A menudo, ante la necesidad de validar legalmente un documento, escuchamos hablar de “autenticar” o “reconocer firma”. Sin embargo, muchas personas acaban confundiendo estos términos y no comprenden del todo las diferencias entre ellos.
Por eso, en ZapSign, hemos preparado este artículo especial: hoy vamos a desmitificar estos conceptos y explicar de forma clara y sencilla la diferencia fundamental entre autenticar y notarizar.
Además, también explicaremos por qué los documentos firmados a través de firma electronica no requieren certificación notarial, lo que revela cómo esta innovación está simplificando los procesos legales y comerciales.
Al comprender las distinciones entre estos procedimientos, estará mejor preparado para abordar cuestiones de documentación importantes tanto en su vida personal como profesional. ¡Buena lectura!
¿Cuál es la diferencia entre notarización y autenticación?
El reconocimiento y la autenticación de firmas son procesos diferentes que se llevan a cabo en las notarías. En la notarización, el notario simplemente debe comparar la firma de un documento con la forma de firma del firmante para confirmar su autenticidad, certificando que la firma corresponde a la de quien lo emitió, sin considerar el contenido del documento.
Este procedimiento es fundamental para la fe pública y garantiza la autenticidad de la firma, evitando desmentidas posteriores. La autenticación implica comprobar una fotocopia, asegurando que es fiel al documento original, validando su autenticidad.
Veamos ahora los detalles de cada uno.
Autenticación de firma
La autenticación de firma consiste en un procedimiento en el que un notario (o algún otro funcionario autorizado) certifica que la firma de un documento determinado corresponde genuinamente a la identidad de la persona. Esto ocurre cuando la persona que firmó el documento se presenta ante el funcionario responsable y firma el documento en su presencia.
El procedimiento de autenticación de firma se lleva a cabo generalmente al firmar documentos como contratos, poderes, escrituras y testamentos, y en otras situaciones en las que la identidad del firmante es de suma importancia.
Como regla general, la autenticación de firma se lleva a cabo mediante los siguientes tres pasos:
- asistencia personal: en primer lugar, la persona que firma el documento deberá presentarse personalmente ante el notario o funcionario autorizado, para iniciar el trámite;
- Visualización del documento de identidad: luego, el firmante debe presentar un documento de identificación válido con fotografía al funcionario (normalmente el documento de identidad o CNH es el más utilizado);
- firma frente al oficial: El documento deberá firmarse en presencia del funcionario, para que éste autentifique la firma, estampando el documento con su sello oficial y certificando su autenticidad.
Reconocimiento de firma
La notarización, por otro lado, no está relacionada con la autenticación de la identidad del firmante. A diferencia del caso anterior, este procedimiento se da en situaciones en las que un funcionario (normalmente un notario) necesita confirmar que la firma del documento corresponde a una firma del firmante previamente registrada en su expediente.
A diferencia de la notarización, la notarización se utiliza a menudo en situaciones en las que la autenticidad de la firma es más importante que la identidad del propio firmante.
Algunos ejemplos más comunes de casos en los que es necesaria la certificación notarial son la ejecución de contratos mercantiles y el envío de documentos por correo.
También existen tres pasos para realizar el trámite de notarización, como veremos a continuación:
- firma previamente registrada: En primer lugar, el firmante debe tener registrada su firma ante notario u otra autoridad competente, incluso antes de necesitar realizar la certificación notarial;
- firma en el documento: sólo después de tener registrada su firma, el firmante deberá firmar el documento en cuestión;
- comparación y reconocimiento: El procedimiento de notarización procede cuando el funcionario compara la firma del documento con la firma registrada en su expediente. Si ambos coinciden, entonces reconocerá la firma, generalmente estampando el documento con su sello oficial.
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Cómo se utilizan las firmas electrónicas como sustituto de la notarización
En tiempos marcados por la digitalización En sus procesos de gestión, las empresas vienen buscando adoptar las más diversas herramientas tecnológicas con el fin de modernizar sus operaciones y asegurar un mayor nivel de optimización y eficiencia en sus prácticas internas. Entre software de gestión, chatbots y otras soluciones modernas, se desarrolla ante nuestros ojos un intenso proceso de renovación.
En este sentido, la firma electrónica destaca como uno de los recursos más adoptados por organizaciones de todos los tamaños y segmentos, debido a los numerosos beneficios que presenta respecto a la firma tradicional, especialmente en lo que respecta a factores estratégicos, como la agilidad, practicidad y reducción de costos.
Entre los múltiples beneficios que se obtienen al implementar este tipo de soluciones, uno de los principales radica en que la firma electrónica sirve como un perfecto sustituto de la certificación notarial.
Esto se debe a su capacidad para proporcionar autenticidad, trazabilidad, integridad y conveniencia similares y al mismo tiempo cumplir con los requisitos legales en la mayoría de los países.
De hecho, la herramienta de firma electrónica para documentos y contratos fue diseñada precisamente con el objetivo de presentar una alternativa más ágil, optimizada, segura y verificable a la tradicional firma en papel, realizada a mano.
Naturalmente, esto implica simplificar la mayoría de los procesos que implica la firma manual de un documento, que incluyen acudir a las notarías o enviar los papeles por correo.
Por el momento, las únicas excepciones a la regla son en los procesos de transmisión de propiedad de autos usados y en las transacciones de compraventa de inmuebles, en los que aún se requiere escritura pública, pero se estima que solo será cuestión de tiempo antes de que el papel sea abolido de nuestras prácticas contractuales de una vez por todas.
De hecho, las firmas electrónicas, cuando se implementan de forma segura, son capaces de proporcionar un alto grado de autenticidad. Esto se debe a que los sistemas de firma electrónica a menudo requieren que los firmantes verifiquen rigurosamente sus identidades antes de crear una firma digital.
Esto es posible gracias a un proceso que puede implicar la verificación de contraseñas, códigos de seguridad, información biométrica (como huellas dactilares o reconocimiento facial) o incluso el uso de tokens de autenticación, medidas que, por sí solas, son suficientes para garantizar que la persona que firma el documento es de hecho quien dice ser.
Además, a diferencia de la notarización tradicional, las firmas electrónicas suelen incluir características de trazabilidad e integridad. De esta manera, los sistemas de firma electrónica pueden registrar cada paso del proceso de firma, incluido quién firmó, cuándo y dónde.
Además, a menudo protegen el documento de cualquier modificación después de la firma, asegurando que el contenido permanezca sin cambios.
Estos niveles reforzados de seguridad y fiabilidad resultan robustos y prácticamente infalibles, ya que la firma electrónica, tal como se produce digitalmente, está naturalmente ligada a una identificación única, por lo que puede ser verificada de manera rápida y eficiente, sin necesidad de contactar a un notario o notario.
De esta forma se optimizan tiempos y recursos hacia un proceso de validación de firmas más ágil y práctico.
A medida que más y más países alrededor del mundo adaptan su legislación para reconocer la validez legal de la firma electrónica (siempre, claro está, que cumpla con los requisitos específicos de seguridad y autenticidad), el recurso ha ido ganando fuerza exponencialmente, siendo tan vinculante jurídicamente, y tan fiable para el reconocimiento de firmas, como los procesos tradicionales, realizados en papel, bolígrafo y sello.
Otro punto importante de la sustitución del reconocimiento de firma por la firma electrónica es que la reducción de desplazamientos físicos y costes asociados a las notarías hace que este tipo de celebración de contratos sea una opción mucho más económica y cómoda, permitiendo a las partes implicadas firmar sus documentos de forma remota, ahorrando significativamente. tiempo y dinero.
Por último, y no menos importante, destacamos que, al reducir el consumo de papel y otros materiales, la firma electrónica promueve un ahorro significativo de recursos naturales, desempeñando así un papel importante en la mitigación del impacto ambiental. Si consideramos que, en el escenario actual, las cuestiones de sostenibilidad y medio ambiente están fuertemente presentes en el escenario empresarial, esto también se convierte en un diferenciador especialmente válido.
Se puede observar, por tanto, que hoy en día, cuando el sentido de urgencia dicta el ritmo de las relaciones corporativas, el uso cada vez mayor de plataformas de firma electronica se ha consolidado como una solución eficaz para simplificar y modernizar los procesos de firma de documentos legales.
De este modo, se vuelve innecesario el importante gasto de tiempo y recursos en la certificación notarial al que estamos acostumbrados desde hace tanto tiempo y, lo más importante: mantener intactas la seguridad y la validez jurídica.
Y, ya que hemos tocado el tema, finalizamos el artículo dejando aquí nuestra invitación a descargar completamente gratis nuestro e-book con una guía completa sobre el tema de la validez legal en la firma electrónica. Haga clic aquí para responder todas sus preguntas sobre este importante tema!
