En el mundo corporativo, el término “proceso” se refiere a cualquier actividad desarrollada dentro de una organización. Ya sea atención al cliente, firma de contratos, gestión documental, prospección de clientes o cualquier otro que sea necesario seguir pasos de gestión de procesos para impulsar el negocio a los resultados deseados.
Precisamente por ser algo tan importante, siempre es necesario que el gerente y el equipo evalúen periódicamente si la forma en que la empresa ha estado operando realmente se adecua a las necesidades del negocio. Aquí es exactamente donde el concepto de gestión de procesos, tan importante para asegurar la excelencia de las operaciones de una empresa.
Después de leer este contenido, seguramente estará listo para poner en práctica este importante concepto en su empresa. ¡Buena lectura!
¿Qué es, después de todo, la gestión de procesos?
Podemos definir el concepto de gestión de procesos organizacionales como un conjunto de prácticas para el mapeo y la mejora continua de todas las actividades desarrolladas, desde las propias habilidades del gerente hasta el trabajo de cada empleado en la institución.
Para ello, es indispensable una estricta atención a cada sector de la empresa, desde la base hasta la alta dirección. Esto se debe a que los procesos de cada departamento influyen en los demás, por lo que cualquier error cometido por un determinado sector puede retrasar a otros y perjudicar los resultados de la empresa en su conjunto.
Esto es especialmente importante en estos tiempos marcados por la rápida dinámica de los medios digitales y el mercado altamente competitivo, en el que cada vez es más probable que el público renuncie a una marca que no cumple con sus expectativas, cambiándola rápidamente por otra.
¿Cuál es la importancia de la gestión por procesos para las empresas?
Principal importancia de la gestion de procesos es que, al adoptarlo, pasas a tener un conocimiento más profundo sobre tu propio negocio, lo cual es fundamental para integrar y mejorar los sectores que forman parte de la empresa.
La cadena de valor hace que construyas un diagrama en el que se vean todas las actividades de la empresa de forma homogénea, de forma que el trabajo de todos los profesionales avance hacia el objetivo corporativo.
Es común que los empleados se concentren solo en lo que los llevó a su hoja: trabajar para que les paguen después de fin de mes.
Sin embargo, conciliar esto con el objetivo de la empresa dará más incentivo a la ejecución de tareas y una sensación de crecimiento profesional. También porque los procesos, luego de ser curados por tu gerencia, se vuelven más claros y ágiles para que todos sepan qué hacer dentro de sus funciones.
Es un metodología lo que hace que todos los miembros tengan una mayor sinergia en términos de trabajo desde el momento en que entienden que se necesitan unos a otros, lo que crea un sentido de responsabilidad y un mejor compromiso.
¿Cuáles son las características de la gestión por procesos?
Hay algunos factores que funcionan como pilares de la gestión de procesos, como veremos a continuación.
Arquitectura de procesos
La arquitectura de procesos tiene como punto principal la cadena de valor, ya que muestra tanto los procesos de la empresa como las interacciones que tienen, dejando claro el rol de las personas dentro de cada proceso.
Esta práctica enfatiza que un negocio no se compone de elementos sueltos, sino de acciones que dialogan entre sí, buscando el beneficio de todos.
Mapeo de procesos
El mapeo de procesos trata de identificar los objetivos, actividades y participantes que componen un proceso, con el fin de asignar las responsabilidades correspondientes a cada uno.
Otra función importante del mapeo es el análisis de los recursos materiales y financieros necesarios para el desarrollo y seguimiento de cada proceso.
Estandarización de procesos
Al organizar y desarrollar estándares que deben seguir todos los integrantes de la empresa, aseguras que el trabajo se realice de manera eficiente, ya que evita que los procesos sufran muchas variaciones que, en lugar de ayudar, terminan dificultando su ejecución.
Además, la estandarización también ayuda a los profesionales a comprender cuáles son sus roles específicos dentro de los procesos y las funciones que deben tener como tales.
Modelado de procesos
El modelado de procesos, o BPM (Business Process Modeling), trae la representación de todos los procesos de la empresa, con el propósito de transformarlos y automatizarlos.
Traducido a términos prácticos, el modelado de procesos trabaja con el diseño de actividades para demostrar, de manera clara, simple y objetiva, la forma en que se debe realizar el trabajo.
Esta representación gráfica es un instrumento fundamental para ayudar a los involucrados a comprender los pasos que marcan el inicio, desarrollo y conclusión de cada proceso.
Transformación de procesos
Aquí nos referimos a acciones dirigidas a todos y cada uno de los cambios de procedimiento que tienen como objetivo simplificar y mejorar la forma en que trabajamos.
Un buen ejemplo de este tipo de acciones es el BPI (Business Process Improvement), una práctica de optimización de procesos basada en hacer pequeños ajustes para que el trabajo vaya mejorando poco a poco.
Otro camino que es bastante popular entre las empresas es el llamado gestión de proceso, que consiste en rediseñar las actividades para que su foco esté más en los propios procesos que en los departamentos implicados.
Si existe la necesidad de cambiar radicalmente los procesos organizacionales, puede adoptar BPR (Reingeniería de Procesos de Negocios), para que el mapeo se haga nuevamente desde cero.
Control de procesos
La mejora continua del desempeño de la empresa exige que los procesos sean rigurosamente medidos y controlados. Por ello, es fundamental evaluarlos constantemente a través de indicadores, ya que si no se cumplen las metas, será necesario transformar el proceso para que se adapte a la realidad laboral.
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¿Qué pasos componen la gestión de procesos?
Finalmente, llegamos al tema principal de este artículo: los pasos que componen la gestión de procesos. Sin más preámbulos, vamos a llegar a ellos.
- Planificación
Este primer paso abarca la verificación de los principales problemas a los que se enfrenta cada departamento de la empresa y la conclusión sobre cuáles son las mejores formas de solucionarlos.
Es también en este punto que se deben identificar los KPIs, es decir, los indicadores de desempeño que se utilizarán a lo largo del proyecto.
- Mapeo
Este es el momento de analizar cuidadosamente los procesos internos de la empresa, con el fin de describir bien todas las actividades que los componen.
Es necesario que el gerente observe de cerca cada departamento, y la forma de trabajar de cada uno de sus integrantes, para obtener una visión amplia del negocio y sus procesos. A partir de este conocimiento se establecerán metas e indicadores específicos para cada sector.
- Simulación
Hemos llegado a la etapa que marca el inicio de la parte práctica: es el momento de realizar entrevistas a los miembros de tu equipo, además de otras encuestas que ayuden a registrar los flujos que se utilizan actualmente en la firma.
Posteriormente, es necesario diseñar un nuevo flujo de procesos en base a sus objetivos de negocio, a partir de una proyección de cómo será el escenario de la empresa a través de la mejora de procesos a aplicar.
- Ejecución
Es en esta etapa que se levantan todos los recursos necesarios para que se puedan iniciar cambios en los procesos, desde nuevos herramientas y procedimientos ante eventuales cambios a realizar en los equipos.
La implementación de cambios puede ser desalentadora para algunos empleados. Por lo tanto, corresponde al gerente resaltar la importancia de esta ejecución como algo positivo, ya que brindará mejoras en la forma de trabajar de todos y que el crecimiento de la empresa implica el crecimiento de cada profesional.
- Supervisión
Tras la implantación de los nuevos procesos, será necesario realizar un seguimiento de los mismos, con el fin de comprobar si todos los profesionales implicados están siguiendo todo de forma estricta y conforme a los indicadores establecidos.
En esta fase es importante considerar elementos como el tiempo de ejecución, los costos involucrados, el potencial productivo y el nivel de calidad de cada proceso.
- Mejora
Cualquiera que piense que, después de implantar y poner en marcha nuevos procesos, no hay que hacer nada más en cuanto a mejora y optimización se equivoca.
La mejora de procesos también es un proceso en sí mismo, y este proceso debe ser continuo. Después de todo, el trabajo de seguimiento y análisis invariablemente revelará nuevos puntos para optimizar, así como nuevas herramientas que se pueden utilizar.
Por ello, es fundamental tener presente, desde el principio, que la conclusión de un ciclo siempre da lugar al comienzo de uno nuevo. cada vez que se completa un monitoreo, el ciclo comienza de nuevo. El hecho es que los cambios de procedimiento son un factor constante para que el negocio se mantenga continuamente en innovación y no quedar enyesado.
Como ves, la gestión de procesos es un tema tan complejo como importante para cualquier empresa. Si te ha gustado este contenido, ¿qué tal si lo compartes en tus redes sociales?
