos destacar:
- mayor agilidad en los procesos;
- más productividad y motivación en el ambiente de trabajo;
- percepción positiva de la marca a los ojos del público;
- seguridad de la Información;
- reducción de costos;
- seguridad jurídica.
¿Cómo funciona un flujo de gestión de documentos?
Cuando hablamos de flujo de gestión documental, nos referimos básicamente al conjunto de procesos y herramientas que se utilizan para gestionar la disposición, acceso, almacenamiento y disposición de la información documental en su conjunto, es decir, todo el ciclo de desarrollo del procesamiento documental en la empresa. .
Inicialmente, este trabajo se realiza a través de un mapeo total de cada fase de gestión de documentos: Se requiere estricta atención a todo movimiento de registros de la empresa, para que, al recibir un determinado documento, el profesional pueda determinar inmediatamente su destino.
También forma parte del flujo de gestión documental el establecimiento de la política de almacenamiento, que no es más que la metodología a través de la cual se clasifican los archivos según sus respectivas ubicaciones y categorías. La política de almacenamiento también sirve para definir permisos de acceso, procedimientos de manipulación y eliminación, y otros parámetros.
Sin embargo, estas dos prácticas son solo la base de un flujo de gestión de documentos bien optimizado. Para que este proceso sea realmente útil, debe ir más allá y administrar la información de su organización de una manera mejorada, y apoyándose en la participación total de su equipo en el proceso de ordenamiento lógico de las acciones relacionadas con el procesamiento de documentos.
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9 consejos sobre cómo implantar un flujo de gestión documental en tu empresa
A estas alturas, sin duda habrá entendido que un flujo de gestión de documentos bien realizado es esencial para garantizar la fluidez y la productividad necesarias para la rutina de documentos de su empresa.
A continuación, pongamos el tema en términos prácticos y presentemos una serie de consejos muy valiosos para que puedas establecer las acciones adecuadas para tu flujo de gestión documental y mejorar las operaciones de tu empresa.
1. Separación de documentos
A la hora de planificar el flujo de gestión documental de una empresa, generalmente se acepta que el primer paso a realizar es la separación de los documentos según distintos criterios, como tipo, fecha, orden alfabético y otros.
Este paso inicial es fundamental para que todo el proceso posterior se desarrolle de forma optimizada e intuitiva, ya que la separación sistemática de la información documental de la empresa permite al equipo acceder a ella de forma rápida y eficaz.
2. Política de organización de archivos
Tener una política de organización de archivos significa establecer estándares específicos para los procedimientos relacionados con su documentación, así como asegurarse de que su equipo conoce perfectamente estos estándares.
Es innegable que cualquier proceso de gestión se vuelve más efectivo y menos sujeto a fallas cuando existe familiaridad entre los profesionales involucrados y el sistema.
3. Escaneado de documentos
Una práctica recurrente en todas y cada una de las empresas de flujo optimizado, la digitalización de documentos es el primer paso para hacer un buen uso de las soluciones tecnológicas para mejorar la gestión.
4. Almacenamiento en nube
Hoy en día, el almacenamiento en la nube representa una de las herramientas tecnológicas más eficientes para facilitar los procesos de gestión, ya que agiliza el acceso, protege los datos y reduce los costes con material físico.
5. Software de gestión de documentos
Ya que estamos hablando de tecnología, no se puede ignorar la importancia de utilizar gestión de documentos electrónicos.
Al fin y al cabo, ya que estas herramientas condensan en un solo lugar toda la información de tu empresa, así como las funcionalidades necesarias para su gestión, todo ello de forma versátil, estandarizada y personalizable.
6. Agenda
La buena vieja agenda sigue siendo una herramienta esencial para controlar las citas. Asegúrese de que la agenda de su empresa se actualice periódicamente y esté siempre disponible para todos los miembros de su equipo.
7. Comunicación estratégica
Implementar una comunicación centrada en las personas. Esto significa adoptar una estrategia que esté directamente relacionada con el comportamiento de cada miembro del equipo, desde los gerentes hasta los empleados. La escucha activa, la lluvia de ideas y la atención a la retroalimentación son esenciales para una comunicación humanizada y sin lagunas.
8. Atención a la seguridad de la información
Para evitar problemas como la filtración de información importante, es importante limitar sus documentos a aquellos que realmente necesitan acceder a ellos.
Asimismo, es necesario estar atento a este proceso, a fin de garantizar cómo estos datos pueden ser accedidos por personas acreditadas, equilibrando seguridad y practicidad.
9. Copias de seguridad y limpiezas periódicas
Para garantizar la relevancia de tu información a largo plazo, es fundamental tanto realizar copias de seguridad periódicas (para conservar tus datos más importantes) como limpiar tu base documental.
Para las copias de seguridad, es interesante programar el guardado automático de la información, así como su envío a diferentes servidores, esto permitirá recuperar tus datos ante cualquier posible problema con el sistema.
En el caso de la limpieza, no se pueden descuidar los plazos específicos fijados para la custodia y eliminación de cada tipo de documento.
Siguiendo estos consejos, estará un paso más cerca de establecer un flujo de gestión de documentos ideal.
