En un mundo cada vez más digitalizado, la Gestão de Documentos se ha convertido en una parte fundamental del éxito de las empresas. Los archivos que alguna vez vivieron en cajones abarrotados y carpetas polvorientas ahora residen en servidores virtuales y plataformas de almacenamiento en la nube en forma de documentos digitales.
Estamos hablando de un proceso de transformación revolucionario, que no solo trajo agilidad y accesibilidad, sino también desafíos sin precedentes para las organizaciones.
A lo largo de este artículo explicaremos todo sobre los documentos digitales, explorando las mejores prácticas a nivel estratégico que las empresas pueden adoptar para gestionarlos de manera eficiente.
Continúa leyendo hasta el final para descubrir cómo la revolución digital está redefiniendo por completo la forma en que se crea, almacena, comparte y protege la información, y cómo tu empresa puede beneficiarse de este cambio para impulsar su productividad y competitividad en el mercado.
¿Qué son los documentos digitales?
Los documentos digitales, como su nombre indica, no son más que versiones electrónicas de información previamente registrada en papel. Estos documentos cubren una amplia variedad de formatos, incluidos texto, imágenes, hojas de cálculo, presentaciones y más.
La característica distintiva de los documentos digitales es su existencia en formato electrónico, lo que los hace fácilmente accesibles a través de la mayoría de dispositivos tecnológicos, como computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes.
Porque fueron creados, archivado y tratados en formato digital, estos documentos eliminan la necesidad de lidiar con papel físico, ofreciendo numerosas ventajas para su gestión, como ahorro de espacio, facilidad de búsqueda, colaboración remota y ecológica y mayor seguridad –como veremos más adelante–.
¿Cuáles son los principales documentos digitales disponibles en la actualidad?
La migración a documentos digitales representa un avance significativo en la simplificación y eficiencia de los procesos, precisamente porque reduce significativamente la necesidad de documentos físicos. De hecho, esta transición no se limita sólo al entorno empresarial, sino que también se extiende a la vida cotidiana de los individuos.
Hoy en día, una creciente variedad de documentos esenciales para nuestra identificación, ciudadanía y actividades profesionales están disponibles en formatos digitales, siguiendo esta tendencia y aportando mayor comodidad y accesibilidad. A continuación, presentamos algunos de los principales documentos digitales que se pueden encontrar en la actualidad:
CNH (Licencia Nacional de Conducir)
La CNH digital es una versión electrónica de la licencia de conducir física, válida en todo el territorio nacional. Permite a los conductores cargar la información de su licencia en sus teléfonos inteligentes, lo que facilita su presentación durante las paradas de tráfico y en las oficinas de alquiler de automóviles.
(CTPS) Tarjeta de Trabajo
La Tarjeta de Trabajo y Seguridad Social (CTPS) en formato digital simplifica el registro de empleo y brinda fácil acceso al historial laboral del individuo. Esto facilita la solicitud de prestaciones sociales y acelera los procesos relacionados con el empleo.
CRLV (Certificado de Licencia y Registro de Vehículos)
El CRLV digital sustituye al documento impreso y se utiliza para acreditar la regularidad del vehículo, incluido el pago del IPVA y la licencia. Se puede acceder y compartir electrónicamente a través de aplicaciones específicas.
Título de elector
La Identificación de Votante en formato digital ofrece mayor comodidad durante las elecciones, permitiendo a los electores acceder rápidamente a información sobre su zona electoral y agilizando el proceso de votación.
RG (Registro General) y CPF (Registro de Persona Individual)
Algunos estados y agencias gubernamentales ya ofrecen versiones digitales de identificación y CPF, lo que permite a los ciudadanos tener fácil acceso a información de identificación personal.
CHT (Certificado de Cualificación Técnica)
Utilizado en diversos ámbitos profesionales, como la aeronáutica, el CHT digital simplifica el proceso de acreditación de las competencias técnicas de un profesional, permitiéndole cargar su certificado electrónicamente.
CDI (Certificado de Identidad Digital)
Este documento digital se utiliza principalmente con fines de autenticación en transacciones en línea y firma digital de documentos. Desempeña un papel crucial para garantizar la seguridad de la información y validar las identidades en línea.
CAM (Tarjeta de Asociado o Miembro)
En organizaciones de diferente tipología, como clubes, asociaciones y entidades profesionales, la CAM digital permite a los socios acreditar su condición y acceder a los servicios asociados de forma más cómoda.
CR (Certificado de Registro)
El CR digital se emite a personas físicas o jurídicas que necesitan registrar armas de fuego en Brasil. La versión digital simplifica el proceso de control y regularización de armas registradas.
¿Cómo deberían las empresas gestionar los documentos digitales de sus empleados?
La gestión de documentos digitales de los empleados es un componente esencial de la eficiencia operativa y el cumplimiento de las regulaciones comerciales.
A medida que más empresas adoptan entornos de trabajo digitales, se vuelve esencial adoptar estrategias sólidas para gestionar estos documentos de manera organizada, segura y alineada. objetivos corporativa.
A continuación, analizamos algunas pautas esenciales para gestionar eficazmente los documentos digitales de los empleados:
Dividir documentos por categorías
Para simplificar el proceso de gestión documentos empresariales, se recomienda dividir los documentos de los empleados en categorías. Esto puede incluir categorías como personales, profesionales, certificaciones, registros médicos, entre otras. Cada categoría puede contener documentos específicos, lo que facilita su búsqueda y acceso rápido cuando sea necesario.
Escanear documentos físicos
No todos los documentos de los empleados comienzan como versiones digitales, por lo que es importante digitalizar los documentos físicos cuando sea posible.
Cabe mencionar que no es lo mismo los documentos escaneados que los documentos digitales. Si bien los documentos digitales se crean originalmente en formato electrónico, los documentos digitalizados son copias electrónicas de documentos físicos.
En el caso de documentos escaneados, es importante mantener una resolución adecuada al escanear documentos para garantizar que se conserven todos los detalles.
Adoptar un sistema de gestión de documentos electrónicos (GED)
Un sistema de gestión de documentos electrónicos es una herramienta poderosa para empresas que desean organizar, almacenar y administrar documentos digitales de empleados de manera efectiva.
Un GED permite la creación de repositorios digitales seguros donde los documentos se pueden clasificar, buscar y recuperar con facilidad.
Además, estos sistemas suelen ofrecer funciones avanzadas, como control de versiones, firmas digitales y flujos de trabajo automatizados, lo que agiliza aún más los procesos relacionados con los documentos.
Al implementar un GED, las empresas pueden reducir el riesgo de pérdida de documentos, garantizar el cumplimiento de las normas de privacidad y simplificar el intercambio seguro de información con empleados autorizados.
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Razones por las que las empresas necesitan confiar en los documentos digitales
La adopción de documentos digitales no sólo moderniza los procesos de negocio, sino que también aporta una serie de beneficios, como veremos a continuación:
Acessibilidade
Una de las mayores ventajas de adoptar documentos digitales es el hecho de que se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que proporciona mayor flexibilidad y movilidad a los empleados y equipos.
Ahorro de espacio físico
La digitalización de los documentos de la empresa elimina la necesidad de almacenamiento espacio físico, ahorrando valioso espacio en las instalaciones de la firma.
Integración de tareas
Los documentos digitales se pueden integrar fácilmente en flujos de trabajo electrónicos, lo que permite la automatización de tareas y procesos, ahorra tiempo y reduce la aparición de errores.
Estandarización de procesos
Se pueden crear documentos digitales con modelos estandarizados, promoviendo una mayor coherencia en los procesos operativos y facilitando la capacitación de los empleados.
Practicidad
La capacidad de búsqueda y la organización simplificada que proporciona la digitalización de la gestión de documentos hace que la recuperación de información sea más rápida y sencilla en comparación con los documentos físicos.
Productividad
El uso de documentos digitales facilita una intensa colaboración en tiempo real entre los equipos y departamentos de la empresa, acelerando significativamente la toma de decisiones estratégicas y, en consecuencia, la finalización del proyecto.
Reducción de costos
Al eliminar la mayoría de los gastos de papel, impresión y almacenamiento físico, la gestión de documentos digitales genera ahorros sustanciales a largo plazo.
La reducción de riesgos
La gestión de documentos electrónicos ofrece control total de acceso y seguimiento de auditoría, lo que reduce significativamente los riesgos de pérdida, robo y acceso no autorizado a información confidencial.
Seguridad
Los documentos digitales se pueden proteger con medidas de seguridad avanzadas, como cifrado y autenticación, para garantizar la confidencialidad de los datos de la empresa.
SUSTENTABILIDAD
La transición a documentos digitales reduce el consumo de recursos naturales, contribuyendo a una menor huella ambiental, factor sumamente importante, considerando que, actualmente, la agenda de sustentabilidad ha cobrado gran relevancia.
Validez Jurídica
En muchos países, los documentos digitales tienen una validez legal equivalente a la de los documentos físicos cuando se generan y almacenan de acuerdo con las regulaciones apropiadas.
Es importante recordar que buena gestión de documentos requiere una sólida comprensión de las herramientas y estrategias disponibles –cualesquiera que sean–, así como un compromiso continuo con la organización y la seguridad de la información.
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