En la medida en que tenga el conocimiento adecuado sobre todas las acciones involucradas en el distribución de tareas de su empresa, y competencia para llevarlos a cabo, es un hecho que recordarlos todos y llevarlos a cabo solo es simplemente imposible.
Especialmente hoy en día, cuando todos nos encontramos cada vez más ocupados, es fundamental adoptar las mejores prácticas para administrar y distribuir tareas. En este escenario, herramientas como un organizador de tareas son esenciales para que todas las demandas de una empresa sean satisfechas.
Por eso, sigue leyendo este contenido para comprobar todo lo que necesitas saber sobre cómo distribuir las tareas en tu empresa.
¿Qué es la gestión de tareas?
Podemos definir el concepto de gestión de tareas (o task management) como las prácticas de seguimiento de las actividades de la empresa. Estas acciones, que comprenden todas las etapas del ciclo de vida de cada tarea, son estratégicamente esenciales para controlar los flujos de trabajo y tomar las decisiones adecuadas.
En otras palabras, la gestión de tareas refleja cómo se identifica, monitorea y mejora tu rutina de trabajo en pro de una mayor productividad en tu negocio.
Por lo tanto, no sería un poco erróneo concluir que el concepto de gestión de tareas está estrechamente relacionado con el de gestión del tiempo – siendo el matrimonio entre ambos un agente eficaz para promover la cooperación entre los profesionales implicados en el proyectos de la empresa, así como la planificación estratégica y la mejora de los resultados obtenidos.
Dicho esto, una gestión eficaz de las tareas debe centrarse en la gestión responsable de las demandas del equipo, lo que se lleva a cabo a través de la planificación y organización y distribución de tareas, así como el seguimiento constante del progreso de las actividades propuestas.
Nada puede escapar a los ojos del gerente: si el equipo está muy sobrecargado o demasiado inactivo; si las actividades se están realizando de acuerdo con el plan, y respetando los plazos determinados en el mismo.
Todo esto es estratégicamente fundamental para establecer una justa división de obligaciones, de manera que se pierda menos tiempo con la burocracia y el trabajo operativo y el proyecto se destaque por su eficiencia y productividad.
Existen numerosas soluciones disponibles en el mercado para facilitar este proceso de gestión y fomentar la producción optimizada dentro del entorno de trabajo.
Precisamente por eso, corresponde a todos y cada uno de los directivos prestar atención a los principales herramientas especializadas.
¿Por qué es importante la gestión de tareas y cuáles son sus principales beneficios?
Podríamos resumir la importancia de la gestión de tareas afirmando que es una práctica fundamental para lograr que las demandas sean recordadas, organizadas y cumplidas de manera eficiente.
Sin embargo, más que eso, también es una estrategia vital para promover la alineación de los miembros del equipo con sus funciones y con las necesidades de la organización.
De hecho, una gestión competente, basada en una buena distribución de tareas, es lo que evita que se produzcan una serie de problemas que, sobre todo en tiempos convulsos, con profesionales acumulando varias funciones además de las principales, son habituales.
Una vez que las tareas están bien distribuidas, es poco probable que el gerente, o incluso cualquier empleado, vea interrumpido su trabajo para atender otras demandas que no deberían recaer en él, pero que podría cumplir perfectamente otro miembro del equipo.
Al utilizar la gestión de tareas para gestionar y distribuir las actividades, los responsables de las mismas y el tiempo dedicado a cada una de ellas, el proyecto se lleva a cabo de una forma extremadamente ordenada, optimizada y productiva, evitando que todo se desordene y no se cumplan los objetivos. se llevan a cabo como se debe.
En otras palabras, una gestión de tareas eficaz es capaz de presentar claramente los plazos de las actividades, definir prioridades, calcular el tiempo necesario para ellas y distribuirlo entre los miembros del equipo.
De esta forma, la empresa que cuente con una excelente gestión de tareas gozará invariablemente de una serie de ventajas, tales como:
- planificación equilibrada de las actividades laborales;
- visión clara de las tareas actuales;
- facilidad para definir prioridades y tomar decisiones;
- claridad en la definición del tiempo requerido para realizar cada tarea;
- comprensión de la naturaleza de cada tarea, para que sean delegadas respectivamente a las personas más calificadas;
- posibilidad de agrupar determinadas tareas según sus similitudes, optimizando el proceso;
- disminución de la sobrecarga de trabajo de los miembros del equipo, favoreciendo la productividad en su conjunto.
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6 consejos para que lleves a cabo una buena gestión y distribución de tareas en tu empresa
Ahora que reconoces el valor estratégico de la gestión de tareas en la rutina de tu empresa, destacamos 6 valiosos consejos para ti organiza tus tareas laborales adecuadamente.
- Delegar tareas
Sin duda, este es el consejo fundamental para una buena gestión de tareas. De nada sirve querer hacer todo solo: para que todas las demandas estén bien gestionadas, es fundamental que confíes en tu equipo y distribuyas actividades específicas entre profesionales específicos.
Llevar a cabo la distribución de tareas entre los profesionales de tu negocio es una acción que debe realizarse en función de la función y habilidades de cada uno.
De esta forma, garantiza eficiencia y confiabilidad en la ejecución de estas actividades, y evita que alguien se sobrecargue innecesariamente, lo que compromete la productividad y aumenta los niveles de estrés en la empresa.
Sin mencionar que, cuando los profesionales reciben tareas compatibles con sus habilidades, tienden a encontrar una mayor motivación y autonomía en el desempeño de su trabajo.
- conocer al equipo
Establecida la importancia de delegar funciones, ahora es necesario resaltar la importancia de conocer al propio equipo para que este proceso se desarrolle correctamente. Después de todo, no hay forma de dividir las tareas entre los empleados sin comprender quién está mejor capacitado para lograr qué.
Conocer las habilidades y capacidades de cada profesional con el que cuentas es la clave para delegar correctamente tareas, agilizar los procesos de la empresa, reducir la ocurrencia de fallas y evitar ajustes y retrabajos en general.
En este sentido, la participación del departamento de RRHH es fundamental, ya que es el sector que más conoce las competencias de cada profesional, algo sumamente necesario a la hora de realizar un mapeo de estas características.
- Conoce tu proyecto
Conocer el proyecto es fundamental para que el trabajo se desarrolle a la perfección. Si usted, el gerente, no comprende a fondo en qué consiste el trabajo y qué es necesario para su realización, nadie más lo hará.
Familiarízate con los detalles más pequeños sobre cada etapa del proyecto, para obtener claridad sobre las necesidades y demandas establecidas por el mismo, y no solo eso, sino también para transmitir esa claridad a los miembros de tu equipo.
Después de todo, no hay proceso optimizado si no hay una buena comprensión del trabajo.
- Manejar estratégicamente cada tarea
Es necesario definir plazos y tareas para el desarrollo de cualquier trabajo. Sin embargo, esto es algo que no se puede hacer al azar, por lo que requiere un enfoque estratégico acorde con la realidad.
Como gerente, es importante que sea honesto consigo mismo acerca de sus dificultades con ciertas tareas. Asume solo las demandas cuya realización depende únicamente de ti y deja el resto al equipo, apoyándose en las capacidades y habilidades de cada uno.
En este sentido, es fundamental llevar a cabo una planificación, tanto diaria como semanal, de tus actividades, con el fin de determinar qué tareas realmente te necesitan.
- Supervisar el desempeño de las personas involucradas.
El seguimiento constante del desarrollo del proyecto de la mano de tu equipo es una medida muy importante para reforzar la confianza en tu gente.
Esté siempre atento, observando de cerca las actividades realizadas, para evitar frustraciones o desorganizaciones y, sobre todo, para identificar los factores que pueden representar un compromiso en relación con la entrega del proyecto.
Cualquiera puede cometer errores y, como gerente, debe supervisar todo el proceso, identificando estos problemas y señalando soluciones viables para prevenirlos y/o remediarlos, así como proporcionar los medios para que su equipo supere las dificultades.
- software de gestión
Como siempre recalcamos aquí en ZapSign, estamos en la era tecnológica, y las últimas herramientas digitales llegaron con todo para revolucionar el mercado. Por lo tanto, es imperativo que la empresa adopte una herramienta especializada en la gestión de tareas.
ellos están a punto aplicativos y un software que permite la división y visualización de tareas, así como el tiempo requerido para cada una, además de facilitar la comunicación entre todos los profesionales involucrados.
El software de gestión representa herramientas modernas, robustas y funcionales que permiten una amplia comprensión de la dinámica de trabajo, además de posibilitar un nivel único de optimización de procesos.
Finalmente, vale la pena señalar que el software de gestión también tiene ventajas con respecto a la seguridad de los datos de su empresa.
Si te ha gustado este artículo sobre gestión de tareas, y quieres profundizar en el tema, te invitamos a consultar nuestro artículo completo, en el que se enumeran las principales herramientas de organización de tareas del mercado. Simplemente haga clic aquí para comprobarlo!
